Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'The 181th-210th Commission replies to confirmatory applications issued in 2019'.




 
Ref. Ares(2020)7713635 - 17/12/2020
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
 
Brussels, 16.10.2019 
C(2019) 7541 final 
 
 
 
  
B-1190 Bruxelles  
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject:  
Your  confirmatory  application  for  access  to  documents  under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2019/3410 

Dear 

I  refer  to  your  e-mail  of  19  August  2019,  registered  on  20  August  2019,  in  which  you 
submit  a  confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation 
(EC) No 1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and 
Commission documents2 (hereafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’).  
1. 
SCOPE OF YOUR APPLICATION 
On  14  June  2019  you  submitted  two  initial  applications  for  access  to  documents 
addressed  relating  to  the  meetings  of  the  staff  members  of  the  European  Commission 
with  the  consulting  company  Fleishman-Hillard.  Indeed,  in  your  initial  applications, 
which  were  addressed  to  the  Directorate-General  for  Internal  Market,  Industry, 
Entrepreneurship  and  SMEs3  and  the  Directorate-General  for  Energy4,  you  asked  for 
access  to,  I  quote,  ‘[…]  les  documents  contenant  ces  informations:  Contacts,  rendez-
vous, compte-rendus de réunions avec Fleishman-Hillard en 2018 – 2019
’. 
 
 
                                                 

OJ L 345, 29.12.2001, p. 94. 

OJ L 145 31.5.2001, p. 43. 
3  
Registered as Gestdem 2019/3630 and 2019/3660. 
4  
Registered as Gestdem 2019/3410 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
http://ec.europa.eu/dgs/secretariat_general/ 

 
As  your  initial  application  was  considered  as  not  sufficiently  clear,  the  Directorate-
General for Internal Market, Industry, Entrepreneurship and SMEs contacted you in order 
to  clarify  its  scope.  In  the  emails  of  17  and  19  June  2019,  you  replied  that  you  were 
interested  in  documents  concerning,  I  quote,  ‘[c]ontacts  about  [the  Registration, 
Evaluation,  Authorisation  and  Restriction  of  Chemicals5],  chemicals  and  about  gas 
industry’.  
You  also  clarified  that  with  regard  to  the  issue  of  the  Registration,  Evaluation, 
Authorisation  and  Restriction  of  Chemicals,  you  were  interested  in  documents 
concerning  contacts  between  Fleishman-Hillard  and  the  staff  of  the  European 
Commission at all hierarchical levels. As regards the ‘gas topic’, you explained that your 
application  covers  documents  concerning  contacts  between  the  above-mentioned 
company and the staff of the European Commission at the level from the Commissioner 
to the head of unit.  
The  above-mentioned  clarifications  were  taken  into  account  also  by  the  Directorate-
General for Energy in its assessment of your application Gestdem 2019/3410. In its reply 
of 31 July 2019, the Directorate-General for Energy informed you that it did not hold any 
documents falling under the scope of your application.  
You submitted your confirmatory application on  19 August 2019, asking for the review 
of that position6.  
Following  your  confirmatory  application,  the  European  Commission  has  carried  out  a 
renewed search for the documents concerned and identified the following ones: 
  Email from Fleishman-Hillard of 22 May 2018 to the European Commission, 
with the attachment, reference Ares(2019) 5938518, (hereafter ‘document 1’); 
  Email from Fleishman-Hillard of 30 May 2018 to the European Commission 
and  the  reply  of  the  European  Commission  of  31  May  2018,  with  the 
attachment, reference Ares(2019) 5938792, (hereafter ‘document 2’); 
  Email  from  Fleishman-Hillard  of  6  June  2018  to  the  European  Commission 
and the follow-up email  of 8 June with the attachment, reference Ares(2019), 
5962021 (hereafter ‘document 3’).  
 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the 
reply given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
                                                 
5  
REACH. 
6  
I note that  you did not contest the position of  the Directorate-General for Internal Market, Industry, 
Entrepreneurship and SMEs included in its replies to your initial applications Gestdem 2019/3630 and 
2019/3660, provided on, respectively, 10 July 2019 and 1 August 2019.   


