This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Documents Pertaining to PETI Petition 1088/2016'.


DATA PROTECTION NOTICE – ATD REQUESTS 
 
 
Data Protection Notice 
Processing of personal data in the context of access to documents 
requests 
The European Banking Authority (EBA) processes your personal data in the context of access to 
documents requests in accordance with Regulation (EC) No 45/2001.  The EBA processes your 
personal data based on Regulation (EU) 2018/1725 (EUDPR). 
The following information is provided as established in Articles 15 and 16 of the EUDPR. 
Who is the control er? 
The  EBA  is the control er with regard to the data processing activities described in this data 
protection notice. 
For more information on the EBA, please consult the EBA website https://eba.europa.eu. 
What personal data do we process, for what purpose, who can access it and how long 
do we keep them? 
The EBA processes the name and the contact details of the person requesting the documents and 
any other personal data submitted by the applicant in the request. In addition, the EBA processes 
any personal data that may appear in the requested documents. 
The purpose of the processing is to ensure the appropriate handling of requests for access to 
documents in compliance with the principles, conditions and limits defined in Regulation (EC) No 
1049/2001. Such requests may be lodged by any citizen of the European Union and any natural or 
legal person residing or having its registered office in a Member State. For the purposes of the 
Regulation 1049/2001, the EBA wil  send acknowledgement of receipts, analyse requests, assess 
possible disclosure of documents originating from the EBA or third parties, inform the applicants of 
the decision to disclose or to refuse the disclosure of documents or information and handle possible 
confirmatory applications. 
Your personal data can be accessed by a limited number of staff members, who are involved on a 
need-to-know basis when handling your request for access. Technical measures include storing the 
files electronically in a restricted area of the Document Management System of the Legal and 
Compliance Unit. The staff of the Legal and Compliance Unit dealing with your access to documents 
requests applies strict measures to ensure that your personal data is not accessed by anybody else. 
This includes the use of locked closets. 
 
 



SPECIFIC PRIVACY NOTICE – ATD REQUESTS 
The EBA wil  keep the personal data as long as necessary and for a maximum of ten years after the 
closure of the case, or as long as the EBA is under a legal obligation to do so. 
Why do we process your personal data and under what legal basis? 
The processing of your personal data by the EBA is lawful since the right of access to documents is 
laid down in Article 15(3) of the Treaty on the Functioning of the European Union, in Article 42 of 
the Charter of Fundamental Rights of the European Union and more in detail in Regulation (EC) No 
1049/2001. The EBA respects the provisions of Regulation (EC) No 1049/2001 in accordance Article 
72  of its funding Regulation and with the Decision of the Management Board on Access to 
Document EBA DC 036 of 27 May 2011.
 
Wil  the processing of your personal data involve any transfer outside of the EU? 
Your personal data is processed within the EU/EEA and will not leave that territory. 
What are your rights regarding your personal data? 
You have the right of access to your personal data and to relevant information concerning how we 
use it. You have the right to rectify your personal data. Under certain conditions, you have the right 
to ask that we delete your personal data or restrict its use. You have the right to object to our 
processing of your personal data, on grounds relating to your particular situation, at any time. We 
will consider your request, take a decision and communicate it to you. For more information, please 
see Articles 14 to 21, 23 and 24 of the Regulation. 
You can send your request by post in a sealed envelope or via email (see section on contact details 
below). 
You have the right to lodge a complaint 
If you have any remarks or complaints regarding the way we process your personal data, we invite 
you to contact the Data Protection Officer (DPO) of the EBA (see section on contact details below). 
You have, in any case, the right to lodge a complaint with the European Data Protection Supervisor, 
our supervisory authority for data protection matters. 
Contact details for enquiries regarding your personal data 
Should you wish to contact the EBA, we encourage you to do so by email: (provide functional email 
of the unit that is in charge of the processing of the personal data) by stating in the subject “Data 
Protection Enquiry”.  
If you wish to contact the DPO of the EBA personal y, you can send an e-mail to xxx@xxx.xxxxxx.xx 
or a letter to the postal address of the EBA marked for the attention of the DPO of the EBA. 
The postal address of the EBA is DEFENSE 4 – EUROPLAZA, 20 Avenue André Prothin, CS 30154, 
92927 Paris La Défense CEDEX, France. 
 



SPECIFIC PRIVACY NOTICE – ATD REQUESTS 
You can also find contact information on the EBA’s website: https://eba.europa.eu/contacts