This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meetings between Cabinet members of Commissioner Adina-Ioana Vălean and industry'.




 
Ref. Ares(2022)2150267 - 24/03/2022
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR MOBILITY AND TRANSPORT 
 
Directorate D - Waterborne 
  D.1 - Maritime Transport & Logistics 
Brussels  
MOVE.DDG2.D1 
 
 
 
Ms. Kalina Dmitriew 
1 Long Lane 
London SE1 4PG 
United Kingdom 
 
 
sent by e-mail with acknowledgment of receipt: 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
Subject: 
Your application for access to documents – GESTDEM 2022/1043 
 
Dear Madam, 
We  refer  to  your  application  dated  14  February  2022  in  which  you  make  a  request  for 
access  to  documents,  registered  on  18  February  2022  under  the  abovementioned 
reference number, as well as to our holding reply of 9 March 2022. 
You request access to: 
All  documentation,  including  but  not  limited  to,  attendance  lists,  agendas, 
background  papers,  minutes/notes  and  email  correspondence  about  or 
summarising  the  following  meetings  of  the  cabinet  members  of  Commissioner 
Adina-Ioana Vălean with multiple organisations. 

1. Meeting with World Shipping Council on 19/11/2021 to discuss the evolutions 
of the maritime sector(…)
”. 
Please note that due to the wide scope of your request, covering also areas falling under 
the  responsibility  of  other  units  of  the  Directorate-General  for  Mobility  and  Transport 
(DG MOVE), parts of your request have been attributed to other units1. This reply relates 
only to the documents concerning the meeting listed above. You will receive the replies 
from the other respective units of DG MOVE in due course. 
Having  examined  your  request,  we  have  identified  the  following  documents  as  falling 
within the scope of your application:  
                                                 
1 In particular, the request registered under the reference number GESTDEM 2022/1044, which concerns 
the  “Meeting  with  Verband  der  Automobilindustrie  (VDA)  on  03/02/2022  to  discuss  the  Automotive 
Industry
”, and  the request registered under the reference  number  GESTDEM 2022/1045,  which concerns 
the “Meeting with International Consolidated Airlines Group (IAG) on 31/01/2022 to discuss the Transport 
sustainability  commitments  of  IAG  in  the  framework  of "Fit  for  55  package"
”  and  the  “Meeting  with  Air 
France KLM (AFKL) on 24/11/2021 to discuss the meeting on the aviation sector and Fit for 55
”.  
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
-  Annex A1: email from a representative of World Shipping Council to a member 
of  the  Cabinet  of  Commissioner  Vălean  dated  26  October  2021,  on  ‘FuelEU 
Maritime  and  EU  ETS:  Sharing  World  Shipping  Council  review  offering 
strengths and improvements for the proposal’, with the two enclosed attachments.  
We enclose a copy of the documents requested. 
As regards the documents listed above, we have come to the conclusion that they may be 
partially disclosed.  A  complete disclosure of the identified documents is prevented by the 
exception concerning the protection of privacy and the integrity of the individual outlined in 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  European 
Parliament,  Council  and  Commission  documents2  (hereinafter  ‘Regulation  (EC)  No 
1049/2001’), because they contain the following personal data: 

Contact information of Commission staff members;   

The names and contact details of other natural persons; 

Other information relating to identified or identifiable natural persons, in particular 
references to functions of natural persons, to the extent that these would enable their 
identification.  
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has 
to be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity 
of the individual, in particular in accordance with European Union legislation regarding 
the protection of personal data. 
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with  regard to  the processing of personal  data  by  the Union institutions, bodies, offices 
and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001  and  Decision  No  1247/2002/EC3  (hereinafter  ‘Regulation  (EU)  2018/1725’,  or 
‘Data Protection Regulation’).  
In  particular,  Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data 
‘means any information relating to an identified or identifiable natural person […]’. The 
Court  of  Justice  has  specified  that  any  information,  which  by  reason  of  its  content, 
purpose or effect, is linked to a particular person is to be considered as personal data4. 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)5, the Court of Justice ruled that when 
a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable6. 
                                                 
