From:
PAD
Subject:
FW: Request for notification on reporting meeting and/or contact of the Executive Director and Heads of Divisions with Third Party 
Stakeholder(s)
 
 
From: [personal data] 
Sent: 01 July 2021 10:16 
To: [personal data] 
Cc: [personal data] 
Subject: RE: Request for notification on reporting meeting and/or contact of the Executive Director and Heads of Divisions with Third Party Stakeholder(s) 
 
Dear [personal data] 
On behalf of DORD I would like to confirm that she did not have any meetings of this kind in the period in question.  
 
Thank you and best regards,  
[personal data] 
From: [personal data]>  
Sent: 25 June 2021 10:52 
To[personal data] 
Cc: [personal data] 
Subject: Request for notification on reporting meeting and/or contact of the Executive Director and Heads of Divisions with Third Party Stakeholder(s) 
 
Dear Executive Director, Dear Directors, Dear Coordinators, 
 
In accordance with Article 118 of the EBCG Regulation – “The transparency register shall include all meetings and contacts[1] between third-party stakeholders[2] and the 
executive  director,  deputy  executive  directors  and  heads  of  division  in  matters  concerning  procurements  and  tenders  for  services,  equipment  or  outsourced  projects  and 
studies.”  
 
Therefore in line with the respective Decision of the Executive Director No R-ED-2021-67 on the Transparency Register (attached), in case such event took place after 6 May 
2021, we kindly request you to notify by using the attached ‘Notification form’ and send it back to ICO at your earliest convenience, but not later than 29 June 2021, (Tuesday), 
EOB. 
 
1

---

As outlined before, meetings and contacts in the margins of an ongoing procurement or tender procedure or meetings with stakeholder in the framework of a concluded 
contract do NOT to be reported. In cases if you have any doubts, please do not hesitate to contact ICO for clarification and validation. 
 
When reporting, please keep in mind that the Third Party Stakeholder(s) shall be informed of the fact that contacts and meetings will have to be reported and made public. 
Thus the ‘Privacy statement on the processing of personal data as regards Frontex Transparency Register’ is attached to be distributed accordingly. It was further agreed, 
that in case the representative of the third party stakeholder refused that his/her information to be made public, such meetings or contacts should not be agreed on and 
held. 
 
Furthermore, in order to update the information stored in the Transparency Register on the website of the Agency on a biweekly basis, we would appreciate if you notify ICO 
(in the future), within a period of one week following such events. 
 
Your cooperation is highly appreciated. 
 
Kind regards, 
[personal data] 
 
[1] Article 2 e) and f) of the Executive Director No R-ED-2021-67 on the Transparency Register 
2 Article 2 b) of the Executive Director No R-ED-2021-67 on the Transparency Register 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[1] Article 2 e) and f) of the Executive Director No R-ED-2021-67 on the Transparency Register 
[2] Article 2 b) of the Executive Director No R-ED-2021-67 on the Transparency Register 
2

---