Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Commission Decision (EU) 2021/2121 on records management and archives'.




Ref. Ares(2022)987750 - 10/02/2022
EUROPEAN COMMISSION 
SECRETARIAT-GENERAL 
 
Directorate C - Transparency, Efficiency & Resources 
  The Director 
Brussels  
SG.C.1 
Mr. Peter Teffer 
Ekko Voorkamer 
Bemuurde Weerd WZ 3 
3513 BH Utrecht 
The Netherlands 
 
by email: ask+request-10563-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Subject: 
Your application for access to documents – GESTDEM 2022/0490 
Dear Sir, 
We refer to  your  e-mail  of 19 January 2022 in  which  you make  a request  for access  to 
documents, registered on 21 January 2022 under the above-mentioned reference number. 
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
You  request  access  to,  I  quote:  ‘All  documents  related  to  the  drafting  of 
Commission Decision (EU) 2021/2121 of 6 July 2020 on records management and 
archives (C/2020/4482), including but not limited to: 
–  Any document containing an evaluation or assessment of the implementation of 
Decision  2002/47/EC,  ECSC,  Euratom  (including  but  not  limited  to  REFIT  or 
other Better Regulation tool) 
–  Any document containing an evaluation or assessment of the implementation of 
Decision  2004/563/EC,  Euratom    (including  but  not  limited  to  REFIT  or  other 
Better Regulation tool) 
–  The European Data Protection Supervisor opinion with recommendations from 3 
March 2020 (as mentioned in recital 26 of Decision (EU) 2021/2121) 
–  Any  assessment  of  the  draft  version(s)  of  Decision  (EU)  2021/2121  by  the 
Regulatory Scrutiny Board 
–  Any impact assessment  of the draft version(s) of Decision (EU) 2021/2121  
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

–  Any  internal  consultations  concerning  draft  versions  of  Commission  Decision 
(EU) 2021/2121  
–  Any  e-mails,  minutes,  progress  reports,  and  other  documents  concerning  draft 
versions of Commission Decision (EU) 2021/2121’. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
The  Secretariat-General  of  the  European  Commission  has  identified  the  following 
documents as falling under the scope of your request: 
(1) 
email  Ares(2020)159783  ‘Draft  Decision  on  records  management  and 
archives’  sent  on  10  January  2020  by  the  Director  SG.C  to  the  Deputy 
Secretary-General and the other Directors of the Secretariat-General; 
(2) 
draft Decision attached to the note Ares(2020)159783; 
(3) 
note Ares(2020)830488 ‘Interservice consultation on the draft Decision and 
Implementing  Rules  on  Records  Management  and  Archives’  sent  on 
10 February  2020  by  the  Secretary-General  to  the  Head  of  Cabinet  of  the 
President; 
(4) 
note Ares(2020)961770 ‘Interservice consultation on the draft Decision and 
Implementing  Rules  on  Records  Management  and  Archives’  sent  on 
14 February 2020  by  the  Secretary-General  to  the  Directors-General  and 
Heads of Service; 
(5) 
note  Ares(2020)1041505  ‘Consultation  on  the  draft  Decision  and 
Implementing  Rules  on  Records  Management  and  Archives’  sent  on 
18 February  2020  by  the  Commission  to  the  European  Data  Protection 
Supervisor; 
(6) 
letter  Ares(2020)1361756  ‘EDPS  comments  on  the  draft  European 
Commission's  Decision  and  Implementing  Rules  on  Records  Management 
and  Archives’  sent  on  3  March  2020  by  the  European  Data  Protection 
Supervisor to the Commission; 
(7) 
enclosure of the letter Ares(2020)1361756; 
(8) 
email Ares(2020)1411738 ‘FW: ISC/2020/00857 - Records management and 
archives’ sent on 6 March 2020 by Commission’s Data Protection Officer; 
(9) 
email Ares(2020)2531349 ‘RE: Ares(2020)1411738  - FW:  ISC/2020/00857 
-  Records  management  and  archives’  sent  on  13  March  2020  to 
Commission’s Data Protection Officer; 
(10) 
draft Decision (version of 13 May 2020) attached to Ares(2020)2531349; 
(11) 
document ‘Derogations from the Rights of data subjects for archiving in the 
public interest. Feasibility assessment regarding pseudonymisation, necessity 
assessment and proportionality assessment’ attached to Ares(2020)2531349; 


