This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Council background documents related to IIA on Transparency Register'.


 
  
 
 
 

Council of the 
 
 

 European Union 
   
 
Brussels, 8 December 2020 
(OR. en) 
    13633/20 
 
 
 
 
LIMITE 

 
AG 66 

 
 
INST 294 
 
'I' ITEM NOTE 
From: 
Presidency 
To: 
Permanent Representatives Committee (Part 1) 
Subject: 
Interinstitutional agreement on a mandatory Transparency Register 
- State of play and guidance for further work 
 
 
 
I.  INTRODUCTION 
1. 
The Transparency Register concerns the contacts between the Commission, the Council and 
the  European  Parliament  (EP),  on  the  one  hand,  and  interest  representatives,  on  the  other 
hand.  On  28  September  2016,  the  Commission  presented  its  proposal  for  a  new,  tripartite 
Interinstitutional Agreement (IIA) on a mandatory Transparency Register1, in order to replace 
the current bilateral voluntary one2. 
2. 
The  main  objective  of  the  proposal  is  to  establish  a  framework  for  transparent  interactions 
between  interest  representatives  and  the  three  EU  institutions.  The  registration  of  interest 
representatives in the Transparency Register should become a precondition for activities with 
decision-makers in the three EU institutions ('conditionality principle'). 
                                                 
1   12882/16. 
2   In 2011, the Commission and the European Parliament signed an IIA establishing a common Transparency Register, 
providing for voluntary registration of lobbyists, revised in 2015. The Council decided not to participate but made a 
unilateral statement, expressing its support. In 2014, President Juncker included the establishment of a  mandatory 
Transparency Register in his political priorities.  
 
13633/20  
 
 

 
 
LIMITE 
EN 
 

  
II.  WORK IN THE EUROPEAN PARLIAMENT 
3. 
In  June  2017,  the  European  Parliament  Conference  of  Presidents  (CoP)  adopted  the  EP 
negotiating mandate3, revised in June 20184.  
4. 
In  April  2020,  the  CoP  appointed  its  negotiators  for  the  new  legislative  term  2019-2024  - 
Katarina  BARLEY  (S&D,  DE),  Vice-President  in  charge  of  transparency,  and  Danuta 
HÜBNER  (EPP,  PL).  A  Contact  group  with  political  groups'  representatives  was  also 
established. 
III.   WORK WITHIN THE COUNCIL 
5. 
The  Permanent  Representatives  Committee  approved,  and  made  public,  the  Council's 
negotiating mandate in December 20175. It consists of a package of two instruments - a draft 
IIA (amended Commission proposal)6 and a draft Council decision (new document)7. 
6. 
The  file  was  intensively  discussed  by  the  General  Affairs  Working  Party  since  September 
2016. The Presidency regularly reported to delegations on the interinstitutional negotiations.  
IV.  INTERINSTITUTIONAL NEGOTIATIONS 
7. 
After  two  preliminary  political  level  meetings  during  the  Estonian  Presidency,  negotiations 
started in  January 2018.  Twenty-one technical  level and seven  political  level  meetings  took 
place until December 2020. 
8. 
The Romanian Presidency presented to the Permanent Representatives Committee a progress 
report  in  June  20198.  Under  the  new  legislature,  negotiations  resumed  in  June  2020  and 
continued intensively during the German Presidency. 
V.  MAIN ISSUES 
9. 
The scope (who should be committed by the conditionality principle) was a central issue in 
the negotiations. The Commission called in particular on binding commitments for MEPs and 
the  Council  Presidency  (Permanent  Representatives  and  Deputies  of  current  and  incoming 
Presidencies).  The  Council  mandate  provided  for  coverage  of  the  GSC  (Secretary-General 
                                                 
3   http://www.europarl.europa.eu/RegData/publications/reg/2017/602260/EP-PE_REG(2017)602260_XL.pdf  
4   http://www.epgencms.europarl.europa.eu/cmsdata/upload/2018_06_27_EP_transparency_package_-
_proposals_to_strengthen_conditionality.pdf  
5  15173/17. 
6   15332/17, 15332/17 COR1, 15332/17 COR2. 
7   15336/17. 
8  9688/19. 
 
13633/20  
 
 

 
 
LIMITE 
EN 
 

  
and  Directors-General,  as  in  the  proposal),  while  considering  that  interactions  between 
interest representatives and Member States' organs (including Permanent Representatives, and 
including at regional and local levels) are  under the exclusive competence of the respective 
Member State and should not be subject to the conditionality principle via an IIA9. The EP 
shared  the  Council's  approach  on  voluntary  commitments,  specific  for  each  institution.  It 
opposed  the  inclusion  of  MEPs,  due  to  concerns  over  their  'freedom  of  mandate',  but 
gradually  included  in  its  Rules  of  Procedure  (RoPs)  provisions  incentivising  voluntary 
commitments10. 
10.  Legal  architecture:  there  were  different  views  on  the  instruments  through  which  the 
institutions' respective conditionality commitments should be taken. The three Legal Services 
finally found together a legally sound solution. 
11.  The issues of staffing, resources and organisation of the Secretariat, as well as the role of 
the Managing Board were also intensively discussed. 
VI.    STATE OF PLAY AND CONCLUSIONS 
12.  Since June 2020, a new impetus has been given to negotiations, which made it possible to find 
mutually acceptable solutions on the outstanding issues. The Commission agreed to take into 
account  the  specificities  of  each  institution,  as  suggested  by  the  Council  and  the  EP.  The 
Presidency  considers  that  it  found  practical,  sound  and  cooperative  solutions  during  the 
intensive negotiations, while staying within and defending the negotiating mandate.  
13.  Several parts of the compromise were provisionally agreed at political level between the three 
institutions in November and December 2020. On 30 November, they reached a provisional 
agreement at technical level on the whole compromise package, and on 7 December 2020 the 
political negotiators tentatively endorsed the provisions on the key issue of the conditionality, 
paving the way for a political agreement. 
14.  The package provisionally agreed includes an IIA on a mandatory Transparency Register, as 
set out in the Annex to this note, as well as a political statement by the signatory institutions11. 
A draft Council decision regulating the contacts between the interest representatives and the 
General  Secretariat  will  also  be  submitted  for  adoption  in  parallel,  as  part  of  the  overall 
                                                 
9  Based on the Council Legal Service opinion, issued in January 2017 (5151/1/17). 
10  MEPs should adopt the systematic practice of only  meeting registered lobbyists (i.e.  voluntarily) and  should also   
publish  information  on  these  meetings.  More  constraining  commitments  for  rapporteurs,  shadows  and  committee 
Chairs were included in the EP RoPs, as revised in January 2019 (legislative footprint principle). 
11   13813/2020. 
 
13633/20  
 
 

 
 
LIMITE 
EN 
 

  
package12.  A  political  declaration  on  additional  voluntary  commitments  of  Member  States 
will complete it. 
15.  The  Presidency  reported  to  the  Working  Party  on  General  Affairs  on  this  outcome  on 
8 December 2020. A final meeting at political level to confirm the political agreement on the 
overall  package  is  expected  to  take  place  mid-December,  subject  to  prior  acceptance  by 
Permanent Representatives Committee. 
16.  The  Permanent  Representatives  Committee  is  therefore  invited  to  endorse  the  draft 
compromise package, with a view to a political agreement. 
 
                                                 
12  13663/20 
 
13633/20  
 
 

 
 
LIMITE 
EN 
 

  
ANNEX 
COMPROMISE PACKAGE AT TECHNICAL LEVEL FOR THE ATTENTION OF THE 
POLITICAL NEGOTIATORS 
AGREEMENT ON A MANDATORY TRANSPARENCY REGISTER 
 
Agreement between the European Parliament, the Council of the European Union and the 
European Commission on a mandatory transparency register 
THE  EUROPEAN  PARLIAMENT,  THE  COUNCIL  OF  THE  EUROPEAN  UNION  AND  THE 
EUROPEAN COMMISSION 
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union (TFEU), in particular Article 
295 thereof, and the Treaty establishing the European Atomic Energy Community (EURATOM), in 
particular Article 106a thereof, 
Whereas: 
(1) The European Parliament, the Council of the European Union and the European Commission 
('the  three  signatory  institutions')  maintain  an  open,  transparent  and  regular  dialogue  with 
representative  associations  and  civil  society  in  accordance  with  the  Treaty  on  European  Union 
(TEU), in particular Article 11(1) and (2) thereof. 
(2)  This  openness  allows  for  all  stakeholders  to  present  their  views  on  decisions  that  may  affect 
them  and  hence  contribute  effectively  to  the  evidence  base  on  which  policy  proposals  are  made. 
Engaging with stakeholders enhances the quality of decision-making by providing channels for the 
input of external views and expertise. 
(3)  The  three  signatory  institutions  affirm  that  transparency  and  accountability  are  essential  to 
maintain  the  trust  of  European  citizens  in  the  legitimacy  of  the  political,  legislative  and 
administrative processes in the Union. 
(3a) (new) The signatory institutions recognise the importance of coordinating their approach in 
order to further promote transparent and ethical interest representation through the adoption of 
a joint framework for their cooperation. 

