Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Meeting between the EFI and DG Energy'.




 
Ref. Ares(2022)5805250 - 18/08/2022
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR ENERGY 
 
Directorate A – Energy policy: Strategy and Coordination 
  A.1 – Interinstitutional, Policy Coordination and Planning 
Brussels , 17/08/2022 
ENER.A.1/MP/(2022)6402725 
 
Mr CRANSTON Alex 
1 Long Ln, London 
 
by email: ask+request-9677-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Subject: 
Your application for access to documents – GESTDEM 2021/4214 
 
 
Dear Sir, 
We refer to your e-mail of 25 June 2021 in which you make a request for access to documents, 
registered on 25 June 2021 under the above-mentioned reference number. 
You request access to all documentation (including but not limited to all email correspondence, 
attendance  lists,  agendas,  background  papers,  transcripts,  recordings  and  minutes/notes) 
relating to the meeting listed below: 

1. Between the European Forest Institute (EFI) and Thor-Sten Vertmann, Stefano Grassi, Laure 
Chapuis-Kombos, cabinet members of Commissioner Kadri Simson on 24/06/2021 to discuss the 
use of woody biomass.
 
Your application concerns the following documents:  
1.  mail exchange for a MEETING REQUEST LC and other members 24-28-31/05 or 
03/06/2021 - with EFI representatives on Causes of declining forest biodiversity 
(19/05/2021) 

2.  minutes of the Meeting Stefano Grassi - Laure Chapuis with EFI Director Marc Palahi and 
Prof Goran Berndes, Chalmers University of Technology (24/06/2021). 
 
I am glad to inform you that you can have wide partial access to all documents,  subject only to 
the redaction of personal data. Please find enclosed redacted copies of these documents. 
With  regard  to  the  documents  listed  above,  a  complete  disclosure  of  the  identified  documents  is 
prevented by the exception concerning the protection of privacy and the integrity of the individual 
outlined  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  because  they  contain  the  following 
personal data: 
- the names/initials and contact information of Commission staff members not pertaining to 
the senior management;  
- the names/initials and contact details of other natural persons.  
Article  9(1)(b)  of  the  Data  Protection  Regulation  does  not  allow  the  transmission  of  these 
personal  data,  except if  you  prove  that  it is  necessary  to  have  the  data  transmitted  to  you  for  a 
specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that the legitimate 
interests of the data subject might be prejudiced. In your request, you do not express any particular 
interest to have access to these personal data nor do you put forward any arguments to establish the 
necessity to have the data transmitted for a specific purpose in the public interest.  
 


 
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access 
cannot be granted to the personal data contained in the requested documents, as the need to obtain 
access thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and there is no reason to 
think that the legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced by disclosure 
of the personal data concerned. 
Please  note  that  documents  originating  from  third  parties  are  disclosed  to  you  based  on 
Regulation  (EC)  No  1049/2001.  However,  this  disclosure  is  without  prejudice  to  the  rules  on 
intellectual property, which may limit your right to reproduce or exploit the released documents 
without the agreement of the originator, who may hold an intellectual property right on them. The 
European Commission does not assume any responsibility from their reuse. 
Access  is  granted  to  minutes  of  a  videoconference  with  external  parties.  This  document  was 
drawn  up  for  internal  use  under  the  responsibility  of  the  relevant  service.  It  solely  reflects  the 
service’s interpretation of the interventions made and does not set out any official position of the 
third  parties  to  which  the  document  refers,  which  was  not  consulted  on  its  content.  It  does  not 
reflect the position of the Commission and cannot be quoted as such. 
In case you would disagree with this position, you are entitled, in accordance with Article 7(2) of 
Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting the Commission to 
review this position. 
Such  a confirmatory  application  should  be  addressed  within 15  working  days  upon  receipt  of this 
letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours faithfully, 
Electronically signed 
 
(p.o. Guus van de Schouw) 
Paula Abreu Marques 
Head of Unit 

Electronically signed on 18/08/2022 14:50 (UTC+02) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121