This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Ares(2018)5640212 & ARES(2020)3974972'.



 
  Ref. Ares(2020)3974972 - 28/07/2020
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

MANUAL OF STANDARD 
OPERATING PROCEDURES 
applicable to the ‘Pournara’ First 
Reception Centre 
 
 
 

                          28 July 2020

 
These Standard Operating Procedures (SOPs) contain instructions for managing the ‘Pournara’ Frist 
Reception Centre. They define the role and processes to be implemented by personnel employed in 
‘Pournara’, as well as those all involved within national and European  bodies,  international 
organisations, civil society (e.g. NGOs) as wel  as volunteers’  networks active in the centre. The 
procedures listed in this document are to be used for activities organised within the centre. In the 
event of discrepancies between this document and the applicable legislation, the latter shall apply. 
 
 
 

Table of Contents 
List of abbreviations ......................................................................................................................3 
I. 
Introduction ................................................................................................................
II. 
Standard Operating Procedures ...................................................................................
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 

 
 
LIST OF ABBREVIATIONS 
 
ALDO   
Advanced Level Document Officer/ experts (Frontex) 
ARC   
Aliens Registration Certificate 
AVRR   
Assisted Voluntary Return and Repatriation 
CAS   
Cyprus’ Asylum Service 
CRMD   
Civil Registry and Migration Department 
EASO   
European Asylum Support Office 
Europol 
European Union’s law enforcement agency 
Europol GOs  Europol Guest Officers 
Frontex 
European Border and Coast Guard Agency 
Frontex TM  Frontex Team Member 
JTD 
 
Joint Debriefing Team 
MoH   
Ministry of Health 
NFIs    
Non-Food Items 
RCD   
Reception Conditions Directive 2013/33/EU 
SSCs   
Secondary Security Checks 
SWS   
Social Welfare Services 
TCN   
Third Country National 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

 
I. INTRODUCTION 
 
In order to cope successful y with rising migration pressure in Cyprus, the Cypriot government 
with EU support (European Commission and Union agencies) has established a ful y-fledged 
first reception centre in ‘Pournara’ for third-country nationals arriving irregularly in Cyprus 
with the aim of managing incoming mixed migration flows more efficiently and effectively. 
This approach  aims to achieving swiftly identifying, registering and fingerprinting arriving 
migrants, and channel ing them to the relevant fol ow-up procedures. 
 
This duration of the stay in a closed centre such as ‘Pournara’ for the purposes of identification 
should, in principle, not exceed 5 days. Any extension of stay must be in line with Article 8 of 
the  Reception Conditions Directive 2013/33/EU (RCD), i.e. necessity of detention, an 
individual assessment and detention only for grounds laid out in Article 8(3) of the RCD. 
 
There is an imminent need to streamline processes and ensure coordination between the 
different actors involved throughout the migration management chain, i.e. from first arrival 
to their channel ing into the asylum or return procedures, while ensuring an effective 
crosscutting mechanism for vulnerable migrants. Concerning the asylum seekers, 
unaccompanied minors and vulnerable groups their referral upon exiting ‘Pournara’ will take 
place based on a comprehensive reception strategy, compliant with the relevant EU legislation 
and reception standards. 
 
The Aliens Registration Certificate (ARC) should be issued first as the “unique identifier 
number” of a migrant, or at least at the same time (but in any event not after) with any other 
file number e.g. the asylum file number. The ARC should be issued electronically to all migrants 
been processed irrespectively of any fol ow-up legal status.  
 
In order to help Cyprus enhance and ful y align and streamline the registration and follow-up 
procedures, the Commission jointly with EASO, Frontex and Europol agreed with the Cypriot 
authorities on Standard Operating Procedures (SOPs) for the ‘Pournara’ centre as laid out in 
this document. These are to be considered as regular procedures; contingency procedures 
and relevant protocols should be developed in parallel,  e.g.  in the context of COVID-19 
situation, for backlog management including an appointments’ system and for asylum pre-
registration in case of mass arrivals. 
 
