Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'The Vaccines Procurement Steering Committee & the Joint Negotiation Team'.




 
Ref. Ares(2022)2508240 - 04/04/2022
EUROPEAN COMMISSION 
EUROPEAN HEALTH EMERGENCY PREPAREDNESS AND RESPONSE AUTHORITY 
 
    
 
 
            The Director-General 
 
HERA.3/KB/al (2022)1387040   
   
 
By registered letter 
 
with acknowledgment of receipt1 
 
Olivier Hoedeman 
Corporate Europe Observatory 
(CEO) 
Rue d'Edimbourg 26, 
1050 Brussels, Belgium 
Advance copy by email 
ask+request-8562-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
ask+request-8988-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
Dear Mr Hoedeman, 
 
Subject: Your application for access to documents – GESTDEM 2020/5436 and 
GESTDEM 2021/0559 
 

We refer to:  
  your  e-mail  dated  15  September  2020  in  which  you  made  a  request  for  access  to 
documents,  registered  on  the  same  date  under  the  reference  number  GESTDEM 
2020/5436. 
 
  DG SANTE’s email of 2 October 2020 extending the time limit to respond to your 
request  GESTDEM  2020/5436,  according  to  Article  7(3)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001. 
  your  e-mail  dated  01  February  2021  in  which  you  made  a  follow-up  request  for 
access  to  documents,  registered  on  the  same  date  under  the  reference  number 
GESTDEM 2021/0559. 
  DG  SANTE’s  email  of  22  February  2021  extending  the  time  limit  to  respond  to 
your  request  GESTDEM  2021/0559,  according  to  Article  7(3)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001. 
  DG  SANTE’s  letter  of  15  March  2021  in  which  we  provided  you  the  list  of  the 
                                                      
1 According to standard operational procedure, the reply is usually also sent to you by registered post. Please note, however, 
that  due  to  the  extraordinary  health  and  security  measures  currently  in  force  during  to  the  COVID-19  epidemics,  which 
include the requirement for all Commission non-critical staff to telework, we are unfortunately not in a position to follow this 
procedure until further notice. We would therefore appreciate if you could confirm receipt of the present e-mail. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. 
+32 22991111 

 
identified  documents  falling  within  the  scope  of  your  requests  GESTDEM 
2020/5436 and GESTDEM 2021/0559. 
  DG  SANTE’s  letter  of  xxx  in  which  you  received  a  first  batch  of  the  documents 
falling  within  the  scope  of  your  requests  GESTDEM  2020/5436  and  GESTDEM 
2021/0559.  
  Follow  up  communication  between  you  and  DG  SANTE  between  6  June  and  28 
October on the status of the file. 
  HERA letter sent on 7 January 2022 proposing a fair solution to reduce the scope of 
your request to 125 documents out of the 365 documents initially identified.  
  Your response sent on 20 January.  
  HERA  letter  sent  on  4  February  with  further  explanations  concerning  the  fair 
solution we offered, clarifying the scope and addressing the points you made.  
 
 

1.  Scope of your request 
In your requests, you ask, on the basis of Regulation (EC) No 1049/20012, access to: 
 
GESTDEM 2020/5436 
-  all  reports  (and  other  notes)  from  meetings  of  the  Vaccines  Procurement  Steering 
Committee  and  the  Joint  Negotiation  Team  (JNT)  with  representatives  of  pharmaceutical 
companies  about  Advance  Purchase  Agreements  (APAs)  and  the  purchase  of  potential 
vaccines against COVID-19. 

-  all  correspondence  (including  emails  and  their  attachments)  between  the  Vaccines 
Procurement Steering Committee and the Joint Negotiation Team (JNT) and representatives 
of  pharmaceutical  companies  (including  Sanofi-GSK,  Johnson  &  Johnson,  CureVac, 
AstraZeneca,  Moderna  and  others)  about  Advance  Purchase  Agreements  (APAs)  and  the 
purchase of potential vaccines against COVID-19. 

-  a  list  of  all  the  above-mentioned  documents  (including  dates,  names  of 
participants/senders/recipients and their affiliation, subject of meeting/correspondence).  
 