(4)  Transparency  of  interest  representation  is  especially  important  in  order  to  allow  citizens  to 
follow the activities and potential influence of interest representatives, including through financial 
 
13633/20  
 
 

 
 
LIMITE 
EN 
 

  
support and sponsorship. The  three signatory institutions  consider that  such transparency is  best 
ensured by a C code of C conduct which contains the rules and principles applicable to be observed 
by interest representatives signing up to the a Transparency Register (‘register’) and, thereby, to the 
Code. 
(5)  In  view  of  the  positive  experience  with  the  Transparency  Register  for  organisations  and  self-
employed individuals engaged in EU policy-making and policy implementation established by the 
agreement of the European Parliament and the European Commission of 16 April 20141, the three 
signatory institutions consider that such an agreement should be extended in an appropriate way. 
(6) The three signatory institutions recognise the necessity to establish a mandatory Transparency 
Register (' make the register mandatory ') by adopting, by means of individual decisions, measures 
of  equivalent  effect  that  make  ing  registration  in  the  register  a  necessary  precondition  for 
carrying out certain types of interest representation activities. interactions with them conditional 
upon  prior  registration,  thereby  making  registration  a  de  facto  precondition  for  interest 
representation,  and  thus  ensuring  that  such  representation  occurs  according  to  the  rules  and 
principles enshrined in the Code of Conduct. 
(6a) (new) In order to further strengthen the joint framework and build on the progress made in 
establishing  a  common  transparency  culture,  the  signatory  institutions  should  publish  on  the 
website  of  the  register  conditionality  and  complementary  transparency  measures  they  have 
adopted  to  encourage  registration,  such  as  dedicated  mailing  lists,  the  recommendation  that 
certain  decision-makers  meet  only  registered  interest  representatives  or  the  publication  of 
meetings between certain decision-makers and interest representatives. 
(6b) (new) This agreement should make arrangements for the benefit of other Union institutions, 
bodies, offices and agencies or Member States’ permanent representations, who voluntarily wish 
to apply the operating principles of the joint framework so as to promote this agreement beyond 
the signatory institutions. 
(6c) (new) In order to avoid unnecessary administrative burden and in line with current practice 
as regards registration, activities carried out by interest representatives exclusively on behalf of 
and in the name of an association or network they are a part of are considered to be activities of 
that network or association.
 
                                                 
1   Agreement between the European Parliament and the European Commission on the transparency 
register for organisations and self-employed individuals engaged in EU policy-making and 
policy implementation, OJ  L 277, 19.9.2014, p. 11. 
 
13633/20  
 
 

 
 
LIMITE 
EN 
 

  
(6d) (new) Activities of public authorities of the Member States, as well as of any association or 
network of public authorities acting on their behalf at the Union, national or subnational level, 
should  not  be  covered  by  this  Agreement,  although  associations  and  networks  of  public 
authorities  at  the  Union,  national  or  sub-national  level  engaging  in  interest  representation 
activities can register.
 
(7)  The  three  institutions  respond  hereby  to  the  need  to  adopt  as  swiftly  as  possible  an 
interinstitutional  agreement  establishing  a  mandatory  register,  in  accordance  with  the  European 
Parliament's resolution of 28 April 2016 on public access to documents2
(7  a)  (new)  The  practice  of  the  adoption  of  an  annual  report  on  the  operations  of  the  register 
should be maintained as a tool to ensure the appropriate visibility of the coordinated approach 
and to bolster citizens’ trust; at the same time, the content of the report should be expanded to 
cover conditionality and complementary transparency measures adopted by the institutions. 
(8) The operation of this register should shall not impinge on the competences of any of the three 
signatory institutions or affect their respective internal organisational powers, without prejudice to 
the  agreement  they  shall  conclude  in  respect  of  the  modalities  on  their  contributions  to  the 
administrative and financial resources of the Secretariat of the register. 
(8a)  (new)  In  the  exercise  of  their  respective  power  of  internal  organisation,  the  signatory 
institutions  have  delegated  to  the  Secretariat  and  the  Management  Board  the  power  to  act  on 
their  behalf  for  the  adoption  of  individual  decisions  concerning  applicants  and  registrants  in 
accordance with this agreement. The signatory institutions should be co-defendants with regard 
to  any  legal  action  brought  before  the  competent  Union  Courts  against  final  decisions  of  the 
Management Board adversely affecting applicants or registrants. 
(9) The three signatory institutions should shall act in mutual sincere cooperation in implementing 
this agreement. 
(10)  Any  of  the  three  signatory  institutions  may  pursue  other  good  governance  and  transparency 
policies  outside  the  framework  of  this  agreement  to  the  extent  that  such  policies  do  not  interfere 
with the implementation and the objectives pursued by this agreement. 
                                                 
2   Resolution  of  11  March  2014  on  public  access  to  documents  (Rule 104(7))  for  the  years  2011-2013),  text  adopted 
P8_TA(2016)0202. 
 
13633/20  
 
 

 
 
LIMITE 
EN 
 

  
(11) This e agreement should shall be without prejudice to the exercise of rights under Article 11(4) 
TEU  (European  citizens'  initiative)  and  Article  227  TFEU  (the  right  to  petition  the  European 
Parliament), 
AGREE AS FOLLOWS: 
Article 1 
Purpose and scope of the interinstitutional agreement 
This  interinstitutional  agreement  establishes  a  framework  and  operating  principles  for  a 
coordinated approach of the signatory institutions on transparent and ethical interaction between 
interest representation   representatives engaging in activities covered by this agreement and any of 
the three institutions. 
Bmeans of individual decisions taken out of their power of internal organisation, the signatory 
institutions agree to implement the coordinated approach with regard to the activities covered by 
this  agreement  (‘activities  covered’)  and  to  define  the  activities  that  they  decide  to  make 
conditional upon registration in the register.  
Article 2 
Definitions 
For the purposes of this interinstitutional agreement, the following definitions shall apply: 
a) 'Interest representatives' shall means any natural or legal person, or formal/ and informal groups, 
associations or networks thereof, engaging in activities covered by this agreement;  
b) 'Applicant' shall refer to means any interest representative applying to join the register; 
c) 'Registrant' shall refer to means any interest representative with an existing entry in the register;  
d)  'Client'  shall  means  an  interest  representative  that  has  instructed  entered  into  a  contractual 
relationship with an intermediary to represent the client's own interests concerning the provision of 
activities covered vis-à-vis any of the three institutions; 
e)  'Intermediary'  shall  means  an  interest  representative  that  represents  the  interests  of  a  client 
concerning the provision of activities covered vis-à-vis any of the three institutions; 
 
13633/20  
 
 

 
 
LIMITE 
EN 
 

  
f) 'Client – intermediary relationship' shall means any contractual relationship between a client and 
an intermediary one or more service (sub)providers concerning the provision of activities covered 
activity;  
g) 'Officials Staff' shall refer to means all categories of staff subject to the staff regulations3 of any 
of the three signatory institutions. 
h) (new) ‘Conditionality’ means the principle whereby registration in the register is a necessary 
precondition for interest representatives to carry out certain activities covered. 
Article 3 
Activities covered and not covered by the interinstitutional  
1) This agreement applies to activities which promote certain interests by interacting with any of the 
three signatory institutions, their members or officials, carried out by interest representatives with 
the  objective  of  influencing  the  formulation  or  implementation  of  policy  or  legislation,  or  the 
decision-making processes within these of the Union institutions,  unless an exception defined in 
paragraph 2 or in without prejudice to Article 4 applies. 
2) In particular, those activities may include:  
‒  organisation of or participation in meetings, conferences or events as well as any similar 
contacts with Union institutions; 
‒  contribution or participation in consultations, hearings or other similar initiatives; 
‒  communication campaigns, platforms, networks and grassroots initiatives; 
‒  preparation or commissioning of policy and position papers, amendments, opinion polls 
and  surveys,  research  work,  open  letters  and  other  communication  or  information 
material.
 
