Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'DG CLIMA - minutes of meetings - Energy stakeholders'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 12.10.2021 
C(2021) 7477 final 
 
Ms Lala Hakuma Dadci 
Corporate Europe Observatory 
Rue d’Edimbourg 26 
1050 Brussels 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject:   
Your 
confirmatory 
application 
for 
access 
to 
documents 
 
– GESTDEM 2021/2139 
Dear Ms Hakuma Dadci, 
I  am  writing  in  reference  to  your  email  of  11  May  2021,  registered  on  the  same  date,  by 
which  you  lodge  a  confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council 
and Commission documents2 (hereafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’). 
I apologise for the delay in the handling of your application. 
Through  your  initial  application,  you  requested  access  to  the  minutes  of  the  following 
meetings: 
  ‘12  Jan  2021  -  Meeting  between  Aleksandra  Tomczak  and  Eurogas  -  Gas  package  –
proposals of the European gas industry;  
  24 Sep 2020 - Meeting between Aleksandra Tomczak and Eurogas - TEN-E legislation 
and the potential for gas sector decarbonisation; 
  08 Dec 2020 - Meeting between Aleksandra Tomczak and IOGP-TEN-E regulation;  
  22  Oct  2020  -  Meeting  between  Antoine  Colombani  and  IOPG  -  Sustainable  Finance 
and Taxonomy;  
                                                 
1 Official Journal L 345, 29.12.2001, p. 94. 
2 Official Journal L145, 31.05.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
  29 Sep 2020 - Meeting between Aleksandra Tomczak, Damyana Stoynova and IOGP -
Energy System Integration – ideas for CCUS Forum; 
  05 Jun 2020 - Meeting between Executive Vice-President Frans Timmermans and IOGP 
-Clean  energy  investments  and  sustainable  finance,  solutions  for  transport 
decarbonisation, power generation and heating, hydrogen and CCS;  
  12  Jan  2021  -  Meeting  between  Daniel  Mes  and  Hydrogen  Europe  -Hydrogen  for 
Mobility;  
  01 Oct 2020 - Meeting between Sarah Nelen and Hydrogen Europe-Alternative Fuels in 
the ‘Green Recovery’ plan - Hydrogen strategy;  
  19  Jun  2020  -  Meeting  between  Diederik  Samsom,  Daniel  Mes,  Sarah  Nelen  and 
Hydrogen Europe -Transport and European Green Deal;  
  06  Apr  2020  -  Meeting  between  Executive  Vice-President  Frans  Timmermans  and 
Hydrogen  Europe  -Green  hydrogen  for  decarbonising  the  economy  and  the  energy 
system,  impact  of  the  current  crisis  on  the  hydrogen  industry  and  their  role  in  a  green 
recovery;  
  03 Apr 2020 - Sarah Nelen - Hydrogen sector and Green Deal;  
  19  May  2020  -  Meeting  between  Aleksandra  Tomczak,  Diederik  Samsom  and  Gas 
Infrastructure Europe -Gas infrastructure in the context of climate neutrality;  
  09 Jul 2020 - Meeting between Antoine Colombani and Business Europe-Climate and 
trade, carbon Border Adjustment;  
  16  Jun  2020  -  Meeting  between  Executive  Vice-President  Frans  Timmermans  and 
Business Europe-Green Deal and Recovery;  
  20 May 2020 - Meeting between Sarah Nelen and Business Europe-EGD and European 
economic recovery.’ 
Your  request  was  split  into  two  applications  registered  under  the  following  references: 
Gestdem 2021/2139  and  2140,  handled  respectively  by  the  Secretariat-General  and  the 
Directorate-General for Climate Action. 
On  10  May  2021,  the  Secretariat-General  informed  you  that  it  did  not  hold  any  relevant 
documents in respect to the part of your request assigned to it. 
The  scope  of  your  confirmatory  application,  as  clarified  by  your  subsequent  email  of 
11 May  2021,  concerns  this  part  of  your  request  handled  by  the  Secretariat-General 
registered under reference Gestdem 2021/2139 only. 
More specifically,  you argue that ‘as all the meetings referred to in the requests have been 
made public on the Commssion’s website, [they] should have been documented by minutes 


