Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Contacts between Commissioner Jourova's cabinet and civil society actors regarding sustainable corporate governance'.




 
Ref. Ares(2021)5245063 - 24/08/2021
EUROPEAN COMMISSION 
Secretariat-General 
 
Directorate C – Transparency, Efficiency & Resources 
  The Director 
 
Brussels 
SG.C.1/ED   
By registered mail with AR 
Mr Le Louarn Adrien  
Parlement européen 
Bât. Altiero Spinelli 07H357  
60, rue Wiertz  
B-1047 Brussels 
Belgium 
 
Copy by email:  
ask+request-9726-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

 
Subject: 
Your application for access to documents – GESTDEM 2021/4286 
Dear Mr Le Louarn, 
I refer to your request of 28 June 2021, registered on 29 June 2021 in which you make a 
request for access to documents, under the above-mentioned reference number.  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
You request access to, I quote:  
 ‘1.  Letters,  email  and  documents  sent  by  civil  society  actors  (NGOs,  companies, 
business  associations,  chambers  of  commerce,  etc.)  to  Commissioner  Jourova  and  her 
cabinet  in  relation  with  the  sustainable  corporate  governance  and  the  corporate  due 
diligence legislative process. 
2.  Minutes  and  notes  from  meetings  (including  phone  call  and  videoconferences)  held 
between Commissioner Jourova, her cabinet and civil society actors (NGOs, companies, 
business  associations,  chambers  of  commerce,  etc.)  in  relation  with  the  sustainable 
corporate governance and the corporate due diligence legislative process. Those include 
the  meetings  already  registered  in  the  Transparency  Register  and  Commissioner 
Jourova's  webpage  (05/05/2021  with  BusinessEurope  ;  29/04/2021  with  Hospodářská 
komora České republiky (HK ČR) ; etc.)’. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
The  Secretariat-General  of  the  European  Commission  has  identified  the  following 
documents as falling under the scope of your request: 
-  Meeting  request  from  NGOs  -  Exchange  on  EU  Sustainable  Corporate 
Governance  &  Corporate  Due  Diligence  -  Ares(2021)1981468  (hereafter 
‘document 1’) 
-  Report  from  the  meeting  of  Cabinet  Jourova  with  representatives  of  NGOs  on 
Sustainable  Corporate  Governance  on  7  April  2021,  Ares(2021)4862432 
(hereafter ‘document 2’) 
-  Email  on  Responsibility  in  Supply  Chains,  SWP  Comment  2021/C  21 
Ares(2021)2074289 (hereafter ‘document 3’) 
-  Meeting  request  between  Ms  Jourova  and  BusinessEurope,  Ares(2021)2104751 
(hereafter ‘document 4’) 
-  Reply  to  the  meeting  request  between  Ms  Jourova  and  BusinessEurope, 
Ares(2021)2173520 (hereafter ‘document 5’) 
-  Report  from  the  meeting  between  Ms  Jourova  and  BusinessEurope, 
Ares(2021)3017937, (hereafter ‘document 6’) 
-  Report  from  CAB  Jourova  and  CAB  PRES  meeting  with  Business  Europe  on 
Sustainable Corporate Governance Ares(2021)2765192 (hereafter ‘document 7’) 
-  Report  from  CAB  Jourova  meeting  with  Deutsche  Post  DHL  Group  on 
sustainable  corporate  governance  on  22/04/2021,  Ares(2021)2765262  (hereafter 
‘document 8’) 
-  DPDHL Sustainability Roadmap, Ares(2021)2765262, (hereafter ‘document 9’) 
-  Request  for  a  video  call  with  Ms  Jourova    -  recent  resolution  of  the  European 
Parliament  on  Corporate  due  dilligence  and  corporate  responsibility  matters  - 
Ares(2021)2044559 (hereafter ‘document 10’) 
-  Reply to the request  for a video call with Ms Jourova   -  recent resolution of the 
European  Parliament  on  Corporate  due  dilligence  and  corporate  responsibility 
matters, Ares(2021)2173472 (hereafter ‘document 11’) 
-  Report meeting of Vice-President Jourova with Vladimir Dlouhy, President of the 
Czech  Chamber  of  Commerce  and  Deputy-President  of  Eurochambres  on 
Sustainable Corporate Governance, 29/04/2021,  Ares(2021)2871290, cover page 
and report (hereafter ‘documents 12 and 13) 
-  Email on ECCJ materials on the upcoming EU directive on sustainable corporate 
governance  (due  diligence)  &  civil  liability,  Ares(2021)3008490  (hereafter 
‘document 14’) 
-  FAQ  Civil  liability  in  the  Sustainable  Corporate  Governance  Directive, 
Ares(2021)3008490 (hereafter ‘document 15’) 
-  Reply to  email  on  ECCJ  materials  on the upcoming EU directive on sustainable 
corporate  governance  (due  diligence)  &  civil  liability,  Ares(2021)3011406 
(hereafter ‘document 16’) 
-  Report from the meeting with representatives of civil society organizations on the 
Sustainable Corporate Governance -  26/05/2021, Ares(2021)3485198 
 
