Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Commission responses to stakeholders regarding new Formentera Island Council rules for tourist accommodation'.




Ref. Ares(2021)2181319 - 29/03/2021
 
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL JUSTICE and CONSUMERS 
 
 
Acting Director General  
 
 
  
 
 
 
 
Brussels,  
JUST.A3/MS/cp Ares(2021)1384965 
 
Mr Olivier Hoedeman  
 
 
 
 
 
 
 
 
Rue d'Edimbourg 26,  
 
 
 
 
 
 
 
 
1050 Brussels 
 
 
 
 
 
 
 
 
Belgium 
 
 
 
 
Sent by email:  
 
 
               xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx  
 
 
 
Subject: 
Your application for access to documents – GESTDEM 2021/0058 
 
Dear Mr Hoedeman, 
We refer to your e-mail of 21 December 2020 in which you make a request for access to documents, 
registered on 05 January 2020 under the above mentioned reference number. 
You request access to: 
  all  reports  (and  other  notes)  from  meetings  with  representatives  of  companies,  lobby  groups 
(such  as  BusinessEurope,  Bundesverband  der  Deutschen  Industrie,  CSR  Europe  and  others), 
consultancies  and  think-tanks  about  the  European  Commission's  initiative  on  sustainable 
corporate governance and issues around EU corporate due diligence legislation more generally 
(since 1 May 2020). 
  all correspondence (including emails and their attachments) with representatives of  companies, 
lobby  groups,  consultancies  and  think-tanks  about  the  European  Commission's  initiative  on 
sustainable  corporate  governance  and  issues  around  EU  corporate  due  diligence  legislation 
more generally (since 1 May 2020). 
  a  list  of  all  the  above-mentioned  documents  (including  dates,  names  of  
participants/senders/recipients and their affiliation, subject of meeting/correspondence). 
I consider your request to cover documents held up to the date of your initial application, i.e. 21 December 
2020.  Please  note  that  due  to  the  wide  scope  of  your  request,  covering  also  areas  falling  under  the 
responsibility  of  other  Directorates-General,  parts  of  your  request  have  been  attributed  to  other 
Directorates-General 1. This reply relates only to the documents held by Directorate-General for Justice 
and Consumers. You received the replies from the other respective Directorates-General. 
                                                 
1  
GESTDEM 2021/0058, DG TRADE, DG GROW, DG EMPL 
 

 
 
 
A list with the documents falling within the scope of your application is to be found in the annex.  
Having  examined  the  documents  requested  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001 
regarding  public  access  to  documents,  I  have  come  to  the  conclusion  that  documents  may  be  partially 
disclosed.  Some  parts  of  the  documents  have  been  blanked  out  as  their  disclosure  is  prevented  by 
exception  concerning  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual  laid  down  in  Article 
4(1)(b) of this Regulation, because they contain the following personal data: 
-  the  names/initials  and  contact  information  of    Commission  staff  members  not  pertaining  to  the 
senior management;   
-  the names/initials and contact details of other natural persons. 
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these personal data, 
except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you for a specific purpose in the 
public  interest  and  where  there  is  no  reason  to  assume  that  the  legitimate  interests  of  the  data  subject 
might be prejudiced. In  your request,  you do not express any particular interest to have access to  these 
personal data nor do you put forward any arguments to establish the necessity to have the data transmitted 
for a specific purpose in the public interest.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  access 
cannot be granted to the personal data contained in the requested documents, as the need to obtain access 
thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and there is no reason to think that 
the legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal 
data concerned. 
Concerning  doc.  N.  24,  it  contains  information  on  specific  civil  liability  issues  of  the  company  that 
participated  in  the  meeting.  Article  4(2),  first  indent  of  Regulation  1049/2001  stipulates  that  ‘[t]he 
institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of 
commercial interests of a natural or legal person, including intellectual property, […] unless there is an 
overriding public interest in disclosure.’ As we could not identify any overriding public interest, the 
information in question has been redacted as related to the protection of commercial interests of a legal 
person. 
Please note that in doc. N. 22 and 27, also content has been redacted as it was outside the scope of your 
request which concerned “the European Commission's initiative on sustainable corporate governance 
and issues around EU corporate due diligence legislation more generally. 
 
Please note that documents originating from third parties are disclosed to you based on Regulation (EC) 
No 1049/2001. However, this disclosure is without prejudice to the rules on intellectual property, which 
may  limit  your  right  to  reproduce  or  exploit  the  released  documents  without  the  agreement  of  the 
originator,  who  may  hold  an  intellectual  property  right  on  them.  The  European  Commission  does  not 
assume any responsibility from their reuse.  
Please note that minutes or summary records of meetings with external parties were drawn up for internal 
use under the responsibility of the relevant service of the Directorate-General for Justice. It solely reflects 
the service’s interpretation of the interventions made and does not set out any official position of the third 
parties  to  which  the  document  refers,  which  was  not  consulted  on  its  content.  It  does  not  reflect  the 
position of the Commission and cannot be quoted as such. 
 
 
 
 


 
 
 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of this letter to 
the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
According to standard operational procedure, the reply is usually also sent to  you by registered post. 
Please  note,  however,  that  due  to  the  extraordinary  health  and  security  measures  currently  in  force 
during  to  the  COVID-19  epidemics,  which  include  the  requirement  for  all  Commission  non-critical 
staff to telework, we are unfortunately not in a position to follow this procedure until further notice.  
We  would  therefore  appreciate  if  you  could  confirm  receipt  of  the  present  e-mail  by  replying  to 
xxxxxxx@xx.xxxxxx.xx.
 
