Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'The 211th-240th Commission replies to confirmatory applications issued in 2019'.




 
Ref. Ares(2021)352218 - 15/01/2021
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 25.10.2019 
C(2019) 7860 final 
 
 
  
Barnsley Street 
HU8 7TF Hull 
United Kingdom 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2019/4664 

Dear 

I refer to your e-mail of 25 September 2019, registered on 26 September 2019, in which 
you  submit  a  confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation 
(EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and 
Commission documents2 (hereafter ʻRegulation (EC) No 1049/2001ʼ).  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In  your  initial  application  of  11  August  2019,  addressed  to  the  Directorate-General  for 
Justice and Consumers, you requested access to ʻthe letter of Italian authorities dated 14 
February 2019 sent in the context of EU Pilot 8529/16/JUSTʼ. 
The  European  Commission  has  identified  the  following  document  as  falling  under  the 
scope of your request: 
 
Letter of 14 February 2019 from the Italian Ministry of Foreign Affairs replying 
to  an  information  request  by  the  European  Commission  regarding  EU  Pilot 
procedure 8525/16/JUST, reference Ares(2019)5446572. 
 
 
                                                 

OJ L 345, 29.12.2001, p. 94. 
2    OJ L 145, 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

In  its  initial  reply  of  25  September  2019,  the  Directorate-General  for  Justice  and 
Consumers  informed  you  that,  it  had  consulted  the  Italian  authorities,  from  whom  the 
document  originated,  in  accordance  with  Article  4(4)  and  4(5)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001.  The  Italian  authorities  objected  to  disclosure  of  the  requested  document 
based  on  Article  4(3),  first  indent  (protection  of  the  decision-making  process)  of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001.  Taking  into  account  the  reply  from  the  Italian 
authorities,  the  Directorate-General  for  Justice  and  Consumers  refused  access  to  the 
document on the same basis. 
In your confirmatory application, you request a review of this position. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the 
reply given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
Following this review, I regret to inform you that I have to confirm the initial decision of 
the  Directorate-General  for  Justice  and  Consumers  to  refuse  access  to  the  requested 
document, based on the exceptions of Article 4(3), first subparagraph (protection of the 
decision-making process) and in addition of Article 4(1)(b) (protection of privacy and the 
integrity of the individual) and Article 4(2), third indent (protection of the purpose of the 
investigations) of Regulation (EC) No 1049/2001, for the reasons set out below. 
2.1.  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 provides that ‘access to a document is 
refused  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […]  privacy  and  the 
integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation 
regarding the protection of personal data’. 
In  Case C-28/08  P  (Bavarian  Lager),3 the Court  of Justice ruled that when a  request  is 
made for access to documents containing personal data, Regulation (EC) No 45/2001 of 
the 
European 
Parliament 
and 
of 
the 
Council 
of 
18 
December 
2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data4 
(‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
Please  note  that,  as  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been 
repealed by Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council 
of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC5 (hereafter ‘Regulation (EU) 2018/1725’). 
                                                 
3   Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010, European Commission v The Bavarian Lager Co. 
Ltd, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraph 59.  
4   OJ L 8, 12.1.2001, p. 1.  
5   OJ L 205, 21.11.2018, p. 39. 


However,  the  case-law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation (EU) 2018/1725. 
In the above-mentioned judgment the Court stated that Article 4(1)(b) of Regulation (EC) 
No  1049/2001  ‘requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual  must  always  be  examined  and  assessed  in  conformity  with  the  legislation  of 
the  Union  concerning  the  protection  of  personal  data,  and  in  particular  with  […]  [the 
Data Protection] Regulation’6. 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’.  
As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof), ‘there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life’.7 
The  requested  document  includes  the  name,  the  function  and  the  contact  details  of  the 
natural person of the Italian national authority. It also contains biometric data, namely its 
handwritten signature. 
This  information  clearly  constitutes  personal  data  in  the  sense  of  Article  3(1)  of 
Regulation (EU) 2018/1725.  
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
In Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution does not 
have to examine on its own motion the existence of a need for transferring personal data.8 
This is also clear from Article 9(1)(b) of Regulation (EU) 2018/1725, which requires that 
the necessity to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
According to  Article 9(1)(b) of Regulation  (EU)  2018/1725,  the European Commission 
has to examine the further conditions for a lawful processing of personal data only if the 
first condition is fulfilled, namely if the recipient establishes that it is necessary to have 
the data transmitted for a specific purpose in the public interest.  
                                                 
6   Bavarian Lager, cited above, paragraph 59. 
7   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  Rechnungshof  and  Österreichischer  Rundfunk, 
Joined Cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 
8   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency,  
C-615/13 P EU:C:2015:489, paragraph 47. 