2  Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  30  May  2001  regarding  public 
access to European Parliament, Council and Commission documents (OJ L 145, 31.05.2001, p. 43). 
3 Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of 
natural  persons  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and 
agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC (OC L 205 of 21.11.2018, p. 39). 
4 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter Nowak v Data 
Protection Commissioner, ECLI:EU:C:2017:994, paragraphs 33-35. 
5 Judgment of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, Commission v Bavarian Lager, ECLI:EU:C:2010:378, paragraph 63. 
6 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council 
of  18  December 2000 on  the protection of  individuals with regard to the processing of  personal data  by  the  Community 
institutions and bodies and on the free movement of such data, the principles set out therein are also applicable under the 
new data protection regime established by Regulation (EU) 2018/1725. 


 
In your application, you indicate that your address is in the United Kingdom. Transfers of 
personal  data  from  the  Commission  to  countries  that  are  not  members  of  the  European 
Economic Area (EEA) are regulated under Chapter V of the Data Protection Regulation.  
According to Article 47(1) of this Regulation, a transfer of personal data to a third country 
or an international organisation may take place where the Commission has decided that the 
third  country,  a  territory  or  one  or  more  specified  sectors  within  that  country,  or  the 
international organisation in question, ensures an adequate level of protection and where the 
personal data are transferred solely to allow tasks within the competence of the controller to 
be carried out. 
Based  on  the  information  available,  the  country  of  your  residence is  recognised  by  the 
Commission as ensuring an adequate level of protection. However, we would further like to 
inform  you  that pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  the  Data  Protection  Regulation,  ‘personal 
data  shall  only  be  transmitted  to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union 
institutions and bodies if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data 
transmitted for a specific purpose in the public interest and the controller, where there is 
any  reason  to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced, 
establishes that it is proportionate to transmit the personal data for that specific purpose 
after having demonstrably weighed the various competing interests’.  
Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  handling,  in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
According  to  Article  9(1)(b)  of  the  Regulation  (EU)  2018/1725,  the  European 
Commission  has  to  examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal 
data only if the first condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is 
necessary to have the data transmitted to you for a specific purpose in the public interest. 
It is only in that case the European Commission has to examine whether there is a reason 
to assume that the legitimate interests of the data subject might be prejudiced and, in the 
affirmative, establish the proportionality of the transmission of the personal data for that 
specific purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In your request, you do not express any particular interest to have access to these personal 
data  nor  do  you  put  forward  any  arguments  to  establish  the  necessity  to  have  the  data 
transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced.  
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of  the personal 
data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
Please  note  that  the  emails  originating  from  third  parties  are  disclosed  to  you  based  on 
Regulation (EC) No 1049/2001. However, this disclosure is without prejudice to the rules 



 
on intellectual property, which may limit your right to reproduce or exploit the released 
documents  without  the  agreement  of  the  originator,  who  may  hold  an  intellectual 
property  right  on  them.  The  European  Commission  does  not  assume  any  responsibility 
from their reuse. 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to 
submit a confirmatory application requesting the Commission to review this position.  
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt  of  this  letter  to  the  Secretariat-General  of  the  Commission  at  the  following 
address:  
European Commission  
Secretariat-General  
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076  
B-1049 Brussels,  
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx  
The COVID-19 outbreak undoubtedly has an impact on the process of handling access to 
documents  requests  under  Regulation  (EC)  No  1049/2001.  Given  the  large-scale 
teleworking of the Commission  services,  all replies, which should normally be sent via 
registered  post,  currently  are  sent  only  by  e-mail.  In  this  regard,  we  kindly  ask  you  to 
confirm receipt of this email. 
 
 
Yours faithfully, 
 
(e-signed) 
Annika KROON 
Head of Unit 
      
 
Enclosure: 
Annex A1, better described above. 
 
      
  
 
 

Electronically signed on 23/03/2022 17:55 (UTC+01) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121