Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Letters to Oettinger and Timmermans sent per registered mail by Mrs. Roelie Post'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 3.12.2021 
C(2021) 8947 final 
 
Mr Arun Dohle 
Against Child Trafficking 
Keizersgracht 482,  
1017EG Amsterdam 
Netherlands 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION NO (EC) 1049/20011 
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2021/5166, 2021/5167, 
2021/5168, 2021/5327 

Dear Mr Dohle, 
I  refer  to  your  email  of  4  October  2021,  registered  on  6  October  2021,  in  which  you 
submit a confirmatory application in accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents2 (hereafter 'Regulation (EC) No 1049/2001').  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
On 22 August 2021, you submitted three initial applications addressed to the Secretariat-
General  and  the  Directorate-General  for  Human  Resources  and  Security  requesting 
access to the following documents, I quote: 
-  ‘The  Ares  registration  fiche  of  the  letters  which  MEP  Ana  Gomes  sent  to  FVP 
Timmermans  in  July  2015,  and  in  2017  related  to  [X]3,  including  all  related 
                                                 

Official Journal L 345, 29.12.2001, p. 94. 
2   Official Journal L 145, 31.5.2001, p. 43. 
3   In  your  initial  applications,  you  refer  to  the  identified  individual  who  is  neither  a  public  figure  in  a 
public capacity  nor a  member of the senior  management of the European Commission.  The name of 
that individual has been replaced by ‘X’ in this decision. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

correspondence  in  whatever  form.  (registered  under  reference  GESTDEM 
2021/5166); 
-  Ares  Registration  fiches  and  related  correspondence  related  to  the  letters  to 
Commissioners  Oettinger  and  Timmermans  sent  per  registered  mail  by  [X]  in 
August  2018.  (registered  under  references  GESTDEM  2021/5167  and 
GESTDEM 2021/5327); 
-  All  correspondence,  internal/external,  about  [X].  Including  the  Ares  registration 
fiches. And also including documents related to Mr. Oettinger's decision to agree 
to  the  retro-active  retirement  and  retroactive  back  payments.  (registered  under 
reference GESTDEM 2021/5168).’ 
In its initial reply to your requests registered under references GESTDEM 2021/5166 and 
GESTDEM  2021/5167,  the  Secretariat-General,  on  3  October  2021,  refused  access  to 
these documents based on the exception of Article 4(1)(b) (protection of privacy and the 
integrity of the individual) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
In its initial reply to your requests registered under references GESTDEM 2021/5168 and 
GESTDEM  2021/5327,  the  Directorate-General  for  Human  Resources  and  Security,  on 
24 September 2021, refused access to these documents based on the exception of Article 
4(1)(b) (protection of privacy and the integrity of the individual) of Regulation (EC) No 
1049/2001. 
In  your  confirmatory  application,  you  request  a  review  of  this  position.  You  underpin 
your request with arguments, which I will address in the corresponding sections below. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a review of the reply 
given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
Following this review, I regret to inform  you that the European Commission is not in a 
position  to  identify  the  documents  falling  within  the  scope  of  your  confirmatory 
application without interfering with the right to privacy and data protection based on the 
exception laid down in Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, for the reasons 
set out below. 
2.1.  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy and  the integrity of the individual, in  particular in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 


In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager)4,  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation 
(EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data5  (hereafter 
‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
Please  note  that,  as  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been 
repealed by Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council 
of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC6 (hereafter ‘Regulation (EU) 2018/1725’). 
However,  the  case  law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation (EU) 2018/1725. 
In  the  above-mentioned  judgment,  the  Court  stated  that  Article  4(1)(b)  of  Regulation  
(EC)  No  1049/2001  ‘requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual  must  always  be  examined  and  assessed  in  conformity  with  the  legislation  of 
the  Union  concerning  the  protection  of  personal  data,  and  in  particular  with  […]  [the 
Data Protection] Regulation’7. 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’. 
As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof), ‘there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life’8. 
In  the  VG  v  Commission  judgment,  the  General  Court  ruled  that  even  anonymised  data 
should  be  considered  as  personal  data,  if  it  would  be  possible  to  link  them  to  an 
identifiable natural person through additional information9. 
In  the  present  case,  a  clear  link  to  an  identifiable  person  remains,  since  your  request 
focuses  on  an  identified  natural  person.  Therefore,  it  is  clear  that  even  the  mere 
identification of the documents requested implies the processing of personal data and the 
                                                 