 
Yours sincerely, 
(e-signed) 
Salla SAASTAMOINEN 
 
 
 
 
Annex: A list with the documents falling within the scope of your application  
 
 
 
 
 


 
 
 
A list with the documents falling within the scope of your application 
Ares reference  
Title 
Letter from Bayer AG re their commitment to European Human Rights Supply 
Ares(2020)2616972  Chain Law 
Ares(2020)2315290  Query on corporate social responsibility strategy and non-binding guidelines under 
Directive 2017/828 
[Re] Query on corporate social responsibility strategy and non-binding guidelines 
Ares(2020)2648397  under Directive 2017/828 
Ares(2020)2908149  Joint statement on responsible business conduct 
Ares(2020)3118566  RE: Joint statement on responsible business conduct 
New report on Shell's oil pollution in Nigeria and request for a meeting to discuss 
Ares(2020)3921155  EU due diligence legislation 
Letter from BusinessEurope Director General on Due Diligence and Sustainable 
Ares(2020)3924545  Corporate Governance 
Ares(2020)4662360  Sustainable corporate governance - Danone's inputs 
More Supply Chain Transparency - Mars Publicly disclosing our Tier 2 cocoa 
Ares(2020)4754222  farmer groups (interactive Cocoa Farmer Organizations Map) 
Ares(2020)5379117  New briefing: A vision for sustainable finance in Europe 
Letter from BusinessEurope Director General on Due Diligence and Sustainable 
Ares(2020)5562008  Corporate Governance: follow up video-call  
Report: Exchange of views of Head of Cabinet Ms Tuts with BusinessEurope’s 
Ares(2021)532582 
Advisory and Support Group (ASGroup) 
Ares(2020)6344342  Due diligence - H&M Group's approach 
Request for exchange of views on due diligence: suggestion for introduction of 
Ares(2020)6596609  incentives for countries of origin / companies / local communities 
Ares(2020)6809560  Study on the latest climate and environmental disclosures of 300 companies 
Ares(2020)7080566  Internal summary CFS+ due diligence roundtable 
Ares(2020)7278465  FW: Invitation CFS+ Roundtable on due diligence in apparel and footwear 
Ares(2020)7399139  Business for Inclusive Growth (B4IG) - Statement on Human Rights 
 
 
 
 


 
 
 
Ares(2020)7424092  [Re] Business for Inclusive Growth (B4IG) - Statement on Human Rights 
Ares(2020)7579841  ALERT Swedish Business Policy Brief - Sustainable Corporate Governance 
Ares(2020)7152235  Flash report: call with (EY) on sustainable corporate governance 
Ares(2020)5172455  Virtual meeting of Commissioner Reynders with DE industry association BDI 
Flash report on the meeting with EuroCommerce on sustainable corporate 
Ares(2020)5158933  governance initiative 
Ares(2020)4447557  Flash report: Meeting on “Mandatory due diligence” with Total 
Ares(2020)4029948  FW: Supply Chain Act - holding reply 
Flash report: Meeting with the European Cocoa Association (ECA) on sustainable 
Ares(2020)2847347  corporate governance  
Ares(2020)2741465  Flash report: Meeting xx and xx 
RE: EU Human Rights Due Diligence - contribution to the debate by AIM - 
Ares(2021)1319028  European Brands Association 
Ares(2021)1318898  RE: CSR Europe invitation - Webinar Making Human Rights Due Diligence Work 
Ares(2021)1318818  RE: Business and biodiversity - Invitation keynote UBi 2020: Digital Dialog 
Ares(2021)1318999  RE: Golden Agri-Resources: meeting request on sustainable corporate governance 
RE: Rewe - Request for exchange of views on due diligence: suggestion for 
Ares(2021)1318006  introduction of incentives for countries of origin / companies / local communities 
Ares(2021)1318621  RE: Medline Industries - request for a meeting 
Ares(2021)1317948  RE: FERMA - request for a meeting 
Ares(2021)1317903  RE: Invitation to speak at Interel event on Corporate Due Diligence 
Ares(2021)1317525  RE: McLarty Associates - request for a meeting 
RE: Upcoming publication of the NORC report on child labour in cocoa growing 
Ares(2021)1316655  areas of Ghana and Ivory Coast 
Ares(2021)1317458  RE: Invitation to Speak at the EuropeanIssuers Capital Markets Webinar on SRDII 
 
 
 
 
 
 



 
 
 
 
RE: Sustainable corporate governance and due diligence webinar – invitation to 
speak - Hanover Communications 
Ares(2021)1317577 
AFME White Paper on the transition to sustainable finance and invitation to speak 
Ares(2021)1317634  at webinar 
Ares(2021)1317663  RE: AFME White Paper on the transition to sustainable finance and invitation to 
speak at webinar in October 
Ares(2021)1317745  Afore - Invitation to Speak on Supply Chain Due Diligence 
Ares(2021)1317707  RE: Afore - Invitation to Speak on Supply Chain Due Diligence 
Ares(2021)1315477  RE: Virtual meeting request - Nokia 
Ares(2021)1315364  RE: INVITATION for a speaker - FTI Consulting webinar: Sustainable textiles: 
the need for change 
Ares(2021)1315416  RE: IIGCC Net Zero Investment Framework -Summary for Policymakers 
Ares(2021)1303152  RE: C&A meeting request – Sustainable Corporate Governance  
 
 
 
 
 

Electronically signed on 29/03/2021 16:55 (UTC+02) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482