Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Commission Decision (EU) 2021/2121 on records management and archives'.



Ref. Ares(2022)987750 - 10/02/2022
DG
Ver.
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Responsible officer
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Last action
autonomous entity, is administratively attached to the Commission in the sense that its 
staff members are Commission officials and the Commission provides it with the same 
corporate and administrative services as any Commission department (i.e. HR, logistics, 
security, corporate IT solutions, etc). For these and only these purposes, ESA is emulated 
as a directorate in DG ENER.
With a view to having this complex reality reflected, we wish that, in Article 7 §1 of the 
draft Commission Decision, the Euratom Supply Agency be explicitly mentioned. Hence, 
this paragraph should read “Each Directorate‐General or equivalent department, and 
the Euratom Supply Agency shall regularly analyse the typology of records….their life 
cycle”.
Likewise, ESA should be explicitly mentioned in Chapter I, 1., point 1.2, lit. a) of the 
Annex to the aforementioned Commission Decision. The relevant paragraph should 
read: “a) circle 1: internal circle made up exclusively of the Commission and its 
Directorates‐General and equivalent departments, as well as the Euratom Supply 
Agency, which exchange documents electronically among themselves;”
AAE
1 Positive opinion
 (ENER.AAE.1)
05/03/2020 14:56:11
AGRI
1 Positive opinion with comments
 (AGRI.R.5)
04/03/2020 17:53:38
BUDG
1 Positive opinion
 (BUDG.R.2)
27/02/2020 14:53:11
CLIMA
1 Positive opinion
 (CLIMA.A.4)
17/02/2020 16:24:39
DG CONNECT provides a Positive opinion with comments subject to overall linguistic and 
specific terminological improvements in the text of both the draft Decision and 
implementing rules (annexe).
see attached reply and Changes are suggested in track changes directly in the draft of 
CNECT
1 Positive opinion with comments
 (CNECT.R.3)
the Decision and the Annex ‐ implementing rules.
05/03/2020 19:10:57
COMM
2 Positive opinion with comments
 (COMM.D.2.002)
Apologies for the delay. Thanks for your understanding
02/04/2020 17:44:16
We apologise but we will upload our comments tomorrow. Thanks for your 
COMM
1 Positive opinion with comments
 (COMM.D.2.002)
understanding.
05/03/2020 18:23:33
COMP
1 Positive opinion with comments
 (COMP.R.1)
02/03/2020 07:48:38
DEFIS
1 Positive opinion
 (DEFIS.01)
02/03/2020 16:00:57
DEVCO
1 Positive opinion
 (DEVCO.R.4)
21/02/2020 15:24:10
DGT
1 Positive opinion
 (DGT.01)
04/03/2020 17:17:00

Please see our editing corrections in the attached document. We would like to remind 
you to follow the Interinstitutional style guide (see 
http://publications.europa.eu/code/en/en‐000500.htm )
If you reject any of the changes, please inform us of your reasons for doing so. This will 
help us improve our service. Note that you are not obliged to accept all our changes.
If your document undergoes major changes and you wish to have it edited again, or if 
you have any questions, please get in touch with the DGT‐EDIT team (by e‐mail or call 
56164/56512).
For tips on how to handle our edited documents, please see 
https://myintracomm.ec.europa.eu/serv/en/dgt/making_request/edit/Pages/tips.aspx 
(copy and paste into your browser).
Please send all future correspondence to DGT‐EDIT (FMB).
Le(s) document(s) révisé(s) sont joints à la réponse.
Les changements proposés ne sont pas obligatoires. Merci toutefois de nous faire 
connaître les raisons d’un rejet éventuel de tout ou partie de nos suggestions, cela nous 
permettra d’améliorer notre service à l’avenir.
Si vous avez des questions, ou si votre texte subit des changements importants, 
n’hésitez pas à contacter l’équipe DGT‐EDIT.
Pour des conseils sur le traitement des documents révisés, voyez 
https://myintracomm.ec.europa.eu/serv/fr/dgt/making_request/edit/Pages/tips.aspx
DGT‐EDIT
1 Positive opinion with comments
 (DGT.S.3)
Merci d'adresser toute correspondance à DGT‐EDIT. 
28/02/2020 10:13:47
DG DIGIT welcomes the communication on “Records management and archives”. DG 
DIGIT is overall aligned with the content of this document.
In that context, DG DIGIT gives positive opinion provided that the comments attached in 
DIGIT
1 Positive opinion with comments
 (DIGIT.B.2)
this enclosed document are taken into account.
05/03/2020 18:03:58
EAC
1 Positive opinion with comments
 (EAC.R.1)
05/03/2020 12:30:48
Dear colleagues,
Many thanks for consulting us. We added some clarifying questions to both the Decision 
and implementing rules. Our concerns are mainly linked to the compliance with the data 
protection rules.
Hope this helps.
Kind regards,
ECFIN
1 Positive opinion with comments
 (ECFIN.R.1.002)
04/03/2020 17:56:33
ECHO
1 Positive opinion
 (ECHO.E.5.002)
03/03/2020 08:48:12
Thanks for the opportunity to comment, even if we're not part of the Commission. We 
salute the alignment of e‐Domec rules with professional standards (ISO‐15489/2016) 
and international usage (records management instead of document management). We 
recognize the ambition of the new decision and we are currently reviewing the proposal 
in order to present alternatives to the senior management of EEAS. We will clearly strive 
for rules as close as possible to those of the Commission, but a simple transliteration of 
the rules replacing Commission with EEAS is not feasible and the question requires a 
serious discussion about governance, resources and political support.
We have a single request:  the tool chosen for the qualified signature should become a 
EEAS
1 Positive opinion
 (EEAS.BA.BS.IDM)
“corporate tool” (the same for all HAN users)
05/03/2020 17:40:44

