This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meeting between DG JUST and BASF'.




Ref. Ares(2022)4720390 - 28/06/2022
 
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL JUSTICE and CONSUMERS 
 
Directorate A: Civil and Commercial justice 
Unit A.3:  Company law 
 
 
Head of Unit  
  
 
 
 
 
Brussels,  
JUST.A3/cp Ares(2022) 5027159 
 
 
 
 
 
 
 
Ms Laura Döring 
 
 
 
1 Long Lane 
 
 
 
Borough 
 
 
 
London 
 
 
 
Sent by email:  
 
 
 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
 
Subject: 
Your application for access to documents – GESTDEM 2022/2605 
Dear Ms Döring,  
We refer to your e-mail of 6 May 2022 in which you make a request for access to documents, registered 
on 10 may 2022 under the above mentioned reference number. 
You request access to: 
“All  documentation  (including  but  not  limited  to  all  email  correspondence,  attendance  lists,  agendas, 
background papers, transcripts, recordings and minutes/notes) relating to the meetings listed below: 

1.  Between  BASF  and  Didier  Reynders,  Commissioner  and  Lucrezia  Busa,  Cabinet  member  of  Didier 
Reynders on 08/09/2021.” 

Your application concerns the following documents:  
1.  Ares(2022)4639929_RE rencontre du Cefic avec le Commissaire Reynders 89 1730; 
2.  Ares(2021)5604108_Report  on  the  meeting  between  Commissioner  Reynders  and  European 
Chemical Industry Council (Cefic) and BASF, 8 September 2021. 
With regard to the redacted documents, a complete disclosure is prevented by the exception concerning 
the protection of privacy and the integrity of the individual outlined in Article 4(1)(b) of Regulation 
(EC) No 1049/2001, because they contain the following personal data: 
 

the  names/initials  and  contact  information  of  Commission  staff  members  not  pertaining  to  the 
senior management;   

the names/initials and contact details of other natural persons; 

other information relating to an identified or identifiable natural person. 
Commission européenne, B-1049 Bruxelles / Europese Commissie, B-1049 Brussel - Belgium.                                                     
email: xxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 

 
 
 
In  your application,  you indicate that  your address is in the United Kingdom. Transfers of personal data 
from  the  Commission  to  countries  that  are  not  members  of  the  European  Economic  Area  (EEA)  are 
regulated under Chapter V of the Data Protection Regulation (in footnote: Regulation (EU) 2018/1725 of 
the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with 
regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the 
free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, 
OJ L 295, 21.11.2018, p. 39).  
According to Article 47(1) of this Regulation, a transfer of personal data to a third country may take place 
where  the  Commission  has  decided  that  the  third  country  in  question  ensures  an  adequate  level  of 
protection and where the personal data are transferred solely to allow tasks within the competence of the 
controller to be carried out. 
Based  on  the  information  available,  the  country  of  your  residence  is  recognised  by  the  Commission  as 
ensuring an adequate level of protection. However, we would further like to inform you that Article 9(1)(b) 
of  the  Data  Protection  Regulation  does  not  allow  the  transmission  of  these  personal  data,  except  if  you 
prove that it is necessary to have the data transmitted to you for a specific purpose in the public interest and 
where there is no reason to assume that the legitimate interests of the data subject might be prejudiced. In 
your request, you do not express any particular interest to have access to these personal data nor do you put 
forward any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose in the 
public interest. 
 
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access cannot 
be granted to the personal data contained in the requested documents, as the need to obtain access thereto 
for a purpose in the public interest has not been substantiated and there is no reason to think that the 
legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data 
concerned. 
 
Please note that the documents originating from third parties are disclosed to you based on Regulation (EC) 
No 1049/2001. However, this disclosure is without prejudice to the rules on intellectual property, which 
may limit your right to reproduce or exploit the released document without the agreement of the originator, 
who may hold an intellectual property right on it. The European Commission does not assume any 
responsibility from their reuse. 
  
As regards meeting minutes or summary records of meetings with external parties, these documents 
were drawn up for internal use under the responsibility of the relevant services of the Directorate-
General for Justice and Consumers. They solely reflect  
the services’ interpretation of the interventions made and do not set out any official position of the third 
parties to which the documents refer, which were not consulted on their content. They do not reflect the 
position of the Commission and cannot be quoted as such. 
 
In  case  you  would  disagree  with  this  position,  you  are  entitled,  in  accordance  with  Article  7(2)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting the Commission to review 
this position. 
 
 
 
 
 
 



 
 
 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of this letter to 
the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
This reply is sent to you via email only and we would appreciate if you could confirm receipt of the 
present e-mail by replying to xxxxxxx@xx.xxxxxx.xx. 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Maija LAURILA 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
     (e-signed) 
 
Annexes: 2 
 
 
 
 

Electronically signed on 28/06/2022 10:52 (UTC+02) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121