Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'US nnon-paper on Romania's adoption policy'.

Ref. Ares(2020)5307785 - 07/10/2020
  The Acting Director-General 
Your  applications  for  access  to  documents  –  Ref.  GestDem 
2020/4880,  GestDem  2020/5102,  GestDem  2020/5103,  GestDem 
2020/5130,  GestDem  2020/5259,  GestDem  2020/5274,  GestDem 
2020/5275 and GestDem 2020/5343 

Dear Mr Dohle,  
I  refer to  the reply sent  on 18 September 20201,  which concerned  your applications  for 
access  to  documents  registered  under  the  references  GestDem  2020/4880,  GestDem 
2020/4882,  GestDem  2020/5102,  GestDem  2020/5130,  GestDem  2020/5274,  GestDem 
2020/5275  and  GestDem  2020/5343.  As  mentioned  in  the  letter,  my  services  have 
continued to search in the archives for the remaining documents.  
This reply concerns the following requests: 
-  GestDem 2020/4880: The annex to   
the note dated 28 November 2002, “Romania 
– progress in child protection”, registration no. D(2002) 95602; 
-  GestDem 2020/5102: The annex to the note for the file dated 18 September 2002, 
“Children Romania / SERA / Mr. de Combret”, registration no. D(2002) 95434; 
-  GestDem  2020/5103:  The  note  for  the  file  dated  8  July  1992,  “Orphelinats 
roumains et Monsieur de Combret”; 
1 Ref. Ares(2020)4903809. 
Mr Arun Dohle 
Easy Start Office  
Kraijenhoffstraat 137A 
Amsterdam NL 1018RG 
The Netherlands 
By email only: 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx; xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx; 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx; xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx; 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

-  GestDem  2020/5130:  The  note  for  the  file  dated  20  May  2005,  “Meeting 
concerning  the  Romanian  legislation  on  Children’s  Rights  and  Adoption”, 
registration no. D(2005)799, together with its annexes;  
-  GestDem 2020/5259: Minutes of the team meeting of the Romania team  of DG 
ELARG, 22 June 2005; 
-  GestDem  2020/5274:  The  annex  to  the  note  for  the  File  dated  19  April  2004, 
“The Hague Convention”, registration no. D(2004)101624; 
-  GestDem  2020/5275:  Letter  and  its  annex  of  Prime  Minister  Adrian  Năstase  to 
Commissioner for Enlargement Gunter Verheugen, dated 5 March 2004; 
-  GestDem  2020/5343:  The  annex  to  the  note  for  the  file  dated  31  January  2002, 
“US non-paper on Romania's adoption policy”, registration no. D(2002)95039. 
Based  on  internal  consultation  and  research  in  the  Commission  archives,  and  having 
examined  the  documents  identified  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/20012, I have decided that: 
1)  Full access can be granted to: 
-   GestDem  2020/5274:  The  annex  to  the  note  for  the  file  dated  19  April  2004, 
“The  Hague  Convention”,  registration  no.  D(2004)101624.  Please  note  that  the 
annex  is  a  public  document  and  it  can  be  accessed  at  the  following  link: 
2)  Partial  access,  subject  to  redaction  only  of  personal  data,  in  accordance  with 
Article  4(1)(b)  (protection  of  the  privacy  and  integrity  of  the  individual)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001 can be granted to: 
-  GestDem  2020/4880:  The  annex  to  the  note  dated  28  November  2002, 
“Romania – progress in child protection”, registration no. D(2002) 95602; 
-  GestDem  2020/5102:  The  annex  to  the  note  for  the  file  dated  18  September 
2002,  “Children  Romania  /  SERA  /  Mr.  de  Combret”,  registration  no. 
D(2002) 95434; 
-  GestDem  2020/5130:  The  note  for  the  file  dated  20  May  2005,  “Meeting 
concerning  the  Romanian  legislation  on  Children’s  Rights  and  Adoption”, 
registration no. D(2005)799, together with its annexes. 
3)  Access must be refused to: 
-  GestDem  2020/5103:  The  note  for  the  file  dated  8  July  1992,  « Orphelinats 
roumains et Monsieur de Combret »; 
-  GestDem  2020/5343:  The  annex  to  the  note  for  the  file  dated  31  January 
2002,  “US  non-paper  on  Romania's  adoption  policy”,  registration  no. 
Disclosure of these documents is prevented by the exceptions to the right of access laid 
down  in  Article  4(1)(b)  (protection  of  the  privacy  and  integrity  of  the  individual)  of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001  and  Article  4(3),  second  subparagraph,  of  the  same 
Regulation (protection of the decision-making process). 
I regret to inform you that following extensive researches, the document requested under 
GestDem 2020/5275 could not be retrieved in the European Commission archives, as due 
2 Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001  regarding 
public access to European Parliament, Council and Commission documents, Official Journal L 145 of 31 
May 2001, p. 43. 