Article 4 
Activities not covered  
21) The following activities are not considered to be activities in the sense of Article 3 paragraph 1: 
a)  The  provision  of  legal  and  other  professional  advice  in  the  context  of  a  client-
intermediary relationship, where: 
                                                 
3  
The Staff Regulations of Officials of the European Union and the Conditions of 
Employment of Other Servants of the Union, laid down in Council Regulation (EEC, 
Euratom, ECSC) No 259/68, OJ L 56, 4.3.1968, p. 1.
 
 
13633/20  
 
 

 
 
LIMITE 
EN 
 

  
— it consists of representation in the context of a conciliation or mediation procedure 
aimed at preventing a dispute from being brought before a judicial or administrative 
body;  
— it  consists  of  advice  given  to  clients  to  help  them  ensure  that  their  activities 
comply with the existing legal framework; or 
— it relates to representing clients and safeguarding their fundamental or procedural 
rights, such as the right to be heard, the fundamental right of a client to a fair trial, 
including  the  right  of  defence  in  administrative  proceedings,  such  as  activities 
carried out by lawyers or by any other professionals involved therein. 
b) Submissions made as a party or a third party in the framework of a legal or administrative 
procedure established by  EUnion law or by international  law  applicable to the Union and 
submissions  based  on  a  contractual  relationship  with  the  institution  or  based  on  a  grant 
agreement financed by EUnion funds. 
c) Activities of the social partners as participants in the social dialogue pursuant to Article 
152 TFEU. 
d) Submissions made in response to direct and specific requests from any of the Union three 
institutions,  their  members  representatives  or  staff  officials,  such  as  requests  for  factual 
information, data or expertise. 
e)  Activities  carried  out  by  natural  persons  in  a  strictly  The  communication  of  citizens, 
acting solely in their personal capacity and not acting in association with others, with any 
of the three institutions. 
f)  Spontaneous meetings, meetings  of  a  purely private  or  social  character  and meetings 
taking place in the context of an administrative procedure established by the Treaties or 
Union acts. 
2) This agreement does not cover the activities carried out by the following bodies: 
Article 4 
Bodies not covered by the interinstitutional agreement 
 
13633/20  
 
 

 
 
LIMITE 
EN 
 

  
1  
a)  Political  parties  are  exempt  from  registration.  However,  any  organisations  created  or 
supported by them which are engaged in activities covered are not exempt from registration. 
2  
b)  Churches  and  religious  associations  or  communities  as  well  as  philosophical  and  non-
confessional  organisations  foreseen  in  Article  17  TFEU  are  exempt  from  registration. 
However,  the  representative  offices  or  legal  entities,  offices  and  networks  created  to 
represent  churches,  religious  communities  or  philosophical  and  non-confessional 
organisations in their relations with the EU institutions, as well as their associations, are not 
exempt from registration.  
3  
a) The p Public authorities of the Member States (including their permanent representations 
and embassies), at national and subnational level., are exempt from registration,. as well as 
any  
b)  Associations  of  public  authorities,  as  well  as  their  networks,  at  the  European  Union
national  or  subnational  level,  under  the  condition  that  they  act  uniquely  on  behalf  of  the 
relevant public bodies. 
4)  The  public  authorities  of  third  countries,  (including  their  diplomatic  missions  and 
embassies) are exempt from registration. 
5  
c) Intergovernmental organisations, including agencies and bodies emanating from them, are 
exempt from registration. 
d)  Public  authorities  of  third  countries,  including  their  diplomatic  missions  and  embassies 
are exempt from registrationHowever, activities carried out by legal entities, offices and 
networks  representing  such  authorities,  without  diplomatic  status  or  through  an 
intermediary, are covered. 
e)  Political  parties  are  exempt  from  registration.  However,  activities  carried  out  by  any 
organisations  created  or  supported  by  or  affiliated  with  them,  are  covered  which  are 
engaged in activities covered are not exempt from registration. 
2f)  Churches  and  religious  associations  or  communities  as  well  as  philosophical  and  non-
confessional  organisations  foreseen  provided  for  in  Article  17  TFEU.  are  exempt  from 
registration.  However,  activities  carried  out  by  the  representative  offices  or  legal  entities, 
offices and networks created to represent churches, religious communities or philosophical 
 
13633/20  
 
 

 
 
LIMITE 
EN 
 

  
and non-confessional organisations in their relations with the EU Union institutionsas well 
as their associations, are covered. not exempt from registration. 
Article 5 
Conditionality and complementary transparency measures Interactions upon registration 
1) The three signatory institutions agree commit to the principle of conditionality, which they shall 
implement by means of individual decisions taken out of their power of internal organisation.  
1a)  When  adopting  conditionality  measures,  or  complementary  transparency  measures  to 
encourage  registration  and  strengthen  the  joint  framework,  the  signatory  institutions  shall 
ensure that those measures are consistent with this agreement and reinforce the objective of the 
coordinated  approach  of  setting  a  high  standard  of  transparent  and  ethical  interest 
representation  at  Union  level.  to  make  the  following  types  of  interaction  conditional  upon  prior 
registration. of interest representatives: 
In the European Parliament  
‒  Access  to  Parliament  buildings:  eligibility  for  applying  for  long-term  access  passes  to  the 
European  Parliament  premises  of  individuals  representing,  or  working  for,  interest 
representatives; 
 
‒  Committee public hearings: possibility for interest representatives to be invited to speak at a 
committee hearing as a guest, without prejudice to the provisions of Article 3(2)(b);  
‒  Patronage: granting of patronage to events organised by interest representatives; 
 
‒  Meetings:  meetings  between  interest  representatives  and  Members  of  the  European 
Parliament,  ('MEPs'),  the  Secretary-General,  Directors-General  and  Secretaries-General  of 
political groups; 
 
‒  Events: hosting of events organised by interest representatives on the European Parliament's 
premises; 
 
‒  Notices: sending of automatic messages about the European Parliament's activities to interest 
representatives. 
In the Council of the European Union 
‒  Meetings: meetings between interest representatives and the Ambassador of the current or 
forthcoming Presidency of the Council of the EU, as well as their deputies in the Committee 
 
13633/20  
 
 

 
 
LIMITE 
EN 
 

  
of the Permanent Representatives of the Governments of the Member States to the European 
Union, the Council's Secretary-General and Directors-General; 
 
‒  Notices:  sending  of  automatic  messages  about  the  Council’s  activities  to  interest 
representatives. 
In the European Commission  
‒  Meetings: meetings between interest representatives and members of the Commission, their 
Cabinet members and Directors-General; 
 
‒  Expert groups: appointment of certain types of expert group members;4 
 
‒  Public consultations: sending of automatic alerts  about the Commission’s consultations to 
interest  representatives;  the  Commission  will  differentiate  between  registered  and  non-
registered entities by publishing their contributions separately; 
 
‒  Patronage: granting of patronage to events organised by interest representatives; 
 
‒  Mailing  lists:  sending  of  alerts  by  means  of  mailing  lists  to  interest  representatives  about 
certain Commission activities. 
2) Each of three institutions shall take the necessary internal measures to give effect to the types of 
conditionality referred to in paragraph 1. 
3) Each institution may decide to make other types of interaction conditional upon registration, as 
long  as  these  additional  types  of  conditionality  have  the  aim  of  further  strengthening  the  current 
framework.  
4)  The  types  of  c  Conditionality  and  complementary  transparency  measures  adopted  by  the 
signatory  institutions  referred  to  in  paragraphs  1  and  3  shall  be  made  public  on  a  dedicated  the 
website page of the register, which shall be regularly updated
 
 
                                                 
4  
This refers to individuals appointed to represent a common interest shared by stakeholders in a particular policy  
 
area, who do not represent an individual stakeholder, but a policy orientation common to different stakeholder 
organisations ('Type B members') and to organisations in the broad sense of the word, including companies, associations, 
NGOs, trade unions, universities, research institutes, law firms and consultancies ('Type C members'), as laid down in 
Commission Decision C(2016) 3301 of 30.5.2016.   
 
