This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'minutes of WTO SPS and TBT meetings (2)'.




 
Ref. Ares(2020)7584041 - 14/12/2020
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR TRADE 
 
 
  The Director-General 
Brussels  
TRADE/SW/E4 (2020) 8015501 
 
By  registered  letter  with  acknowledgment 
of receipt 
 
Mr Vincent Harmsen 
xxxxxxxxxxxxxxxxxx 
7326 AH Apeldoorn 
The Netherlands 
 
Advance copy by email: 
     xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
Subject: Your application for access to documents – Ref GestDem 2020/5418
 
Dear Mr Harmsen,  
I  refer  to  your  application  dated  11  September  2020,  in  which  you  make  a  request  for 
access  to  documents  under  Regulation  (EC)  No  1049/20011  (‘Regulation  1049/2001’), 
registered on 15 September under the above mentioned reference number.  
 
Please accept our apologies for the delay in preparing the reply to your request, which is 
mainly  due  to  a  high  number  of  access  to  documents  requests  being  processed  at  the 
same time by DG Trade.  
 
1.  SCOPE OF YOUR REQUEST 
In your request, you asked for access to:  
 
-all  minutes  of  meetings,  and/or  any  other  reports  of  such  meetings,  of  the  SPS 
Committee of the World Trade Organization (WTO) (between July 28th 2018 and 
September 1st 2020);  
 
                                                 
1   Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20  May  2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents  (OJ  L  145, 
31.5.2001, p. 43). 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: CHAR 07/067 - Tel. direct line +32 229-60143 
 
xxxxxx.xxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 

 
-all  minutes  of  meetings  and/or  any  other  reports  of  such  meetings  of  the  TBT 
Committee of the World Trade Organization (WTO) (between July 28th 2018 and 
September 1st 2020). 
 
Your  request  focused  specifically  on,  but  was  not  exclusive  to,  minutes/reports  of 
meetings  where the EU  criteria for the identification of endocrine disruptors, endocrine 
disrupting  chemicals  (EDCs)  in  general,  the  active  substance  glyphosate,  formulated 
products  containing  glyphosate,  (the  setting  of)  maximum  residue  levels  (MRLs)  for 
pesticides,  and/or  the  EU’s  hazard-based  cut-off  criteria  relating  to  pesticides  were 
mentioned/discussed. 
 
On  6  October  2020  we  informed  you  that,  after  having  considered  the  scope  of  your 
request as described by you, your application appeared to concern a number of very long 
documents,  which  needed  to  be  assessed  individually.  On  the  basis  of  Article  6(3)  of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001,2  we  kindly  asked  you  to  confirm  that  your  interests 
concerned  exclusively  the  documents  or  their  parts  related  to:  EU  criteria  for  the 
identification of endocrine disruptors, endocrine disrupting chemicals (EDCs) in general, 
the active substance glyphosate, formulated products containing glyphosate, (the setting 
of) maximum residue levels (MRLs) for pesticides, and/or the EU’s hazard-based cut-off 
criteria  relating  to  pesticides.  In  case  the  scope  of  your  request  should  have  been 
enlarged,  we  asked  you  to  specify  in  a  detailed  way  any  additional  subject  in  your 
interest. We asked you for a reply within five working to our email of 6 October. 
 
In  the  absence  of  a  reply  from  you,  on  16  October  2020,  we  informed  you  that,  as 
announced in our email of 6 October, we had restricted the scope of your application to 
those parts that could be dealt with within the extended deadline of 30 working days from 
the date of registration of your application.  
 
Consequently,  your  application  is  understood  to  cover  the  documents  or  their  parts 
included in two categories indicated below: 
 
-minutes  of  meetings,  and/or  any  other  reports  of  such  meetings,  of  the  SPS 
Committee of the World Trade Organization (WTO) (between July 28th 2018 and 
September 1st 2020); 

 
-minutes  of  meetings  and/or  any  other  reports  of  such  meetings  of  the  TBT 
Committee of the World Trade Organization (WTO) (between July 28th 2018 and 
September 1st 2020). 

 
and  related  exclusively  to  the  following  issues  (mentioned  by  you  previously  in  your 
request): EU criteria for the identification of endocrine disruptors, endocrine disrupting 
chemicals  (EDCs)  in  general,  the  active  substance  glyphosate,  formulated  products 

                                                 
2   Article 6(3) of Regulation (EC) No 1049/2001 provides for a possibility to confer with an applicant 
informally with a view to finding a fair solution when an application relates to a very long document 
or concerns a very large number of documents. 


 
containing  glyphosate,  (the  setting  of)  maximum  residue  levels  (MRLs)  for  pesticides, 
and/or the EU’s hazard-based cut-off criteria relating pesticides. 
 