(hereafter ‘document17’) 


 
-  Call  for  a  Redirection  of  EU  Sustainable  Corporate  Governance  Reform 
Proposals,  endorsed  by  50  academics  from  Nordic  Business  Schools, 
Ares(2021)3291754,  cover  email  and  call  for  redirection  signed  (hereafter 
‘documents 18 and 19’) 
-  Email  from  Confederation  of  Swedish  Enterprise  on  the  initiative  on  Corporate 
Governance, Ares(2021)3448568 (hereafter ‘document 20’) 
-  Two-page  overview  from  Confederation  of  Swedish  Enterprise  on  the  initiative 
on Corporate Governance, Ares(2021)3448568  (hereafter ‘document 21’) 
-  Reply to the email from Confederation of Swedish Enterprise on the initiative on 
Corporate Governance, Ares(2021)3450323 (hereafter ‘document 22’) 
-  Report  from  the  meeting  with  the  Confederation  of  Swedish  Enterprise  on 
Sustainable  Corporate  Governance,  07/06/2021,  Ares(2021)3824992  (hereafter 
‘document 23’) 
-  Email  on  NGO  briefing  on  sustainable  corporate  governance  and  board 
obligations Ares(2021)4028341 (hereafter ‘document 24’) 
-  NGO  policy  briefing on  sustainable corporate  governance  and board obligations 
Ares(2021)4028341 (hereafter ‘document 25’) 
-  Report  from  the  meeting  of  Cabinet  Jourova  with  Global  Witness  on  the 
Sustainable  Corporate  Governance  Initiative  –  27/07/2021,  Ares(2021)4808957 
(hereafter ‘document 26’) 
 
-  Reply  to  the  email  on  NGO  briefing  on  sustainable  corporate  governance  and 
board obligations, dated 9 July 2021, (hereafter ‘document 27’) 
-  NGO  briefing  on  sustainable  corporate  governance  and  board  obligations  plus 
reply, Ares(2021)4808064 (hereafter ‘document 28’) 
-  NGO  concerns  on  the  Sustainable  Corporate  Governance  proposal  -  request  for 
possible call, Ares(2021)4034628 (hereafter ‘document 29’) 
-  NGO  concerns  on  the  Sustainable  Corporate  Governance  proposal  plus  Ms 
Constantin  reply  to  the  NGO  coalition  representative  -  Ares(2021)4054853 
(hereafter ‘document 30’) 
-  Email  on  meeting  request  to  Ms  Jourova:  role  of  industry  schemes  &  industry 
initiatives in EU mandatory due diligence legislation (SGC), Ares(2021)4315089 
(hereafter ‘document 31’) 
-  Letter  to  Ms  Jourova:  meeting  request  -  role  of  industry  schemes  &  industry 
initiatives in EU mandatory due diligence legislation (SGC), Ares(2021)4315089 
(hereafter ‘document 32’) 
-  Reply  to  email  on  meeting  request  to  Ms  Jourova:  role  of  industry  schemes  & 
industry  initiatives  in  EU  mandatory  due  diligence  legislation  (SGC), 
Ares(2021)4556103 (hereafter ‘document 33’) 
-  Report  from  the  meeting  of  Cabinet  Jourova  with  the  Responsible  Business 
Alliance  (RBA)  on  Sustainable  Corporate  Governance  –  28/07/2021, 
Ares(2021)4837661 (hereafter ‘document 34’) 
 
 


