Ref. Ares(2020)4699127 - 09/09/2020
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL 
CLIMATE ACTION 
 
  Legal Affairs, Inter-Institutional  Relations & Communication 
Brussels  
 
By  registered  letter  with  acknowledgment 
of receipt 
 
 
 
 
 
    
Venetia Roxburgh 
                                                              
40 Bermondsey Street 
 
 
 
 
 
 
London  J4Y 0B5 
 
 
 
 
 
 
United Kingdom 
 
Advance copy by email: ask+request-8442-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx  
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2020/4867 
Dear Ms Roxburgh, 
We refer to your e-mail dated 10 August 2020 in which you make a request for access to 
documents, registered on 17 August 2020 under the above-mentioned reference number. 
You  request  access  to  “All  documentation  (including  but  not  limited  to  all  email 
correspondence,  attendance  lists,  agendas,  background  papers,  transcripts,  recordings 
and  minutes/notes)  relating  to  the  meeting  between  Mauro  Raffaele  Petriccione, 
Director-General and IFIEC on the 20th November 2018”. 
 
Your application concerns the document identified under reference Ares(2018)6011946. 
 
Please find the identified document enclosed with this letter. However, I regret to inform 
you that I cannot give you access to some parts of the document. 
A  complete  disclosure  of  the  document  is  prevented  by  the  exception  concerning  the 
protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual  outlined  in  Article  4(1)(b)  of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001,  because  they  contain:  names  and  contact  information  of  
Commission  staff  members  not  pertaining  to  the  senior  management,  and  names  and 
contact details of other natural persons. 
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you 
for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: BU24 01/078 - Tel. direct line +32 229-50164 
 

---

 
the legitimate interests of the data subject  might  be prejudiced.  In  your request,  you do 
not  express  any  particular  interest  to  have  access  to  these  personal  data  nor  do  you  put 
forward  any  arguments  to  establish  the  necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a 
specific purpose in the public interest.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
 
In case you would disagree with this position, you are entitled, in accordance with Article 
7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting the 
Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours sincerely, 
(e-signed) 
Luca DE CARLI 
 
2 
Electronically signed on 07/09/2020 18:15 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563

---