4   Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010, European Commission v The Bavarian Lager Co. 
Ltd  (hereafter  referred  to  as  ‘European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  judgment’)  C-28/08 P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59. 
5   Official Journal L 8, 12.1.2001, p. 1. 
6   Official Journal L 295, 21.11.2018, p. 39. 
7   European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 59. 
8   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  Rechnungshof  and  Others  v  Österreichischer 
Rundfunk, Joined Cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 
9   Judgment of the General Court of 27 November 2018, VG v Commission, Joined Cases T‑314/16 and 
T‑435/16, EU:T:2018:841, paragraph 74. 


information  about  the  existence  of  documents  would  constitute  processing  of  personal 
data, as this information cannot be disassociated from the natural person it concerns. 
The identified natural person mentioned in your request does not form part of the senior 
management of the European Commission in the context of your request. 
In  the  Nowak  judgment10,  the  Court  of  Justice  has  acknowledged  that  ‘[t]he  use  of  the 
expression “any information” in the definition of the concept of “personal data”, within 
Article  2(a)  of  Directive  95/46,  reflects  the  aim  of  the  EU  legislature  to  assign  a  wide 
scope  to  that  concept,  which  is  not  restricted  to  information  that  is  sensitive  or  private, 
but  potentially  encompasses  all  kinds  of  information,  not  only  objective  but  also 
subjective, in the form of opinions and assessments, provided that it “relates” to the data 
subject’. As regards the latter condition, it is satisfied where the information, by reason of 
its content, purpose or effect, is linked to a particular person (emphasis added). 
The names of the persons concerned as well as other data from which their identity can 
be  deduced  undoubtedly  constitute  personal  data  in  the  meaning  of  Article  3(1)  of 
Regulation (EU) 2018/172511. 
The  General  Court  acknowledged  that  an  institution  cannot,  on  the  basis  of  Article 
4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, refuse access to documents on the ground that 
their  disclosure  would  undermine  the  privacy  and  integrity  of  an  individual,  when  the 
documents  in  question  contain  personal  data  exclusively  concerning  the  applicant  for 
access12.  However,  that  case  law  is  not  applicable  to  the  present  case  insofar  as  the 
applicant for access is different from the data subject whose personal data are concerned 
by the request for access. 
Moreover, the General Court confirmed in Case T-611/15 that if a legal person submits 
an application for access on behalf of another individual, the institution does not have to 
verify whether the power of representation by the former has been laid down in a specific 
mandate13. 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
                                                 
10     Judgment of the Court of Justice of 20 December 2017, Peter Nowak v Data Protection Commissioner 
(Request for a preliminary ruling from the Supreme Court), C-434/16, EU:C:2017:994, paragraphs 34-
35. 
11  European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 68. 
12   Judgment  of  the  General  Court  of  22  May  2012,  Internationaler  Hilfsfonds  eV  v  European 
Commission,  T-300/10,  EU:T:2012:247,  paragraphs  107-109,  Judgment  of  the  General  Court  of  12 
May  2015,  Unión  de  Almacenistas  de  Hierros  de  España  v  European  Commission,  T-623/13, 
EU:T:2015:268, paragraph 91. 
13   Order  of  the  General  Court  of  26  October  2016,  Edeka-Handelsgesellschaft  Hessenring  mbH  v. 
Commission, T-611/15, EU:T:2016:643, paragraphs 41-45. 


proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
In Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution does not 
have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data14. This is 
also  clear  from  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  which  requires  that  the 
necessity to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
According to  Article 9(1)(b) of Regulation  (EU)  2018/1725,  the European Commission 
has to  examine the  further conditions  for the lawful processing of personal  data only if 
the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to 
have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  It  is  only  in  this 
case that the European Commission has to examine whether there is a reason to assume 
that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative, 
establish  the  proportionality  of  the  transmission  of  the  personal  data  for  that  specific 
purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
To establish the necessity to have the data transmitted, you argue that, I quote: ‘You may 
know  that  this  issue  is  fully  in  the  public  domain  since  2007.  Numerous  newspaper 
particle, documentaries, podcasts have been broadcasted worldwide. All this has resulted 
in a resolution that was unanimously adopted by the Dutch Parliament in 2019. As for the 
public  interest,  there  is  growing  interest  in  the  subject  of  trafficking  for  children  for 
adoption.  […]  there  have  been  more  and  more  national  investigations  launched.  Some 
governments  have  offered  apologies.  All  this  is  closely  connected  to  the  European 
Commission's  treatment  of  the  Task  Manager  of  the  Romanian  Children  File.  It  is, 
therefore,  in  the  public  interest,  the  public  good,  to  understand  how  whistleblowers  are 
being dealt with. This also in view of future whistleblowers who need to understand the 
institution's attitude and actions towards whistleblowing.’ 
That  general  argument  pertaining  to  the  identified  Task  Manager  cannot  justify  the 
transmission  of  the  personal  data  at  stake,  which  may  fall  within  the  notion  of  "private 
life"  regardless  of  whether  this  data  is  registered  in  the  context  of  a  professional 
activity15.  In  the  present  case,  the  requested  data  relate  to  private  life  insofar  as  they 
concern the statutory situation of the identified person. 
                                                 