DG EMPL gives a positive opinion subject to the following comments:
 
Draft Implementing Rules:
‐        Chapter I, point 3.1 “Management of electronic records signed by means of 
electronic signatures”:  The structure would benefit from being aligned to the 
implementing rules in force. This would help clarify (1) the requirements of electronic 
signature creation devices for documents that are drawn up or received by the 
Institution; (2) the types of documents “drawn up” by the Institution that do not require 
the use of a signed original; (3) the types of documents “received” by the Institution that 
do not require the use of a signed original.
 
‐        Chapter III, point 16.2 “Document Management Officer”: Please clarify the 
meaning of “horizontal coordination between the records management team(s) within 
the meaning of Article 18 of Decision XXX”. In fact, Article 18 of Decision XXX does not 
mention the “records management team(s)” referred to in Chapter III, point 16.2 of the 
Draft Implementing Rules.
EMPL
1 Positive opinion with comments
 (EMPL.G.5)
05/03/2020 14:33:54
ENER
1 Positive opinion with comments
 (ENER.SRD.2)
05/03/2020 15:39:16
ENV
1 Positive opinion
(ENV.A.4)
18/02/2020 14:02:35
EPSO
1 Positive opinion
 (EPSO.03)
18/02/2020 10:47:08
ESTAT
1 Positive opinion
 (ESTAT.A.2)
19/02/2020 15:29:48
FISMA
2 Positive opinion with comments
 (FISMA.A.3.001)
06/03/2020 11:38:29
FISMA
1 Positive opinion
05/03/2020 23:59:59
FPI
1 Positive opinion
 (FPI.1.001)
25/02/2020 15:32:33
GROW
1 Positive opinion
 (GROW.R.2)
04/03/2020 11:30:01
HOME
1 Positive opinion
 (JUST.DDG.B.3)
Reply coordinated HOME‐JUST coordinator. Same reply as DG JUST
03/03/2020 11:02:17



We would like to thank you for consulting us on this initiative. DG SANTE welcomes the 
initiative to merge the previous Decision on document management (2002/47/EC, ECSC, 
Euratom) and the Decision on electronic and digitalised documents (2004/563/EC, 
Euratom) and to update it taking into account the new landscape and the increasing 
digitalisation of the Commission as a public administration.
We are convinced of the importance to establish a clear framework, which is sufficiently 
flexible to take into account upcoming digital challenges and exploit new opportunities 
related to the development of artificial intelligence‐based tools. To this end, we provide 
some suggestions in track changes and some comments in the attached draft decision. 
SANTE
1 Positive opinion with comments
 (SANTE.A.1.002)
04/03/2020 16:52:16
SCIC
1 Positive opinion
 (SCIC.C.3)
26/02/2020 14:49:00
Accord du SJ sous la prise en compte des observations dans la note ci‐jointe.
SJ
2 Positive opinion with comments
 (SJ.F)
Veillez noter que ce document est la bonne version. Merci
06/03/2020 09:48:00
SJ
1 Positive opinion with comments
 (SJ.F)
Accord du SJ sous la prise en compte des observations dans la note ci‐jointe.
05/03/2020 15:44:44
TAXUD
1 Positive opinion
 (TAXUD.E.2.003)
04/03/2020 10:36:17
TRADE
1 Positive opinion
 (TRADE.A.1)
20/02/2020 11:25:21
UKTF
1 Positive opinion
 (UKTF.DDG.A.1)
02/03/2020 10:02:01