To your request you add the following: 
There is a clear public interest in disclosure of these documents. The transparency rules as 
set out in the Lisbon Treaty oblige the EU institutions to work as openly and as closely as 
possible  to  citizens.  There  is  clearly  a  lot  at  stake  for  EU  citizens  in  the  vaccine  deal 
negotiations.  Citizens  have  the  right  to  know  about  these  negotiations  that  are  happening 
on their behalf, involving billions of euros of public money to be spent for the development 
of vaccines. 

Secrecy  around  the  negotiations  about  the  vaccines,  moreover,  may  undermine  public 
confidence in the EU and its handling of the pandemic, but also in the vaccines themselves 
(with negative consequences for public health beyond the current pandemic). 

                                                      
2 Regulation (EC) No 1049/2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents (OJ L 
145, 31.5.2001, p. 43). 


 
Blanket  confidentiality  cannot  be  the  rule  for  the  negotiations  about  the  Covid19  vaccine 
contracts.  Price  and  other  sorts  of  confidentiality  covering  commercial  aspects  of  these 
contracts  cannot  preclude  transparency,  for  instance  around  negotiations  about  liability 
and other provisions with clear implications for patient safety and the protection of public 
health. 

The  currently  negotiated  contracts  for  potential  covid19  vaccines  differ  from  usual 
medicines  procurement  deals.  Considerable  amounts  of  public  money  and  public 
guarantees are invested into the R&D and manufacturing process through the signature of 
advance  purchase  agreements  between  the  European  Commission  and  individual  pharma 
companies.  APAs  essentially  constitute  insurance  policies  paid  for  by  taxpayers'  money 
which  amongst  other  guarantee  losses  sustained  by  pharma  developers.  Governments 
commit  in  advance  to  shouldering  the  cost  of  certain  liabilities  sustained  by  pharma 
companies  throughout  the  R&D  process;  by  doing  so  they  de-risk  it  and  become  co-
developers.  This  makes  the  need  for  transparency  and  public  accountability  around  the 
negotiations even stronger. 
Please  note  that  there  is  also  a  clear  public  interest  in  the  release  of  the  names  of  the 
members  of  the  Joint  Negotiation  Team  (JNT).  The  public  has  the  right  to  know  who  is 
negotiating on the EU’s behalf. Knowing the names of the negotiators is a pre-condition for 
assessing potential conflicts of interest

GESTDEM 2021/0559 
- all reports (and other notes) from meetings of representatives of the European Commission, 
members  of  the  Vaccines  Procurement  Steering  Committee  and  members  of  the  Joint 
Negotiation Team (JNT) with representatives of pharmaceutical companies (AstraZeneca and 
others)  about  Advance  Purchase  Agreements  (APAs)  and  the  purchase  of  vaccines  against 
COVID-19. 

- all correspondence (including emails and their attachments) between  representatives of the 
European  Commission,    members  of  the  Vaccines  Procurement  Steering  Committee  and 
members  of  the  Joint  Negotiation  Team  (JNT)  and  representatives  of  pharmaceutical 
companies  (AstraZeneca  and  others)  about  Advance  Purchase  Agreements  (APAs)  and  the 
purchase of vaccines against COVID-19. 

-  a  list  of  all  the  above-mentioned  documents  (including  dates,  names  of 
participants/senders/recipients and their affiliation, subject of meeting/correspondence). 

To your request you add the following: 
There is a clear public interest in disclosure of these documents. The Lisbon Treaty oblige the 
EU institutions to work as openly and as closely as possible to citizens. There is clearly a lot 
at stake for EU citizens in the vaccine deal negotiations. Citizens have the right to know about 
these  negotiations  that  are  happening  on  their  behalf,  involving  billions  of  euros  of  public 
money to be spent for the development of vaccines.  

Please  note  that  there  is  also  a  clear  public  interest  in  the  release  of  the  names  of  the 
members  of  the  Joint  Negotiation  Team  (JNT).  The  public  has  the  right  to  know  who  was 
negotiating on the EU’s behalf. Knowing the names of the negotiators is a pre-condition for 
assessing potential conflicts of interest. 

This  request  covers  the  period  September  2020  until  today  (including  meeting  notes  and 
correspondence  from  January  2021).  It  is  a  follow-up  request  to  our  previous  request  with 



 
reference number GESTDEM 2020/5436 (registered on 15/09/2020), currently the subject of 
an inquiry by the European Ombudsman. 