 
As  mentioned  in  point  1  of  this  decision,  following  your  confirmatory  application,  the 
European Commission identified the above-mentioned documents 1-3 and assessed them 
from  the  point  of  view  of  the  applicability  of  the  exceptions  in  Article  4  of  Regulation 
(EC) No 1049/2001. 
Following  this  assessment,  I  can  inform  you  that  (wide)  partial  access  is  granted  to  the 
documents concerned.  
The relevant undisclosed parts of the documents require protection under the exception in 
Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 (protection of privacy and the integrity 
of the individual).  
In the assessment, the European Commission took into account the position of the third 
party  originator,  consulted  in  line  with  Article  4(4)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001, 
which did not object to the (partial) disclosure of the documents concerned.  
2.1.  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy and the integrity of the individual, in  particular in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager)7,  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation 
(EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data8 
(hereafter ‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
Please  note  that,  as  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been 
repealed by Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council 
of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC9 (hereafter ‘Regulation (EU) 2018/1725’). 
However,  the  case  law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation (EU) 2018/1725. 
 
 
                                                 
7  
Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010,  European Commission v The Bavarian Lager Co. 
Ltd
  (hereafter  referred  to  as  ‘European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  judgment’)  C-28/08 P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59. 
8  
OJ L 8 12.1.2001, p. 1.  
9  
OJ L 205 21.11.2018, p. 39. 


 
In  the  above-mentioned  judgment,  the  Court  stated  that  Article  4(1)(b)  of  Regulation  
(EC)  No  1049/2001  ‘requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual  must  always  be  examined  and  assessed  in  conformity  with  the  legislation  of 
the  Union  concerning  the  protection  of  personal  data,  and  in  particular  with  […]  [the 
Data Protection] Regulation’.10 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’.  
As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof), ‘there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life’.11 
Documents  1-3  include  the  names  and  contact details  of  staff  members  of  the  European 
Commission not holding any senior management  position. They include also the names 
and contact details of third parties (representatives of Fleishman-Hillard).  
The names12 of the persons concerned as well as other data from which their identity can 
be  deduced  undoubtedly  constitute  personal  data  in  the  meaning  of  Article  3(1)  of 
Regulation (EU) 2018/1725.  
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
In Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution does not 
have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data.13 This is 
also  clear  from  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  which  requires  that  the 
necessity to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
According to  Article 9(1)(b) of Regulation  (EU)  2018/1725,  the European Commission 
has to  examine the  further conditions  for the lawful processing of personal  data only if 
the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to 
have the data transmitted for a specific purpose in the public interest.  
                                                 
10   European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 59. 
11   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  Rechnungshof  and  Others  v  Österreichischer 
Rundfunk, Joined Cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 
12   European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 68. 
13   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency,          
C-615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 


 
It  is  only in  this  case that  the European Commission  has to  examine whether there is  a 
reason to assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced and, in 
the affirmative, establish the proportionality of the transmission of  the personal data for 
that specific purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In your confirmatory application, you do not put forward any arguments to establish the 
necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest. 
Therefore, the European Commission does not have to examine whether there is a reason 
to assume that the data subjects’ legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, there are reasons to assume that the legitimate interests of the 
data  subjects  concerned  would  be  prejudiced  by  the  disclosure  of  the  personal  data 
reflected  in  the  documents,  as  there  is  a  real  and non-hypothetical  risk  that  such  public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  included  in  the  relevant 
undisclosed parts of documents 1-3, as the need to obtain access thereto for a purpose in 
the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the 
legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by  the 
disclosure of the personal data concerned. 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
The exception in Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 does not include the 
possibility  for  the  exceptions  defined  therein  to  be  set  aside  by  an  overriding  public 
interest. 
4. 
PARTIAL ACCESS 
Partial access is hereby granted to documents 1-3.