Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Reports of missions to Taiwan and Malaysia'.



OCM(2021)6864 - 04/03/2021
Directorate B - Revenue and International Operations -  Mr Siem EIKELENBOOM
Investigations and Strategy
Van der Weijpad 22
Director
3815 XR Amersfoort
THE NETHERLANDS
E-mail: ask+request-8963-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx
Via e-mail only 
Brussels
olaf.d.2(2021)7480
Subject:  Your application for public access to documents
Dear Mr Eikelenboom,
We  refer  to  your  e-mail  of  22  January  2021,  registered  on  26  January  2021  under 
reference number OCM(2021)2252.
With  reference  to  Regulation  1049/2001,  you  requested  public  access  to  OLAF  report  of 
mission  to  Malaysia  dated  31/03/2015  and  OLAF  report  of  mission  to  Taiwan  dated 
21/04/2015.  You  put  forward  that  in  your  opinion  these  reports  can  be  made  public 
because  the  anti-dumping  rules  are  no  longer  in  force  and  the  modus  operandi  of  OLAF 
was made public in the Dutch legal procedures.
OLAF interprets your request as an application for access to documents under Regulation 
(EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and 
Commission documents1. 
Based  on  the  formulation  of  your  application,  we  identified  the  following  documents  as 
falling within the scope of your request: Mission report, registered on 31/03/2015 under 
THOR(2015)11569 
and 
Mission 
report, 
registered 
on 
21/04/2015 
under 
THOR(2015)13770.
1. Preliminary remarks
OLAF wishes to clarify that it is legally bound to treat all information it obtains during its 
investigations as confidential and subject to professional secrecy, in particular pursuant to 
Article  339  of  the  Treaty  on  the  functioning  of  the  European  Union,  Article  10  of 
Regulation (EU, Euratom) No 883/2003 and Article 17 of the Staff Regulations.
However,  the  purpose  of  Regulation  1049/2001  is  to  give  access  to  documents  to  the 
public  at  large.  Any  document  disclosed  to  an  individual  under  this  Regulation  then 
becomes automatically available to any other member of the public whenever there is a 
subsequent request. Consequently, attention is drawn to you to the fact that documents 
1  Regulation  (EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents, OJ L145, 31.05.2001, page 43.
OLAF  Rue Joseph II, 30  B-1049 Brussels (Belgium)  Tel: +32 (0)2 299 11 11  Web: http://ec.europa.eu/anti_fraud

disclosed under this Regulation enter the public domain.
2.  Assessment  of  the  documents  under  Regulation  (EC)  1049/2001  –  relevant 
applicable exceptions – presumption of non-accessibility
Having carefully considered your request OLAF regrets to inform you that your application 
cannot  be  granted,  as  disclosure  is  prevented  by  exceptions  to  the  right  of  access  laid 
down in Article 4 of Regulation (EC) 1049/2001 based on the following considerations.
The requested documents are covered by the exceptions under Article 4(2), third indent of 
Regulation  1049/2001  which  stipulates  that  the  institutions  shall  refuse  access  to  a 
document where disclosure would undermine the protection of the purpose of inspections, 
investigations  and  audits,  as  well  as  the  protection  of  the  decision-making  process  as 
referred to Article 4(3) second sentence of the Regulation. 
The  General  Court  has  recognised  a  general  presumption  of  non-accessibility  for 
documents  in  OLAF  case  files2.  It  considers  that  the  disclosure  to  the  public  under 
Regulation  1049/2001  of  documents  related  to  OLAF  investigations  could  fundamentally 
undermine  the  objectives  of  the  investigative  activities,  as  well  as  the  decision  making 
process, both now and in the future. 
The presumption is based on the consideration that, to determine the scope of Regulation 
1049/2001, account must be taken of relevant sectoral rules governing the administrative 
procedure  under  which  the  documents  requested  under  Regulation  1049/2001  were 
gathered.3  In  the  case  at  hand,  Regulation  883/20134,  which  governs  OLAF's 
administrative  activity  provides  for  the  obligation  of  confidentiality  with  regard  to  all 
information gathered during investigations.
The protection of confidentiality of information in the legal framework applicable to OLAF 
investigations  aims,  on  the  one  hand,  at  safeguarding  the  successful  conduct  of  an 
investigation in the public interest and, on the other hand, at safeguarding the legitimate 
interests  of  the  individuals,  so  that  the  information  they  provide  is  used  only  for  the 
purposes of the investigation. 
The protection of confidentiality extends to closed cases5. In addition, having regard to the 
nature of the information processed in the context of OLAF investigations, the publication 
of the sensitive information contained in the OLAF case file is likely to harm the protection 
of personal data regardless of whether an investigation is pending or closed. The prospect 
of such publication after an investigation is closed runs the risk of adversely affecting the 
willingness  of  informants  and  of  those  who  hold  relevant  information  to  cooperate  with 
OLAF  when  such  a  procedure  is  pending,  and  that  could  seriously  compromise  the 
effectiveness of OLAF’s investigative activities. 
In  view  of  the  foregoing,  the  documents  in  OLAF's  investigation  files  fall  under  the 
presumption of non-accessibility as documents containing information collected during an 
OLAF investigation and subject to confidentiality professional secrecy rules. Consequently, 
the  documents  requested  are  exempt,  in  principle  and  in  full,  from  disclosure  to  the 
public, unless the applicant demonstrates that the presumption is not applicable because 
an overriding public interest justifies the disclosure of the requested documents.6
2 Judgment of the General Court of 26 April 2016, Strack v Commission, T-221/08, EU:T:2016:242, paragraph 
162.
3 See judgment Court of Justice of 28 June 2012, Agrofert Holding v Commission, C-477/10 P, EU:C:2012:394, 
paragraph 50; judgment of the Court of Justice of 29 June 2010, Commission v Technische Glaswerke Ilmenau
C-139/07 P, EU:C:2010:376, paragraph 55 ff.; judgment of the Court of Justice of 29 June 2010, Commission v 
Bavarian Lager
, C-28/08, EU:C:2010:378, paragraph 40 ff. 
4 Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 of the European Parliament and of the Council of 11 September 2013 
concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF), OJ L 248, 18.9.2013, page 1.
5 Judgment of the General Court of 26 April 2016, Strack v Commission, T-221/08, cited above, paragraphs 150 
to 164.
6 Ibid., paragraph 91.
2

