This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Access to documents request: 2021-12-01 meeting between Didier Reynders and Google'.

Ref. Ares(2022)292194 - 14/01/2022
Ms Naomi HIRST 
By e-mail: 

Your application for access to documents – GESTDEM 2021/7966 
Dear Ms HIRST, 
We  refer  to  your  e-mail  of  03/12/2021  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 07/12/2021 under the above mentioned reference number. 
You request access to: 
All  documents—including  but  not  limited  to  correspondence,  emails,  minutes,  notes 
(hand  written  or  electronic),  audio  or  video  recordings,  verbatim  reports,  operational 
conclusions, lines to take, briefings, and presentations—related to the meeting on 2021-
12-01 between Didier Reynders and Google.
Your application concerns the following documents: 
-  Minutes  of  the  meeting  with  Google  and  Commissioner  Reynders  01/12/2021 
(reference number Ares(2021)7588752); 
-  briefing for the meeting between Google and Commissioner Reynders which took 
place on 01/12/2021. 
Having  examined  the  documents  requested  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  documents,  we  regret  to  inform  you  that  full 
disclosure of the identified documents is prevented by exceptions to the right of access laid 
down in Article 4 of this Regulation. 
Protection of privacy and the integrity of the individual 
A complete disclosure of the identified documents is prevented by the exception concerning 
the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual  outlined  in  Article  4(1)(b)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001, because they contain the following personal data: 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË 


the  names/initials  and  contact  information  of  Commission  staff  members  not 
pertaining to the senior management;   

the names/initials and contact details of other natural persons. 
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you 
for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that 
the legitimate interests of the data subject might be prejudiced. In your request, you do not 
express any particular interest to have access to these personal data nor do you put forward 
any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest. 
Consequently,  we  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
Protection  of  the  public  interest  as  regards  international  relations  (page  20  of  the 

Article  4(1)(a),  third  indent,  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  the 
'institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection of […] the public interest as regards […] international relations […]'.  

We consider that making the redacted parts public would seriously prejudice the mutual 
trust  between  the  European  Union  and  the  United  States,  both  as  regards  the  ongoing 
talks on a new transatlantic data transfer framework after the invalidation of the EU-U.S. 
Privacy Shield by the Court of Justice of the European Union and other transatlantic files. 
After  the  invalidation  of  the  European  Commission’s  adequacy  decision  2016/1250 
regarding  the  EU-U.S.  Privacy  Shield,  the  European  Commission  and  the  U.S. 
Department of Commerce are in negotiations on a strengthened transatlantic data transfer 
framework  to  comply  with  the  judgement  of  the  Court  of  Justice.  In  light  of  these 
ongoing talks, it is important to protect the credibility of the European Commission as a 
negotiating  partner.  Establishing  and  protecting  an  atmosphere  of  mutual  trust  is  a 
delicate  exercise  and  any  breach  of  that  trust  can  have  a  serious  adverse  effect  on  the 
ongoing talks as well as future cooperation.  
Protection of the commercial interests of a natural or legal person 
With  regard  to  the  page  26  of  the  briefing  we  would  like  to  note  that  it  contains 
commercially sensitive business information of the company that submitted it. Disclosure of 
the content would undermine the protection of the commercial interests of the company that 
submitted it, as putting this information in the public domain would affect its competitive 
position  on  the  market.  Therefore  the  exception  laid  down  in  Article  4(2)  first  indent  of 
Regulation (EC) No 1049/2001 applies to this document. 

Protection  of  the  purpose  of  inspections,  investigations  or  audits  (pages  1,  4  of  the 

It follows from the case-law of the General Court that the exception in Article 4(2), third 
indent, of Regulation 1049/2001 applies if disclosure of the documents in question may 
endanger  the  completion  of  inspections,  investigations  or  audits  (Judgment  of  6  July 
2006, Franchet and Byk v Commission, T-391/03 and T-70/04, paragraphs 109 and 110
The exception may also be invoked with respect to investigations carried out by national 
authorities (Judgment of the General Court of 12 May 2005 in case T-623/13, Unión de 
Almacenistas de Hierros de España v Commission, paragraph. 44
). In this case, some of 
the  redacted  parts  contain  information  about  ongoing  investigations  by  national  data 
protection authorities and related discussions at the level of the European Data Protection 
Board, which are treated as confidential by the Board in accordance with Article 76(1) of 
Regulation  (EU)  2016/679  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  27  April 
2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data 
and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data 
Protection  Regulation).  There  is  a  foreseeable  risk  that  making  the  information  public 
would interfere with the task of national data protection authorities to independently and 
effectively  investigate  and  enforce  compliance  with  the  General  Data  Protection 
Regulation, as it would expose the authorities and the European Data Protection Board to 
the  foreseeable  risk  of  coming  under  outside  pressures.  Moreover,  disclosing  the 
information would seriously affect the climate of mutual trust between the Commission 
and the European Data Protection Board.  
The  exceptions  laid  down  in  Article  4(2)  of  Regulation  1049/2001  must  be  waived  if 
there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure.  Such  an  interest  must,  firstly,  be 
public  and,  secondly,  outweigh  the  harm  caused  by  disclosure.  In  your  request,  you  do 
not put forward any reasoning pointing to an overriding public interest in disclosing the 
document  request,  nor  have  we  been  able  to  identify  any  public  interest  capable  of 
overriding  the  public  and  private  interests  protected  by  Article  4(2)  of  Regulation 
These  documents  were  drawn  up  for  internal  use  under  the  responsibility  of  the  DG 
JUST. It solely reflects  DG JUST interpretation  of the interventions made and does not 
set out any official position of the third parties to which the document refers, which was 
not  consulted  on  its  content.  It  does  not  reflect  the  position  of  the  Commission  and 
cannot be quoted as such 
In case you would disagree with this position, you are entitled, in accordance with Article 
7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting the 
Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1) 
BERL 7/076 

B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
According to standard operational procedure, the reply to a request for access to documents 
is usually sent by registered post. Please note, however, that due to the extraordinary health 
and security measures currently in force during the COVID-19 pandemic, which include the 
requirement for all Commission non-critical staff to telework, we are unfortunately not in a 
position to follow this procedure until further notice.  
We  would  therefore  appreciate  if  you  could  confirm  receipt  of  the  present  e-mail  by 
replying to xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx. 
Yours faithfully, 

Electronically signed on 14/01/2022 15:15 (UTC+01) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482