 
of meetings’. Therefore, you urge the Commission ‘to disclose the requested information in 
the shortest time possible’. 
Against  this  background,  the  European  Commission  has  carried  out  a  renewed,  thorough 
search  for  the  documents  requested.  Following  this  renewed  search,  I  confirm  that  the 
Institution does not hold any documents that would correspond to the description given in your 
application. 
Article 2(3) of Regulation (EC) No 1049/2001 provides that the right of access as defined in 
that regulation applies only to existing documents in the possession of the institution. 
According  to  settled  case  law,  ‘[n]either  Article 11  of  Regulation No (EC) 1049/2001  nor 
the  obligation  of  assistance  in  Article 6(2)  thereof,  can  oblige  an  institution  to  create  a 
document for which it has been asked to grant access but which does not exist’3. 
Moreover,  the  Court  of  Justice  held  that  ‘an  application  for  access  that  would  require  the 
Commission  to  create  a  new  document,  even  if  that  document  were  based  on  information 
already  appearing  in  existing  documents  held  by  it,  falls  outside  the  framework  of 
Regulation (EC) No 1049/2001’4 
Furthermore,  there  exists  a  presumption  of  lawfulness  attached  to  the  declaration  by  the 
institution  asserting  that  documents  do  not  exist5.  This  presumption  continues  to  apply, 
unless the applicant can rebut it by relevant and consistent evidence6.  
In  this  respect,  the  mere  expectation  that  the  European  Commission  should  hold  the 
requested documents, does not, however, provide relevant and consistent evidence that  the 
institution is in possession of them. 
In  this  instance,  as  the  European  Commission  does  not  hold  any  such  documents 
corresponding  to  the  description  given  in  your  application,  it  is  not  in  a  position  to  fulfil 
your request.  
Against this background, I would like to clarify that, whereas the institutions must under the 
duty  of  good  administration,  insofar  as  possible  and  in  a  non-arbitrary  and  predictable 
manner,  draw  up  and  retain  documentation  relating  to  their  activities7,  they  are  under  no 
obligation to systematically draft minutes of meetings, except in respect to meetings which 
are of an extraordinary nature or institutional significance8. 
                                                 
3 See inter alia, Judgment of 2 October 2014, Strack v Commission, C-127/13 P, EU:C:2014:2250, paragraph 
46. 
4 Judgment of 11 January 2017, Typke v Commission, C-491/15 P, EU:C:2017:5, paragraph 31. 
5 Judgment of 23 April 2018, Verein Deutsche Sprache Commission, T-468/16, EU:T:2018:207, paragraphs 
35-36,  as  confirmed  by  the  European  Court  of  Justice  in  Judgment  of  30  January  2019,  Verein  Deutsche 
Sprache eV
 v European Commission, C-440/18P, EU:C:2019:77,  
Ibid. 
7 Judgment of 25 April 2007, WWF European Policy Programme v Council, T-264/04, EU:T:2007:114, paragraph 
61. 
8 Judgment  of  20  September  2019,  Franklin  Dehousse  v  Court  of  Justice  of  the  European  Union,  T-433/17, 
EU:T:2019:632,  as  clarified  by  Judgment  of  28  October  2020,  Franklin  Dehousse  v  Court  of  Justice  of  the 
European Union
, T-857/19, EU:T:2020:513, paragraphs 78 and 88. 



 
Finally,  I  draw  your  attention  to  the  means  of  redress  available  against  this  decision.  You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European Ombudsman under the conditions specified respectively in  Articles 263 and 228 
of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely,  
 
 
For the Commission 
Ilze JUHANSONE 
Secretary-General