Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Exchanges between DG NEAR and Special Adviser to HR/VP'.




 
Ref. Ares(2021)1932729 - 17/03/2021
EUROPEAN COMMISSION 
NEIGHBOURHOOD AND ENLARGEMENT NEGOTIATIONS 
 
 
  The acting Director-General 
Brussels, 
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref. GestDem 2021/0654 
Dear Mr Runci,  
I refer to your application dated 11 February 20211, registered on the same date under the 
above-mentioned reference number2. Your request concerns:  
‘documents which contain the following information: 
-  all  correspondence,  including  attachments  (i.e.  any  emails,  mail 
correspondence  or  telephone  call  notes)  between  DG  NEAR,  including  any 
Cabinet Members and/or officials, and Ms Nathalie Tocci, Special Adviser to 
HR/VP 
-  a  list  of  all  meetings  and/or  calls  attended  by  DG  NEAR,  including  any 
Cabinet Members and/or officials, that were attended by Ms Nathalie Tocci as 
well. 
The list should include: 
-  date,  individuals  attending  and  organisational  affiliation,  list  of  issues 
discussed, as well as minutes and other reports of these meetings and/or calls; 
-  all  documents  prepared  for  the  purpose  of  the  meetings  issued  both  in 
preparation and after the meetings took place’. 
I also  refer to  our email of 4  March 2021, by which  we informed  you that  an extended 
time limit was needed for the purpose of internal consultations regarding your request3.  
Your application concerns the following 11 documents: 
                                                 
1 Ref. Ares(2021)1622798.  
2 Ref. Ares(2021)1686071. 
 
3 Ref. Ares(2021)1686279.  
 
Mr Alessandro Runci 
Via Cerreto Sannita 13  
00182 Roma  
Italy 
 
By email only: 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx  
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
1.  Email  exchange  between  Cabinet  Várhelyi  and  communications  firm,  5 
November 2020; 
2.  Belgrade Economic Forum programme, 5 November 2020; 
3.  Twenty-five  years  later,  The  Dayton  Agreement  and  the  European  Pathway  for 
Bosnia and Herzegovina, 18 November 2020; 
4.  Roman talks with the Balkans preliminary draft programme, 24 March 2020; 
5.  Email exchange between Cabinet Várhelyi and Friends of Europe, 6 May 2020; 
6.  Email exchange between Cabinet Várhelyi and Permanent Representation of Italy 
to the EU, 6 March 2020; 
7.  Email  exchange  between  Cabinet  Várhelyi  and  Ministry  of  Foreign  Affairs  and 
International Cooperation of Italy, 17 November 2020; 
8.  Email exchange between Cabinet Várhelyi and Permanent Representation of Italy 
to the EU, 5 March 2020; 
9.  Email exchange between Cabinet Várhelyi and Friends of Europe, 7 May 2020; 
10. Letter  from  Istituto  Affari  Internazionali  and  the  Italianieuropei  Foundation  to 
Commissioner Várhelyi, 3 March 2020; 
11. Brief on 14th International Conference of the INSS. 
Please  note  that  there  is  no  document  containing  ‘a  list  of  all  meetings  and/or  calls 
attended  by  DG  NEAR,  including  any  Cabinet  Members  and/or  officials,  that  were 
attended by Ms Nathalie Tocci as well’. As specified in Article 2(3) of Regulation (EC) 
No 1049/20014, the right  of access as defined in that regulation applies only to existing 
documents  in  the  possession  of  the  institution.  Given  that  no  such  document, 
corresponding  to  the  above  description  given  in  your  application,  is  held  by  the 
Commission, the Commission is not in a position to fulfil your request in that regard. 
Having  examined  the  above-listed  documents  under  the  provisions  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001, I have decided that: 
-  Partial access can be granted to documents 1-10 subject to redaction of personal 
data, in accordance with Article 4(1)(b) (protection of the privacy and integrity of 
the individual) of Regulation (EC) No 1049/2001; 
-  Access  must  be  refused  to  document  11,  as  disclosure  is  prevented  by  the 
exceptions  to  the  right  of  access  laid  down  in  Article  4(1)(a),  third  indent 
(protection  of  the  public  interest  as  regards  international  relations)  and  Article 
4(1)(b)  (protection  of  the  privacy  and  integrity  of  the  individual)  of  Regulation 
(EC) No 1049/2001. 
The justifications are as follows:  
1.  Protection of the public interest as regards international relations 
Article  4(1)(a),  third  indent,  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  the 
'institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection of […] the public interest as regards […] international relations […]'. 
As per settled case-law, the institutions ‘must be recognised as enjoying a wide discretion 
for the purpose of determining whether the disclosure of documents relating to the fields 
                                                 
