This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'EU Payments to irish finance minister,'.




 
Ref. Ares(2022)1507398 - 01/03/2022
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR BUDGET 
 
 
  Strategic Coordination and Communication 
Brussels  
BUDG.03/      
Ms Madeline O’Brien 
Sent via e-mail only to: 
ask+request-10736-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
and 
ask+request-10734-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

Subject: 
Access requests GESTDEM 2022/1050 and GESTDEM 2022/1028 
Dear Ms O’Brien, 
We requested you to provide a postal address and you replied the following:  
“(…) I would like this to be considered as a confirmatory application against your refusal to 
process my request without a postal address.(…) 
(…) At no point does the Regulation mention that the requester must provide his or her postal 
address before the request can even be registered.(…) 
(…)Delaying registering a request for want of a postal address in the 21st Century when emails 
are a common means of communicating with public administrations is an unnecessary 
impediment. It also serves to delay the processing of requests sent to the institutions, which 
constitutes an unreasonable and disproportionate impediment to the exercise of the 
fundamental right of access to EU documents.(…) 
(…)you have not indicated which "procedural requirements" you are referring to, which leaves 
me little certainty as to which procedural steps I now need to follow in order to exercise my 
right of access to documents. I am therefore requesting a copy of these requirements in order 
to know where I stand legally.(…)” 
Since 1 April 2014, the submission  of a postal  address  became a mandatory feature for 
the purpose of making an application for access to documents. We would like to explain 
why  we  need  your  postal  address  in  order  to  register  and  handle  your  application  for 
access to documents: 
  Firstly,  to  obtain  legal  certainty  as  regards  the  date  you  received  the  European 
Commission reply to your application for public access to documents. Article 297 of 
the  Treaty  on  the  Functioning  of  the  European  Union  (TFEU)  states  that  ‘[…] 
decisions  which  specify  to  whom  they  are  addressed,  shall  be  notified  to  those  to 
whom they are addressed and shall take effect upon such notification.’ In line with 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 

 
this  provision,  if  the  Commission  does  not  grant  full  access  to  the  requested 
documents,  it  notifies  the  reply  to  the  applicant  via  registered  mail  with 
acknowledgement of receipt or via delivery service. This requires an indication of a 
valid postal address by the applicant; 
  Secondly,  to  apply  correctly  the  Data  Protection  Regulation  (EU)  2018/1725 1. 
Knowing  whether  the  applicant  is  an  EU  resident  (or  not)  is  necessary  for  deciding 
which conditions shall apply for the transmissions of personal data to applicants for 
access to documents. These conditions are not the same for recipients established in 
the Union and for recipients in third countries. As the vast majority of the documents 
requested  contain  personal  data,  the  Commission  cannot  ensure  the  correct 
application of the data protection rules in the absence of a postal address;  
  Thirdly, to  apply correctly Regulation (EC) No 1049/2001 2. Article 4(1)(b) of that 
Regulation refers to the protection of the  privacy and integrity of the individual and 
has to be applied in line with the Data Protection Regulation;  
  Fourthly, to protect the interest of other citizens and safeguard the principle of good 
administration. The Commission has to treat all citizens equally by ensuring that the 
legal  framework for public access  to  documents is  respected. For example, it has to 
verify  whether  Article  6(3)  of    Regulation  (EC)  No  1049/2001  is  being  evaded  by 
introducing  several  requests  under  different  identities.  Indeed,  in  its  Ryanair 
judgment 3,  the  General  Court  confirmed  that  Article  6(3)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  cannot  be  evaded  by  splitting  an  application  into  several,  seemingly 
separate,  parts.  In  addition,  the  Commission  has  to  make  sure  that  the  legal 
framework is respected and the right of access to documents is not abused by making 
requests under an invented identity. 
The considerations above show that the request for and the consequent processing of the 
applicant’s  postal  address  is  not  only  appropriate,  but  also  strictly  necessary  for  the 
performance  of  a  task  carried  out  in  the  public  interest  within  the  meaning  of  Article 
5(1)(a) of Data Protection Regulation, namely providing a smooth and effective access to 
documents.  
The  Commission  has  been  applying  this  approach  since  1  April  2014,  because  of 
numerous  problems  encountered  by  the  Commission  in  its  previous  practice  (legal 
uncertainty,  false  identities  used  etc.).  We  also  would  like  to  point  out  that  other 
institutions,  such  as  the  Court  of  Justice,  already  ask  for  a  postal  address  in  their 
respective electronic forms for applications for access to documents. 
We therefore kindly reiterate our request to you to provide a full valid postal address, so 
we  can  duly  register  and  handle  your  request.  Please  note  that,  once  we  receive  your 
postal address, we will register your request for access as an initial application for access 
                                                 
1  
Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on 
the  protection  of  natural  persons  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union 
institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing 
Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No  1247/2002/EC,  OJ  L  295,  21.11.2018,  p.  39 
(hereafter referred to as ‘Data Protection Regulation’). 
2  
Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  30  May  2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents,  OJ  L  145, 
31.5.2001, p. 43. 
3  
Judgment  of  the  General  Court  of  10  December  2010,  Ryanair  Ltd  v  European  Commission,  T-
494/08 to T-500/08 and T-509/08, 
EU:T:2010:511, paragraph 34. 


 
to  documents  in  the  meaning  of  Article  6(1)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001.  The 
deadline for handling your initial request shall run as from the moment of registration of 
your application following the submission of your postal address. 
Please be also informed that, as your application has not been dealt with yet at the initial 
level  pending  the  receipt  of  your  postal  address,  your  message  cannot  be  considered  a 
confirmatory  application  in  the  meaning  of  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001. 
Thank you in advance. 
Yours sincerely,  
Access to Documents Team 
c.c.: 
SG Access to Documents