3. Partial Access
OLAF has examined the possibility of granting partial access to the requested documents 
in accordance with Article 4(6) of Regulation 1049/2001. 
Partial  access  is  not  possible,  given  that  the  information  the  documents  contain  falls 
entirely  under  general  presumption  of  applicability  of  Article  4(2),  third  indent  of 
Regulation 1049/2001 in the context of inspections and audits.
4. Overriding public interest in disclosure
The  exceptions  laid  down  in  Article  4(2)  and  4(3)  of  Regulation  1049/2001  apply  unless 
there is an overriding public interest in disclosure of the documents. For such an interest 
to exist it, firstly, has to be a public interest and, secondly, it has to outweigh the interest 
protected by the exception to the right of access. 
OLAF understands the importance of transparency of the functioning of the EU institutions 
and particularly of the European Commission. However, given the nature of the anti-fraud 
investigations  conducted  by  OLAF,  and  the  confidential  nature  of  information  collected, 
such  as  sources  of  information,  content  of  case  files  and  reputation  of  natural  persons, 
OLAF  considers  there  are  no  elements  that  would  show  the  existence  of  an  overriding 
public interest in disclosing the requested documents.
In your application you do not substantiate why, in this specific situation, the principle of 
transparency  is  in  some  sense  especially  pressing  and  capable,  therefore,  of  prevailing 
over the reasons justifying non-disclosure7. 
You put forward that the anti-dumping rules at stake are no longer in force and that the 
modus operandi of OLAF was made public in legal procedures in the Netherlands. In this 
respect, it must be stated that the role of OLAF is to conduct administrative investigations 
into  irregularities  to  the  detriment  of  the  financial  interests  of  the  European  Union.  The 
investigations in these cases have been closed by OLAF. In accordance with Article 11 of 
Regulation  883/2013,  the  OLAF  final  reports  have  been  transmitted  to  competent 
authorities accompanied by recommendations indicating possible further action. OLAF has 
not disclosed or made the requested documents accessible to the public.
Evidence  gathered  in  the  framework  of  OLAF  investigations  is  transmitted  on  a  strict 
"need-to-know" basis to the national customs authorities of the Member States which are 
concerned. According to Article 45(2) of Regulation (EC) No 515/97 on mutual assistance 
between the administrative authorities of the Member States and cooperation between the 
latter  and  the  Commission  to  ensure  the  correct  application  of  the  law  on  customs  and 
agricultural matters8, this information may not be sent to persons other than those whose 
functions require them to know or use it.
Given  the  preliminary  nature  of  the  anti-fraud  investigations  conducted  by  OLAF,  OLAF 
considers  that  the  interest  in  maintaining  the  confidential  nature  of  its  case  documents 
prevails. Hence, the interests of the competent authorities which must be able to follow up 
on  OLAF's  conclusions  in  a  serene  manner,  as  well  as  the  interests  of  all  the  persons 
involved  in  the  investigation,  including  the  sources  of  information,  in  preserving  the 
confidentiality  of  OLAF’s  investigative  documents  are  predominating.  In  particular,  with 
regard  to  the  reputation  of  persons  concerned,  the  Office  is  bound  to  uphold  the 
presumption of innocence, in accordance with the relevant legislation9.
In conclusion, OLAF considers that there are no sufficient elements that would show the 
existence of an overriding public interest in disclosing the requested document. Therefore, 
the  application  of  the  presumption  invoked  at  section  2  above  is  justified  and 
7 Judgement of the Court of Justice of 2 October 2014, Strack v Commission, C-127/13 P, EU:C:2014:2250,  
paragraph 131.
8 OJ L 82, 22.3.1997, p. 1.
9 Directive (EU) 2016/343 of the European Parliament and of the Council of 9 March 2016 on the strengthening 
of certain aspects of the presumption of innocence and of the right to be present at the trial in criminal 
proceedings, OJ L 65, 11.3.2016, p. 1–11.
3