2. The first batch of documents 
In letter sent on 8 June, DG SANTE proposed to handle your request in batches and provided 
you  with  a  first  batch  of  documents.  The  first  batch  of  the  identified  documents  that  were 
initially  considered  to  fall  within  the  scope  of  your  requests  comprised  80  documents 
(including  the  published  contracts).  With  this  reply  the  Commission  provided  you  with  a 
partial  access  to  some of the agendas  of the Steering board meetings (including their emails 
and  some  attachments)  and  communications,  in  particular  emails,  exchanged  between  the 
Commission and Members of the JNT and BioNTech SE.  
3. Transfer of your file to HERA 
Since  the  beginning  of  the  Covid-19  pandemic  and  the  subsequent  adoption  of  the  EU 
Vaccines  strategy,  the  Commission  has  been  receiving  a  significant  number  of  access  to 
documents  requests,  submitted  under  the  Regulation,  related  directly  or  indirectly  to  the 
procurement  of  COVID-19  vaccines.  These  requests  often  included  a  very  large  amount  of 
sensitive  documents,  which  needed  to  be  consulted  in  accordance  with  Article  4(4)  of  the 
Regulation.  
Due  to  specificity  of  document  you  requested,  its  complexity  and  the  lengthy  ongoing 
consultations  with  numerous  third  parties,  DG  SANTE  was  not  able  to  provide  you  with  a 
response within normal time limits set out in Article 7 of Regulation (EC) No 1049/2001. We 
sincerely apologies for any inconvenience caused by this delay.  
The  Commission  has  acknowledged  that  the  high  public  interest  in  this  topic  requires  an 
adequate  level  of  transparency.  However,  I  would  like  to  note  that  the  right  of  access  to 
documents  is  not  a  general  and  absolute  right,  but  may  be  subject  to  limitations  and 
restrictions,  as  recognized  by  the  Courts.  Transparency  is  indeed  an  essential  component  of 
the  decision-making  process  of  the  EU.  I  would  like  to  underline  in  this  context  that  the 
European Commission regularly publishes information on the state of play of the negotiations 
with vaccine manufacturers and informs the public when a contract is concluded.  
Nevertheless, the Commission has to ensure that any possible disclosure would not undermine 
the interests as  laid down in  Article 4 of the Regulation.  Very importantly, the Commission 
has to make sure that the vaccine procurement and deployment process, which is an objective 
of the highest public interest, is not undermined in any manner. 
Your  application  has  now  been  assigned  to  the  newly  established  European  Health 
Emergency Preparedness and Response authority (‘HERA’). 
4. Identification and assessment of the second and third batch of documents 
The  second  and  third  batches  of  the  365  documents  identified  that  fall  within  the  scope  of 
your  request  are  made  of  106  documents.  You will  find  attached,  for  your  convenience,  the 
table  listing  the  documents  we  are  disclosing  (“A.1  List  of  documents_second  and  third 
batch”).  The  disclosed  documents  are  attached  to  this  correspondence.  These  two  batches 
consist of Steering Board minutes and documents exchanged in the framework of setting up 
Steering  Board  meetings.  In  addition,  this  batch  consist  of  reassessed  COVID-19  vaccine 
contacts. Kindly note that we are in a process of finalizing the consultation with third parties 
on the remaining documents and we will provide you with these documents swiftly.  
4.1. Full disclosure  


 
Having examined the documents under the provisions of Regulation (EC) No 1049/2001, we 
have come to the conclusion, which is further explained in paragraphs 4, that full access can 
be granted to the documents: No 1.2 and 1.4 
4.2. Partial disclosure 
Having examined the documents under the provisions of Regulation (EC) No 1049/2001, we 
have come to the conclusion, which is further explained in paragraphs 4, that: 
  partial access can be granted to the Steering Board minutes, email and agendas, and 
contracts namely documents No 02, 04, 07, 07.1, 08, 09, 9.1, 10, 12, 14, 16, 17, 18, 
20, 22, 23, 23.1, 24, 26, 27, 28, 29, 31, 31.1, 35, 35.1, 36, 37, 38, 39, 39.1, 40, 41, 42, 
44, 45, 46, 48, 50, 52, 54, 55, 57, 60, 61, 62, 64, 65, 66, 68, 69, 72, 74, 76, 78, 80, 81, 
82, 84, 85, 86, 87, 88, 90, 112, 113, 114, 174, 175, 212, 260, 366, 367, 368, 368.1, 
369, 370, 371, 371, 372, 373, 374, 375, 376, 377, 378, 379, 380, 381, 382, 383, 384, 
385 as their full disclosure is prevented by several exceptions laid down in Article 4 
of the Regulation. 
4.2.1. Wider partial disclosure to COVID-19 vaccine contracts
The European Commission had already made public the redacted versions of the majority of the 
identified contracts, available at the following link:  
 
