This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Access to documents request: 2021-11-17 meeting between Filip Alexandru Negreanu Arboreanu and Gasum Oy'.




 
Ref. Ares(2022)946275 - 09/02/2022
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR MOBILITY AND TRANSPORT 
 
Directorate B - Investment, Innovative & Sustainable Transport 
  B.4 - Sustainable & Intelligent Transport 
Brussels, 2 February 2022 
MOVE.DDG1.B.4/      
Mr Barnaby PACE 
Global Witness 
Rue Belliard 53  
1000 Bruxelles  
Belgique 
 
By registered email with 
acknowledgment of receipt: 
ask+request-10504-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

Dear Sir, 
Subject: 
Your application for access to documents – GESTDEM 2022/0208 
We refer to  your  e-mail  of 12 January 2022 in  which  you make  a request for access  to 
documents, registered on the same date under the abovementioned GESTDEM number, 
as well as to our holding reply dated 1 February 2022. 
You request access to the following documents:  
All  documents—including  but  not  limited  to  correspondence,  emails, 
minutes,  notes  (hand  written  or  electronic),  audio  or  video  recordings, 
verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  briefings,  and 
presentations—related  to  the  meeting  on  November  17  between  Filip 
Alexandru Negreanu Arboreanu and Gasum Oy.” 

We have identified the following documents as falling within the scope of your application:  
  Annexe 1 : Email exchange between Miltton Europe and members of the Cabinet 
of  Commissioner  Vălean  about  a  meeting  request  for  16/17  November  2021  for 
Gasum,  between  29  October  2021  and  12  November  2021,  with  the  reference 
Ares(2022)243701; 
  Annexe 2 : List of participants in the meeting held on 17 November 2021. 
With regard to the documents listed above, we have come to the conclusion that they may 
be partially disclosed. A complete disclosure of the identified documents is prevented by the 
exception concerning the protection of privacy and the integrity of the individual outlined in 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  European 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
Parliament,  Council  and  Commission  documents1  (hereinafter  ‘Regulation  (EC)  No 
1049/2001’), because they contain the following personal data: 
–  the names/initials and contact information of Commission staff members not pertaining 
to the senior management;   
–  the names/initials and contact details of other natural persons;  
–  other  information  relating  to  identified  or  identifiable  natural  persons,  in  particular 
references to their functions, to the extent that these would enable their identification.  
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has 
to be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity 
of the individual, in particular in accordance with European Union legislation regarding 
the protection of personal data. 
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with  regard to  the processing of personal  data by  the Union institutions, bodies, offices 
and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001  and  Decision  No  1247/2002/EC2  (hereinafter  ‘Regulation  (EU)  2018/1725’,  or 
‘Data Protection Regulation’).  
In  particular,  Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data 
‘means any information relating to an identified or identifiable natural person […]’. The 
Court  of  Justice  has  specified  that  any  information,  which  by  reason  of  its  content, 
purpose or effect, is linked to a particular person is to be considered as personal data3. 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)4, the Court of Justice ruled that when 
a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data, the Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable5. 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’.  
                                                 
1 OJ L 145, 31.5.2001, p. 43. 
2 Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of 
natural persons with regard to the processing of personal data by  the Union institutions, bodies, offices and agencies 
and on the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No 45/2001  and  Decision  No  1247/2002/EC 
(OC L 205 of 21.11.2018, p. 39). 
3 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter Nowak v Data 
Protection Commissioner
, ECLI:EU:C:2017:994, paragraphs 33-35. 
4 Judgment of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, Commission v Bavarian Lager, ECLI:EU:C:2010:378, paragraph 63. 
5 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council 
of  18  December 2000 on  the protection of  individuals with regard to the processing of  personal data  by  the  Community 
institutions and bodies and on the free movement of such data, the principles set out therein are also applicable under the 
new data protection regime established by Regulation (EU) 2018/1725. 


 
Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  handling,  in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur.  
According  to  Article  9(1)(b)  of  the  Regulation  (EU)  2018/1725,  the  European 
Commission  has  to  examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal 
data only if the first condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is 
necessary to  have the data transmitted for a specific purpose in  the public interest.  It  is 
only in this case that the European Commission has to examine whether there is a reason 
to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the 
affirmative, establish the proportionality of the transmission of the personal data for that 
specific purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In  your  request,  you  do  not  express  any  particular  interest  to  have  access  to  these 
personal data nor do you put forward any arguments to establish the necessity to have the 
data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission does not have to examine whether there is a reason to assume that the data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced.  
Notwithstanding  the  above,  please  note  that  there  are  reasons  to  assume  that  the 
legitimate interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of 
the personal data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk 
that  such  public  disclosure  would  harm  their  privacy  and  subject  them  to  unsolicited 
external contacts. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
Please note that  documents originating from  third parties  are disclosed to  you based on 
Regulation (EC) No 1049/2001. However, this disclosure is without prejudice to the rules 
on intellectual property, which may limit your right to reproduce or exploit the released 
documents  without  the  agreement  of  the  originator,  who  may  hold  an  intellectual 
property  right  on  them.  The  European  Commission  does  not  assume  any  responsibility 
from their reuse.  
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to 
submit a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels,  
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 



 
The COVID-19 outbreak  undoubtedly has an impact on the process of handling access to 
documents  requests  under  Regulation  (EC)  No  1049/2001.  Given  the  large-scale 
teleworking  of  the  Commission  services,  all  replies,  which  should  normally  be  sent  via 
registered  post,  currently  are  sent  only  by  e-mail.  In  this  regard,  we  kindly  ask  you  to 
confirm receipt of this email. 
Yours faithfully, 
Kristian HEDBERG 
Head of Unit 
  
 
Enclosure: 2 annexes 

Electronically signed on 09/02/2022 12:46 (UTC+01) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482