13633/20  
 
 

 
 
LIMITE 
EN 
 

  
Article 6 
Eligibility and code of conduct registration of applicants 
1) When applying for registration, a Applicants who submit a complete registration are eligible to 
join the register when they need to demonstrate their eligibility in terms of carrying out activities 
covered by this agreement in accordance with the code of conduct set out in Annex III (‘code of 
conduct’)
2) To this effect, a Applicants need to shall provide the information detailed listed in Annex II, and 
to agree for that information to be in the public domain.  
3) Applicants may be requested to present supporting documents demonstrating demonstrate their 
eligibility and the accuracy of the information submitted. 
4)  Applicants  are  entered  into  the  register  as  registrants  The  Secretariat  shall  activate  an 
applicant’s registration once their eligibility has been established and the registration is considered 
to  satisfy  the  provisions  of  Annex  II  regarding  information  to  be  provided.  Consequently,  the 
applicant becomes a registrant
Article 7 
The Code of Conduct applicable to registrants and its enforcement 
1) The rules and principles that the registrants need to comply with are laid down in the Code of 
Conduct annexed to this agreement (Annex III). By registering, registrants agree to abide with these 
rules and principles. 
5)  As provided in the Code of Conduct, a failure to comply with its provisions may be subject to 
investigations and measures laid down in The Secretariat shall monitor registrations and evaluate 
registrants’ eligibility and observance of the code of conduct in accordance with the procedures 
set out in Annex IV to this agreement. 
6) The Secretariat may carry out investigations concerning a registrant’s alleged ineligibility or 
a  registrant’s  alleged  non-observance  of  the  code  of  conduct,  either  on  the  basis  of  a  may  be 
carried out following complaint s received or on at the Secretariat's its own initiative.  
The three institutions shall take the necessary internal measures to apply any measures imposed in 
accordance with Annex IV. 
 
13633/20  
 
 
10 
 
 
LIMITE 
EN 
 

  
7)  As  provided  in  the  Code  of  Conduct,  In  the  context  of  the  Secretariat’s  monitoring  or  an 
investigation, registrants shall in particular: 
 
a)  present, if requested, the documents and any other supporting materials demonstrating that the 
information  submitted  is  they  have  kept  the  information  relating  to  their  registrations 
accurate; and 
 
b)  agree to cooperate sincerely and constructively with under the procedures laid down in Annex 
IV. requests for clarification and updates; 
 
‒  accept  that  they  may  be  subject  to  the  investigation  procedures  and,  where  applicable, 
measures laid down in Annex IV. 
Article 8 
Management Board of the register 
1)  The  Management  Board  of  the  register  shall  consist  of  the  Secretaries-General  of  the  three 
signatory institutions, who shall chair it on a rotating basis for a term of one year. 
2) The Management Board shall: 
a)   oversee the overall implementation of this agreement by the Secretariat, determine the  
annual  priorities  as  well  as  the  budget  estimates  and  share  required  for  the 
implementation  of  those  priorities,  and  issue  general  instructions  to  that  effect  the 
Secretariat
b)  adopt the annual report referred to in Article 13a; 
‒  approve the rules of procedure of the Secretariat; 
‒  approve the issuance of guidelines as provided for in Article 9(4); 
c)   examine and decide upon reasoned requests for review, submitted by registrants,  of the  
Secretariat's decisions as laid down in in accordance with Annex IV. to this agreement. 
d)  accept notifications for voluntary involvement under Articles 12 and 13 of the agreement; 
2a) The Management Board shall meet at least annually at the initiative of its Chair. It can also 
meet upon request of one of its members.   
3) The Management Board shall decide by consensus.  
 
13633/20  
 
 
11 
 
 
LIMITE 
EN 
 

  
4)  The  Management  Board  may  adopt  rules  of  procedure  governing  the  exercise  of  its 
responsibilities. 
Article 9  
The Secretariat of the register 
1) The Secretariat is shall be a joint operational structure set up to manage the functioning of the 
register. It shall be
 made up of the heads of the unit (or equivalent) responsible for transparency 
issues of each signatory institution and their respective staff.  
a Coordinator and the members of 
the Secretariat, which reports directly to the Management Board.  
2) The Secretariat shall operate under the coordination of one of the heads of unit (or equivalent) 
referred to in paragraph 1, who is nominated as “Coordinator” by the Management Board for a 
renewable  term  of  one  year.  an  official  in  the  Secretariat-General  of  the  European  Commission 
('the Coordinator'). The members of the  Secretariat shall be staff of the European Parliament, the 
Council and the European Commission seconded to the Secretariat by their respective institutions.  
The  Coordinator  shall  represent  assume  the  overall  responsibility  for  the  work  of  the  Secretariat 
and  oversee  its  the  day-to-day  operations  work,  in  the  common  interest  of  the  signatory 
institutions.  
3) The main tasks of the Secretariat shall be: 
‒  drafting the rules of procedure of the Secretariat, for approval by the Management Board; 
a)  reporting to  the Management Board,  prepare its meetings and assist  it in its tasks on the 
overall implementation of this agreement; 
 
b)  establish guidelines for registrants, to ensure the consistent application of this agreement; 
 
c)  monitoring  the  content  of  the  register  and  ensuring  that  only  eligible  applicants  are 
registered decide upon the eligibility of applicants, with the aim to achieve an optimal level 
of  data  quality  in  the  register,  with  on  the  understanding,  however,  that  registrants  are 
ultimately responsible for the accuracy of the information they have provided; 
 
d)  provide ing helpdesk support to applicants and registrants;  
 
e)  carrying  out  investigations,  removing  registrations  and  adopting  apply  measures  in 
accordance with Annex IV to this agreement; 
 
f)  undertake communication and organising awareness-raising actions towards stakeholders
 
13633/20  
 
 
12 
 
 
LIMITE 
EN 
 

  
 
g)  producing draft an the annual report referred to  in Article 13a for the preceding calendar 
year; 
 
h)  ensure  ing  the  IT  development  and  maintenance  of  the  register  website  and  online 
registration form, as well as other related IT resources; 
 
i)  exchanging best good practices and experience in concerning the transparency of interest 
representation with similar bodies; 
 
j)  carrying  out  any  other  activities  necessary  for  the  implementation  of  the  present  this 
agreement. 
4) The Secretariat shall decide by consensus of the heads of unit (or equivalent) may propose for 
the  approval  of  the  Management  Board  guidelines  for  registrants  to  ensure  the  consistent 
application  of  Articles  2  to  6  (definitions,  activities,  bodies  not  covered,  interactions  conditional 
upon  registration,  eligibility  and  registration  of  applicants),  as  well  as  of  the  annexes  of  this 
agreement. 
Article 10 
Empowerment Decision 
The  three  institutions  shall  establish  the  Secretariat  and  the  Management  Board  by  means  of  a 
separate  Decision,  commonly  adopted  by  the  three  institutions  before  the  entry  into  force  of  this 
Agreement. 
The Management Board and the Secretariat shall be empowered to carry out the tasks assigned 
to them pursuant to Article 8 and 9 and, when exercising those responsibilities, to adopt decisions 
on behalf of the signatory institutions. 
Article 11 
Resources 
1) The three signatory institutions shall ensure that the Secretariat has at its disposal the necessary 
human,  administrative,  technical  and  financial  resources  required  are  made  available  for  an 
effective implementation of this agreement proper implementation of its tasks, including adequate 
staffing for the Secretariat.  
 
13633/20  
 
 
13 
 
 
LIMITE 
EN 
 

  
2) The three institutions shall provide the necessary human resources to the Secretariat in case of 
the European Parliament and the Council of the European Union by means of a secondment to the 
Commission  pursuant  to  Articles  37(a)  and  38  of  the  Staff  Regulations  of  the  Officials  of  the 
European Communities.   
3) Without prejudice to point (a) of Article 8(2) and taking into due consideration the different 
size  of  the  institutions’  establishment  plans,  the  signatory  institutions  shall  take  the  necessary 
steps  to  finance  the  maintenance,  development  and  promotion  of  the  register.  The  three 
institutions shall contribute equally to the functioning of the Secretariat and the register. They shall 
conclude  a  separate  agreement  detailing  the  arrangements  regarding  their  contributions  to  the 
administrative and financial resources of the Secretariat. 
Article 12 
 
Voluntary involvement of other EUnion institutions, bodies, offices and agencies 
 
1) Other EU institutions, bodies, offices and agencies are encouraged to use the framework created 
by  this  agreement  themselves  as  a  reference  instrument  for  their  own  interactions  with  interest 
representatives. 
 
1)  Other  EU  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  may  notify  the  Secretariat 
Management Board of that they wish to make certain interactions measures by which they decide 
to  make  certain  activities
  conditional  upon  registration  in  the  Transparency  R  register  or  of  any 
complementary  transparency  measures
.  The  notification  shall  contain  details  of  the  types  of 
interaction proposed and their conditions. 
 
2) Where the Management Board considers that those measures the types of interaction proposed 
are  consistent  with  the  objectives  pursued  by  this  agreement  the  register,  it  may  agree  with  the 
Union
 institution, body, office or agency concerned the conditions under which it may may make 
those  types  of  interaction  conditional  upon  registration  and  shall  benefit  from  the  Secretariat's 
assistance  and  helpdesk  support.  ,  in  return  for  a  proportionate  contribution  to  the  costs  of 
functioning of the Secretariat and register. In this case the measures so notified shall be published 
on the website of the register.
 
