Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Commission Decision (EU) 2021/2121 on records management and archives'.










































Ref. Ares(2022)987750 - 10/02/2022
 
EUROPEAN 
  COMMISSION 
Brussels, XXX  
[…](2019) XXX draft 
 
COMMISSION DECISION 
of XXX 
on records management and archives 
 
EN   EN 

COMMISSION DECISION 
of XXX 
on records management and archives 
THE EUROPEAN COMMISSION, 
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union, 
Having regard to the Treaty establishing the European Atomic Energy Community, and in 
particular Article 131 thereof, 
Having regard to Council Regulation (EEC, Euratom) No 354/831, as amended by Council 
Regulation (EC, Euratom) No 1700/20032 and Council Regulation (EU) No 2015/4963, 
Having regard to Regulation (EU) No 910/20144 of the European Parliament and of the 
Council, 
Having regard to Commission Decision (EU, Euratom) 2015/4435, 
Having regard to Commission Decision (EU, Euratom) 2015/4446, 
Having regard to Commission Decision (EU, Euratom) 2017/467, 
Having regard to Regulation (EU) 2018/17258 of the European Parliament and of the Council, 
Having regard to Regulation (EC) No 1049/20019 of the European Parliament and of the 
Council, 
Whereas: 
                                                 

Council Regulation (EEC, Euratom) No 354/83 concerning the opening to the public of the historical 
archives of the European Economic Community and the European Atomic Energy Community (OJ L 
43, 15.2.1983, p. 1). 

Council Regulation (EC, Euratom) No 1700/2003 amending Regulation (EEC, Euratom) No 354/83 
concerning the opening to the public of the historical archives of the European Economic Community 
and the European Atomic Energy Community (OJ L 243, 27.9.2003, pp. 1-4) 

Council Regulation (EU) 2015/496 of 17 March 2015 amending Regulation (EEC, Euratom) No 354/83 
as regards the deposit of the historical archives of the institutions at the European University Institute in 
Florence (OJ L 79, 25.3.2015, pp. 1-5). 

Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council of 23 July 2014 on 
electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market and 
repealing Directive 1999/93/EC (OJ L 257, 28.8.2014, pp. 73-114). 

Commission Decision (EU, Euratom) 2015/443 on security in the Commission (OJ L 72, 17.3.2015, pp. 
41-52). 

Commission Decision (EU, Euratom) 2015/444 on the security rules for protecting EU classified 
information (OJ L 72, 17.3.2015, pp. 53-88). 

Commission Decision (EU, Euratom) 2017/46 on the security of communication and information 
systems in the Commission (OJ L 6, 11.1.2017, pp. 40-51). 

Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council on the protection of natural 
persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and 
agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 and 
Decision 1247/2002/EC ( OJ L 295, 21.11.2018, pp. 39-98). 

Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 
regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents (OJ L 145, 
31.5.2001, pp. 43-48). 
EN 
1  
EN 







