This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Activities performed so far by IOM under the SIBMMIL Phase I (T05-EUTF-NOA-LY-04) and Phase II (T05-EUTF-NOA-LY-07)'.




 
Ref. Ares(2022)5412794 - 27/07/2022
EUROPEAN COMMISSION 
NEIGHBOURHOOD AND ENLARGEMENT NEGOTIATIONS 
 
 
  The acting Director-General  
 
Brussels  
 
Subject: 
Your application for access to documents 
Ref. GestDem No 2021/2757 

Dear Mr Papetti, 
I  refer  to  your  e-mail  dated  14  May  20221  in  which  you  made  a  request  for  access  to 
documents,  registered  on  16  May  20222  under  the  above-mentioned  reference  number. 
You requested access to: 
- Documents containing the supposed aim and the final outcome of the activities 
performed  by  IOM  in  Libya  under  the  “Support  to  Integrated  border  and 
migration  management  in  Libya”  First  phase  and  Second  phase  in  partnership 
with the Italian Minister of Interior. 

-  Documents  containing  the  description  of  the  already  performed  and  expected 
activities  under  the  Activity  n°6  of  the  Addendum  1  signed  by  DG  NEAR 
regarding  the  “Strengthen  the  Humanitarian  Border  Management  and  Health, 
Border and Mobility capacities of South Libya authorities”. 

- A detailed list of the activities performed so far in the same context by IOM. 
- A list of the Libyan authorities involved in the aforementioned activities.” 
I  also  refer  to  our  email  of  9 June  20223,  in  which  we  explained  that  an  extended  time 
limit  is  needed  for  the  purpose  of  internal  consultations,  and  to  our  email  of  30  June 
                                                 
1 Ref. Ares(2022)3684470. 
2Ref. Ares(2022)4280923. 
3 Ref. Ares(2022)4280950. 
Mr Fabio Papetti 
Viale Giulio Cesare, 92  
00192 Roma 
Italy 
 
By email only: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx  
 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
20224,  by  which  we  informed  you  that  due  to  internal  consultations,  the  reply  to  your 
request was taking longer to be processed.  
Based on the above, we have identified 35 documents as falling under the scope of your 
request. Please find the list attached to this reply. 
Having  examined  these  documents  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/20015, I have decided that: 
  Partial access can be granted to documents 10, 12, 17, 19, 23, 24, 26, 28, 30, 32, 
33 and 34 as full access is prevented by the exception to the right of access laid 
down  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  (protection  of  the 
privacy and integrity of the individual). 
 
  Access must be refused to 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 11,13, 14, 15, 16, 18, 20, 21, 22, 
23, 26, 28, 32 and 35 as disclosure is prevented by the exceptions to the right of 
access  laid down in  Article 4(1)(a), first  indent (protection of the public interest 
as  regards public security),  Article 4(1)(a), third  indent (protection of the public 
interest  as  regards  international  relations),  Article  4(1)(b)  (protection  of  the 
privacy  and  integrity  of  the  individual)  and  Article  4(3),  first  subparagraph 
(protection of the decision-making process) of Regulation (EC) No 1049/2001.  
The justifications are as follows:  
 
1.  Protection of the public interest as regards public security 
Article  4(1)(a),  first  indent,  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he 
institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection of the public interest as regards public security
’. 
As regards the interests  protected by  Article 4(1)(a) of Regulation  (EC)  No 1049/2001, 
the General Court has ruled that, ‘it must be accepted that the particularly sensitive and 
fundamental  nature  of  those  interests,  combined  with  the  fact  that  access  must,  under 
that  provision,  be  refused  by  the  institution  if  disclosure  of  a  document  to  the  public 
would undermine those interests, confers on the decision which must thus be adopted by 
the  institution  a  complexity  and  delicacy  that  call  for  the  exercise  of  particular  care. 
Such a decision requires, therefore, a margin of appreciation’
6. 
In this context, it is important to mention that when (partial) access is given to documents 
as a result of an application submitted under Regulation (EC) No 1049/2001, this access 
is  automatically  granted  to  the public at large, and not  only to the  applicant  concerned. 
Taking  into  account  the  political  sensitivity  of  the  file  at  hand,  this  fact  is  of  particular 
importance,  with  specific  reference  to  preventing  and  tackling  migrant  smuggling  and 
human trafficking. 
                                                 
4 Ref. Ares(2022)5066821. 
5 Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding 
public access to European Parliament, Council and Commission documents, Official Journal L 145 of 31 
May 2001, p. 43. 
6  Judgment  of  the  General  Court  of  11  July  2018,  Client  Earth  v  European  Commission,  T-644/16, 
paragraph 23. 