 
4) The acceptance of the notification in the preceding paragraph will not confer the notifying EU 
institutions, bodies, offices and agencies the status of a party to this interinstitutional agreement. 
 
5) The types of conditionality accepted under paragraph 3 shall be published on the register website. 
 
 
13633/20  
 
 
14 
 
 
LIMITE 
EN 
 

  
Article 13 
 
Voluntary involvement of Member States' permanent representations to the EUnion 
 
1) Without prejudice to Article 4(3) of the present agreement, Member States may, on a voluntary 
basis,  notify  the  Secretariat  that  they  wish  to  make  certain  interactions  of  interest  representatives 
with  their  permanent  representations  to  the  EU  conditional  upon  registration  in  the  Transparency 
Register.  The  notification  shall  contain  details  of  the  types  of  interaction  proposed  and  their 
conditions.  
 
2)  Where  the  Management  Board  considers  that  the  types  of  interaction  proposed  are  consistent 
with the objectives pursued by the register, the relevant permanent representation may make those 
types of interaction conditional upon registration and shall benefit from the Secretariat's assistance 
and helpdesk support, in  return for a proportionate contribution  to the costs of functioning of the 
Secretariat and register.  
 
3)  The  acceptance  of  the  notification  in  the  preceding  paragraph  will  not  confer  the  notifying 
Member State the status of a party to this interinstitutional agreement. 
 
4) The types of conditionality accepted under paragraph 2 shall be published on the register website. 
 
The Member States may notify the Management  Board of measures, taken in accordance with 
their  national  law,  by  which  they  decide  to  make  certain  activities  of  their  permanent 
representations conditional  upon registration in the register or of complementary transparency 
measures. The measures so notified shall be published on the website of the register. 

 
Article 13a (new) 
Annual Report 
1) The Management Board shall adopt an annual report on the operations of the register during 
the preceding year. 

2) The annual report shall include: 
- a chapter on factual information on the register, its content and evolution; 
- a chapter on the conditionality and complementary transparency measures referred to in 
Article 5 in place. 

3) The annual report shall be submitted to the signatory institutions and published on the website 
of the register. 

 
 
13633/20  
 
 
15 
 
 
LIMITE 
EN 
 

  
Article 13b (new) 
Review  
 
1)  The  signatory  institutions  shall  assess  the  implementation  of  measures  taken  pursuant  to 
Article 5 one year after the entry into force of this agreement, and regularly thereafter, with the 
view, where appropriate, to making recommendations on their improvement and reinforcement. 
 
2) This agreement shall be subject to a review no later than four years after its entry into force.
 
 
Article 14 
Final and transitional provisions 
1) This interinstitutional agreement is shall be of a binding nature for the signatory institutions. 
1a)  (new)  For  the  purposes  of  Article  10,  the  signatory  institutions  commit  to  each  adopt  a 
decision  which  shall  read  as  follows:  “The  Management  Board  and  the  Secretariat  shall  be 
empowered to adopt on behalf of the [institution] individual decisions concerning applicants and 
registrants  in  accordance  with  the  Interinstitutional  Agreement  of  [date,  reference]  on  a 
mandatory transparency register.” Those decisions shall enter into force on the same day as this 
agreement. 
2) This agreement shall replace the agreement between the European Parliament and the European 
Commission of 16 April 2014 whose effects shall cease to apply on the date of application of this 
agreement. 
3) This agreement shall enter into force on the twentieth day following that of its publication in the 
Official Journal of the European Union. It shall apply from [xx xx xxxx]. 
4) Interest representatives registered at the date of application of this agreement shall be entitled to 
amend  their  registration  to  satisfy  the  new  requirements  resulting  from  this  agreement  within  a 
period of six months following that date, in order to remain in the register
5)  Any  investigations  following  alerts  and  complaints  opened  under  the  agreement  between  the 
European Parliament and the European Commission of 16 April 2014 shall be carried out under the 
procedure of that agreement. 
6) This agreement shall be subject to a review four years after its entry into force. 
 
13633/20  
 
 
16 
 
 
LIMITE 
EN 
 

  
 
Done at [place], [date]. 
 
13633/20  
 
 
17 
 
 
LIMITE 
EN 
 

  
ANNEX I 
CLASSIFICATION OF REGISTRANTS 
The Secretariat applies the below classification of registrants, which it may modify.  
 
Classification sections of registrants 
I. 
Professional consultancies, law firms, self-employed consultants 

Subsection  
Professional consultancies 

Subsection 
Law firms 

Subsection 
Self-employed consultants 
II.  Companies, trade/business associations, trade unions, professional associations 

Subsection 
Companies 

Subsection 
Trade and business associations 

Subsection 
Trade unions and professional associations 

Subsection 
Event-organising entities  
III.  Non-governmental organisations 

Subsection 
Non-governmental organisations, platforms, networks, ad-hoc 
coalitions, temporary structures and other similar organisations. 
IV.  Think tanks, research and academic institutions   

Subsection 
Think tanks and research institutions 

Subsection 
Academic institutions 
V. 
Interest representatives not covered by the preceding sections 

Subsection 
Organisations representing churches and religious communities  
 
13633/20  
 
 
18 
 
 
LIMITE 
EN 
 

  

Subsection 
Other entities not covered by preceding sections  
 
13633/20  
 
 
19 
 
 
LIMITE 
EN 
 

  
ANNEX II 
INFORMATION  TO  BE  PROVIDED  BY  REGISTRANTS  ENTERED  INTO  THE 
REGISTER  
This annex specifies the information that will be available in the register. That information shall 
be provided by registrants, except where it is entered automatically. 
I.   GENERAL INFORMATION  
(a)  name  of  the  entity;  address  of  head  office  and  E  Union  office,  if  different  from  head  office; 
phone number; e-mail address;1 website; 
(aa) (new) form of the entity; 
(ab) (new) interests represented; 
(ac) (new) confirmation that the applicant operates in accordance with the code of conduct set 
out in Annex III; 
(b)  name  of  the  person  legally  responsible  for  the  organisation  and  person  in  charge  of  E  Union 
relations;  names  of  the  persons  with  authorisation  for  access  to  the  European  Parliament's 
premises;2 
(c)  an  annual  estimate  of  the  full-time  equivalents  (FTEs)  for  all  persons  involved  in  activities 
covered by the register according to the following percentages of a full-time activity: 10 %, 25 %, 
50 %, 75 % or 100 %;  
(d) goals/ and remit, — fields of interest and — activities falling within the scope of the register —  
geographical level of engagement (global, European, national, regional); 
(e) member organisations of the registrant and affilated entities; 
(f) including geographical coverage and registrant's membership or affiliation to relevant networks 
and associations falling within the scope of the register. 
                                                 
1   E-mail address provided will not be published.  
2   Registrants can request authorisation for access to the European Parliament's premises at the end 
of the registration process. The names of individuals who receive access passes to the European 
Parliament's premises shall be inserted in the register. Registration shall not confer an automatic 
entitlement to such an access pass. 
 
13633/20  
 
 

 
 
LIMITE 
EN 
 

  
II.   SPECIFIC INFORMATION LINKS TO UNION INSTITUTIONS 
A.   Activities covered by the register  
(-a) main Union Details about EU legislative proposals, policies or initiatives targeted by activities 
covered; subject of the interaction(s).  
B.   Links with EU institutions  
(a) membership of European Commission expert groups3 and other E Union supported forums and 
platforms; 
(b)  membership  or  support  of,  or  participation  in  events  organised  or  hosted  by  European 
Parliament intergroups and other European Parliament unofficial groupings industry forums; 
(c) names of the persons with authorisation for access to the European Parliament’s premises.4 
C.   III. FINANCIAL INFORMATION related to the activities covered by the register 
All registrants, including intermediaries carrying out activities covered, shall declare the amount 
and  source  of  Union  grants  contributing  to  their  operating  costs.  All  amounts  indicated  are  in 
euros. 
Costs 
(a) All registrants promoting their own interests or those of their collective members vis-à-vis any 
of the three signatory institutions shall provide an up to date estimate of the annual costs related to 
activities  covered  by  the  register  according  to  the  below  grid.  The  estimate  of  annual  costs  shall 
cover a full year of operations and refer to the most recent financial year closed, as of the date of 
registration or its of the annual update of the registration details.  
Bracket size of A annual costs for activities covered by the register: 
 
                                                 
3   Membership of expert groups shall be inserted in the register automatically. Registration shall 
not confer an automatic entitlement to such membership. 
4   Registrants can request authorisation for access to the European Parliament's premises at the end 
of the registration process. The names of individuals who receive access passes to the European 
Parliament's premises shall be automatically inserted in the register. Registration shall not confer 
an automatic entitlement to such an access pass. 
 
