Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Meetings between SG and Eurofer'.




 
Ref. Ares(2022)1224166 - 18/02/2022
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Trade 
 
Directorate R - Resources, Inter-Institutional Relations, Communications and Civil Society 
  R.3 Transparency, Civil Society and Communications 
 
The Head of Unit 
 
 
Brussels  
R3/MM/SL 
trade.r.3(2022)1046499   
 
By registered letter with  
acknowledgment of receipt 
 
Ms Venetia ROXBURGH 
1 Long Lane  
Borough  
UK – London 
 
Advance 
copy 
by 
email: 
ask+request-10456-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
  
 
 
Subject: Your application for access to a document– Ref GestDem 2022/0143 
Dear Ms Roxburgh,  
I refer to your application dated 5 January 2022, in which you make a request for access 
to  documents  under  Regulation  (EC)  No  1049/20011  (‘Regulation  1049/2001’), 
registered under the above mentioned reference number.  
 
1.  SCOPE OF YOUR REQUEST 
In your request, you asked for access to: 
“All  documentation  (including  but  not  limited  to  all  email  correspondence,  attendance 
lists, agendas, background papers, transcripts, recordings and minutes/notes) relating to 
the meetings listed below:  
Between  Eurofer  and  Gints  Freimanis,  Cabinet  member  of  Valdis  Dombrovskis  on  the 
3rd May 2021.” 
 
 
                                                 
1   Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20  May  2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents  (OJ  L  145, 
31.5.2001, p. 43). 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

2.  ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
 
In accordance with settled case law2, when an institution is asked to disclose a document, 
it must assess, in each individual case, whether that document falls within the exceptions 
to the right of public access to documents set out in Article 4 of Regulation 1049/2001. 
Such assessment is carried out in a multi-step approach:  
-  first,  the  institution  must  satisfy  itself  that  the  document  relates  to  one  of  the 
exceptions, and if so, decide which parts of it are covered by that exception;  
-  second,  it  must  examine  whether  disclosure  of  the  parts  of  the  document  in 
question  pose  a  "reasonably  foreseeable  and  not  purely  hypothetical"  risk  of 
undermining the protection of the interest covered by the exception;  
-  third, if it takes the view that disclosure would undermine the protection of any of 
the interests defined under Article 4(2) and Article 4(3) of Regulation 1049/2001, 
the  institution  is  required  "to  ascertain  whether  there  is  any  overriding  public 
interest justifying disclosure
"3.   
In view of the objectives pursued by Regulation 1049/2001, notably to give the public the 
widest possible right of access to documents4, ’the exceptions to that right […] must be 
interpreted and applied strictly’
5.   
In reply to your request, I can inform you that we have identified one document that falls 
within the scope of your request. Please be informed that the meeting on 3 May 2021 was 
an exchange with several different stakeholders and Eurofer was but one organisation 
participating in this multi stakeholder event. 
Having  examined  the  requested  document  under  the  applicable  legal  framework,  I  am 
pleased to grant you partial access to it. In the document names and other personal data 
have been redacted pursuant to article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 and in accordance 
with Regulation (EC) No 2018/1725. Hence, the main content of this document relevant 
to your request is accessible. A copy of the accessible document is enclosed to this letter. 
The  reasons  justifying  the  application  of  the  exception  concerning  personal  data  are set 
out below. 
The  document  was  drawn  up  for  internal  use  under  the  responsibility  of  the  relevant 
officials  within  the  Cabinet  of  EVP  Valdis  Dombrovskis.  It  solely  reflects  the  author's 
interpretation of the interventions made and does not set out any official position of the 
third parties to which the document refers, which was not consulted on its content. It does 
not reflect the position of the Commission and cannot be quoted as such. 
 
 
                                                 
2   Judgment  in  Sweden  and  Maurizio  Turco  v  Council,  Joined  cases  C-39/05  P  and  C-52/05  P, 
EU:C:2008:374, paragraph 35.  
3   Id., paragraphs 37-43. See also judgment in Council v Sophie in ‘t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, 
paragraphs 52-64. 
4   See Regulation 1049/2001, recital (4). 


