This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Memos, guidance and guidelines on record creation'.









Ref. Ares(2022)3859679 - 23/05/2022
 
 
 
 
 
Internal - Incoming and Outgoing mail - Note to the file 
 
Please note that since March 2018 (Ares 3.0) you do no longer have to select the document type (incoming 
mail/internal mail/outgoing mail/note to the file) in the Ares application. This will now be calculated 
automatically by the system based on the sender(s) and recipient(s) entered. 
Internal mail 
With Ares, all DGs and services work in the same database. Documents exchanged across DG's are 
encoded as INTERNAL MAIL and can be consulted by all DG's who are encoded as stakeholders of the 
document (or via an assignment task). 
This is why we should not register other DGs' Ares documents: the author DG should register a document 
in Ares (*) 
Ares is not only a registration system, it is also a transmission tool for internal Ares users: when you 
register a document in Ares, it becomes immediately available to its addressees within Ares: there is no 
need to send registered documents by e-mail. 

Incoming mail 
It is the mail received by DGT from external correspondents (also called “external entities”) other than 
Commission services (**). We need to register documents formally received from external persons and 
organisations.  
At DGT: 
  Mail addressed to the Director General or to DGT without specification of unit or name, will be 
registered by the CAD; 
  Mail addressed ONLY to your unit will be registered by yourselves/secretariats; 
  Mail addressed to more than one unit will be registered by the Chef de File unit (if this is not clear, 
please send it to DGT-CAD). 
Outgoing mail 
It is the mail sent by DGT to external correspondents, other than Commission services.  
Note that internal correspondents are automatically displayed in ARES. For external correspondents 
(external entities = EE) we need to create them in the ARES database. DGT-CAD centralises the creation 
of external entities to avoid the creation of various entries for the same person. If they have been created 
already you will be able to find them. You can also copy-paste an e-mail address to find an EE. 
Note to the file 
If you need to encode a note to the file, in the ARES application please leave the recipients field “To” 
empty. This way the application will encode your document as type of document: “note to the file”. You can 
still add recipients in the “Cc” field or add assignments on the document.  
 
 
10/03/2021 














 
 
 
 
Special attention to… 
  Before registration/transmission, verify if the documents you create need a signature. Most internal 
administrative documents such as letters, reports, declarations…need a simple electronic signature 
(= obtained via a SIGN task in the e-signatory tab of the Ares document). 
  For documents for which a blue ink signature is legally required, a qualified electronic signature 
can be used instead. Contact dgt.r.2 or the DMO team (FMB: DGT-CAD) for more detailed information.  
  If DGT is the author of a document, ALL recipients as indicated in the attachment (to attention 
of/copy to) should be encoded in the general tab of the Ares record.  
  (**) Internal Ares users are “all” colleagues working from the EC and Services (Executive Agencies). 
Over the years, also other EU institutions (EEAS, European Ombudsman Service and Court of Justice 
of the EU) and some Agencies from the EU (such as CdT, EEA, EIT, EASA…) are Ares users and are 
therefore considered as internal.  
Full list of already migrated EU institutions, Agencies and bodies 
  Upon encoding the recipients of your Ares document, if you notice a name with a “hand icon” next to 
the name of the person (even if the service he/she works for is an ARES user) 
 
, this means the person does not have access to the Ares application (no Ares user profile). 
This might be the case for colleagues whose e-mail address finishes by @ext.ec.eu.  
In this case, you should send the information to the colleague via regular e-mail or via the “External 
Transmission” tab
. Also for the external recipients who do not have access to Ares, do not forget to 
transmit the documents. 
  Do not register documents concerning your personal situation/rights in ARES. Not even when you 
have received official information via ARES. Unless otherwise indicated, you should reply via normal 
e-mail
 (encrypted or not). Please note that for each document created by DGT, we should mandatory 
file it in a DGT file. As DGT is not dealing with this matter, we do not have a specific file for your 
personal rights/situation. If the e-mail/document should be registered in ARES, the service who receives 
your information will register it and file it in the correct file.  
  (*) For information transmitted by another EC service via regular e-mail, which you consider “important 
to be registered”, you may decide to register the e-mail in Ares. In this case, you can choose to only 
add DGT recipients
. In addition, you should add under title: [already received via e-mail]. If you are in 
doubt, contact DGT-CAD.  
  Add an INFO assignment for ve_dgt.cad in all NON PERSONAL documents you receive/create. This 
to ensure the continuity of work and to allow the CAD to access most of the documents registered in the 
application. In case you have already requested an action to CAD via an ASOC or a CLASS 
assignment (filing for Directorates A, B, C and D being centralised in CAD), there is no need to add a 
new assignment. For personal documents you received via ARES from a service which is not “DGT”, 
click on the “not to be filed” button in the filing tab of the document.  
  For documents prepared “for the signature of the Director General”, please consult Ares(2021)695838 
– “New Eurolook templates and reminder of good practices” and visit the intranet page.    
 
10/03/2021