This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meetings between Cabinet members of Commissioner Adina-Ioana Vălean and industry'.




 
Ref. Ares(2022)2398182 - 31/03/2022
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR MOBILITY AND TRANSPORT 
 
 
  The Director-General 
Brussels  
MOVE/HH 
 
Ms Kalina Dmitriew 
1 Long Lane 
London SE1 4PG 
United Kingdom 
 
sent by e-mail with request for 
acknowledgement of receipt
: ask+request-
xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx  
 
Subject: 
Your application for access to documents – GESTDEM 2022/1045 
Dear Madam, 
We  refer  to  your  application  dated  14  February  2022  in  which  you  make  a  request  for 
access  to  documents,  registered  on  18  February  2022  under  the  abovementioned 
reference number, as well as to our holding reply of 9 March 2022. 
You request access to: 
“All documentation, including, but not limited to, attendance lists, agendas, background 
papers,  minutes/notes  and  email  correspondence  about  or  summarising  the  following 
meetings  of  the  cabinet  members  of  Commissioner  Adina-Ioana  Vălean  with  multiple 
organisations. 
 
(…) 
 
3.Meeting  with  International  Consolidated  Airlines  Group  (IAG)  on  31/01/2022  to 
discuss the Transport sustainability commitments of IAG in the framework of "Fit for 55 
package". 
4.Meeting  with  Air  France  KLM  (AFKL)  on  24/11/2021  to  discuss  the  meeting  on  the 
aviation sector and Fit for 55.” 
 
Please note that due to the wide scope of your request, covering also areas falling under 
the  responsibility  of  other  units  of  the  Directorate-General  for  Mobility  and  Transport 
(DG MOVE), parts of your request have been attributed to other units1. This reply relates 
only  to  the  documents  concerning  the  meetings  listed  above.  You  received  the  replies 
concerning the other meetings listed in your request in 10 and 24 March 2022. 
                                                 
1 In particular, the requests registered under the reference numbers GESTDEM 2022/1043, which concerns 
the “Meeting with World Shipping Council on 19/11/2021 to discuss the evolutions of the maritime sector”
and  GESTDEM  2022/1044,  concerning  the  “Meeting  with  Verband  der  Automobilindustrie  (VDA)  on 
03/02/2022 to discuss the Automotive Industry
”.  
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
 
I consider your request to cover documents held up to the date of your initial application, i.e. 
14 February 2022.  
Meeting with International Consolidated Airlines Group (IAG) on 31/01/2022 to discuss 
the Transport sustainability commitments of IAG in the framework of "Fit for 55 package
  
Having  examined  your  request,  we  have  identified  the  following  documents  as  falling 
within the scope of your application:  
 
Meeting request made by Edelman on behalf of Iberia dated 6 May 2021 (hereafter 
‘document 1’), 
 
Meeting report dated 4 February 2022 (hereafter ‘document 2’) 
Meeting  with  Air  France  KLM  (AFKL)  on  24/11/2021  to  discuss  the  meeting  on  the 
aviation sector and Fit for 55
 
Having  examined  your  request,  we  have  identified  the  following  documents  as  falling 
within the scope of your application:  
 
E-mail exchange with the subject matter “Air France-KLM key messages on Fit for 
55” and meeting request by Air France-KLM, between 28 October and 9 November 
2021 (hereafter ‘document 3’) 
 
Meeting request made by Air France-KLM, dated 29 October 2021, and subsequent 
e-mail  exchange  between  29  October  and  9  November  2021  (hereafter  ‘document 
4’), 
Having  examined  the  documents  requested  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents2 (hereinafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’), I have come to the conclusion 
that  all  documents  may  be  partially  disclosed.  Some  parts  of  the  documents  have  been 
redacted, as their full disclosure is prevented by the exception concerning the protection 
of privacy and the integrity of individuals outlined in Article 4(1)(b) of Regulation (EC) 
No 1049/2001, because they contain the following personal data: 
  the  names/initials  and  contact  information  of  Commission  staff  members  not 
pertaining to the senior management;   
  the names/initials and contact details of other natural persons;   
  other  information  relating  to  identified  or  identifiable  natural  persons,  in 
particular references to functions of natural persons, to the extent that these would 
enable their identification. 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has 
to be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity 
of the individual, in particular in accordance with European Union legislation regarding 
the protection of personal data. 
                                                 
2  Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European Parliament  and  of  the  Council  of  30  May  2001  regarding  public 
access to European Parliament, Council and Commission documents, OJ L 145, 31.05.2001, p. 43. 


