This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Access to documents request: 2022-04-26 meeting between Didier Reynders and ITI - The Information Technology Industry Council'.




 
Ref. Ares(2022)5661451 - 09/08/2022
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL JUSTICE AND CONSUMERS 
 
 
  Director-General 
 
 
Brussels, 4 August 2022 
JUST.C.4/AV 
 
Nienke Palstra,  
Global Witness 
Rue Belliard 53 
1000 Bruxelles 
Belgium 
 
Sent by e-mail to
: ask+request-
xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
 
Subject:        Your application for access to documents – GESTDEM 2022/3019 
 
 
Dear Ms. Palstra, 
 
We refer to  your request for access to documents of 24 May 2022, registered under the 
above-mentioned reference number.  
You  request  access  to  “All  documents—including  but  not  limited  to  correspondence, 
emails,  minutes, notes (hand written or  electronic), audio  or video recordings, verbatim 
reports, operational conclusions, lines to take, briefings, and presentations related to the 
meeting on 2022-03-30 between Geneviève Tuts and Lucrezia Busa and Meta Platforms 
Ireland Limited and its various subsidiaries (f/k/a Facebook Ireland Limited).”. 
We have identified the following documents that corresponds to your request:  
1.  Briefing for meeting with Meta (Ares(2022)5582402); 
2.  E-mail exchange with Meta (Ares(2022)5600316). 
Assessment of identified documents 
Following an examination of the documents, I have come to the conclusion that document 1 
may be partially disclosed. Full disclosure is prevented by exceptions to the right of access 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË — Tel. +32 22991111 
 

 
laid down in Article 4 of Regulation (EC) No 1049/20011, notably Article 4(1) third indent, 
Article 4(2) second indent and Article 4(3).  
First,  Article  4(1),  third  indent,  provides  that  "the  institutions  shall  refuse  access  to  a 
document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  [...]  the  public  interest  as 
regards  [...]  international  relations
."  Some  of  the  redacted  parts  concern  the  ongoing 
negotiations with the United States on a successor arrangement to the Privacy Shield.  We 
consider that making the redacted parts public would seriously prejudice the mutual trust 
between the European Union and the United States, both as regards the ongoing talks on 
a new transatlantic data transfer framework after the invalidation of the EU-U.S. Privacy 
Shield by the Court of Justice of the European Union and other transatlantic files. After 
the invalidation  of the European Commission’s adequacy decision 2016/1250  regarding 
the  EU-U.S.  Privacy  Shield,  the  European  Commission  and  the  U.S.  Department  of 
Commerce are in negotiations on a strengthened transatlantic data transfer framework to 
comply with the judgement of the Court of Justice.  In light of these ongoing talks, it is 
important to protect the credibility of the European Commission as a negotiating partner. 
Establishing and protecting an atmosphere of mutual trust is a delicate exercise and any 
breach  of  that  trust  can  have  a  serious  adverse  effect  on  the  ongoing  talks  as  well  as 
future cooperation.  
Second, in accordance with Article 4(3), “access to a document, drawn up by an institution 
for internal use […], which relates to a matter where the decision has not been taken by the 
institution,  shall  be  refused  if  disclosure  of  the  document  would  seriously  undermine  the 
institution's  decision-making  process,  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in 
disclosure
”.  It  follows  from  the  case-law  of  the  General  Court  that  the  exception  in 
Article 4(2), third indent, of Regulation 1049/2001 applies if disclosure of the documents 
in  question  may  endanger  the  completion  of  inspections,  investigations  or  audits 
(Judgment  of  6  July  2006,  Franchet  and  Byk  v  Commission,  T-391/03  and  T-70/04, 
paragraphs  109  and  110).  The  exception  may  also  be  invoked  with  respect  to 
investigations  carried  out  by  national  authorities  (Judgment  of  the  General  Court  of  12 
May  2005  in  case  T-623/13,  Unión  de  Almacenistas  de  Hierros  de  España  v 
Commission, paragraph. 44). In this case, some of the redacted parts contain information 
about  ongoing  investigations  by  national  data  protection  authorities  and  related 
discussions  at  the  level  of  the  European  Data  Protection  Board,  which  are  treated  as 
confidential by the Board in accordance with Article 76(1) of Regulation (EU) 2016/679 
of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  27  April  2016  on  the  protection  of 
natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement 
of  such  data,  and  repealing  Directive  95/46/EC  (General  Data  Protection  Regulation). 
There  is  a  foreseeable  risk  that  making  the  information  public  would  interfere  with  the 
task  of  national  data  protection  authorities  to  independently  and  effectively  investigate 
and enforce compliance with the General Data Protection Regulation, as it would expose 
the authorities and the European Data Protection Board to the foreseeable risk of coming 
under outside pressures. Moreover, disclosing the information would seriously affect the 
climate  of  mutual  trust  between  the  Commission  and  the  European  Data  Protection 
Board.  The  exception  laid  down  in  Article  4(2),  third  indent  of  Regulation  1049/2001 
must  be  waived  if  there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure.  Such  an  interest 
must, firstly, be public  and, secondly, outweigh the harm  caused by disclosure.  In  your 
request, you do not put forward any reasoning pointing to an overriding public interest in 
disclosing the document requested. Nor have we been able to identify any public interest 
                                                 