EASO, Europol and Frontex wil  support the Cypriot authorities throughout these procedures, 
as indicated in this document, within their legal mandates and in line with their respective 
operational plans agreed with Cyprus. Key actors remain the competent relevant authorities, 
in no way being substituted  by the EU agencies.  The European Commission contributes 
financially and operationally in addressing the migration management issues, including in 
relation to ‘Pournara’ centre, as deemed necessary. 
 
 
 
 
 

 

link to page 5  
II. STANDARD OPERATING PROCEDURES 
General Principles 
Identification and first reception procedures shal  be carried out in the ‘Pournara’ centre. Al  
third country nationals who enter the country without complying with the legal formalities 
shal  be submitted to reception and identification procedures. 
Applicability of Standard Operating Procedures 
The present procedures shal  apply to al  authorities and entities working within the ‘Pournara’ 
centre. This does not exclude the application of procedures described herein in other 
contingency cases of migratory flow management outside ‘Pournara’ (particularly at arrival 
points, in relation to the provision of information, commencement of TCN identification, etc.). 
 
Administrative Structure of ‘Pournara’ centre 
The smooth operation of the centre shal  be supervised by the Asylum Service central y. It shal  
be headed by a manager who coordinates, provides guidance and monitors the work of the 
staff employed in ‘Pournara’ and ensures the proper functioning of the centre in cooperation 
with al  other competent national authorities and bodies. On the basis of single authorisations 
issued by the Asylum Service, other entities, including non-governmental organisations, may 
have the rights to access for the provision of specific, upon request services and activities, 
without adversely affecting the operation of the centre. 
 
PROCEDURE 
ACTORS 
0.  For mass arrivals such as arrivals by boats, existing national protocols apply (i.e. ‘Nafkratis’ 
plan) at the point of disembarkation/ arrival prior to the transfer at ‘Pournara’ centre. In 
case of individuals, they are transferred directly to ‘Pournara’ centre.  
 
1.  Transfer to ‘Pournara’ centre (procedure and details in annex I) 1 
 
a.  TCNs presenting at Immigration Police branches across Cyprus 
CAS 
 
b.  Arrivals by boat 
CAS 
 
c.  Apprehensions across Cyprus 
CAS 
 
2.  Upon arrival at ‘Pournara’ centre of those migrants entering Cyprus il egal y – at waiting 
area outside the centre 
a.  Check of belongings and documents/ body checks according to the  Police 
relevant Police directives [notably to ensure evidence col ection and 
safety] 
b.  Initial Medical check –  based on usual visual indicators  and  MoH, CAS 
identification of vulnerable TCNs 
c.  First general information regarding the procedure taking place at  CAS, IOM AVRR project 
‘Pournara’, rules during stay, provision of information on asylum  representative/ CRMD 
procedure and voluntary return option (orally and with leaflets). 
                                                           
1 N.B.: During the COVID-19 pandemic, to protect the safety and security of the persons working or staying in 
‘Pournara’,  migrants having entered  Cyprus  irregularly  (e.g.  by sea)  will first be transferred to an isolated 
quarantine site to undergo a 15-day quarantine period before being transferred to the ‘Pournara’ centre. 

 