 
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with  regard to  the processing of personal  data by  the Union institutions, bodies, offices 
and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001  and Decision No 1247/2002/EC3  (hereinafter ‘Regulation  2018/1725’, or ‘Data 
Protection Regulation’).  
In particular, Article 3(1) of Regulation 2018/1725 provides that personal data ‘means 
any information relating to an identified or identifiable natural person […]’. The Court 
of Justice has specified that any information, which by reason of its content, purpose or 
effect, is linked to a particular person is to be considered as personal data4. 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)5, the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable6.  
In your application, you indicate that your address is in the United Kingdom. Transfers of 
personal  data  from  the  Commission  to  countries  that  are  not  members  of  the  European 
Economic Area (EEA) are regulated under Chapter V of the Data Protection Regulation.  
According to Article 47(1) of this Regulation, a transfer of personal data to a third country 
or an international organisation may take place where the Commission has decided that the 
third  country,  a  territory  or  one  or  more  specified  sectors  within  that  country,  or  the 
international organisation in question ensures an adequate level of protection and where the 
personal data are transferred solely to allow tasks within the competence of the controller to 
be carried out. 
Based  on  the  information  available,  the  country  of  your  residence is  recognised  by  the 
Commission as ensuring an adequate level of protection. However, we would further like 
to  inform  you  that  pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  ‘personal  data 
shall  only  be  transmitted  to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union 
institutions and bodies if  ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data 
transmitted for a specific purpose in the public interest and the controller, where there is 
any  reason  to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced, 
establishes that it is proportionate to transmit the personal data for that specific purpose 
after having demonstrably weighed the various competing interests’.  
Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  handling  in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur.  
According  to  Article  9(1)(b)  of  the  Regulation  (EU)  2018/1725,  the  European 
Commission  has  to  examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal 
data only if the first condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is 
necessary to have the data transmitted to you for a specific purpose in the public interest. 
                                                 
3 Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of 
natural  persons  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and 
agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC, OC L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
4 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter Nowak v Data 
Protection Commissioner, ECLI:EU:C:2017:994, paragraphs 33-35. 
5 Judgment of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, Commission v Bavarian Lager, ECLI:EU:C:2010:378, paragraph 63. 
6 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council 
of  18  December  2000  on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  the  principles  set  out  therein  are  also 
applicable under the new data protection regime established by Regulation 2018/1725. 


 
It is only in that case the European Commission has to examine whether there is a reason 
to assume that the legitimate interests of the data subject might be prejudiced and, in the 
affirmative, establish the proportionality of the transmission of the personal data for that 
specific purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In  your  request,  you  do  not  express  any  particular  interest  to  have  access  to  these 
personal data nor do you put forward any arguments to establish the necessity to have the 
data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission does not have to examine whether there is a reason to assume that the data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding  the  above,  please  note  that  there  are  reasons  to  assume  that  the 
legitimate interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of 
the personal data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk 
that  such  public  disclosure  would  harm  their  privacy  and  subject  them  to  unsolicited 
external contacts. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents,  as  the  need  to  obtain  access  thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has 
not been substantiated and there is no reason to think that the legitimate interests of the 
individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by  disclosure  of  the  personal  data 
concerned.  
Please  note  that  the  disclosed  meeting  report  was  drawn  up  for  internal  use  under  the 
responsibility  of  the  relevant  services  of  the  Directorate-General  for  Mobility  and 
Transport. It solely reflect the authors’ or the services’ interpretation of the interventions 
made, and do not set out any official position of the third parties to which the documents 
refer. They also do not reflect the position of the Commission, and cannot be quoted as 
such. 
Please also note that the emails originating from third parties are disclosed to you based 
on Regulation (EC) No 1049/2001. However, this disclosure is without prejudice to the 
rules  on  intellectual  property,  which  may  limit  your  right  to  reproduce  or  exploit  the 
released documents without the agreement of the originator, who may hold an intellectual 
property  right  on  them.  The  European  Commission  does  not  assume  any  responsibility 
from their reuse. 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to 
submit a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx. 
The  COVID-19  outbreak  undoubtedly  has  an  impact  on  the  process  of  handling  access  to 
documents requests under Regulation (EC) No 1049/2001. Given large-scale teleworking of 
the  Commission  services,  all  replies,  which  should  normally  be  sent  via  registered  post, 



 
currently are sent only by e-mail. In this regard, we kindly ask you to confirm receipt of this 
email. 
Yours faithfully, 
(e-signed) 
Flor DIAZ PULIDO 
Attachments: 

 

Electronically signed on 31/03/2022 10:02 (UTC+02) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121