guarantees the integrity and usability of their content and the accompanying 
metadata. 
2. 
AThe digital document created by digitisingfollowing the digitisation of an analogue 
document received by the Commission satisfies the validity or admissibility criteria 
if: 
– 
no signature is required by any provision inof Union law or the law of thea 
Member State or third country concerned 
and 
– 
its format providesoffers guarantees of durability, readability over time and 
ease of access to the information it containsed therein. 
In all cases where a signed original is not required, such a digital document may be 
used for any exchange of information and for any internal procedure within the 
Commission. 
3. 
Any record shall be valid if it complies with the formal requirements laid down in the 
applicable Union or national law. 
4. 
Where a provision inof applicable Union or national law requires a signed original of 
a record, a record drawn up or received by the Commission shall also satisfy that 
requirement if that record in question contains: 
– 
one or more handwritten signatures, 
or 
– 
one or more qualified electronic signatures, 
or 
– 
one or more electronic signatures providingoffering equivalent guarantees 
equivalent to with regard to the functions assigned to a signature. 
5. 
The Commission’s departments may, if necessary, use eElectronic seals, if 
necessary,  combined with an electronic time stamp, may be used by the 
Commission’s services to guarantee the origin and integrity of electronic records in 
electronic form belonging to its documentary resources. 
6. 
In cases where a procedure specific to the Commission requires the signature of an 
authorised person or the approval of a person at one or more stages of the procedure, 
thate procedure may be managed by IT systems, provided that each person is clearly 
and unambiguously identified and that the system in question provides guarantees 
that the contents are not altered, including as regards the stages of the procedure. 
7. 
Where a procedure involves the Commission and other bodies or 
organisationsentities, and requires the signature of an authorised person or the 
approval of a person at one or more stages of the procedure, thate procedure may be 
managed by IT systems whoseere use conditions of use and technical warranties are 
determined by agreement. 
Article 6 
 Creation  
1. 
Some records must meet formality requirements in their drafting, in accordance with 
the rules onlaid down for specific types of records. 
EN 
5  
EN 









historical archives, but are eliminated at the end of the administrative retention 
period., 
– 
Ffor certain categories of files, for well-defined reasons, including the 
protection of personal data, the common retention lists provide for the 
administrative elimination of certain types of records belonging to those files 
before the end of the administrative retention period. and, Cconsequently, these 
types of records are not processed for archiving purposes in the public interest., 
– 
Pprior to processing for archiving purposes in the public interest, the 
dDirectorate-gGeneral or equivalent department shall report the possibility that 
there may bee potential presence of sensitive personal data in the files to be 
transferreddestined for the transfer to the hHistorical aArchives., 
– 
Beforeprior to the opening to the public of any Commission file is opened to 
the public, the Historical Archives Service shall review it in order to  check 
whether it contains anyverify the possible presence of sensitive personal data, 
including on the basis of the signposting referred to in the previous paragraph 
with the aim of protecting personal data, while ensuring that the files are made 
available to the public. 
Article 16 
Deposit of the historical archives atto the European University Institute (EUI) 
1. 
The EUI shall be entrusted with rResponsibility for the physical protection of the 
archives on analogue media deposited there shall be entrusted to the EUI in 
accordance with the standards laid down in Article 8(6) of Council Regulation (EEC, 
Euratom) No 354/83. 
2. 
The Historical Archives Service shall provide the EUI with access to digitised copies 
of records on an analogue medium, where possible, in order to promote the online 
consultation of the historical archives. 
3. 
The EUI shall be the access point to the Commission’s historical archives that are 
open to the public, while without the Commission shall retainbeing excluded from  
the right to provide direct access to its historical archives. 
4. 
The Historical Archives Service shall sendforward  the EUI the description of the 
archives to be depositedhat are the subject of the deposit to the EUI.  TIn order to 
facilitate the exchange of metadata with the EUI, interoperability shall be 
appliedused, in accordance with international standards. 
5. 
The Historical Archives Service shall  cooperates with the EUI oin  the 
declassifyingication of records less thanunder 30 years oldf age that originatinge 
from the Commission, where suchn the classified records concerned  are part of 
‘private archives’ deposited at the EUI by individual persons or entities. 
6. 
The Historical Archives Service shall  provides the necessary instructions for the 
processing  by the EUI of personal data contained in the deposited archives by the 
EUI and monitors its performance. 
 
EN 
10  
EN 



– 
harmonisation in the presentation of records from the Commission and its 
departments. 
Article 21 
Repeal of previous acts 
Commission Decision 2002/47/EC, ECSC, Euratom and Commission Decision 2004/563/EC, 
Euratom are repealed. 
[Article 22 
Entry in force 
This Decision shall enter into force on the day following that of its publication in the Official 
Journal of the European Union
.] 
Done at Brussels, 
 
For the Commission 
 
[…] 
 
 

The President  
 
 
EN 
12  
EN