 
3.  Screening, Registration and Identification Procedure 
Screening procedure is to support the identification of the nationalities of migrants, thus facilitating 
the returns as wel  as the referral of those who need protection. Each migrant for whom the country 
of origin cannot be proved or it is doubtful,  is subject to the screening process to establish his 
nationality or ethnic origin by examining language, dialect, knowledge on his place of origin, 
behaviour, anthropologic profile and cultural aspects. The screeners could also collect some brief 
highlight information about the main departure areas, nationality and ethnicity pattern, age, gender 
pattern, religion and modi operandi. Advanced Level Document Experts (ALDO) are deployed and 
integrated within the screening teams,  to enhance checks of the  travel documents of irregular 
migrants. An essential part of the screening process also involves identifying potential y dangerous 
individuals who could pose a threat to European security on the basis of various risk indicators. 
a.  Recording of TCN data and document checks (if Police,  Frontex, Europol 
documented),including an initial sift of incoming migrants on the 
basis of key risk indicators. 
b.  Fingerprinting and photo recording 
Police, Frontex  
c.  Encoding outcome of 3a and 3b in CRMD IT database 
Police/ CRMD 
d.  Registration and issuance of ARC 
CRMD 
e.  Checks against national databases, Interpol and Eurodac databases  Police 
f.  Debriefing which is done voluntarily and anonymously  
Police, Frontex  
Subjects debriefed by Frontex  and having any indication of any 
involvement in serious organized crime or terrorism, need to be 
clearly referred to the CY authorities for additional SSCs in 
coordination with Europol GOs.  The debriefing aims at improving 
intelligence capacity (including personal data) of Frontex to better 
focus its activities;  supporting  Member  States’  authorities in 
criminal investigations;  obtaining information from detected 
persons entered illegally to produce intel igence concerning country 
of origin, reasons for traveling, modus operandi, routes, 
involvement of facilitators, information channeled to national 
authorities. The interviews are conducted by the JDT which consist 
of CY Police officer, Frontex TM and interpreter. The key elements 
for a successful interview is the privacy and the confidence 
established  between  the experts and the  migrant; thus the 
interviews are to be conducted without the presence of any other 
person. Europol wil  be notified by the police in case there is need 
for secondary security checks. 
4.  Law Enforcement Control 
 
a.  Secondary security checks  (subjects selected based on risk  Police, Europol  
indicators) 
b.  Possible development of further investigative actions when 
Police, Europol 
required by the national CY authorities 
 
5.  Medical Screening 
a.  Initial medical screening and assessment – which can be completed  MoH 
within the day and at the centre 
b.  Identification of vulnerable persons 
CAS, MoH, SWS 
 
c.  Psychosocial support 
MoH 

 

 
6.  Shelter Al ocation in ‘Pournara’ 
a.  Shelter Allocation in ‘Pournara’, including in safe zone, infectious  CAS, SWS, EASO 
disease zone etc. 
b.  Referral of vulnerable cases, including as concluded  from previous  SWS, CAS, EASO 
steps 
c.  Provision of NFIs 
CAS 
7.  Conclusion of medical tests and assessment 
a.  E.g. mado test etc. 
MoH 
8.  Channel ing to asylum or return procedures 
a.  Expression of will for asylum application 
CAS, EASO 
b.  Initiation of return process with the issuance of a return decision,  CRMD, Police, IOM 
AVRR/  Forced returns (once  forced return  process is initiated   
transfer to pre-detention facilities or application of alternative to 
detention measures), encoding to a Return Case Management 
System. 
9.  Asylum Procedure 
 
a.  International Protection Application (provision of information incl.  CAS,  EASO,  Aliens & 
the basic rights and obligations of the person;  registration/lodging)  Immigration Police 
 
 
b.  Vulnerability screening, in the context of the asylum procedure  CAS, SWS, EASO 
(screening vulnerability form) and real ocation of shelter accordingly 
if needed. 
c.  Col ection of applicants’ documents, including those kept by the   
Police as per point 2a, Dublin Questionnaire.  CAS  col ects any  CAS, EASO 
documents an applicant possesses for the purpose of verification of 
his and his family identity, country of origin and family situation. 
Applicants obtain a receipt. Passport of applicants are kept by CAS. 
 
d. 
•  Creation of a file/F number in CAS IT database; 
CAS 
(coordination), 
•  Issuance of a confirmation letter 
EASO, 
Aliens & 
Immigration Police 
e.  Archiving of the files 
CAS 
g.  Scheduling of appointment for 1st instance asylum interview. 
CAS 
10. Reception Process for Asylum Seekers 
a.  Shelter al ocation outside ‘Pournara’ 
CAS and SWS 
b.  Provision of NFIs  and timely provision of  advances, coupons as  SWS 
relevant 
 

 

Document Outline