13633/20  
 
 

 
 
LIMITE 
EN 
 

  
< 10 000 
10 000 – 24 999  
25 000 – 49 999  
50 000 – 99 999  
100 000 – 199 999  
200 000 – 299 999  
300 000 – 399 999  
400 000 – 499 999  
500 000 – 599 999  
600 000 – 699 999  
700 000 – 799 999  
800 000 – 899 999  
900 000 – 999 999  
1 000 000 – 1 249 999  
1 250 000 – 1 499 999  
1 500 000 – 1 749 000  
1 750 000 – 1 999 999  
2 000 000 – 2 249 999  
2 250 000 – 2 499 999  
2 500 000 – 2 749 000  
2 750 000 – 2 999 999  
3 000 000 – 3 499 999  
 
13633/20  
 
 

 
 
LIMITE 
EN 
 

  
3 500 000 – 3 999 999  
4 000 000 – 4 499 999  
4 500 000 – 4 999 999  
5 000 000 – 5 499 999  
5 500 000 – 5 999 999  
6 000 000 – 6 499 999  
6 500 000 – 6 999 999  
7 000 000 – 7 999 999  
8 000 000 – 8 999 999  
9 000 000 – 9 999 999  
> 10 000 000  
Clients shall declare all intermediaries carrying out activities covered by the register on their behalf 
and the cost for each individual intermediary according to the below grid. The estimate of annual 
costs shall cover a full year of operations and refer to the most recent financial year closed, as of the 
date of registration or its of the annual update of the registration details. 
Any current intermediaries that are not covered by the most recent financial year closed shall be 
declared separately by name. 
Bracket size of representation costs per intermediary: 
< 10 000 
10 000 – 24 999 
25 000 – 49 999 
50 000 – 99 999 
100 000 – 199 999 
 
13633/20  
 
 

 
 
LIMITE 
EN 
 

  
200 000 – 299 999 
300 000 – 399 999 
400 000 – 499 999 
500 000 – 599 999 
600 000 – 699 999 
700 000 – 799 999 
800 000 – 899 999 
900 000 – 1 000 000 
> 1 000 000 
Any  current  intermediaries  that  are  not  covered  by  the  most  recent  financial  year  closed  shall  be 
declared separately by name. 
Revenue 
(b)  Intermediaries  shall  declare  the  estimated  total  annual  revenue  generated  attributable  to 
activities covered by the register according to the below grid. The estimated total annual revenue 
generated shall cover a full year of operations and refer to the most recent financial year closed, as 
of the date of registration or its of the annual update of the registration details. 
Revenue from individual clients for activities covered by the register shall also be listed according 
to the below grid, accompanied by an indication of the legislative proposals, policies or initiatives 
concerned
Bracket size of revenue generated per client: 
< 10 000 
10 000 – 24 999 
25 000 – 49 999 
50 000 – 99 999 
 
13633/20  
 
 

 
 
LIMITE 
EN 
 

  
100 000 – 199 999 
200 000 – 299 999 
300 000 – 399 999 
400 000 – 499 999 
500 000 – 599 999 
600 000 – 699 999 
700 000 – 799 999 
800 000 – 899 999 
900 000 – 999 999 
> 1 000 000 
The  estimated  total  annual  revenue  generated  for  activities  covered  by  the  register  shall  be 
calculated  automatically  by the register's system  based on the aggregate  of the estimated revenue 
generated per client. 
Intermediaries  shall  declare  all  clients,  on  behalf  of  whom  activities  covered  by  the  register  are 
carried out. 
Any current clients that are not covered by the most recent financial year closed shall be declared 
separately by name. 
Intermediaries acting in their own interest  (i.e. not  on behalf of their clients) shall declare this in 
their registration form and shall separately specify the costs for those activities pursuant to the Costs 
section above.  
All  registrants,  including  intermediaries  carrying  out  activities  falling  within  the  scope  of  this 
agreement, shall declare the amount and source of EU grants contributing to their operating costs. 
Specific information obligations 
(c) Registrants that do not represent commercial interests are legally registered as 'not-for-profit' 
entities shall provide the following financial information
 
13633/20  
 
 

 
 
LIMITE 
EN 
 

  
i
the total budget of the registrant for the most recent financial year closed;  
ii
the  main  sources  of  funding  by  category:  (for  example  Union  funding,  public  financing, 
members contributions, grants, donations, etc.); 
iii)  
amount  of  each  contribution  exceeding  10  %  of  the  total  budget,  if  the  contributions  are 
above 10 000 euros, and the name of the contributor. 
Implementation 
The  Secretariat  shall  provide  an  online  registration  form  and  guidelines  for  registrants  on  the 
financial modalities to be declared pursuant to this Annex. 
 
13633/20  
 
 

 
 
LIMITE 
EN 
 

  
ANNEX III 
CODE OF CONDUCT 
The  three  institutions  consider  that  the  registered  interest  representatives  interacting  with  them, 
whether on a single occasion or frequently, should behave in conformity with this Code of Conduct. 
The r Registrants acknowledge shall operate in line with the below set of rules and principles, and 
agree to comply with them. In particular, registrants shall:  
(a)  in  their  relations  with  any  of  the  three  Union  institutions  bodies,  offices  or  agencies 
(‘Union institutions’), always identify themselves by name, registration number, the entity or 
entities they work for or represent; declare the interests and objectives they promote as well as 
specify the clients or members whom they represent and, where applicable, their registration 
number; 
(aa) (new) declare the interests and objectives they promote as well as specify the clients or 
members whom they represent and, where applicable, their registration number; 
(b) not obtain or try to obtain information or decisions dishonestly, by use of undue pressure, 
or by inappropriate improper behaviour or offensive language
(c) not abuse their registration for commercial gain or distort or misrepresent the effect of 
registration in such a way as to be likely to mislead or have negative reputational impact on 
the register, or use the logos of the Union and  any of the three institutions without  express 
authorisation; 
(ca)  (new)  not  cause  prejudice  to  the  reputation  of  the  register  or  to  any  of  the  Union 
institutions, or use their logos without express authorisation; 
 
(d) ensure that, to the best of their knowledge, information that they provide upon registration, 
and  subsequently  administer  in  the  framework  of  their  activities  covered  by  the  register,  is 
complete, up-to-date, accurate and not misleading:, and they agree for this information to be 
in the public domain; 
(e) not distribute documents obtained from the institutions to third parties against payment; 
(f)  respect  and  avoid  any  obstruction  to  the  implementation  and  application  of  all  relevant 
publicly  available  rules,  codes  and  guidelines  practices  pertaining  to  good  governance  and 
 
13633/20  
 
 

 
 
LIMITE 
EN 
 

  
transparency established by the  three Union institutions, as made available on the register's 
website; 
(g) not induce Members of the European Parliament  EPs, members of the Commission or 
staff of any of the three Union institutions to contravene the rules and standards of behaviour 
applicable to them; 
(h)  if  employing  former  Members  of  the  European  Parliament  EPs,  members  of  the 
Commission  or staff of any  of the  three Union institutions,  respect  the obligations of those 
individuals  to  abide  by  take  duly  into  account  the  confidentiality  requirements  and  rules 
applicable  to  those  individuals  them  after  leaving  the  respective  institution,  with  a  view  to 
preventing conflicts of interest; 
(i)  insofar  where  engaged  in  a  client-intermediary  relationship:  (i)  ensure  that  all  parties  in 
such relationship are registered in the register, and (ii) as clients or intermediaries, allow for 
the relevant publication of the information concerning the relationship on the register pursuant 
to Annex II of this interinstitutional agreement; 
(ia) (new) when, for the purpose of carrying out activities covered, they outsource certain 
tasks to third parties that are not themselves registered, ensure that such entities adhere to 
ethical standards that are at least equivalent to those that apply to them; 
(j) agree acknowledge that in order to allow for the effective monitoring of the register, they 
shall: (i) to present, if requested, to the Secretariat  the documents and any other supporting 
materials demonstrating their eligibility and that the accuracy of the information submitted is 
accurate, and (ii) to cooperate sincerely and constructively with the Secretariat; 
(k) agree acknowledge that they may  be subject to  the investigation procedures and, where 
applicable, measures provided for laid down in Annex IV; 
(l)  take appropriate steps to ensure that their employees engaged in activities covered by the 
register are informed about their registrant's commitment to observe s under this C code of C 
conduct; 
(m)  inform  whomever  they  represent  in  the  framework  of  activities  covered  by  the 
interinstitutional this agreement of their commitment to observe this obligations towards the 
EU institutions flowing from the C code of C conduct; 
 
13633/20  
 
 

 
 
LIMITE 
EN 
 

  
(n)  agree to respect, and avoid any obstruction to, the specific access and security rules and 
arrangements, established by the signatory institutions. 
 
