This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Access to documents request: 2022-03-17 meeting between Stefano Grassi and Tatiana Marquez Uriarte and Shell Companies'.




 
Ref. Ares(2023)3277474 - 10/05/2023
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR ENERGY 
 
Directorate A – Energy policy: Strategy and Coordination 
  A.1 – Interinstitutional, Policy Coordination and Planning 
The Head of Unit 
Brussels, 10/05/2023  
MP ener.a.1(2023)4982726 
Mr Barnaby Pace 
Global Witness c/o WeWork  
Rue de Commerce 31  
1000 Brussels  
 
By email: ask+request-10935-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

Subject: 
Your application for access to documents – EASE 2022/1936 
Dear Mr Pace, 
We  refer  to  your  e-mail  of  1  April  2022  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 1 April 2022 under the above-mentioned reference number. 
You  request  access  to  all  documents—including  but  not  limited  to  correspondence, 
emails, minutes, notes (hand written or electronic), audio or video recordings, verbatim 
reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  briefings,  and  presentations—related  to 
the  meeting  on  March  17  between  Stefano  Grassi  and  Tatiana  Marquez  Uriarte  and 
Shell Companies. 

Your application concerns the following documents:  
Nr.  Stakeholder 
Ares 
Date 
Title 

Shell 
Ares(2023)541156 
03/03/2022  MEETING REQUEST [SG] 17-
18/03/2023  Brussels  BE  with 
Shell 

Shell 
Ares(2023)2944856  26/04/2023  MINUTES  -Meeting  SG-TMU 
17/03/2022 -Shell 
 
Having  examined  the  documents  requested  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  documents,  I  have  come  to  the  conclusion  that  the 
documents listed above may be partially disclosed.  
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË – Tel. +32 22991111 
Office: DM24 08/084 – Tel. direct line +32 229-62496 
 

 
In  fact,  a  complete  disclosure  of  the  identified  documents  is  prevented  by  the  exception 
concerning the protection of privacy and the integrity of the individual outlined in Article 
4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, because they contain the following personal data: 

the  names/initials  and  contact  information  of  Commission  staff  members  not 
pertaining to the senior management;  
-  
the names/initials and contact details of other natural persons.  
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you 
for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that 
the legitimate interests of the data subject might be prejudiced. In your request, you do not 
express any particular interest to have access to these personal data nor do you put forward 
any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
Access  is  granted  to  minutes  of  a  meeting  with  external  parties  (document  n.2).  This 
document was drawn up for internal use under the responsibility of the relevant service. 
It  solely  reflects  the service’s interpretation  of the interventions made and does not  set 
out  any  official  position  of  the  third  parties  to  which  the  document  refers.  It  does  not 
reflect the position of the Commission and cannot be quoted as such. 
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, you are entitled to make 
a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  to  the  Secretariat-General  of  the 
Commission within 15 working days upon receipt of this letter. You can submit it in one of 
the following ways: 
by  asking  for  a  review  via  your  portal1  account  (available  only  for  initial  requests 
submitted via the portal account), 
or by mail: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, 
Document 
Management 

Access 
to 
Documents 
(SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels 
 
 
                                                 
1 https://www.ec.europa.eu/transparency/documents-request  



 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours sincerely, 
Electronically signed 
 
Paula Abreu Marques 
 

Electronically signed on 10/05/2023 15:00 (UTC+02) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121