1 Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding 
public access to European Parliament, Council and Commission documents 
 

 
capable  of  overriding  the  public  and  private  interests  protected  by  Article  4(2),  third 
indent, and Article 4(3), second subparagraph, of Regulation 1049/2001. 
Finally,  Article  4(2),  second  indent  of  Regulation  1049/2001  provides  that  “[t]he 
institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection of: […] court proceedings and legal advice
.” In the case at hand, the refusal of 
access  to  a  part in  the document concerned is  based on a need to  protect  pending court 
proceedings. The information included in this undisclosed part of the document contains 
analysis of the Commission regarding key issues in the pending Case T-709/21, in which 
the  Court  is  expected  to  deliver  landmark  decisions  concerning  the  functioning  of  the 
consistency mechanism under the General Data Protection Regulation. Disclosure of the 
redacted  part  of  the  document  concerned  could  compromise  the  position  of  the 
Commission  in  that  case.  As  recognized  by  the  CJEU,  the  exception  provided  for  in 
Article 4(2), second indent of Regulation 1049/2001 covers not only the interests of the 
parties  in  the  context  of  court  proceedings,  but  more  generally  the  proper  conduct  of 
judicial  proceedings.  In  the  case  at  hand  there  is  a  risk  that  public  disclosure  of  the 
redacted part in question would result in undermining the serenity of the proceedings and 
the principle of the sound administration of justice. 
Protection of personal data 
A complete disclosure of the identified documents is prevented by the exception concerning 
the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual  outlined  in  Article  4(1)(b)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001, because it contains personal data.  
Article  9(1)(b)  of  the  Data  Protection  Regulation2  does  not  allow  the  transmission  of 
these personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to 
you for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume 
that the legitimate interests of the data subject might be prejudiced.  In your request, you 
do not express any particular interest to have access to these personal data nor do you put 
forward any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
In case you would disagree with this position, you are entitled, in accordance with Article 
7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting the 
Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
                                                 
2 Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the  Council of 23 October 2018 on the 
protection  of  natural  persons  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions, 
bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, OJ L 295, 21.11.2018, p. 39.  
 


 
BERL 7/076 
B-1049 Brussels, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
We  would  appreciate  if  you  could  confirm  receipt  of  the present  e-mail  by replying 
to: xxxxxxx@xx.xxxxxx.xx.  
 
 
Yours faithfully, 
(e-signed) 
Ana Gallego 
 
 
Electronically signed on 08/08/2022 11:10 (UTC+02) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121