14   Judgment of the Court of Justice of 16 July 2015, ClientEarth v European Food Safety Authority, C-
615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 
15   Judgment  of  the  General  Court  of  19  September  2018,  Case  T-39/17,  Chambre  de  commerce  et 
d’industrie  métropolitaine  Bretagne-Ouest  (port  de  Brest)  v  Commission,  ECLI:EU:T.2018:560, 
paragraphs 37, 38 and 43.  


Abstract  and  general  references  to  an  interest  in  understanding  the  institution's  attitude 
and  actions  towards  whistleblowing  cannot  justify  the  need  for  the  processing  nor  the 
transmission of the personal data, let alone its proportionality. 
In addition, the scope of your request is not connected to the policy related to the subject 
of  trafficking  of  children  for  adoption  and  accordingly  that  argument  cannot  justify  the 
need for processing the requested personal data under Article 9(1)(b) of Regulation (EU) 
2018/1725. 
The General Court confirmed in the Psara judgment that general considerations relating 
to the public interest in the disclosure of personal data regarding parliamentary mandate 
holders  in  order  to  guarantee  the  public  right  to  information  and  transparency  do  not 
establish  the  need  for  the  transfer  of  the  personal  data16.  This  conclusion  applicable  to 
parliamentary  mandate  holders  is  all the more relevant  in  relation  to  civil  servants who 
are not public figures. 
Moreover, while the General Court has accepted in Evropaïki Dynamiki17 that disclosure 
of  certain  documents  cannot  be  withheld  if  comparable  documents  are  in  the  public 
domain,  the  present  situation  is  not  comparable.  The  information  concerned  by  your 
request  has  not  been  made  public  either  by  the  European  Commission  or,  to  the 
Secretariat-General’s knowledge, by the data subject concerned. 
Against this background, the Secretariat-General emphasises that the mere identification 
of documents in the context of your request entails the processing of personal data, which 
constitutes  an  interference  with  the  right  to  privacy  and  data  protection  and  is  not 
proportionate and necessary in the public interest. 
Notwithstanding the above, there are reasons to assume that the legitimate interests of the 
data subject concerned would be prejudiced by the processing of the requested personal 
data, as there is a real and non-hypothetical risk that the mere identification of documents 
in  the  context  of  your  request  would  harm  the  privacy  and  subject  the  natural  person 
concerned to unsolicited external contacts. 
Consequently,  the  Secretariat-General  concludes  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001, the European Commission is not in a position to identify 
the  documents  requested,  as  the  need  to  obtain  access  to  the  personal  data  of  the  data 
subject concerned for a purpose in the public interest has not been substantiated and there 
is no reason to think that the legitimate interests of the individual concerned would not be 
prejudiced by the disclosure of the personal data concerned. 
                                                 
16   Judgment of the General Court of 25 September 2018, Psara et al. v European Parliament, T-639/15 
to T-666/15 and T-94/16, EU:T:2018:602, paragraphs 73-76. 
17    Judgment  of  the  General  Court  of  6  December  2012,  Evropaïki  Dynamiki  v  Commission,  T-167/10, 
EU:T:2012:651. 



3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
Please  note  that  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  does  not  include  the 
possibility  for  the  exception  defined  therein  to  be  set  aside  by  an  overriding  public 
interest. 
4. 
PARTIAL ACCESS 
Pursuant to Article 4(6) of Regulation (EC) No 1049/2001, ‘If only parts of the requested 
document  are  covered  by  any  of  the  exceptions,  the  remaining  parts  of  the  document 
shall be released.’ 
However, as the Secretariat-General is not in a position to identify the documents that fall 
within  the  scope  of  your  confirmatory  application  without  undermining  the  interests 
described above, it is  neither in  a position to  consider the possibility of  granting partial 
access to the documents requested. 
5. 
MEANS OF REDRESS 
Finally, I draw your attention to the means of redress available against this decision. You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European  Ombudsman  under  the  conditions  specified  respectively  in  Articles  263  and 
228 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
 
 
 
For the Commission 
Ilze JUHANSONE 
Secretary-General 

 


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