Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Commission Decision (EU) 2021/2121 on records management and archives'.




Ref. Ares(2022)987750 - 10/02/2022
  
 
EUROPEAN 
  COMMISSION 
 
Brussels, XXX  
[…](2019) XXX draft 
 
COMMISSION DECISION 
of XXX 
on records management and archives 
 
EN 
 
  EN 

















 
– 
exception  to  the  right  to  be  informed,  based  on  Article  16(5)(b)  of  the 
Regulation, since  the provision of such information would prove impossible or 
would involve a disproportionate effort, 
– 
exception  to  the  right  of  rectification,  based  on  Article  19(3)(d)  of  the 
Regulation, since the Commission’s   processing for archiving purposes in the 
public  interest  is  necessary  in  order  for  it  to  be  in  conformity  with  the  legal 
obligations  laid  down  in  this  Chapter  and  for  the  conduct  of  activities  in  the 
public interest, 
– 
exception to the right to restriction of processing on the part of the controller, 
based on the exception in Article 20(2) of the Regulation, since processing for 
archiving purposes is part of the retention concept. 
3. 
This Decision provides for limitations to the following rights of data subjects where 
personal data are processed for archiving purposes in the public interest: 
– 
the data subject’s right of access,15 
– 
the  right  to  rectification,  where  the  personal  data  are  incomplete  or 
inaccurate,16 
– 
the  obligation  to  notify  the  rectification  or  erasure  of  personal  data  or 
restriction of processing,17 
– 
the right to data portability,18 
– 
the right to object to the processing.19 
4. 
The  above  limitations  are  subject  to  conditions  and  safeguards  in  accordance  with 
Article 13 and Recital 33 of the Regulation. Processing for archiving purposes in the 
public interest provides for several safeguards, including: 
– 
the  files  to  be  transferred  to  the  historical  archives  are  selected  following  a 
case-by-case assessment according to the Commission’s common retention list, 
and  the  other  files  are  eliminated.  In  addition,  structured  personal  data  files, 
such  as  personal  and  medical  files,  are  never  transferred  to  the  historical 
archives, but are eliminated at the end of the administrative retention period, 
– 
for certain categories of files, for well-defined reasons, including the protection 
of  personal  data,  the  common  retention  lists  provide  for  the  administrative 
elimination of  certain  types of records  belonging to those files  before the end 
of the administrative retention period and, consequently, these types of records 
are not processed for archiving purposes in the public interest, 
– 
prior  to  processing  for  archiving  purposes  in  the  public  interest,  the 
Directorate-General  or  equivalent  department  shall  report  the  potential 
presence  of  sensitive  personal  data  in  the  files  destined  for  the  transfer  to  the 
Historical Archives, 
– 
prior  to  the  opening  to  the  public  of  any  Commission  file,  the  Historical 
Archives  Service  shall  review  it  in  order  to  verify  the  possible  presence  of 
                                                 
15 
Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council, art. 17. 
16 
Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council, art. 18. 
17 
Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council, art. 21. 
18 
Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council, art. 22. 
19 
Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council, art. 23. 
EN 

  EN 



 
– 
ensure  the  correct  and  uniform  application  of  this  Decision  and  its  implementing 
rules within the services, 
– 
deal with any issues which may arise from their application, 
– 
relay the requirements of Directorates-General and equivalent departments as regards 
training and support measures. 
Article 19 
Information, training and support 
The  Secretariat-General,  in  close  cooperation  with  the  Directorate-General  for  Informatics, 
the  Directorate-General  for  Human  Resources  and  Security  and  the  Historical  Archives 
Service, shall put in place the information, training and support measures necessary to ensure 
the  implementation  and  application  of  this  Decision  within  the  Directorates-General  and 
equivalent departments. 
Article 20 
Implementing rules 
This decision is accompanied by implementing rules. They shall be regularly updated taking  
account in particular of: 
– 
developments  regarding  records  and  archives  management  and  results  of  academic 
and scientific research, including the emergence of related standards, 
– 
information and communication technologies’ development, 
– 
the applicable rules on the probative value of electronic records, 
– 
the  Commission’s  obligations  as  regards  transparency,  public  access  to  documents 
and the opening to the public of archives, 
– 
new obligations by which the Commission may be bound, 
– 
harmonisation  in  the  presentation  of  records  from  the  Commission  and  its 
departments. 
Article 21 
Repeal of previous acts 
Commission Decision 2002/47/EC, ECSC, Euratom and Commission Decision 2004/563/EC, 
Euratom are repealed. 
[Article 22 
Entry in force 
This Decision shall enter into force on the day following that of its publication in the Official 
Journal of the European Union
.] 
Done at Brussels, 
 
For the Commission 
 
[…] 
 
EN 
11 
  EN 

 
 
The President  
 
 
EN 
12 
  EN