It  is  only in  this  case that  the European Commission  has to  examine whether there is  a 
reason to assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced and, in 
the affirmative, establish the proportionality of the transmission of the personal data for 
that specific purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In  your  confirmatory  application,  you  do  not  refer  in  any  way  to  the  personal  data 
included in the requested document, nor do you put forward any arguments to establish 
the  necessity  to  have  the  personal  data  included  in  the  document  transmitted  for  a 
specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European  Commission  does  not 
have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate 
interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, there are reasons to assume that the legitimate interests of the 
data subject  concerned would be prejudiced by disclosure of the personal data reflected 
in the document, as there is a real and non-hypothetical risk that such public disclosure 
would harm its privacy and subject it to unsolicited external contacts. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access 
thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no 
reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individual  concerned  would  not  be 
prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
2.2.  Protection of the purpose of investigations and of the decision-making process 
Article  4(2),  third  indent  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he 
institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection of […] the purpose of inspections, investigations and audits.’ 
Article 4(3), first subparagraph of Regulation (EC) No 1049/2001 provides that '[a]ccess 
to a document, drawn up by an institution for  internal use or received by an institution, 
which relates to a matter where the decision has not been taken by the institution, shall be 
refused  if  disclosure  of  the  document  would  seriously  undermine  the  institution's 
decision-making process, unless there is an overriding public interest in disclosure'. 
Without  prejudice  to  the  question  whether  an  overriding  public  interest  in  releasing  the 
document  can  be  identified  (which  is  the  subject  of  point  3  below),  I  would  like  to 
underline  that  the  investigative  activities  in  EU  Pilot  procedure  8525/16/JUST,  in  the 
context of which the requested document was sent to the European Commission, are still  
ongoing  and  could  lead  to  the  opening  of  infringement  proceedings  under  Article  258 
Treaty on the Functioning of the European Union.  
Under these circumstances, there is a real and non-hypothetical risk that early disclosure 
of  the  document  pertaining  to  the  administrative  file  of  on-going  case  would  adversely 
affect the ongoing investigation and its follow-up. In order for the European Commission 
to  be  able  to  carry  out  its  tasks,  the  confidentiality  of  the  exchanges  with  the  Member 
State concerned throughout the different stages of the procedure shall be guaranteed until 
the case has been definitively closed.  


For this reason, the European Commission must refuse access to the requested document, 
which is relevant for the ongoing EU Pilot procedure based on the third indent of Article 
4(2) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
In  Case  T-306/12  (Spirlea),  the  General  Court  recognised  the  importance  of  ‘an 
atmosphere of mutual trust between the Commission and the Member State concerned in 
order to enable them to start a process of negotiation and compromise with a view to an 
amicable settlement of the dispute, without it being necessary to initiate an infringement 
procedure  under  Article  258  TFEU,  which  would  be  likely  to  lead  to  the  dispute  being 
brought before the Court’9.  
Public  disclosure  of  the  requested  document,  while  the  EU  Pilot  procedure  is  still 
ongoing, would, indeed jeopardise the atmosphere of mutual trust between the European 
Commission and the Italian authorities and the chances of an amicable settlement of the 
dispute.  In  this  sense,  public  disclosure  would  also  jeopardise  the  decision-making 
process of the European Commission.  
I conclude, therefore, that further access to the requested document must be denied based 
on  the  exception  laid  down  in  the  third  indent  of  Article  4(2)  and  in  the  first 
subparagraph of Article 4(3) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
The  exceptions  laid  down  in  Article  4(2)  and  4(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001 
must  be  waived  if  there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure.  Such  an  interest, 
firstly, has to be public and, secondly, has to outweigh the damage caused by the release, 
namely it must in this case outweigh the interest protected by virtue of the third indent of 
Article  4(2)  and  of  the  first  subparagraph  of  Article  4(3)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001. 
 
In  your  confirmatory  application,  you  do  not  invoke  any  overriding  public  interest  that 
would warrant the public disclosure of the document concerned. Consequently, I carried 
out my own assessment as regards the possible existence of such public interest. 
Following  that  assessment,  I  have  not  been  able  to  identify  any  elements  capable  of 
demonstrating  the  existence  of  any  possible  overriding  public  interest  in  disclosing  the 
refused  elements  that  would  outweigh  the  interests  protected  by  the  third  indent  of 
Article 4(2) and the first subparagraph of Article 4(3) of Regulation (EC) No 1049/2001.  
To the contrary, I consider that in this specific case, the public interest is better served by 
protecting the purpose of the ongoing investigation and the decision-making process with 
the  aim  to  reach  conformity  with  EU  law  of  the  legal  framework  in  the  Member  State 
concerned,  as  this  constitutes  the  ultimate  purpose  of  the  European  Commission's 
investigations. 
                                                 
9   Judgment  of  the  General  Court  of  25  September  2014,  Darius  Nicolai  and  Mihaela  Spirlea  v 
European  Commission,  T-306/12,  EU:T:2014:816,  paragraph  57,  confirmed  by  the  Judgment  of  the 
Court of Justice  of 11 May 2017 in Case C-562/14 P, Kingdom of Sweden v European Commission
EU:C:2017:356.