4 Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding 
public access to European Parliament, Council and Commission documents, Official Journal L 145 of 31 
May 2001, p. 43. 


 
covered  by  [the  exceptions  provided  for  in  Article  4(1)(a)  of  Regulation  1049/2001] 
could undermine the public interest’5. 
Consequently,  ‘the Court’s review of the legality of the  institutions’ decisions refusing 
access to documents on the basis of the mandatory exception […] relating to the public 
interest  must  be  limited  to  verifying  whether  the  procedural  rules  and  the  duty  to  state 
reasons  have  been  complied  with,  the  facts  have  been  accurately  stated,  and  whether 
there has been a manifest error of assessment of the facts or a misuse of powers’6. 
The  public  disclosure  of  document  11  would  affect  the  international  relations  between 
the  EU  and  the  Israeli  authorities,  given  the  content  of  the  document,  which  includes 
opinions of relevant actors on security issues.  
Disclosing document 11, which was not designed for external communications purposes, 
might  lead  to  misunderstandings  and/or  misrepresentations  regarding  the  nature  of  EU-
Israel  relations.  This  could  be  broadly  relayed  and  negatively  impact  established 
international relations with Israeli authorities. 
Against  this  background,  there  is  a  risk  that  disclosure  of  this  document  would 
undermine  the  protection  of  the  public  interest  as  regards  international  relations.  I 
consider this risk as reasonably foreseeable and non-hypothetical, given the sensitivity of 
the issues discussed in the document. 
2.  Protection of the privacy and the integrity of the individual 
Full  disclosure  of  documents  1-10  is  prevented  by  the  exception  concerning  the 
protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual  outlined  in  Article  4(1)(b)  of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001.  In  particular,  these  documents  contain  the  names  of 
individuals who are not public figures.  
Article  9(1)(b)  of  the  Data  Protection  Regulation7  does  not  allow  the  transmission  of 
these personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to 
you for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume 
that the legitimate interests of the data subject might be prejudiced. In your request, you 
do  not  express  any  particular  interest  to  have  access  to  these  personal  data,  nor  do  you 
put  forward  any  arguments  to  establish  the  necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a 
specific purpose in the public interest. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents,  as  the  need  to  obtain  access  thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has 
not been substantiated and there is no reason to think that the legitimate interests of the 
individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by  disclosure  of  the  personal  data 
concerned. 
 
                                                 
5 Judgment of 3 July 2014, Council v In ‘t Veld, C-350/12, paragraph 63. 
6 Judgment of 25 April 2007, WWF European Policy Programme v Council, T-264/04, paragraph 40. 
7 Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the  Council of 23 October 2018 on the 
protection  of  natural  persons  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions, 
bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, OJ L 295, 21.11.2018, p. 39. 



 
Partial Access 
We have considered whether partial access could be granted to document 11 but this was 
deemed impossible, as the sensitive elements are integral to it. Please note that we cannot 
provide  you  with  more  detailed  information  on  this  document  without  disclosing  its 
substance,  which  is  protected  by  the  quoted  exceptions  laid  down  in  Article  4  of 
Regulation (EC) No 1049/2001. 
Means of Redress 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to 
make a confirmatory application requesting the Commission to review its position. Such 
a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of 
this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission  
Secretariat-General  
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076  
B-1049 Bruxelles  
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx  
Yours sincerely, 
[e-signed] 
Maciej Popowski 
Enclosures: 
Documents 1-10 

Electronically signed on 17/03/2021 15:39 (UTC+01) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482