This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Comments by DGs Sante, GROW and Trade to the interservice consultation on the proposed chemicals strategy for sustainability'.




 
Ref. Ares(2021)2859901 - 29/04/2021
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
DIRECTORATE-GENERAL 
  ENVIRONMENT 
Brussels  
ENV.B.2 
Geraint Roberts 
Chemical Watch 
12, Clare Road 
UK - BN7 1PN Lewes 
 
 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
 
Dear Mr Roberts, 
 
Subject: Your application for access to documents: Ref GestDem No 2020/5276 
We refer to your e-mail of 02/09/2020 and your follow-up email of 07/09/2020, in which you 
make  a  request  for  access  to  documents  registered  under  the  above-mentioned  reference 
number,  to  our  holding  reply  Ref.  Ares(5098777)  –  29/09/2020,  and  to  our  letter  Ref. 
Ares(2020)5677489  –  20/10/2020  requesting  more  time  for  the  processing  of  your  request. 
We  sincerely  apologise  for  the  delay  in  replying  and  for  any  inconvenience  this  may  have 
caused. 
You  requested  access  to  the  following:  documents,  including  emails,  from  DGs  GROW, 
Sante and Trade related to  the  interservice consultation  on  the proposed chemicals  strategy 
for  sustainability  which  were  produced  since  1st  June  2020.
”  In  your  follow-up  email,  you 
wrote the following: “See my original request - documents, including emails submitted to DG 
Env  by  DGs  Sante,  GROW  and  Trade  in  relation  to  the  EU  chemicals  strategy  for 
sustainability which is under preparation.
” 
Please  see  in  the  Annex  to  this  letter  a  list  of  the  documents  that  fall  in  the  scope  of  your 
request.  Having  examined  these  documents  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents, we have come to the following conclusions: 
 
(1) 
Full disclosure 
The documents referred to under numbers 5, 7 and 8 in the attached Annex are disclosed in 
their entirety. 
 
(2) 
Partial disclosure 
The documents referred to under numbers 1, 4 and 6 in the attached Annex contain personal 
data,  which  have  been  redacted.  Pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  to  a  document  has  to  be  refused  if  its  disclosure  would  undermine  the 
protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with 
European  Union  legislation  regarding  the  protection  of  personal  data.  The  applicable 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË 
      

 
legislation in this field is Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the 
Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing 
of  personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC (‘Regulation 2018/1725’). 
 
Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’. The Court of Justice 
has specified that any information, which because of its content, purpose or effect, is linked to 
a particular person is to be considered as personal data1.  
 
Please  also  note  in  this  respect  that  the  names,  signatures,  functions,  telephone  numbers 
and/or initials pertaining to staff members of an institution are to be considered personal data2.  
 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)3, the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable4.  
 
Pursuant to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, ‘personal data shall only be transmitted 
to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and  bodies  if  ‘[t]he 
recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific purpose in 
the  public  interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is  proportionate  to 
transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having  demonstrably  weighed  the 
various competing interests’. 
Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  processing  in 
accordance with the requirements of Article 5 of Regulation 2018/1725, can the transmission 
of personal data occur. 
 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  the  European  Commission  has  to 
examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  has  established  that  it  is  necessary  to  have  the 
data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  It  is  only  in  this  case  that  the 
European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
 
In your request, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have the 
data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
 
 
                                                 
1 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter Nowak 
v Data Protection Commissioner, request for a preliminary ruling, paragraphs 33-35, EU:C:2017:994.     
2 Judgment of the General Court of 19 September 2018 in case T-39/17, Port de Brest v Commission, paragraphs 
43-44, EU:T:2018:560. 
3  Judgment  of  29  June  2010  in  Case  C-28/08 P,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
4 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of 
the  Council  of  18  December  2000 on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal 
data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data, the principles set out 
therein are also applicable under the new data protection regime established by Regulation 2018/1725.  


 
Notwithstanding  the  above,  please  note  that  there  are  reasons  to  assume  that  the  legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal data 
reflected  in  the  documents,  as  there  is  a  real  and  non-hypothetical  risk  that  such  public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
 
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, 
access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access  thereto  for  a 
purpose in  the public interest  has  not  been substantiated and there is  no  reason to  think that 
the legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of 
the personal data concerned. 
 
Furthermore,  the  documents  referred  to  under  numbers  1,  2  and  3  in  the  attached  Annex 
contain certain information protected by Article 4(3) second subparagraph of Regulation (EC) 
No 1049/2001. Article 4(3) second subparagraph of Regulation (EC) No 1049/2001 provides 
that  access  to  a  document  containing  opinions  for  internal  use  as  part  of  deliberations  and 
preliminary  consultations  within  the  institution  concerned  shall  be  refused  even  after  the 
decision  has  been  taken,  if  disclosure  of  the  document  would  seriously  undermine  the 
institution’s  decision-making  process,  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in 
disclosure. 
 