 
Having  regard  to  the  above,  I  conclude  that  there  is  a  reasonably  foreseeable  and  non-
hypothetical risk that disclosure of documents 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 11,13, 14, 15, 16, 
18, 20, 21, 22, 23,  26, 28, 32 and 35, or parts thereof, would undermine the protection of 
the  public  interest  as  regards  public  security.  Therefore,  I  consider  that  the  use  of  the 
exception  under  Article  4(1)(a),  first  indent,  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  is 
justified, and that access to the documents in question must be refused on that basis. 
I  would  also  like  to  underline  that  Article  4(1)(a),  third  indent,  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  has  an  absolute  character  and  does  not  envisage  the  possibility  for  the 
applicant to demonstrate the existence of an overriding public interest. 
 
2.  Protection of the public interest as regards international relations 
Article  4(1)(a),  third  indent,  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  the 
'institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection of […] the public interest as regards […] international relations […]'

As per settled case-law, the institutions ‘must be recognised as enjoying a wide discretion 
for the purpose of determining whether the disclosure of documents relating to the fields 
covered  by  [the  exceptions  provided  for  in  Article  4(1)(a)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001] could undermine the public interest’7.  
Consequently,  ‘the  Court’s  review  of  the  legality  of  the  institutions’  decisions  refusing 
access to documents on the basis of the mandatory exception […] relating to the public 
interest  must  be  limited  to  verifying  whether  the  procedural  rules  and  the  duty  to  state 
reasons  have  been  complied  with,  the  facts  have  been  accurately  stated,  and  whether 
there has been a manifest error of assessment of the facts or a misuse of powers’
8. 
The public disclosure of documents 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 11, 13, 14, 15, 16, 18, 20, 21, 
22, 23, 26, 28, 32 and 35 would be severely detrimental for the European Union relations 
with its Member States and with the Libyan authorities. This could further jeopardize the 
EU and the other partners’ ability to provide support to vulnerable migrants in Libya. 
Moreover,  disclosure  of  documents  under  Regulation  (EC)  No  1049/2001  has  an  erga 
omnes
  effect,  preventing  the  institution  from  opposing  communication  of  the  disclosed 
documents  to  other  applicants9.  As  the  General  Court  has  stated,  ‘disclosure  by  the 
Union, to the public, of its own negotiating positions, when the negotiating positions of 
the  other  parties  remain  secret,  could,  in  practice,  have  a  negative  effect  on  the 
negotiating capacity of the Union’
10. 
Against  this  background,  there  is  a  risk  that  full  disclosure  of  these  documents  would 
undermine  the  protection  of  the  public  interest  as  regards  international  relations.  I 
                                                 
7 Judgment of 3 July 2014 in case C-350/12, Council v In ‘t Veld, paragraph 63. 
8 Judgment of 25 April 2007 in case T-264/04, WWF European Policy Programme v Council, paragraph 
40. 
9  Judgment  of  21  October  2010  in  case  T-439/08,  Agapiou  Joséphidès  v  Commission  and  EACEA
paragraph 116. 
10 Judgment of 19 March 2013 in case T-301/10, In 't Veld v Commission, paragraph 125. 


 
consider this risk as reasonably foreseeable and non-hypothetical, given the sensitivity of 
the issue and the current context in Libya. 
I  would  also  like  to  underline  that  Article  4(1)(a),  third  indent,  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  has  an  absolute  character  and  does  not  envisage  the  possibility  for  the 
applicant to demonstrate the existence of an overriding public interest. 
 
