ANNEX I 
 
Notification  form  for  reporting  on  meeting  and/or  contact  of  the 
Executive  Director,  Deputy  Executive  Directors  and Heads  of  Divisions 
with Third Party Stakeholder(s) 
 
This  is  a  running  number  provided  by  Inspection  and  Control 
Office (ICO) on the initiation of the registration of the contact 
Record ID 
or meeting 
Here also a link to a registration number can be added 
Internal entity that initiates the registration of the event; the 
initiator  is  also  responsible  that  the  information  on  the 
Initiator 
publication  of  the  names  of  the  representative  of  the  Third 
Party Stakeholder is shared with the Third Party Stakeholder 
Executive  Director,  Deputy  Executive  Director  and  Head  of 
Function hold in Frontex  
Division 
Creation Date 
Date of the creation of the form 
Type of the event (meeting/contact) 
Meeting or contact  
Date and time of the meeting/contact  Date and time of the meeting or contact. 
Self-initiated or requested 
 Self –initiated or requested 
Name  of  the  Third  Party  Stakeholder  e.g. Deloitte Belgium or Rambol Brussels 
(as detailed as possible) 
Function held in the company  
e.g. CEO, head of sales, director of development 
Name  to  be  included  in  the  form  however  it  will  not  be 
Name  of  the  representative  of  the  published  unless,  after  balancing  of  rights  in  written 
third party stakeholder  
performed by the data controller, transparency overrides the 
right to privacy 
 
 
 

---