13633/20  
 
 

 
 
LIMITE 
EN 
 

  
ANNEX IV 
MONITORING, INVESTIGATIONS AND MEASURES 
1.  General principles 
1.1.  Where  the  Secretariat  learns  about  of  a  registrant’s  possible  alleged  ineligibility  or  a 
registrant’s  alleged  non-observance  of  the  code  of  conduct  (‘non-observance’)  failure  to 
comply with the provisions of the Code of Conduct, it may open an investigation,.  
The  investigation  may  be  opened  either  on  the  basis  of  a  received  complaint  or  at  on  the 
Secretariat's its own initiative. 
1.2.  The  An  investigation  is  an  administrative  procedure  involving  the  Secretariat  and  the 
registrants concerned, as well as the third party that lodged the complaint (‘complainant’).  
1.3 (new) When an investigation has been initiated, the Secretariat may suspend the registration 
concerned  as  a  precaution.  The  Secretariat  shall  immediately  inform  the  registrant 
concerned, providing a reasoned explanation of its decision. 
1.3.  The provisions concerning investigations shall apply both to investigations opened following 
complaints received as well as to own-initiative investigations.  
2.  Admissibility of C complaints and opening of investigations 
2.1.  Any natural or legal person may submit lodge a complaint with the Secretariat concerning a 
registrant’s  alleged  non-observance  to  the  Secretariat.  Complaints  shall  be  submitted  in 
writing. In order to be admissible, the complaint shall: 
a)  identify the registrant concerned and clearly set out the content of the complaint; 
b) provide the name and contact details of the complainant; 
c)  be lodged within one year as of the alleged violation non-observance;  
d) be  adequately  supported  by  evidence  demonstrating  a  reasonable  probability  of  a  non-
observance failure to comply with the provisions of the Code of Conduct. 
2.2.  The  Secretariat  shall  inform  the  complainant  whether  the  complaint  is  admissible.  For 
inadmissible  complaints  Where  a  complaint  is  inadmissible,  the  Secretariat  shall,  where 
possible,  inform  notify  the  complainant,  providing  a  reasoned  explanation  of  its  decision 
how to submit an admissible complaint. 
2.3.  Without  prejudice  to  the  preceding  paragraphs,  where  the  Secretariat  considers  that  an 
inadmissible complaint indicates the possibility of a sufficiently serious with the provisions of 
the Code of Conduct, it may open an investigation at its own initiative. 
 
13633/20  
 
 

 
 
LIMITE 
EN 
 

  
3.  Complaints procedure Requests for clarification 
3.1  (new)  After  receipt  of  an  admissible  complaint,  the  Secretariat  shall  open  an  investigation 
and notify the complainant and the registrants concerned. 
3.2 (new) The registrant concerned shall receive a copy of the complaint, including any annexes, 
and be asked to provide a reasoned opinion within 20 working days. 
3.3  (new)  After  receipt  of  the  reasoned  opinion,  the  Secretariat  shall  gather  any  relevant 
information and draft a report containing its findings. 
3.4  (new)  Where  the  report  finds  that  the  registrant  concerned  has  not  observed  the  code  of 
conduct, the Secretariat shall notify the registrants accordingly. That notification may also 
contain: 
- instructions to remedy the non-observance within 20 working days; and 
- a formal warning that measures may be imposed if the non-observance is not remedied or 
recurs. 
3.5  (new)  The  Secretariat  shall  declare  the  registrants  concerned  eligible  to  remain  on  the 
register and close the investigation, where: 
-  the  alleged  non-observance  primarily  concerns  point  (d)  of  the  code  of  conduct  and  is 
remedied within 20 working days after the registrant has been notified under point 3.1; 
- the report finds that the registrant has observed the code of conduct; 
- the registrant remedies the the non-observance after being notified under point 3.4; or 
- a formal warning under point 3.4 is deemed sufficient. 
3.6  (new)  The  Secretariat  shall  declare  the  registrant  concerned  ineligible  and  close  the 
investigation, where the report finds that the registrant has not observed the code of conduct 
and: 
 
13633/20  
 
 

 
 
LIMITE 
EN 
 

  
- the registrant has not remedied the the non-observance after being notified under  point 
3.4; or 
- a formal warning under point 3.4 is deemed insufficient. 
3.7 (new) Where the Secretariat has drafted a report, it shall provide the registrants concerned 
with a copy of that report upon request. 
3.1.  If  the  Secretariat  learns  of  a  possible  failure  to  comply  with  the  provisions  of  the  Code  of 
Conduct that could lead to an investigation, it may, where it deems appropriate and effective, 
contact the registrant concerned with a request to clarify and remedy the possible failure. 
3.2.  The  Secretariat  shall  set  the  registrant  a  reasonable  deadline  to  comply  with  the  request  in 
view of the factual circumstances of the possible failure.  
3.3.  If  the  registrant's  reaction  is  satisfactory  and  the  Secretariat  considers  the  matter  settled,  it 
may close the request and, if applicable, inform the complainant accordingly.  
3.4.  Where  the  registrant's  reply  is  not  satisfactory  the  Secretariat  opens  an  investigation,  as 
outlined in section 5 of this Annex. 
4.  Investigative powers 
4.1. The  registrant  shall  fully  cooperate  with  any  request  for  information  and  documents  in  the 
investigation.  
4.2. The registrant shall, upon request, make available to the Secretariat documents of relevance to 
the investigation. The Secretariat may decide to inspect and/or take copies of such documents 
in the registrant's possession.  
4.3. Where the Secretariat inspects documents, it shall draft a report containing the information on 
facts relevant to the investigation. A copy of the report shall be provided to the registrant.  
4.4. The Secretariat may decide to hear the registrant concerned and/or the complainant. 
4.5. The registrant and complainant may indicate which document (or parts of it) and/or information 
provided by them on the basis of sections 4.2 – 4.4 above should be considered confidential by 
reference to the exceptions in Article 4 of Regulation 1049/2001. 
5.  Monitoring and own-initiative I investigations 
5.1  (new)  The  Secretariat  may  request  that  registrants  amend  their  registrations  where  it  has 
reason to believe that those registrations do not accurately provide the information detailed 
in Annex II. 
 
13633/20  
 
 

 
 
LIMITE 
EN 
 

  
5.2  (new)  When  a  request  under  point  5.1  has  been  made,  the  Secretariat  may  suspend  the 
registration concerned as a precaution. 
5.3 (new) The Secretariat may remove from the register a registration that is subject to a request 
under  point  5.1  where  the  registrant  concerned  does  not  cooperate  sincerely  and 
constructively. 
5.4 (new) The Secretariat may open an own-initiative investigation where it has reason to believe 
that a registrant may be ineligible or may not have observed the code of conduct. 
5.5  (new)  Where  the  Secretariat  opens  an  own-initiative  investigation,  it  shall  notify  the 
registrant concerned and ask him to provide a reasoned statement within 20 working days. 
5.6  (new)  After  receipt  of  the  reasoned  statement,  the  Secretariat  shall  gather  any  relevant 
information and draft an assessment containing its findings. 
5.7  (new)  Where  the  assessment  finds  that  the  registrant  concerned  is  ineligible  or  has  not 
observed  the  code  of  conduct,  the  Secretariat  shall  notify  the  registrant  accordingly.  That 
notification may also contain: 
- instructions to remedy the ineligibility or non-observance within 20 working days; and 
- a formal warning that measures may be imposed if the ineligibility or non-observance is 
not remedied or recurs. 
5.8  (new)  The  Secretariat  shall  declare  the  registrant  concerned  eligible  and  close  the 
investigation, where: 
-  the  investigation  primarily  concerned  a  suspected  lack  of  activities  covered  and  the 
registrants concerned demonstrate that they carry out activities covered within 20 working 
days of being notified under point 5.5; 
- the assessment finds that the registrant is eligible or has observed the code of conduct; 
- the registrant remedies the ineligibility or the non-observance after being notified under 
point 5.7; or 
 
13633/20  
 
 

 
 
