This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Communications Roberto Viola-Lucilla Sioli'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 16.9.2022 
C(2022) 6769 final 
 
Greta Rosén Fondahn 
Cava de San Miguel 8 
4º C, 28005 Madrid 
Spain 
ask+request-11278-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
ask+request-11279-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject:  Your  confirmatory  application  for  access  to  documents  –  GESTDEM 
2022/2940 and 2941 
Dear Ms Rosén Fondahn, 
I  am  writing  in  reference  to  your  email  of  25  July  2022,  registered  on  26  July  2022,  by 
which  you lodge a confirmatory application in  accordance  with  Article 7(2) of  Regulation 
(EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and 
Commission documents2 (hereafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’). 
Through  your  initial  applications  of  22  May  2022,  you  requested  access  to  the  following 
documents:  
1)  ‘all emails sent from Head of Unit Lucilla Sioli to Director-General Roberto 
Viola during the period 1 February 2021 to 1 March 2021’3; 
2)  ‘all emails sent from Director-General Roberto Viola to Head of Unit Lucilla 
Sioli during the period 1 February 2021 to 1 March 2021’;4 and  
                                                 
1 Official Journal L 345, 29.12.2001, p. 94. 
2 Official Journal L145, 31.05.2001, p. 43. 
3 Request registered under GestDem 2022/2940. 
Ibid. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
3)  ‘all email correspondence between Lucilla Sioli, Head of Unit, and Nathalie 
Smuha, AI HLEG Coordinator.’5 
By letter of 15 July 2022, the Directorate-General for Communications, Networks, Content 
and  Technology  informed  you  that  it  was  not  able  to  identify  any  documents  as  falling 
within the scope of your request. 
In your confirmatory application, you request a review of this initial reply.  
Against  this  background,  the  European  Commission  has  carried  out  a  renewed,  thorough 
search  for  the  documents  requested.  Following  this  renewed  search,  I  confirm  that  the 
Commission  does not hold any documents that would correspond to the description given in 
your application.  
In accordance with Article 3(a) of Regulation (EC) No 1049/2001, a ‘document’ shall mean 
any content whatever its medium concerning a matter relating to the policies, activities and 
decisions falling within the institution's sphere of responsibility.  
However, the institution is not obliged to register and preserve each and every document. In 
accordance  with  Article  7(1)  of  Commission  Decision  of  6  July  2020  on  records 
management  and  archives6,  ‘[d]ocuments  shall  be  registered  if  they  contain  important 
information  which  is  not  short-lived  or  if  they  may  involve  action  or  follow-up  by  the 
Commission  or  one  of  its  departments’.  Moreover,  Article  2(3)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001  provides  that  the right  of public access  as defined in  that regulation  applies 
only  to  existing  documents  held  by  the  institution.  Furthermore,  pursuant  to  settled  case-
law, ‘the right of access to documents of the institutions applies only to existing documents 
in  the  possession  of  the  institution  concerned  and  Regulation  No  1049/2001  may  not  be 
relied upon to oblige an institution to create a document which does not exist. It follows that 
an application for access that would require the Commission to create a new document, even 
if  that  document  were  based  on  information  already  appearing  in  existing  documents  held 
by it, falls outside the framework of Regulation No 1049/2001.’7   
In  the  light  of  the  above,  given  that  the  European  Commission  does  not  hold  such 
documents  corresponding  to  the  description  given  in  your  application  and  it  is  not  in  a 
position to fulfil your request. 
                                                 
5 Request registered under Gestdem 2022/2941. 
6 https://ec.europa.eu/info/sites/info/files/c_2020_4482_en.pdf.  



 
Finally,  I  draw  your  attention  to  the  means  of  redress  available  against  this  decision.  You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European Ombudsman under the conditions specified respectively in  Articles 263 and 228 
of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
 
Yours sincerely,  
 
 
For the Commission 
Ilze JUHANSONE 
Secretary-General