This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Access to documents request: 2022-03-23 meeting between Filip Alexandru Negreanu Arboreanu and ExxonMobil Petroleum & Chemical'.




 
Ref. Ares(2022)3545639 - 10/05/2022
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR MOBILITY AND TRANSPORT 
 
Directorate B - Investment, Innovative & Sustainable Transport 
  B.4 - Sustainable & Intelligent Transport 
Brussels 
MOVE.DDG1.B.4/ 
move.ddg1.b.4(2022)3779521 
 
Mr. Barnaby Pace 
Global Witness 
Rue Belliard 53  
1000 Brussels 
Belgium 
 
By registered email with 
acknowledgment of receipt: 
ask+request-10964-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
 
Dear Mr Pace, 
 
Subject: 
Your application for access to documents – GESTDEM 2022/2069 
We  refer  to  your  e-mail  dated  7  April  2022  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 19 April 2022 under the above mentioned reference number. 
You request access to the following documents:  
-  All  documents—including  but  not  limited  to  correspondence,  emails, 
minutes,  notes  (hand  written  or  electronic),  audio  or  video  recordings, 
verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  briefings,  and 
presentations—related to the meeting on March 23 between Filip Alexandru 
Negreanu Arboreanu and ExxonMobil Petroleum & Chemical; 

We have identified the following document as falling within the scope of your application:  

Annex 1: email exchange between representatives of ExxonMobil, FuelsEurope and 
members of the Cabinet of Commissioner Vălean with the subject matter “Thank you 
Call 23/03/2022 Exxon Fuels Europe 18 03 2022
”, between 17 and 18 March 2022, 
with the reference Ares(2022)3315900.  
Concerning  the  document  listed  above,  we  have  come  to  the  conclusion  that  it  may  be 
partially  disclosed.  A  complete  disclosure  of  the  identified  document  is  prevented  by  the 
exception concerning the protection of privacy and the integrity of the individual outlined in 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  European 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
Parliament,  Council  and  Commission  documents1  (hereinafter  ‘Regulation  (EC)  No 
1049/2001’), because it contains the following personal data: 
 
–  the names/initials and contact information of Commission staff members not pertaining 
to the senior management;   
–  the names/initials and contact details of other natural persons;  
–  other  information  relating  to  identified  or  identifiable  natural  persons,  in  particular 
references to their functions, to the extent that these would enable their identification.  
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has 
to be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity 
of the individual, in particular in accordance with European Union legislation regarding 
the protection of personal data. 
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with  regard to  the processing of personal  data by  the Union institutions, bodies, offices 
and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001  and  Decision  No  1247/2002/EC2  (hereinafter  ‘Regulation  (EU)  2018/1725’,  or 
‘Data Protection Regulation’).  
In  particular,  Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data 
‘means any information relating to an identified or identifiable natural person […]’. The 
Court  of  Justice  has  specified  that  any  information,  which  by  reason  of  its  content, 
purpose or effect, is linked to a particular person is to be considered as personal data3. 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)4, the Court of Justice ruled that when 
a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data, the Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable5. 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’.  
                                                 
1  Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European Parliament  and  of  the  Council  of  30  May  2001  regarding  public 
access to European Parliament, Council and Commission documents, OJ L 145, 31.05.2001, p. 43. 
2 Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of 
natural persons with regard to the processing of personal data by  the Union institutions, bodies, offices and agencies 
and on the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No 45/2001  and  Decision  No  1247/2002/EC 
(OC L 205 of 21.11.2018, p. 39). 
3 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter Nowak v Data 
Protection Commissioner
, ECLI:EU:C:2017:994, paragraphs 33-35. 
4 Judgment of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, Commission v Bavarian Lager, ECLI:EU:C:2010:378, paragraph 63. 
5 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council 
of  18  December 2000 on  the protection of  individuals with regard to the processing of  personal data  by  the  Community 
institutions and bodies and on the free movement of such data, the principles set out therein are also applicable under the 
new data protection regime established by Regulation (EU) 2018/1725. 


 
Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  handling,  in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur.  
According  to  Article  9(1)(b)  of  the  Regulation  (EU)  2018/1725,  the  European 
Commission  has  to  examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal 
data only if the first condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is 
necessary to  have the data transmitted for a specific purpose in  the public interest.  It  is 
only in this case that the European Commission has to examine whether there is a reason 
to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the 
affirmative, establish the proportionality of the transmission of the personal data for that 
specific purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In  your  request,  you  do  not  express  any  particular  interest  to  have  access  to  these 
personal data nor do you put forward any arguments to establish the necessity to have the 
data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission does not have to examine whether there is a reason to assume that the data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced.  
Notwithstanding  the  above,  please  note  that  there  are  reasons  to  assume  that  the 
legitimate interests of the data subjects concerned would be  prejudiced by disclosure of 
the personal data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk 
that  such  public  disclosure  would  harm  their  privacy  and  subject  them  to  unsolicited 
external contacts. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents,  as  the  need  to  obtain  access  therefore  a  purpose  in  the public interest has  not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
Please note that the documents originating from third parties are disclosed to you based 
on Regulation (EC) No 1049/2001. However, this disclosure is without prejudice to the 
rules  on  intellectual  property,  which  may  limit  your  right  to  reproduce  or  exploit  the 
released documents without the agreement of the originator, who may hold an intellectual 
property right on it. The European Commission does not assume any responsibility from 
their reuse.  
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to 
submit a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
The COVID-19 outbreak undoubtedly has an impact on the process of handling access to 
documents  requests  under  Regulation  (EC)  No  1049/2001.  Given  the  large-scale 
teleworking  of  the  Commission  services,  all  replies,  which  should  normally  be  sent  via 



 
registered  post,  currently  are  sent  only  by  e-mail.  In  this  regard,  we  kindly  ask  you  to 
confirm receipt of this email. 
Yours faithfully, 
Kristian HEDBERG 
Head of Unit 
 Enclosure: 1 annex. 

Electronically signed on 06/05/2022 14:54 (UTC+02) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121