After  having  carefully  examined  your  request,  I  consider  that  full  disclosure  of  the  specific 
documents  would  seriously  undermine  the  decision-making  process.  In  particular,  they 
include specific positions, expressed in the form of suggestions and comments that were made 
by  the  Directorate-General  concerned,  as  part  of  the  Interservice  consultation  prior  to  the 
adoption  of  the  Chemicals  Strategy,  with  regard  to  certain  crucial  parts  of  the  text  of  the 
Strategy. Disclosure of these specific positions would seriously undermine the Commission’s 
leverage  in  the  framework  of  ongoing  and  future  consultation  and  decision-making 
procedures,  with  regard  to  measures  envisaged  to  be  adopted  in  the  framework  of  the 
Chemicals Strategy. Thus, in case these specific positions are disclosed, this would jeopardise 
the decision-making process, protected by Article 4(3) of Regulation (EC) No 1049/2001, and 
therefore access has to be refused on that basis. 
 
However, the possibility of granting partial access to the documents concerned, in accordance 
with  Article  4(6)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  has  been  examined  as  well. 
Consequently, the documents may still be disclosed after redacting the relevant passages and 
comments in the text that contain the specific positions concerned.  
 
The  exceptions  laid  down  in  Article  4(3)  of  Regulation  1049/2001  apply  unless  there  is  an 
overriding  public  interest  in  disclosure  of  the  documents.  In  your  request,  you  do  not  put 
forward  any  arguments  demonstrating  the  existence  of  an  overriding  public  interest  in 
disclosure.  Similarly,  we  have  not  identified  any  public  interest  that  would  override  the 
interests protected by Article 4(3) of Regulation 1049/2001. On the contrary, we consider that 
the  protection  of  the  decision-making  process  prevails  over  any  possible  private  or  public 
interest in this case. 
 
In addition to the above, the documents referred to under numbers 1, 2 and 3 in the attached 
Annex  contain  certain  information  protected  by  Article  4(1)(a)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001.  Article  4(1)(a)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  the  institutions 
shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  the 
public interest as regards, among other aspects, international relations. 
 
According to settled case-law, ‘the particularly sensitive and essential nature of the interests 
protected by Article 4(1)(a) of Regulation 1049/2001, combined with the fact that access must 




 
be  refused  by  the  institution,  under  that  provision,  if  disclosure  of  a  document  to  the  public 
would undermine those interests, confers on the decision which must thus be adopted by the 
institution a complex and delicate nature which calls for the exercise of particular care. Such 
a decision therefore requires a margin of appreciation
’5. In this context, the Court of Justice 
has acknowledged that the institutions enjoy ‘a wide discretion for the purpose of determining 
whether the disclosure of documents relating to the fields covered by [the] exceptions [under 
Article 4(1)(a)] could undermine the public interest’
6.  
 
After  having  carefully  examined  your  request,  I  consider  that  full  disclosure  of  the  specific 
documents  would  undermine  the  protection  of  public  interest  as  regards  international 
relations.  In  particular,  certain  parts  of  these  documents  contain  suggestions  and  comments 
that refer to the EU’s relations with third countries and/or international organisations and are 
interlinked  with  relevant  discussions  and  negotiations  taking  place.  Their  disclosure  would 
complicate or undermine the EU’s position in international negotiations and would therefore 
weaken  its  negotiating  margin.    Thus,  full  disclosure  of  the  specific  documents  has  to  be 
refused on that basis. 
 
However, the possibility of granting partial access to the documents concerned, in accordance 
with  Article  4(6)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  has  been  examined  as  well. 
Consequently,  the  documents  may  still  be  disclosed  after  redacting  the  relevant  parts  of  the 
text that contain the specific suggestions and comments concerned.  
 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory  application  requesting  the  Commission  to  review  its  position  on  the  matters 
already  mentioned.  Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working 
days upon receipt of this letter to  the Secretary-General  of the Commission at  the following 
address: 
 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours faithfully, 
e-signed 
Florika FINK‑ HOOIJER 
                                                 
5 Judgment in Sison v Council, C-266/05 P, EU:C:2007:75, paragraph 35. 
6 Judgment in Council v Sophie in ‘t Veld, C-350/12P, EU:C:2014:2039, paragraph 63. 
Electronically signed on 28/04/2021 18:26 (UTC+02) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482