https://ec.europa.eu/info/live-work-travel-eu/coronavirus-response/public-health/eu-vaccines-
strategy_en 
 
 
In  accordance  with  article  4(4)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  the  European  Commission  
undertook  new  consultations  with  the  companies  concerned  on  the  (further)  disclosure  of  the 
COVID-19  vaccine  contracts.  Having  taken  the  replies  from  the  companies  and  the  European 
Commission’s own assessment into account, I am pleased to inform you that wider partial access 
can  now  be  granted  to  the  requested  documents,  compared  to  what  was  previously  disclosed. 
Partial  access  is  also  granted  to  those  contracts  which  had  not  yet  been  publicly  disclosed  in  a 
redacted form. 
 
4.2.2 Wider partial disclosure to Steering Board minutes and other documents 
 
I  am  pleased  to  inform  you  that  following  consultation  and  European  Commission’s  own 
assessment  we  decided  to  grant  a  wider  access  to  the  requested  documents  and  to  disclose  the 
parts  of  Steering  Board  minutes  that  fall  outside of  the  scope  of  your  request.  Likewise,  we  are 
disclosing additional documents, which are directly relevant to your request but fall outside of the 
period and hence scope of your request (No 366, 367, 368, 368.1, 369, 370, 371, 371, 372, 373, 
374, 375, 376, 377, 378, 379, 380, 381, 382, 383, 384, 385).  
 
4.2.3. Reasons for partial disclosure  
 
a.  Protection of the privacy and integrity of individuals- Article 4(1)(b) of Regulation 
(EC) No 1049/2001 
With  regard  to  the  documents  to  which  partial  access  may  be  granted,  a  full  disclosure  is 
prevented  by  the  exception  concerning  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual outlined in Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, because they contain the 
following personal data: 

other  information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person,  such  as 


 
professional background, role, country they represent etc. 
Article  9(1)(b)  of  the  Data  Protection  Regulation  does  not  allow  the  transmission  of  these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you for a 
specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that the legitimate 
interests  of  the  data  subject  might  be  prejudiced.  In  your  request,  you  do  not  express  any 
particular interest to have access to these personal data nor do you put forward any arguments to 
establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose in the public interest. 
Consequently,  pursuant to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  access  cannot be 
granted to the personal data contained in the requested documents, as the need to obtain access 
thereto for a purpose in the public interest has not been sufficiently substantiated and there is no 
reason to think that the legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced 
by disclosure of the personal data concerned. 
 