2. PROTECTION OF PRIVACY AND THE INTEGRITY OF THE INDIVIDUAL, IN ACCORDANCE 
WITH ARTICLE 4(1)(B) OF REGULATION 1049/2001 

2.1. Personal data 
We  disclose  the  document partially,  as  certain  personal  data  therein  required  to  be 
redacted  in  in  accordance  with  Article 4(1)(b)  of  Regulation 1049/2001,  namely  the 
names/initials and contact details of other natural persons. 
To  this  regard  Article 4(1)(b)  of  Regulation 1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions 
shall  refuse access  to  a document  where disclosure would  undermine the protection of: 
[…]  privacy  and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with 
Community legislation regarding the protection of personal data’

The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EU)  No 2018/17256  (hereafter 
‘Regulation 2018/1725’ or ‘Data Protection Regulation’). 
Indeed,  in  its  judgment  in  Case  C-28/08 P  (Bavarian  Lager)7,  the  Court  of  Justice  had 
ruled that when a request is made for access to documents containing personal data, the 
Data Protection Regulation becomes fully applicable.8 
Article 3(1) of Regulation 2018/1725 provides that personal data ‘means any information 
relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]’
.  The  Court  of  Justice  has 
specified that any information, which by reason of its content, purpose or effect, is linked to 
a particular person is to be considered as personal data.9 Please note in this respect that the 
names,  signatures,  functions,  telephone  numbers  and/or  initials  pertaining  to  staff 
members  of  an  institution  are  to  be  considered  personal  data10,  as  well  as  those  of 
individuals belonging to third parties. As already indicated above, the document  contains 
personal  information  such  as  names  or  other  information  allowing  the  identification  of 
natural persons, i.e. personal data. 
 
                                                                                                                                                 
5   Judgment in Sweden v Commission, C-64/05 P, EU:C:2007:802, paragraph 66. 
6   Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the 
protection  of  natural  persons  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions, 
bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC) 
No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, OJ L 295, 21.11.2018, p. 39.  
7  Judgment  of  29 June 2010  in  Case  C-28/08 P,  European  Commission  v  The  Bavarian Lager Co.  Ltd
EU:C:2010:378, point 59.  
8  Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing 
of personal data by the Community institutions and bodies and  on the free movement of such data, the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725.  
9  Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Novak  v  Data  Protection  Commissioner,  request  for  a  preliminary  ruling,  points 33-35, 
ECLI:EU:T:2018:560. 
10  Judgment  of  the  General  Court  of  19 September 2018  in  case  T-39/17,  Port  de  Brest  v  Commission, 
points 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 


2.2 Question of ‘transfer’ of personal data and conclusion 
In your application, you indicate that your address is in the United Kingdom. Transfers of 
personal  data  from  the  Commission  to  countries  that  are  not  members  of  the  European 
Economic Area (EEA) are regulated under Chapter V of Regulation 2018/1725.  
According to Article 47(1) of Regulation 2018/1725, a transfer of personal data to a third 
country  may  take  place  where  the  Commission  has  decided  that  the  third  country,  a 
territory  or  one  or  more  specified  sectors  within  that  country  in  question  ensures  an 
adequate  level  of  protection  and  where  the  personal  data  are  transferred  solely  to  allow 
tasks within the competence of the controller to be carried out.  
Based  on  the  information  available,  the  country  of  your  residence  is  recognised  by  the 
Commission as ensuring an adequate level of protection11.  
However, Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725 does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you for 
a  specific  purpose  in  the  public  interest  and  where  there  is  no  reason  to  assume  that  the 
legitimate  interests  of  the  data  subject  might  be  prejudiced.  In  your  request,  you  do  not 
express any particular interest to have access to these personal data nor do you put forward 
any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest. 
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, access 
cannot be granted to the personal data, as the need to obtain access thereto for a purpose in 
the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the 
legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of 
the personal data concerned. 
3. POSSIBILITY OF CONFIRMATORY APPLICATION 
In case you would disagree with the assessment provided in this reply, you are entitled, in 
accordance  with  Article 7(2)  of  Regulation 1049/2001,  to  make  a  confirmatory 
application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
‘Transparency, Document Management & Access to Documents’ (unit SG C.1) 
BERL 7/076 
1049 Bruxelles 
BELGIUM 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx. 
                                                 
11  Cf. https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-
protection/adequacy-decisions_en 
and  Commission  Implementing  Decision (EU) 2021/1772  of 
28 June 2021 pursuant to Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council on 
the adequate protection of personal data by the United Kingdom, OJ L 360, 11.10.2021, p. 1. 



Yours faithfully, 
Michelangelo MARGHERITA 
Head of Unit 
 
Enclosure:  
1 document 
 
 
 

Electronically signed on 18/02/2022 08:07 (UTC+01) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482

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