Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Correspondencia con el Gobierno español'.




 
Ref. Ares(2020)6279512 - 03/11/2020
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR HEALTH AND FOOD SAFETY 
 
Resource management and better regulation 
  Better regulation 
Brussels  
SANTE.A.1/CF 
 
ALVARO MERINO 
Calle Jesús Goldero 19, planta 1 
El Orden Mundial 
28045 Madrid 
Spain 
 
By email only: 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Dear Mr Merino, 
Subject:   
Your access to documents request – Ref GestDem No 2020/5893  
We refer to your e-mails dated 5 October 2020 in which you make a request for access to 
documents, registered on the same day under the above-mentioned reference numbers.  
We also refer to our clarification letter, sent on 12 October 2020 and to your reply of 13 
October 2020. 
On  the  basis  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  requested  access  to  the  following 
documents: 
—  Documentation  of  meetings  (minutes,  drafts,  memoranda,  invitations,  cancellations, 
etc.)  involving  any  person  or  institution  representing  the  Spanish  Government,  in 
particular  the Ministry of  Agriculture,  but  not  excluding Autonomous Communities and 
municipalities, and which is linked to the Farm to Fork, plant protection products, use of 
pesticides and/or animal welfare since January 2018.  

—  Correspondence  (guidance  documents,  reports,  official  letters,  emails,  attachments, 
etc.) exchanged with any person or institution representing the Spanish Government, in 
particular  the Ministry of  Agriculture, but  not  excluding Autonomous Communities and 
municipalities,  and  which  is  linked  to  the  F2F,  plant  protection  products,  pesticide  use 
and/or animal welfare since January 2018.  

You further clarified your request providing us the following details: 
I would like to clarify that I refer to any meeting in which representatives of the Spanish 
Government  participated,  either  exclusively  or  with  more  people.  On  the  level  of 
government  representation,  they  can  limit  the  search  to  representatives  of  the  national 
government  only  (including,  therefore,  ministries).  Finally,  with  regard  to  the  topics 

 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 
 

 
covered in the documents, in addition to the Farm to Fork, I would ask you to include the 
environmental impact of pesticides and animal welfare on farms. 

The handling of your request concerns a very large number of documents, which need to 
be assessed individually, many of them originating from third parties or Member States. 
The  detailed  analysis  of  these  documents,  together  with  the  need  to  consult  the  third 
parties  or  Member  States  concerned  in  accordance  with  Article  4(4)  and  4(5)  of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001,  cannot  be  expected  to  be  completed  within  the  normal 
time limits set out in Article 7 of Regulation (EC) No1049/2001. 
However, Article 6(3) of Regulation (EC) No 1049/2001 also provides for a possibility to 
confer  with  an  applicant  informally  with  a  view  to  finding  a  fair  solution  when  an 
application  relates  to  a  very  long  document  or  concerns  a  very  large  number  of 
documents.  
In accordance with the case law of the EU Courts, such a solution can only concern the 
content or the number of documents requested, not the deadline for replying1. This means 
that the scope of the request must be reduced in a way that would enable its processing 
within the extended deadline of 15 +15 working days.  
Based  on  the  above-mentioned  provision,  we  would  kindly  ask  you  to  specify  the 
objective of your application and your specific interest in the documents requested2, and 
whether  you  could  narrow  down  the  scope  of  your  application,  so  as  to  reduce  it  to  a 
more manageable amount of documents.  
In  order  to  help  you  to  narrow  down  your  application,  please  note  that  the  following 
categories of documents have been identified as falling under the scope of your request: 
1. 
Farm to Fork 
 
We have identified 5 documents concerning bilateral correspondence and meetings with 
Spanish  representatives  (letter  from  Commission  to  all  Member  States,  letter  from  the 
Spanish  Minister  of  Agriculture,  Fisheries  and  Food,  report  on  teleconference  with 
Spanish  Ambassador,  report  on  meeting  with  the  Spanish  Minister,  the  Country  Profile 
for Spain). 
 