b.  Protection of the commercial interests of a legal person  - Article 4(2), first indent, 
of Regulation (EC) No 1049/2001  
Documents  containing  commercially  sensitive  information  whose  full  disclosure  would 
undermine  the  protection  of  the  legitimate  interests  of  companies  are  covered  by  the 
exception of the protection of commercial interest (Article 4(2), first indent, of Regulation 
(EC) No 1049/2001).  
Such  documents  contain  references  to  sensitive  business  information  of  the  company,  its 
subcontractors  and  affiliated  companies,  such  as  scientific  information  on  the  vaccine,  its 
price,  the  schedule  to  deploy  the  vaccine,  its  production  capacity,  its  know-how,  the 
involvement  of  experts  or  partners,  business  strategies,  and  other  information  carrying  a 
commercial value.  
The  full  disclosure  of  the  requested  documents  would  undermine  not  only  the  commercial 
interest of vaccines manufacturers, but also the decision-making process of the Commission, as 
it  would  reveal  preliminary  views  and  policy  options  related  to  the  COVID-19  vaccines’ 
strategy,  which  are  currently  under  consideration  by  the  Commission  and  the  Member  States, 
being  vaccinations’  campaign  still  ongoing.  The  exception  laid  down  in  Article  4(3)  first 
subparagraph of Regulation (EC) No 1049/2001 applies to the documents identified above. 
5. Overriding public interests  
The  exceptions    to  the  right  of  access    provided  for  in  Article4(2)and    Article    4(3)  of 
Regulation(EC) No 1049/2001  must be waived if there is an  overriding  public  interest  in 
disclosing the requested  documents.  You refer in  your letter to  grounds of public interest, 
on the basis of which the interests protected in Regulation (EC) No 1049/2001 would have 
to be overridden.  
We  have  thoroughly  assessed  them  and  their  relevance  against  the  interest  of  the  general 
public in good faith negotiations, as well as in the respect by all actors of the commitments 
taken with the signature of the contracts, including in the good faith implementation of the 
same. 
In these circumstances, we have to conclude that, in accordance with the settled case-law, a 
general  consideration  of  public  interest  in  disclosure  of  documents  cannot  provide  an 
appropriate  basis  for  establishing  that,  in  the  present  case,  the  principle  of  transparency 


 
could thus prevail over the reasons justifying the partial refusal3. 
6. Reuse of disclosed documents 
You may reuse public documents, which have been produced by the European Commission or 
by public and private entities on its behalf based on the  Commission Decision on the reuse of 
Commission documents4
. You may reuse the documents disclosed free of charge and for non-
commercial and commercial purposes, provided that the source is acknowledged and that you do 
not distort the original meaning or message of the documents. Please note that the Commission 
does not assume liability stemming from the reuse. 
Please  note  that  some  of  the  documents  entail  preliminary  drafts,  which  do  not  reflect  the 
position of the Commission and cannot be quoted as such. 
Please  also  note  that  the  disclosure  is  without  prejudice  to  the  rules  on  intellectual  property, 
which may limit your right to reproduce or exploit the released documents without the agreement 
of  the  originator,  who  may  hold  an  intellectual  property  right  on  them.  The  European 
Commission does not assume any responsibility from their reuse. 
Finally,  please  note  that  some  of  the  documents  were  drawn  up  for  internal  use  under  the 
responsibility of the relevant services of the Directorate-General for Health and Food Safety. It 
solely  reflects  the  services’  interpretation  of  the  interventions  made  and  do  not  set  out  any 
official position of the third parties to which the documents refer, which were not consulted on 
their content. They do not reflect the position of the Commission and cannot be quoted as such. 
7. Means of redress 
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, you are entitled to make 
a  confirmatory  application  requesting  the  Commission  to  review  this  position,  also  in 
relation to this specific reply. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission Secretariat-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
8. Request for information of the names of the Members of the JNT 
In  your request  you ask the Commission to release the names of the members of the Joint 
Negotiation Team. The Joint Negotiation Team is made of representatives of seven member 
States  with  production  capacity,  namely,  in  alphabetical  order,  France,  Germany,  Italy, 
Poland, Spain, Sweden, The Netherlands.  
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of the names 
(which are personal data) of those members, except if you prove that it is necessary to have the 
data transmitted to you for a specific purpose in the public interest and where there is no reason 
                                                      
3 See, to that effect and by analogy, judgment of 21 September 2010, Sweden and Others v API and Commission, C-514/07 
P, C-528/07 P and C-532/07 P, EU:C:2010:541, paragraphs 157 and 158. 
4 Commission Decision 2011/833/EU of 12 December 2011 on the reuse of Commission documents, OJ L 330, 14.12.2011, 
p. 39–42. 



 
to assume that the legitimate interests of the data subject might be prejudiced. In your request, 
you express only a generic reference to a purpose in the public interest to have access to these 
personal data  and  you  do not  put forward any arguments to establish the necessity to have the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest. 
Consequently,  as  the  need  to  obtain  access  thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not 
been substantiated and there is no reason to think that the legitimate interests of the individuals 
concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned, we are therefore 
maintaining our position that the Commission will not disclose this personal data. 
Yours sincerely, 
 
 
Pierre DELSAUX 
Director General 
(e-signed) 
 

Electronically signed on 01/04/2022 16:01 (UTC+02) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121

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