to a technical error, it was not uploaded electronically in the Adonis registration system 
which was in place in 2004. 
With regard to request GestDem 2020/5259: I refer to the request for clarification sent by 
my  services  on  25  September  20203  in  which  we  informed  you  that  based  on  the 
description provided in your application, we had not been able to identify the document 
requested,  and  therefore,  we  asked  you  to  provide  us  with more detailed information on 
the document, such as any other reference which might facilitate our searches in the internal 
systems of the Commission. I note that so far you have not replied to our request.  Please be 
informed that in accordance with the third paragraph of Article 2 of the Detailed rules4 for 
the  application  of Regulation  (EC)  No  1049/2001,  the  deadline  of  15  working  days  for 
handling your application will start running when we receive the requested clarifications. 
With  regard  to  request  GestDem  2020/51295:  the  reply  to  this  request  will  be  sent  by 
separate letter. 
The justifications for the partial disclosure or  refusal of access for the documents listed 
above are as follows:  
1.  Protection of the privacy and the integrity of the individual 
Complete  disclosure  of  the  documents  is  prevented  by  the  exception  concerning  the 
protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual  outlined  in  Article  4(1)(b)  of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001.  In  particular,  these  documents  contain  names  of 
Commission  staff  members  not  pertaining  to  the  senior  management,  hand  written 
signatures,  photos  which  can  lead  to  the  identification  of  individuals  and  CVs  of  third 
Article  9(1)(b)  of  the  Data  Protection  Regulation6  does  not  allow  the  transmission  of 
these personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to 
you for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume 
that  the  legitimate  interests  of  the  data  subjects  might  be  prejudiced.  In  your  requests, 
you  do  not  express  any  particular  interest  to  have  access  to  these  personal  data,  nor  do 
you put forward any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for 
a specific purpose in the public interest. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents,  as  the  need  to  obtain  access  thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has 
not been substantiated and there is no reason to think that the legitimate interests of the 
individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by  disclosure  of  the  personal  data 
2.  Protection of the decision-making process 
3 Ref. Ares(2020)5040731. 
4 Official Journal L 345 of 29 December 2001, p. 94. 
5 Ref. Ares(2020)4489005. 
6 Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the  Council of 23 October 2018 on the 
protection  of  natural  persons  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions, 
bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, OJ L 295, 21.11.2018, p. 39. 

Article  4(3)  second  subparagraph  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that 
‘Access to a document containing opinions for internal use as part of deliberations and 
preliminary consultations within the institution concerned shall be refused even after the 
decision  has  been  taken  if  disclosure  of  the  document  would  seriously  undermine  the 
institution's  decision-making  process,  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in 
The  documents  to  which  access  is  refused  contain  internal  opinions  of  European 
Commission  officials,  their  informal  exchanges  with  counterparts  and  their  views  in 
relation  to  the  subject  matters  concerned,  which  were  used  as  part  of  the  internal 
deliberations  and  consultations,  but  do  not  necessarily,  reflect  the  official  and  final 
position  of  the  institution.  Releasing  these  internal  opinions  is  likely  to  bring  a  serious 
harm to  the decision-making process  concerned,  as it would deter staff members of the 
European Commission from putting forward their views in an open and independent way 
and without being unduly influenced by the prospect of disclosure. 
Indeed, as the General Court has held, ‘the possibility of expressing views independently 
within an institution helps to encourage internal discussions with a view to improving the 
functioning  of  that  institution  and  contributing  to  the  smooth  running  of  the  decision-
making process’7.  
Therefore,  public  release  of  these  documents  is  likely  to  bring  a  serious  harm  to  the 
decision-making process by severely affecting the ability of the European Commission to 
hold  frank  internal  discussions.  In  addition,  disclosure  of  these  documents,  which  were 
not  designed  for  external  communications  purposes,  might  lead  to  misunderstandings 
and/or  misrepresentations  regarding  the  EU  position  on  different  topics,  such  as  the 
adoption of children.  
In  light  of  the  above,  I  consider  that  this  risk  is  reasonably  foreseeable  and  non-
hypothetical  and  that  these  documents  should  be  protected  in  accordance  with  Article 
4(3), second subparagraph, of Regulation (EC) No 1049/2001.  
Partial Access 
We have considered whether partial access could be granted to the documents requested 
and  currently  withheld  but  this  was  deemed  impossible  as  the  sensitive  elements  are 
integral to them. Please note that we cannot provide you with more detailed information 
on these documents without disclosing their substance which is protected by the quoted 
exception laid down in Article 4(3) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
Means of Redress 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to 
make a confirmatory application requesting the Commission to review its position. Such 
a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of 
this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission  
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
7   Judgment of 15 September 2016,  Phillip Morris v  Commission, T-18/15, EU:T:2016:487, paragraph 

BERL 7/076  
B-1049 Bruxelles  
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours sincerely, 
Maciej Popowski 
The annex to the note dated 28 November 2002, “Romania – 
progress in child protection”, registration no. D(2002) 95602;  
The annex to the note for the file dated 18 September 2002, 
“Children Romania / SERA / Mr. de Combret”, registration no. 
D(2002) 95434;  
The note for the file dated 20 May 2005, “Meeting concerning the 
Romanian legislation on Children’s Rights and Adoption”, 
registration no. D(2005)799. 

Electronically signed on 07/10/2020 12:16 (UTC+02) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482