Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Meeting between TAXUD and CEFIC'.




 
Ref. Ares(2021)4361847 - 05/07/2021
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL 
TAXATION AND CUSTOMS UNION 
 
  The Director-General 
Brussels  
TAXUD/GT/Svdv – taxud.e.2(2021)4223196 
      
 
 
 
Mrs Venetia Roxburgh 
 
40 Bermondsey Street 
UK – London   
ask+request-9528-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

 
 (via e-mail and registered mail) 
 
Dear Mrs Roxburgh, 
Subject: Your application for access to documents – Ref GestDem No 2021/3333 
We refer to  your e-mail dated 20 May 2021, in which you make a request for access to 
documents, registered under the above-mentioned reference number. 
You  request  access  to:  “All  documentation  (including  but  not  limited  to  all  email 
correspondence,  attendance  lists,  agendas,  background  papers,  transcripts,  recordings 
and minutes/notes) relating to the meeting listed below: 
 
1. Between Cefic and DG Thomas Gerassimos of TAXUD on the 16th April 2021
  
Following your request, we have identified following documents:  
1.  Letter from Fertilizers Europe dated 10 March 2021 [Ares(2021)1894179]; 
2.  Briefing – meeting between Gerassimos Thomas and Fertilizers Europe and CEFIC; 
3.  PowerPoint presentation of Fertilizers Europe and CEFIC on 16 April 2021; 
4.  Meeting  report  -  meeting  between  Gerassimos  Thomas  and  Fertilizers  Europe  and 

CEFIC on 16 April 2021[Ares(2021)3514190)]. 
 
 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: J-79 05/222 - Tel. direct line +32 229-53046 
 
xxxxxxxxxx.xxxxxx@xx.xxxxxx.xx 

 
 
Documents 1 and 3 
 
Your  application has  been  dealt  with  in  accordance  with Regulation 1049/2001  on  public 
access  to  Commission  documents.  In  accordance  with  Article  4(4)  of  the  Regulation,  the 
third  parties  (Fertilizers  Europe  and  CEFIC)  were  consulted  as  concerns  the  documents 
originating from them. In particular, they have been consulted because personal data of their 
representatives and staff is mentioned in the documents. 
 
Following from Regulation (EC) No 1049/2001 and based on the consultation with the third 
parties, we have  considered  that documents 1  and 3 can be disclosed. Some references to 
personal data have been redacted (see below under Personal data).  
 
Documents 2 and 4 
 
Having  examined  the  requested  document  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001 regarding public access to documents, document 2 can be partially disclosed. 
The  object  of  this  meeting  was  to  exchange  views  relating  to  a  possible  future  carbon 
border adjustment mechanism in the chemical/fertilizer sector. Document 2 is a briefing 
note,  including  background  on  the  possible  options  regarding  the  set-up  of  this 
mechanism.  The  internal  discussions  regarding  this  subject  are  still  going  on  before  a 
future Commission decision will be taken.   Disclosure of a number of confidential views 
for internal use as part of preliminary consultations within the Commission would  harm 
this decision making process.  
Document 2 can only partially disclosed on the basis of the first subparagraph of Article 
4(3) of Regulation (EC) No 1049/2001 which states that “access to a document, drawn 
up  by  an  institution  for  internal  use  or  received  by  an  institution,  which  relates  to  a 
matter  where  the  decision  has  not  been  taken  by  the  institution,  shall  be  refused  if 
disclosure of  the document  would  seriously undermine the institution's decision-making 
process, unless there is an overriding public interest in disclosure”. 

 
Please  note  further  that  there  is  no  overriding  public  interest  in  the  disclosure  of  these 
parts  of  the  document  which  would  outweigh  the  harm  a  disclosure  would  cause  to  the 
interests protected by the invoked exception. It is considered that this risk is foreseeable and 
not purely hypothetical. 
Document 4 is the meeting report, which can be disclosed (expunged from personal data 
– see below). 
Personal data 
 
Documents  1,  2  and  4  to  which  you  have  requested  access  contain  personal  data 
(signatures, names Commission officials, office data, CV’s). 
Pursuant to Article 4(1) (b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has 
to be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity 
of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation  regarding  the 
protection of personal data. The applicable legislation in this field is Regulation (EC) No 
2018/1725.  Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  ‘personal  data  shall 


 
only  be  transmitted  to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions 
and bodies if  the recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for 
a specific purpose in the public interest  and the controller, where there is  any reason to 
assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it 
is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
We  consider  that,  with  the  information  available,  the  necessity  of  disclosing  the 
aforementioned personal data to you has not been established and it cannot be assumed that 
such  disclosure  would  not  prejudice  the  legitimate  rights  of  the  persons  concerned. 
Therefore, we are disclosing the documents requested expunged from this personal data. 
Disclaimer 
Please  note  that  documents  originating  from  third  parties  are  disclosed  to  you  based  on 
Regulation (EC) No 1049/2001. However, this disclosure is without prejudice to the rules 
on  intellectual  property,  which  may  limit  your  right  to  reproduce  or  exploit  the  released 
documents without the agreement of the originator, who may hold an intellectual property 
right  on  them.  The  European  Commission  does  not  assume  any  responsibility  from  their 
reuse.  
In view of the nature of document 4, we would like to stress that Commission officials draft 
minutes for internal use and are usually of value only for a limited time. They solely reflect 
the service’s interpretation of the interventions made and do not set out any official position 
of the third parties to which the document refers, which was not consulted on its content. It 
does not reflect the position of the Commission and cannot be quoted as such. 
 
Confirmatory application 
In accordance with Article 7(2) of Regulation(EC) No 1049/2001, you are entitled to make 
a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)   
BERL 7/076 
B-1049 Brussels  
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours faithfully, 
      
(e-signed) 
 
          
 
 
 
 
 
 
Gerassimos THOMAS 
 
 
 
Annexes: as stated above 



 
 

Electronically signed on 05/07/2021 09:42 (UTC+02) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482