2. 
Plant protection products  
 
We have identified around 90 documents divided as following: 
 
  SUD audit carried out in Spain in 2018 and also documents relating to SUD and 
PPP Working group meetings which took place in 2018 and 2019: around 45 
documents; 
  Harmonised Risk Indicators: around 20 documents; 
  PPP Formulation Analysis and Enforcement Working Groups: around 20 
documents; 
                                                 
1  Judgment      of      the      Court      of  Justice      of      2      October      2014,Strack  vEuropean  Commission,C 
127/13,(hereinafter    referred    to    as    the    ‘Strackv  Commissionjudgment’),  EU:C:2014:2250,  paragraphs 
26-28. 
2  Strackv  Commissionjudgment,  paragraph  28;  Judgment  of  the  General  Court  (then  'Court  of  First 
Instance')  of  22  May  2012,EnBW  Energie  Baden-Württemberg  vEuropean  Commission,  T-344/08, 
EU:T:2012:242, paragraph 105. 


 
 
3. 
 Use of pesticides  
 
We have identified around 50 documents divided as following: 
  Minutes  from  the  ScoPPAFF  which  reflect  the  content  of  interventions  of 
Member States: around 10 documents.  
Please  not  that  these  documents  are  publicly  available  on  this  website: 
https://ec.europa.eu/food/plant/standing_committees/sc_phytopharmaceuticals_e
n;
 
  Spanish  comments/interventions  in  the  Specific  protection  goals  workshop 
organized by DG Sante: around 10 documents; 
  Spanish  comments  during  the  Risk  mitigation  measures  workshop:  around  10 
documents; 
  Minutes  from  the  meeting  of  the  Post  Approval  issues  working  group  with 
interventions of Spain: : around 10 documents; 
  BTOs  from  meeting  with  Spain  on  issues  related  to  pesticides:  around  10 
documents. 
  
4. 
Animal welfare  
 
We have identified around 60 documents divided as following: 
 
  2017-6126 Audit to Spain on tail docking: around 20 documents; 
  2019 TAILS mission in Spain: around 10 documents; 
  Meetings : around 10 documents; 
  ES Tail docking action plan: around 10 documents; 
  ES annual AW reports: around 10 documents. 
 
According to our first estimates, the handling of your requests would take  100 working 
days
3, broken down as follows: 
 
-  identification  of  the  documents  falling  under  your  requests,  as  well  as  retrieval 
and  establishment  of  a  complete  list  of  the  documents  identified:  20  working 
days; 
-  assessment of the content of the documents in light of the exceptions of Article 4 
of Regulation 1049/2001: 15 working days:  
-  third-party/Member  State  consultations  under  Article  4(4)  and/or  4(5)  of 
Regulation 1049/2001: 10 working days; 
-  final assessment of the documents in light of the comments received: 15 working 
days; 
-  drafting of the reply: 5 working days; 
-  redaction  of  those  parts  of  the  documents  to  which  one  or  several  exceptions 
apply(ies): 20 working days; 
-  internal approval of the draft decision on your requests: 10 working days; 
-  preparation of the reply and the documents for dispatch (scanning of the redacted 
versions, administrative treatment,…): 5 working days. 
                                                 
3 Taking into account other applications for access to documents and other tasks that the staff concerned 
are likely to have to deal with during the same period.   



 
 
 
Please  note  that,  according  to  our  first  estimates  and  considering  the  complexity  of  the 
content  and  the  need  to  carry  out  third  party  consultations  on  a  large  number  of 
documents,  in  this  case  a  maximum  of  60  documents  can  be  dealt  with  within  the 
extended  deadline  of  30  working  days,  counting  from  the  date  of  registration  of  your 
reply to our clarification request.  
Therefore,  we  would  suggest  you  to  choose  among  the  four  categories,  the  sub-
categories of documents or specific topics/subjects of discussion falling within each 
sub-categories  you  are  most  interested,  in  order  to  reach  the  total  amount  of  60 
documents
.  
In order to enable us to respect the time-limits of Regulation 1049/2001, we would kindly 
ask for a swift reply to the above proposal, by email within five working days at the latest 
to: 
  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx  
 
If you have any questions concerning the invitation, you can contact us at the same address. 
In the absence of a reply within five working days, we will unilaterally restrict the scope of 
your  application  to  those  parts  that  can  be  dealt  with  within  the  extended  deadline  of  30 
working days, counting from the registration of your reply to our clarification request.  
Thank you in advance for your understanding.  
Yours faithfully, 
Carmen GARAU 
Head of Unit 

Electronically signed on 01/11/2020 14:17 (UTC+01) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482