This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meeting between Annukka Ojala and Ralf Kuhne with Sitra'.




 
Ref. Ares(2022)3006368 - 13/04/2022
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR HEALTH AND FOOD SAFETY 
 
Resource management and better regulation 
  Better regulation 
Brussels  
SANTE.A.1/CF 
Lora VERHEECKE  
9 rue du Bronze 
1070 Bruxelles 
Belgium 
By email only: 
ask+request-10776-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

Dear Sir/Madam 
Subject: Your application for access to documents – GESTDEM 2022/1267 
We  refer  to  your  e-mail  of  28  February  March  2022  in  which  you  make  a  request  for 
access to documents, registered on 02 March 2022e under the above-mentioned reference 
number. 
We  also  refer  to  our  email  of  23  March  2022  extending  the  time  limit  to  respond  to  your 
request according to Article 7(3) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
1.  Scope of your request 
In your request, you ask, on the basis of Regulation (EC) No 1049/20011,access to: 
 “All  documentation  (including  but  not  limited  to  all  email  correspondence,  attendance 
lists, agendas, background papers, transcripts, recordings and minutes/notes) relating to 
the meeting between Annukka Ojala and RalfKuhne with Sitra on 27th September 2021
”. 
2.  Identification and assessment of documents 
We have identified one document falling within the scope, namely Ares(2022)1578872. 
Having  examined  the  above-mentioned  document  under  the  provisions  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001, we have come to the conclusion that partial access can be granted, as its full 
disclosure is prevented by one of the exceptions to the right of access laid down in Article 4 
of the Regulation. 
3.  Reason for partial disclosure 
A  complete  disclosure  of  the  above  mentioned  document  is  prevented  by  the  exception 
concerning the protection of privacy and the integrity of the individual outlined in Article 
4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, because it contains the following personal data: 

the names/initials and contact information of Commission staff members not 
pertaining to the senior management;  

the names/initials and contact details of other natural persons;  

other information relating to an identified or identifiable natural person such as 
office/phone numbers or email addresses.  
                                                 

Regulation  (EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents (OJ L 145, 31.5.2001, p. 43). 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 


 
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you 
for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that 
the legitimate interests of the data subject might be prejudiced. In your request, you do not 
put forward any arguments to establish the necessity to have the data transmitted to you for 
a specific purpose in the public interest.  
Consequently,  we  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
document, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
This  document  was  drawn  up  for  internal  use  under  the  responsibility  of  the  relevant 
service  of  the  Directorate-General  for  Health  and  Food  safety.  It  solely  reflects  the 
service’s  interpretation  of  the  interventions  made  and  does  not  set  out  any  official 
position of the third parties to which the document refers, which was not consulted on its 
content. It does not reflect the position of the Commission and cannot be quoted as such. 
You may reuse public documents, which have been produced by the European Commission 
or  by  public  and  private  entities  on  its  behalf  based  on  the  Commission  Decision  on  the 
reuse  of  Commission  documents.
  You  may  reuse  the  documents  disclosed  free  of  charge 
and for non-commercial and commercial purposes provided that the source is acknowledged 
and that you do not distort the original meaning or message of the documents. Please note 
that the European Commission does not assume liability stemming from the reuse.  
4.  Means of redress 
In case you would disagree with this position, you are entitled, in accordance with Article 
7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting the 
Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours sincerely,  
 
Carmen GARAU 
  Head of Unit 
 
Enclosure: disclosed document. 

Electronically signed on 12/04/2022 17:12 (UTC+02) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121