LIMITE 
EN 
 

  
- a formal warning under point 5.7 is deemed sufficient. 
5.9  (new)  The  Secretariat  shall  declare  the  registrant  concerned  ineligible  and  close  the 
investigation  where  the  investigation  primarily  concerned  a  suspected  lack  of  activities 
covered  and  the  registrant  concerned  does  not  demonstrate  that  he  carries  out  activities 
covered within 20 working days of being notified under point 5.5. 
5.10  (new)  The  Secretariat  shall  declare  the  registrant  concerned  ineligible  and  close  the 
investigation where the assessment finds that the registrant is ineligible or has not observed 
the code of conduct and: 
- the registrant does not remedy the ineligibility or the non-observance after being notified 
under point 5.7; or 
- a formal warning under point 5.7 is deemed insufficient. 
5.11  (new)  Where  the  Secretariat  has  drafted  an  assessment,  it  shall  provide  the  registrants 
concerned with a copy of that assessment upon request. 
5.1.  When  opens  ing  an  investigation,  the  Secretariat  informs  the  registrants  of  the  suspected 
failure to comply with specific provisions of the Code of Conduct, the reasoning underpinning 
it and any relevant supporting evidence. In exceptional and duly justified cases, the Secretariat 
may,  awaiting  the  decision  foreseen  in  section  9,  remove  a  registration  from  the  public 
website of the register to prevent reputational damage to the European Union institutions, the 
register or third parties. In these cases, the Secretariat informs the registrant at the same time 
of the reasons for this removal and any relevant supporting evidence. 
5.2.  The registrant shall submit a response within 20 working days.  
5.3.  The Secretariat may decide to grant a longer period of time to submit the response if justified 
by the objective characteristics of the specific investigation.  
5.4.  If a registrant fails to observe the deadline for submitting a response, the Secretariat may, if 
not yet done so, remove the relevant registration from the public website of the register. The 
Secretariat may decide to reintroduce the registration once the registrant provides its response.  
5.5.  If the Secretariat requires further information or clarifications, it may request them from the 
registrant in accordance with sections 5.1 – 5.3 above. 
5.6.  The complainant shall be informed of the opening of the investigation.  
 
13633/20  
 
 

 
 
LIMITE 
EN 
 

  
6.  Seeking solutions 
6.1.  If, upon having examined all relevant elements in the investigation, the Secretariat forms the 
view that the registrant failed to comply with the Code of Conduct, it may seek any solution it 
deems appropriate to remedy that failure and/or mitigate its future effects. 
6.2.  Where  the  registrants  concerned  cooperates  to  give  effect  to  that  solution,  the  investigation 
shall be closed. The Secretariat may decide to apply to cooperative registrants a more lenient 
measure or to close the investigation without applying any measure. 
6.3.  Where the registrant does not give satisfactory effect to the solution, the Secretariat may close 
the investigation and issue a decision on the basis of the information at its disposal. 
7.  Failure  to  cooperate  Cooperation  with  the Secretariat  during  investigations  sincerely  and 
constructively 
7.1.  (new)  The  Secretariat  shall,  as  necessary,  request  the  parties  concerned  to  provide 
information  relevant  to  an  investigation  within  20  working  days.  The  parties  concerned 
may indicate which information provided by them should be considered sensitive. 
7.2. (new) The Secretariat may decide to hear the parties to an investigation. 
7.3. (new) The Secretariat may decide to extend the deadlines set in accordance with this Annex, 
where requested by registrants and justified by reasonable grounds. That decision may also 
suspend the registration concerned for the duration of the investigation. 
7.4. (new) If the Secretariat considers that the registrant concerned does not cooperate sincerely and 
constructively in the an investigation stages laid down in section 5 above, the Secretariat it 
may,  after  having  given  the  registrant  the  possibility  to  make  known  its  own  his  views  in 
writing,  close the investigation  due to  a lack of  sincere and constructive cooperation with 
the  Secretariat  and  remove  the  registration  concerned  from  the  register  by  including  a 
finding of violation of point (j) of the Code of Conduct and applying measures in section 10 
below based on the information at its disposal. 
8.  Right to be heard 
The registrant shall have the possibility to make known its own views in writing before any decision 
establishing  a  non-observance  concluding  in  a  failure  to  comply  with  the  Code  of  Conduct  is 
taken. 
9.  Decision 
 
13633/20  
 
 

 
 
LIMITE 
EN 
 

  
9.1.  The Secretariat shall closes an investigation with a reasoned decision, of which it notifies the 
parties concerned in writing. That e decision shall specify whether an ineligibility or a non-
observance  
failure  to  comply  with  the  Code  of  Conduct  was  established,  the  relevant 
remedies,
 and, if applicable, what measure was applied.  
9.2  (new) Where the Secretariat declares a registrant ineligible in accordance with point 9.1., it 
shall remove the registration concerned from the register 
9.3  (new) The Secretariat  may consider a request  to  reopen an investigation up to  20 working 
days after the parties concerned have been informed of its decision. 
9.4  (new) An investigation may only be reopened on the basis of information that was available 
before the Secretariat  made its  decision and that  was, through no fault or oversight  of the 
party making a request under point 9.3., not considered by the Secretariat when it made its 
decision. 

9.2.  Registrants shall be informed of their right to lodge a request for review or of the remedies 
open to them. 
9.3.  The complainant shall be informed on the outcome of the complaint. 
10. Measures 
10.1. Where  the  Secretariat  establishes  a  violation  of  the  Code  of  Conduct,  it  may  impose  the 
following measures: 
a)  formal warning to the registrant, with an indication of the infringed provision of the Code 
of Conduct; 
b)  suspension  of  individual  or  multiple  types  of  interaction  available  to  the  registrant  listed 
under  Article  5  of  this  interinstitutional  agreement  for  a  period  between  15  days  and  1 
year; 
c)  removal of the registration from the register for a period between 15 days and 2 years. 
 
Where  the  Secretariat  decides  to  remove  a  registration  under  point  9.2  it  may  also,  as 
appropriate in light of the seriousness of the non-observance: 
a) 
prohibit  the  interest  representative  concerned  from  registering  again  for  a  period 
between 20 working days and 2 years, and 

b) 
publish any measures taken on the website of the register. 
10.2  When deciding on the severity of the measure, the Secretariat shall duly take into account all 
relevant  circumstances  of  an  investigation  in  the  light  of  the    individual  case  with  the 
objectives pursued by the interinstitutional this agreement. 
 
13633/20  
 
 
10 
 
 
LIMITE 
EN 
 

  
10.3  Registrants  with  individual  or  multiple  types  of  interaction  suspended  may  not  enjoy  said 
types of interaction until their period of suspension has expired and they have satisfactorily 
remedied the grounds that led to the suspension, whichever period of the two is longer. 
10.4. Registrations  removed  from  the  register  may  not  be  re-entered  Interest  representatives 
subject to measures under point (a) of point 10.1 may not register again until the period of 
removal has expired and the registrant has satisfactorily remedied the grounds that led to the 
removal. 
10.5. The  complainant  shall  be  informed  on  the  final  outcome  of  the  complaint  and,  where 
applicable, which of the measures under section 10.1 was applied to the registrant. 
11. Review 
11.1. Registrants that were subject to measures in section under point 10.1 may lodge a reasoned 
request for review of the decision by the Management Board Secretariat. The exhaustion of 
the review procedure shall entitle the registrants to use the remedies foreseen in section 12 of 
this Annex.  
11.2. The  request  for  review  shall  be  sent  to  the  Secretariat  Management  Board  within  15  20 
working days as of receipt of the notification of the measure. 
11.3. The  Requests  for  review  submitted  in  accordance  with  points  11.1  and  11.2  shall  be 
forwarded to the Chair of re-examined by the Management Board, who may refer the case to 
the  full  Management  Board,  where  appropriate  or  where  requested  by  one  of  the  other 
members of the Management Board.
 
11.4. A request  for review shall not  suspend the measure, unless the Management Board decides 
otherwise on the basis of the reasoned request for review.  
11.5. The  Chair  of  the  Management  Board  shall  inform  notify  the  registrants  concerned  of  its 
decision on the outcome of the review procedure within 2 40 working days. A failure to reply 
within that period shall be understood as being an implicit rejection of the request for review. 
11.6. Registrants that are not satisfied with the outcome of the review procedure may make use of 
the remedies in section 12. 
12. Remedies 
Registrants  that  are  not  satisfied  with  the  decision  by  the  Management  Board  may  submit  an 
application  to  the  Court  of  Justice  in  accordance  with  Article  263  TFEU  or  a  complaint  to  the 
European Ombudsman in accordance with Articles 263 and 228 TFEU. 
 
13633/20  
 
 
11 
 
 
LIMITE 
EN