(12) 
document  ‘Modifications  following  EDPS  recommendations  of  3  March 
2020,  and  DPO  comments  of  6  March  2020,  on  the  draft  Commission 
Decision  on  Records  Management  and  Archiving’  attached  to 
Ares(2020)2531349; 
(13) 
resume  of  the  Interservice  Consultation  ISC/2020/00857,  extracted  from 
DECIDE; 
(14) 
Excel sheet resuming all the answers by consulted directorates-general to the 
Interservice Consultation ISC/2020/00857, extracted from DECIDE; 
(15) 
document attached to the answer to the Interservice Consultation sent by DG 
AGRI, extracted from DECIDE; 
(16) 
document attached to the answer to the Interservice Consultation sent by DG 
CNECT, extracted from DECIDE; 
(17) 
another  document  attached  to  the  answer  to  the  Interservice  Consultation 
sent by DG CNECT, extracted from DECIDE; 
(18) 
document attached to the answer to the Interservice Consultation sent by DG 
AGRI, extracted from DECIDE; 
(19) 
note Ares(2020)1286999 ‘Interservice consultation on the draft Decision and 
Implementing  Rules  on  Records  Management  and  Archives  –  DG  COMP 
comments’ sent on 2 March 2020 by the Director ‘Horizontal Management’ 
of DG COMP to the Secretary-General; 
(20) 
document  attached  to  the  answer  to  the  Interservice  Consultation  sent  by 
DG-EDIT, extracted from DECIDE; 
(21) 
document attached to the answer to the Interservice Consultation sent by DG 
DIGIT, extracted from DECIDE; 
(22) 
document attached to the answer to the Interservice Consultation sent by DG 
EAC, extracted from DECIDE; 
(23) 
document attached to the answer to the Interservice Consultation sent by DG 
ECFIN, extracted from DECIDE; 
(24) 
document attached to the answer to the Interservice Consultation sent by DG 
ENER, extracted from DECIDE; 
(25) 
email attached to the answer to the Interservice Consultation sent by DG HR, 
extracted from DECIDE; 
(26) 
document attached to the answer to the Interservice Consultation sent by DG 
HR, extracted from DECIDE; 
(27) 
draft  decision  with  comments  attached  to  the  answer  to  the  Interservice 
Consultation sent by DG HR, extracted from DECIDE; 
(28) 
draft decision with other comments attached to the answer to the Interservice 
Consultation sent by DG HR, extracted from DECIDE; 


(29) 
document attached to the answer to the Interservice Consultation sent by the 
JRC, extracted from DECIDE; 
(30) 
draft  decision  with  comments  attached  to  the  answer  to  the  Interservice 
Consultation sent by the JRC, extracted from DECIDE; 
(31) 
document attached to the answer to the Interservice Consultation sent by DG 
MARE, extracted from DECIDE; 
(32) 
document attached to the answer to the Interservice Consultation sent by DG 
MOVE, extracted from DECIDE; 
(33) 
document attached to the answer to the Interservice Consultation sent by the 
OP, extracted from DECIDE; 
(34) 
another  document  attached  to  the  answer  to  the  Interservice  Consultation 
sent by the OP, extracted from DECIDE; 
(35) 
document attached to the answer to the Interservice Consultation sent by DG 
REGIO, extracted from DECIDE; 
(36) 
document attached to the answer to the Interservice Consultation sent by DG 
SANTE, extracted from DECIDE; 
(37) 
another  document  attached  to  the  answer  to  the  Interservice  Consultation 
sent by DG SANTE, extracted from DECIDE; 
(38) 
document attached to the answer to the Interservice Consultation sent by the 
SJ, extracted from DECIDE; 
(39) 
draft  Decision  with  comments  attached  to  the  answer  to  the  Interservice 
Consultation sent by the SJ, extracted from DECIDE; 
(40) 
note Ares(2020)2923153 ‘Interservice consultation on the draft Decision and 
Implementing  Rules  on  Records  Management  and  Archives’  sent  on 
5 June 2020 by the Secretary-General to the Directors-General and Heads of 
Service; 
(41) 
draft Decision attached to the note Ares(2020)2923153; 
(42) 
adoption  sheet  Ares(2020)3313327  signed  on  25  June  2020  by  the 
Secretary-General; 
(43) 
draft Decision attached to the adoption sheet Ares(2020)3313327. 
Please be informed that there are no documents on ‘evaluation or assessment of the 
implementation  of  Decision  2002/47/EC,  ECSC,  Euratom’  or  Decision 
2004/563/EC, Euratom’. There are no documents either on ‘assessment of the draft 
version(s) of Decision (EU) 2021/2121 by the Regulatory Scrutiny Board or impact 
assessment’.  No  such  evaluation/assessment  took  place  and  an  impact  assessment 
was not required. 


I can inform you that wide partial access is granted to the requested documents only 
subject to redactions due to the protection of personal data as per point (b) of Article 
4(1) of Regulation (EC) No 1049/2001 for the reasons set out below.  
Please note that most of these documents are preliminary drafts, which do not reflect 
the position of the Commission and cannot be quoted as such. 
Please  note  that  a  document  originating  from  a  third  party  (the  European  Data 
Protection Supervisor) is disclosed to you based on Regulation (EC) No 1049/2001. 
However,  this  disclosure  is  without  prejudice  to  the  rules  on  intellectual  property, 
which  may  limit  your  right  to  reproduce  or  exploit  the  released 
document/documents  without  the  agreement  of  the  originator,  who  may  hold  an 
intellectual  property  right  on  it.  The  European  Commission  does  not  assume  any 
responsibility from their reuse. 
2.1.  Protection of the privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions 
shall refuse access to a document where disclosure would undermine the protection 
of […] privacy and the integrity of the individual, in particular in accordance with 
Community legislation regarding the protection of personal data’. 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)1, the Court of Justice ruled that 
when a request is made for access to documents containing personal data, Regulation 
(EC)  No  45/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  18  December 
2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data 
by  the  Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data2 
(hereafter ‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
Please note that, as from 11 December 2018, Regulation (EC) No 45/2001 has been 
repealed  by  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European  Parliament  and  of  the 
Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the 
processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies 
and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 
and Decision No 1247/2002/EC3 (hereafter ‘Regulation (EU) 2018/1725’). 
However,  the  case  law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation (EU) 2018/1725. 
In the above-mentioned judgment, the Court stated that Article 4(1)(b) of Regulation 
(EC) No 1049/2001 ‘requires that any  undermining of privacy  and the integrity of 
the  individual  must  always  be  examined  and  assessed  in  conformity  with  the 
legislation of the Union concerning the protection of personal data, and in particular 
with […] [the Data Protection] Regulation’4. 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’. As the Court 
                                                 

Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010,  European Commission v The Bavarian Lager Co. 
Ltd
  (hereafter  referred  to  as  ‘European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  judgment’)  C-28/08 P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59. 

OJ L 8, 12.1.2001, p. 1.  

OJ L 295, 21.11.2018, p. 39. 

European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 59. 


of  Justice  confirmed  in  Case  C-465/00  (Rechnungshof),  ‘there  is  no  reason  of 
principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion 
of private life’5. 
The requested documents contain personal data such as: 
–  the  names/initials  and  contact  information  of  Commission  staff  members 
not pertaining to the senior management; 
–  the names/initials and contact details of other natural persons; 
–  handwritten signatures of natural persons; 
–  indication  of  administrative  entity  allowing  identification  of  natural 
persons. 
The names6 of the persons concerned as well as other data from which their identity 
can be deduced undoubtedly constitute personal data in the meaning of Article 3(1) 
of Regulation (EU) 2018/1725.  
Pursuant to Article 9(1)(b) of Regulation (EU) 2018/1725, ‘personal data shall only 
be  transmitted  to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions 
and  bodies  if  ‘[t]he  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data 
transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest  and  the  controller,  where 
there  is  any  reason  to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be 
prejudiced,  establishes  that  it  is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that 
specific  purpose  after  having  demonstrably  weighed  the  various  competing 
interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing 
in accordance with the requirements of Article 5 of Regulation (EU) 2018/1725, can 
the transmission of personal data occur. 
In Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution does 
not have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data.7 
This is also clear from Article 9(1)(b) of Regulation (EU) 2018/1725, which requires 
that  the  necessity  to  have  the  personal  data  transmitted  must  be  established  by  the 
recipient. 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  the  European 
Commission  has  to  examine  the  further  conditions  for  the  lawful  processing  of 
personal data only if the first condition is fulfilled, namely if the recipient establishes 
that it is  necessary to  have the data transmitted for a specific purpose in  the public 
interest. It is only in this case that the European Commission has to examine whether 
there  is  a  reason  to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be 
prejudiced and, in the affirmative, establish the proportionality of the transmission of 
the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having  demonstrably  weighed  the 
various competing interests. 
                                                 

Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  Rechnungshof  and  Others  v  Österreichischer 
Rundfunk
, Joined Cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 

European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 68. 

Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency, 
C-615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 


In  your  request  for  access  to  documents,  you  do  not  put  forward  any  arguments  to 
establish  the  necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the 
public  interest.  Therefore,  the  European  Commission  does  not  have  to  examine 
whether there is a reason to assume that the data subjects’ legitimate interests might 
be prejudiced. 
Notwithstanding the above, there are reasons to assume that the legitimate interests 
of the data subjects concerned would be prejudiced by the disclosure of the personal 
data reflected in the requested documents, as there is a real and non-hypothetical risk 
that such public disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited 
external contacts.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001,  access  cannot  be  granted to  the personal  data, as the need to  obtain 
access  thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been  substantiated  and 
there is  no reason  to  think that the legitimate interests of the individuals concerned 
would not be prejudiced by the disclosure of the personal data concerned. 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
Please note that point (b) of Article 4(1) of Regulation (EC) No 1049/2001 does not 
include  the  possibility  for  the  exceptions  defined  therein  to  be  set  aside  by  an 
overriding public interest. 
4. 
PARTIAL ACCESS 
In  accordance  with  Article  4(6)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  I  have 
considered  the  possibility  of  granting  (further)  partial  access  to  the  documents 
requested.  
However,  for  the  reasons  explained  above,  no  wider  partial  access  is  possible 
without undermining the interests described above. 
5. 
MEANS OF REDRESS 
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, you are entitled 
to  make  a  confirmatory  application  requesting  the  Commission  to  review  this 
position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon 
receipt of this  letter to  the Secretariat-General of the Commission  at  the following 
address: 
European Commission   
Secretariat-General 
Unit  C.1.  ‘Transparency,  Document  Management  and  Access  to  Documents’ 
BERL 7/076 
 
B-1049 Brussels, 



or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx. 
Yours sincerely, 
Tatjana VERRIER 

Electronically signed on 10/02/2022 15:38 (UTC+01) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482

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