2.  ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
In accordance with settled case law3, when an institution is asked to disclose a document, 
it must assess, in each individual case, whether that document falls within the exceptions 
to the right of public access to documents set out in Article 4 of Regulation 1049/2001. 
Such assessment is carried out in a multi-step approach:  
-  first,  the  institution  must  satisfy  itself  that  the  document  relates  to  one  of  the 
exceptions, and if so, decide which parts of it are covered by that exception;  
-  second,  it  must  examine  whether  disclosure  of  the  parts  of  the  document  in 
question  pose  a  ‘reasonably  foreseeable  and  not  purely  hypothetical’  risk  of 
undermining the protection of the interest covered by the exception;  
-  third, if it takes the view that disclosure would undermine the protection of any of 
the interests defined under Article 4(2) and Article 4(3) of Regulation 1049/2001, 
the  institution  is  required  ‘to  ascertain  whether  there  is  any  overriding  public 
interest justifying disclosure
’4.   
In  view  of  the  objectives  pursued  by  Regulation  1049/2001,  notably  to  give  the  public 
the widest possible right of access to documents5, ‘the exceptions to that right […] must 
be interpreted and applied strictly
’6. 
In  reply  to  your  request,  I  would  like  to  inform  you  that,  as  far  as  the  WTO  SPS 
Committee  is  concerned,  we  have  identified  the  same  documents  as  DG  SANTE  who 
handled  a  similar  application  submitted  by  you  and  registered  under  GESTDEM 
2020/5393.  The  reply  to  this  request  was  sent  to  you  on  27  October  2020 
(Ares(2020)5994347 ) 
For the part of your request concerning the WTO TBT Committee, we have identified 
documents 
that fall within the scope of your request. The identified documents are listed 
for  ease  of  reference  in  Annex  I.  For  each  of  the  documents  the  Annex  provides  a 
description  and  indicates  whether  parts  or  entire  documents  are  withheld  and  if  so,  on 
which  grounds  pursuant  to  Regulation  1049/2001.  Copies  of  the  accessible  documents 
are enclosed to this letter. 
Having  examined  the  requested  documents  under  the  applicable  legal  framework,  I  am 
pleased  to  grant  you  access  to  all  identified  documents,  where  only  names  and  other 
personal data have been redacted pursuant to article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 and 
                                                 
3   Judgment  in  Sweden  and  Maurizio  Turco  v  Council,  Joined  cases  C-39/05  P  and  C-52/05  P, 
EU:C:2008:374, paragraph 35.  
4   Id., paragraphs 37-43. See also judgment in Council v Sophie in ‘t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, 
paragraphs 52-64. 
5   See Regulation 1049/2001, recital (4). 
6   Judgment in Sweden v Commission, C-64/05 P, EU:C:2007:802, paragraph 66. 


 
in  accordance  with  Regulation  (EC)  No  2018/1725.  Hence,  the  main  content  of  these 
documents relevant to your request is accessible. Please note that parts of the documents 
that do not relate to your request have been redacted as falling out of scope. 
In addition, I refer you to the official WTO TBT and SPS Committee reports that are 
publicly available at the WTO website: 
https://docs.wto.org/dol2fe/Pages/FE_Search/FE_S_S005.aspx 
The  reasons  justifying  the  application  of  the  above-mentioned  exception  are  set  out 
below in section 2.1.  
 
 
2.1 Protection of the privacy and integrity of the individual  

Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, access to a document has to be refused 
if  its  disclosure  would  undermine  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual,  in  particular  in  accordance  with  European  Union  legislation  regarding  the 
protection of personal data.  
 
The applicable legislation in this field is Regulation (EC) No 2018/1725 of the European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and 
agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 
and Decision No 1247/2002/EC7 (‘Regulation 2018/1725’). 
 
All the documents identified as falling within the scope of your request contain personal 
information, such as names, e-mail  addresses, and/ or telephone numbers that allow the 
identification of natural persons, as well as other personal information.  
 
Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]
’.  The  Court  of 
Justice has specified that any information, which by reason of its content, purpose or effect, 
is  linked  to  a  particular  person  is  to  be  considered  as  personal  data.8  Please  note  in  this 
respect that the names, signatures, functions, telephone numbers and/or initials pertaining to 
staff members of an institution are to be considered personal data.9 
 
                                                 
7   Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
8   Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Novak  v  Data  Protection  Commissioner,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:T:2018:560.    
9   Judgment of the General Court of 19 September 2018 in case T-39/17, Port de Brest v Commission, 
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 


 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)10, the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable.11 
 
Pursuant to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, personal data shall only be transmitted 
to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and  bodies  if  ‘[t]he 
recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that the data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is  proportionate  to 
transmit the personal data for that specific purpose after having demonstrably weighed the 
various  competing  interests
’.  Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing 
constitutes lawful processing in accordance with the requirements of Article 5 of Regulation 
2018/1725, can the transmission of personal data occur. 
 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  the  European  Commission  has  to 
examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that the 
European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
 
 
In your application, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have 
the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced.  
 
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal 
data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
 
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, access 
cannot be granted to the personal data, as the need to obtain access thereto for a purpose in 
the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the 
legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced by  disclosure of 
the personal data concerned. 
                                                 
10   Judgment of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, European Commission v The Bavarian Lager Co. Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
11   Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing 
of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data, the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725.  



 
 
However,  in  line  with  the  Commission’s  commitment  to  ensure  transparency  and 
accountability,  the  names  of  the  Members  of  Cabinet  and  the  names  of  the  senior 
management of the Commission are disclosed.  
 
*** 
The  documents  were  drawn  up  for  internal  use  under  the  responsibility  of  the  relevant 
services  of  the  Directorate-General  for  Trade,  the  Directorate-General  for  Internal 
Market,  Industry,  Entrepreneurship  and  SMEs  and  the  Directorate-General  for  Health 
and Food Safety. They solely reflect the services’ interpretation of the interventions made 
and do not set out any official position of the third parties to which the documents refer, 
which were not consulted on their contents. They do not necessarily reflect the position of 
the Commission and cannot be quoted as such. 
 
3. 
MEANS OF REDRESS 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
Secretary-General  
European Commission  
Transparency, Document Management & Access to Documents 
BERL 7/76 
Rue de la Loi 200/Wetstraat 200  
1049 Brussels 
Belgium  
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
                                                                                     Yours sincerely, 
Sabine WEYAND 
 
 
 
Enclosures: 
Annex I: List of documents 
 
 
Documents released 

Electronically signed on 14/12/2020 12:17 (UTC+01) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482

Document Outline