This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'DG ENV and DG SANTE and glyphosate'.




 
Ref. Ares(2020)4247519 - 13/08/2020
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR HEALTH AND FOOD SAFETY 
 
Food and feed safety, innovation 
  Pesticides and biocides 
 
Brussels,  
SANTE/E4/JT/df (2020) 4858735 
 
M Vincent Harmsen 
xxxxxxxxxxxxxxxxxx 
7326 AH Apeldoorn 
The Netherlands 
 
By email only: 
ask+request-8256-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

 
Dear M Harmsen, 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2020/4068 
We  refer  to  your  email  dated  6  July  2020  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents  on  the  basis  of  Regulation  (EC)  No  1049/20011,  registered  on  the  same  date 
under the above-mentioned reference number. 
We also  refer to  our  email of 16 July 2020  extending the time limit  to  respond to  your 
request according to Article 7(3) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
1. Scope of your request 
You  request,  on  the  basis  of  Regulation  (EC)  1049/2001,  access  to  all  correspondence 
(including  letters,  emails,  text  messages,  whatsapp  messages,  etc),  agendas,  minutes  of 
meetings, minutes of phone calls, and/or any other reports of such communications, where 
the  active  substance  glyphosate,  and/or  the  (process  of  the)  regulatory  review  (risk 
assessment, peer review, etc) of glyphosate in the EU, was discussed/mentioned/referred to 
between  officials  of  the  Directorate-General  for  Environment  and  officials  of  the 
Directorate-General for Health and Food Safety. You also specify that the timeframe of this 
request runs between September 2014 and February 2016. Moreover you indicate that when 
officials of the Directorate-General for Environment and the Directorate-General for Health 
and  Food  Safety  are  mentioned  in this  request,  this  includes  the Commissioners  and  their 
Cabinet members. 
2. Identification and assessment of the documents 
We have identified 10 documents as falling under the scope of your request.  
                                                 
1   Regulation  (EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents (OJ L 145, 31.5.2001, p. 43). 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

Having examined the documents, we have come to the conclusion that partial access can be 
granted to 8 documents due to the protection of personal data and full access can be granted 
to 2 documents.  
The documents that can be fully or partially released and the list of documents containing 
the result of the assessment carried out on its content on the basis of Regulation (EC) No 
1049/2001 are published on the following Commission webpage: 
https://webgate.ec.europa.eu/dyna/extdoc    
You  can  view  the  requested  document  by  entering  the  GestDem  reference  of  the  request 
("2020/4068") in the search box at the top of the page.  
Alternatively,  you  can  click  on  "view  documents  per  request"  and  search  on  the  left 
column for the GestDem reference of your request ("2020/4068"). 
 
You may reuse public documents, which have been produced by the European Commission 
or  by  public  and  private  entities  on  its  behalf  based  on  the  Commission  Decision  on  the 
reuse  of  Commission  documents.
  You  may  reuse  the  documents  disclosed  free  of  charge 
and for non-commercial and commercial purposes provided that the source is acknowledged 
and that you do not distort the original meaning or message of the documents. Please note 
that the Commission does not assume liability stemming from the reuse. 
Please  note  that  documents  originating  from  third  parties  are  disclosed  to  you  based  on 
Regulation (EC) No 1049/2001. However, this disclosure is without prejudice to the rules 
on  intellectual  property,  which  may  limit  your  right  to  reproduce  or  exploit  the  released 
documents without the agreement of the originator, who may hold an intellectual property 
right  on  them.  The  European  Commission  does  not  assume  any  responsibility  from  their 
reuse.  
3. Reason for partial disclosure  
Protection of personal data - Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001  
With  regard  to  documents  1,  2  and  4  to  9  identified  in  the  above-mentioned  list  of 
documents, a complete disclosure is prevented by the exception concerning the protection 
of privacy and the integrity of the individual outlined in Article 4(1)(b) of Regulation (EC) 
No 1049/2001, because they contain the following personal data: 

the  names/initials  and  contact  information  of    Commission  staff  members  not 
pertaining to the senior management;   

the  names/initials  and  contact  details  of  other  natural  persons,  in  particular 
representatives of ECHA;  

handwritten signatures of natural persons, in particular representatives of ECHA; 

other information relating to an identified or identifiable natural person such as roles 
and function titles. 
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you 
for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that 
the legitimate interests of the data subject might be prejudiced. In your request, you do not 
express any particular interest to have access to these personal data nor do you put forward 
any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest. 



Consequently,  we  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
In accordance with the above, partial access is granted to the above-mentioned documents. 
We are disclosing these documents expunged from personal data. 
4. Means of redress 
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, you are entitled to make 
a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles,  
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
 
 
Klaus Berend 
 
 
Head of Unit 
 

Electronically signed on 12/08/2020 12:37 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563