 
-  Letter on behalf of the German civil society, Initiative Lieferkettengesetz (Supply 
Chain  Law),  representing  128  NGOs,  trade  unions,  churches  regarding  the 
European Commission’s forthcoming proposal for an EU directive on Sustainable 
Corporate  Governance,  cover  email  and  letter,  Ares(2021)4366429  (hereafter 
‘documents 35 and 36’) 
-  Danish  Committee  on  Corporate  Governance:  Joint  letter  on  the  European 
Commission’s  upcoming  initiative  on  sustainable  corporate  governance,  cover 
email and letter, Ares(2021)4368707 (hereafter ‘documents 37 and 38’) 
-  BusinessEurope  letter  on  upcoming  Sustainable  Corporate  Governance  package: 
impact  assessment  concerns,  cover  email  and  letter,  Ares(2021)2900189 
(hereafter ‘documents 39 and 40’) 
-  Reply  to  BusinessEurope  letter  on  upcoming  Sustainable  Corporate  Governance 
package: impact assessment concerns, cover email and letter, Ares(2021)4776850 
(hereafter ‘documents 41 and 42’) 
-  Joint statement from group of stakeholders on sustainable corporate governance,  
Ares(2021)4862461, cover email and letter (hereafter ‘documents 43 and 44’) 
I  can  inform  you  that  wide  partial  access  is  granted  to  the  requested  documents  only 
subject to redactions due to the protection of personal data as per point (b) of Article 4(1) 
of Regulation (EC) No 1049/2001 for the reasons set out below.  
2.1.  Protection of the privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy and the integrity of the individual, in  particular in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager)1,  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation 
(EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data2  (hereafter 
‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
 
 
                                                 

Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010,  European Commission v The Bavarian Lager Co. 
Ltd
  (hereafter  referred  to  as  ‘European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  judgment’)  C-28/08 P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59. 

OJ L 8, 12.1.2001, p. 1.  


 
Please  note  that,  as  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been 
repealed by Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council 
of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC3 (hereafter ‘Regulation (EU) 2018/1725’). 
However,  the  case  law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation (EU) 2018/1725. 
In  the  above-mentioned  judgment,  the  Court  stated  that  Article  4(1)(b)  of  Regulation 
(EC)  No  1049/2001  ‘requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual  must  always  be  examined  and  assessed  in  conformity  with  the  legislation  of 
the  Union  concerning  the  protection  of  personal  data,  and  in  particular  with  […]  [the 
Data Protection] Regulation’.4 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’.  
As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof), ‘there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life’.5 
The  requested  documents  contain  personal  data  such  as  the  names,  functions,  contact 
details  of  persons  (addresses,  email  addresses,  phone  numbers),  handwritten  signatures, 
including  those  who  do  not  form  part  of  the  senior  management  of  the  European 
Commission. 
The names6 of the persons concerned as well as other data from which their identity can 
be  deduced  undoubtedly  constitute  personal  data  in  the  meaning  of  Article  3(1)  of 
Regulation (EU) 2018/1725.  
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
                                                 

OJ L 295, 21.11.2018, p. 39. 

European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 59. 

Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  Rechnungshof  and  Others  v  Österreichischer 
Rundfunk
, Joined Cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 

European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 68. 


 
In Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution does not 
have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data.7 This is 
also  clear  from  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  which  requires  that  the 
necessity to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
According to  Article 9(1)(b) of Regulation  (EU)  2018/1725,  the European Commission 
has to  examine the  further conditions  for the lawful processing of personal  data only if 
the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to 
have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  It  is  only  in  this 
case that the European Commission has to examine whether there is a reason to assume 
that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative, 
establish  the  proportionality  of  the  transmission  of  the  personal  data  for  that  specific 
purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In  your  request  for  access  to  documents,  you  do  not  put  forward  any  arguments  to 
establish  the  necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public 
interest. Therefore, the European Commission does not have to examine whether there is 
a reason to assume that the data subjects’ legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, there are reasons to assume that the legitimate interests of the 
data  subjects  concerned  would  be  prejudiced  by  the  disclosure  of  the  personal  data 
reflected in the requested documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such 
public  disclosure  would  harm  their  privacy  and  subject  them  to  unsolicited  external 
contacts.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001, access cannot be granted to the personal data, as the need to obtain access 
thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no 
reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be 
prejudiced by the disclosure of the personal data concerned. 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
Please  note  that  point  (b)  of  Article  4(1)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  does  not 
include the possibility for the exceptions defined therein to be set aside by an overriding 
public interest. 
4. 
PARTIAL ACCESS 
In accordance with Article 4(6) of Regulation (EC) No 1049/2001, I have considered the 
possibility of granting (further) partial access to the documents requested.  
However,  for  the  reasons  explained  above,  no  wider  partial  access  is  possible  without 
undermining the interests described above. 
                                                 

Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency, 
C-615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 



 
5. 
MEANS OF REDRESS 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to 
make a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt  of  this  letter  to  the  Secretariat-General  of  the  Commission  at  the  following 
address: 
European Commission 
 
Secretariat-General 
 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
 
BERL 7/076   
B-1049 Brussels,  
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx.  
Yours sincerely, 
Tatjana Verrier 
Director 
Enclosures: 44 documents 

Electronically signed on 23/08/2021 17:46 (UTC+02) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482

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