consequently, the documents cannot be disclosed to you under Regulation 1049/2001.
In addition, the requested document also involves the protection of privacy and integrity 
of individuals (Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001) where overriding public interest in 
disclosure is not applicable.
5. Confirmatory application
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory  application  requesting  OLAF  to  review  this  position.  Pursuant  to  Article  4  of 
Commission Decision 2001/937/EC, ECSC, Euratom10, such a confirmatory application should 
be  addressed  within  15  working  days  upon  receipt  of  this  letter  to  the  Director  General  of 
OLAF.
Any confirmatory application to OLAF should be sent to the following address:
Mr Ville ITÄLÄ
Director-General OLAF
European Commission
B-1049 BRUXELLES
BELGIUM
Your attention is drawn to the privacy statement below.
Yours sincerely,
Signed Electronically
on 04/03/2021 at 18:11 by
Ernesto Bianchi [DIRECTOR]
Privacy notice
Pursuant to Articles 15 and 16 of Regulation (EU) 2018/1725 on the protection of natural persons with regard to 
the processing of personal data by Union Institutions, bodies, offices and agencies and of the free movement of 
such data, please be informed that your personal data are stored in OLAF’s electronic and paper files concerning 
this  matter  for  the  purposes  of  ensuring  conformity  with  the  requirements  of  Regulation  1049/2001  and 
Commission Decision 2001/937/EC. 
The categories of your personal data being processed are identification and contact data and any other personal 
data  provided  by  or  to  you  in  relation  to  your  request.  Officials  within  OLAF  and  other  Commission  services 
responsible for dealing with requests for access to documents, and third parties, within the meaning of Articles 
4(4) and 3(b) of Regulation 1049/2001, and Article 5 of Commission Decision 2001/937/EC, have access to your 
personal  data.  Personal  data  that  appear  on  the  requested  document  may  only  be  disclosed  to  the  applicant 
following  an  assessment  under  Article  9(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725.  There  is  no  automated  decision 
process by OLAF concerning any data subject.
All  documentation  concerning  OLAF  investigations  are  stored  in  the  relevant  OLAF  investigation  files  and  are 
retained for a maximum of 15 years. Thus personal data contained in requests for public access to documents 
concerning OLAF investigations are retained for a maximum of 15 years.  
You have the right to request access to your personal data, rectification or erasure of the data, or restriction of 
their  processing.  Any  request  to  exercise  one  of  those  rights  should  be  directed  to  the  Controller  (OLAF-FMB-
xxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx
).  You  may  contact  the  Data  Protection  Officer  of  OLAF  (OLAF-FMB-
10 OJ L 345, 29/12/2001, p. 94–98, Special edition in Polish, Chapter 1, Volume 3, p. 408.
4

xxx@xx.xxxxxx.xx) with regard to issues related to the processing of your personal data under Regulation (EU) 
2018/1725.
You have the right to have recourse to the European Data Protection Supervisor (xxxx@xxxx.xxxxxx.xx) if you 
consider that your rights under Regulation (EU) 2018/1725 have been infringed as a result of the processing of 
your personal data by OLAF.
The complete privacy statements for this and all other OLAF personal data processing operations are available at 
http://ec.europa.eu/anti_fraud
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