3.  Protection of the privacy and the integrity of the individual 
Complete  disclosure  of  documents  10,  12,  17,  19,  23,  24,  26,  28,  30,  32,  33  and  34  is 
prevented by the exception concerning the protection of privacy and the integrity of the 
individual  outlined  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001.  In  particular, 
these  documents  contain  the  names  and  handwritten  signatures  of  Commission  staff 
members not pertaining to the senior management, as well as of staff members of other 
organisations. 
Article  9(1)(b)  of  the  Data  Protection  Regulation11  does  not  allow  the  transmission  of 
these personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to 
you for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume 
that the legitimate interests of the data subject might be prejudiced. In your request, you 
do  not  express  any  particular  interest  to  have  access  to  these  personal  data,  nor  do  you 
put  forward  any  arguments  to  establish  the  necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a 
specific purpose in the public interest. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
document, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by  disclosure  of  the  personal  data 
concerned. 
 
4.  Protection of the commercial interests 
Article  4(2),  first  indent,  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  "[t]he 
institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection  of  commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual 
property, [...], unless there is an overriding public interest in disclosure". 
It  should  be  noted  that  the  exception  relating  to  commercial  interests  can  be  applied  to 
non-commercial  entities,  such  as  non-profit  associations  or  even  public  entities.  This  is 
due  to  the  fact  that  giving  access  to  the  requested  information  could  be  used  to  distort 
competition  in  future  procedures,  because  of  its  commercial  value.  Alternatively,  its 
disclosure can prejudice the legitimate interests of economic operators who participated 
in the relevant procedures.  
                                                 
11  Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the 
protection  of  natural  persons  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions, 
bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, Official Journal L 295 of 21 November 2018, p. 39. 


 
Finally, the exception of Article 4(2), first indent, of Regulation (EC) No 1049/2001 has 
to be read in light of Article 339 of the Treaty on the Functioning of the European Union, 
which  requires  staff  members  of  the  EU  institutions  to  refrain  from  disclosing 
information  of  the  kind  covered  by  the  obligation  of  professional  secrecy,  in  particular 
information  about  undertakings,  their  business  relations  or  their  cost  components.  In 
consequence,  there  is  a  real  and  non-hypothetical  risk  that  public  access  to  the 
abovementioned  information  would  undermine  the  "commercial  interests"  of  the  third 
parties. 
Unfortunately,  it  is  not  possible  to  give  more  detailed  reasons  justifying  the  need  for 
confidentiality without disclosing its content and, thereby, depriving the exception of its 
very purpose12.  
 
No overriding public interest in disclosure 
The exception laid down in Article 4(2), first indent, of Regulation (EC) No 1049/2001 
must  be  waived  if  there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure.  Such  an  interest 
must, firstly, be public and, secondly, outweigh the harm caused by disclosure. 
In your application, you do not invoke any interest except your own interest which is of a 
private  nature.  For  these  reasons,  you  have  not  established  arguments  that  would  show 
the existence of an overriding public interest  in  disclosure at  this point in time. Neither 
has the Commission identified such an overriding public interest, based on the elements 
in its possession.  
For all these reasons, I do not see in the case at hand a public interest within the meaning 
of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  that  is  to  say  objective  and  general  in  nature  and 
which  is  not  indistinguishable  from  individual  or  private  interests  that  would  outweigh 
the public interest in protecting the decision-making process. 
 
Partial Access 
We have considered whether partial access could be granted to the documents currently 
withheld but this was deemed impossible, as the sensitive elements are integral to them. 
Please  note  that  we  cannot  provide  you  with  more  detailed  information  on  these 
documents  without  disclosing  their  substance,  which  is  protected  by  the  quoted 
exceptions laid down in Article 4 of Regulation (EC) No 1049/2001.  
 
Means of Redress 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to 
make a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
                                                 
12  Judgment of 24 May 2011 in joined cases T-109/05 and T-444/05, NLG v Commision, paragraph 82. 
Judgment of 8 February 2018 in case T-74/16, Pagkyprios organismos ageladotrofon v Commission
paragraph 71. 
 



 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, 
Document 
Management 

Access 
to 
Documents 
(SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours sincerely, 
[e-signed] 
Maciej POPOWSKI 
 

Electronically signed on 27/07/2022 13:25 (UTC+02) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121