This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'IBF international consulting EDES'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
 
Brussels,18.10.2022 
C(2022)7565 final 
Mr Jasper Roorda 
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Gedempt Hamerkanaal 145 
1021 KP Amsterdam 
The Netherlands 
 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject: 
Your  confirmatory  application  for  access  to  documents  under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2022/3271 

Dear Mr Roorda, 
I refer to your e-mail of 4 July 2022, registered on 5 July 2022, in which you submitted a 
confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission 
documents2 (hereafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’).  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In  your  initial  application  of  3  June  20223,  addressed  to  the  Directorate-General  for 
Budget (hereafter ‘DG BUDG’),  you requested access to the ‘documents which contain 
the following information: 
-  all  documents  concerning  the  addition  of  IBF  International  Consulting  to  the 
Early Detection and Exclusion System [hereafter ‘EDES’] database. 
-  all  communication  between  the  European  Commission  and  IBF  International 
Consulting  related  to  the  addition  to  the  Early  Detection  and  Exclusion  System 
database.’ 
                                                 
1   OJ L 345, 29.12.2001, p. 94. 
2   OJ L 145, 31.5.2001, p. 43. 
3   Ref. Ares(2022)4197184 – 07/06/2022. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

You  indicated  that  ‘[t]he  public  interest  to  know  about  IBF  International  Consulting's 
addition  to  the  EDES  database  for  “grave  professional  misconduct”  is  especially  high’. 
Lastly, you mention that ‘[i]n light of the protection of the EU budget, there is a strong 
public interest to know how EU funding to a private firm that operates in geopolitically 
sensitive areas, is spent.’ 
In  its  reply  of  28  June  20224,  DG  BUDG  refused  to  grant  access  to  the  documents 
requested, considering that their disclosure is prevented by the exceptions to the right of 
access  laid  down  in  Article  4(1)(b)  (protection  of  the  privacy  and  integrity  of  the 
individual)  and  Article  4(2),  first  indent  (protection  of  commercial  interests)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001 and by Article 140 of Regulation 2018/10465 (hereinafter 
‘the  Financial  Regulation’).  Moreover,  DG  BUDG  essentially  argued  that  ‘there  is  no 
overriding public interest in disclosure as the public interest is better served by enabling 
the  Commission  and  other  authorised  users  to  protect  the  Union's  financial  interests  in 
full respect of the rights of the natural and legal persons concerned by your request.’ 
In  the  framework  of  your  confirmatory  application,  you  request  a  review  of  the  initial 
reply  of  DG  BUDG,  contesting  the  latter’s  finding  that  the  public  interest  does  not 
override the need to  protect  the personal  data  and the commercial interests  in  this case. 
You  recall  the  arguments  presented  in  your  initial  application  of  3  June  2022,  i.e.  the 
public  interest  to  know  about  IBF  International  Consulting's  addition  to  the  EDES 
database  for  ‘grave  professional  misconduct’  and  the  ‘public  interest  to  know  how  EU 
funding to a private firm that operates in geopolitically sensitive areas, is spent’. While 
assuming  that  transparency  of  the  EU  budget  is  of  the  uttermost  importance  to  the 
European Commission, you indicate that  you do not  understand how the public interest 
does  not  override  the  protection  of  personal  data  and  commercial  interests  in  this  case. 
Furthermore, you point out that it is not clear how disclosing concrete information about 
the  events  that  lead  to  IBF's  addition  to  EDES  could  damage  its  commercial  interests 
even more than the publication on EDES itself has already done. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a review of the reply 
given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
In this context, first I would like to mention that 20 documents were found to fall under 
the  scope  of  your  request,  all  of  which  represent  internal  and  external  correspondence, 
meeting  minutes  and  decisions  that  are  part  of  an  administrative  file  set  up  in 
implementation  of  Articles  135  and  the  following  of  the  Financial  Regulation.  It  is  not 
possible to provide you with a detailed list of these documents because such disclosure, 
                                                 
4   Ref. Ares(2022)4729694 – 28/06/2022. 
5   Regulation (EU, Euratom) 2018/1046 of the European Parliament and of the Council of 18 July  2018 
on  the  financial  rules  applicable  to  the  general  budget  of  the  Union,  amending  Regulations  (EU)  No 
1296/2013, (EU) No 1301/2013, (EU) No 1303/2013, (EU) No 1304/2013, (EU) No 1309/2013, (EU) 
No 1316/2013, (EU) No 223/2014, (EU) No 283/2014, and Decision No 541/2014/EU and repealing 
Regulation (EU, Euratom) No 966/2012, OJ L 193/30.07.2018, p.1. 


which entails the release of information relating to the exclusion procedure as well as to 
the revision processes carried out, would affect the interests protected by the exceptions 
to public disclosure of documents under Article 4 of Regulation (EC) No 1049/2001 for 
the reasons further detailed below. 
Following the above-mentioned examination, I regret to inform  you that I must confirm 
the initial decision of DG BUDG to refuse access to the documents requested, based on 
the following exceptions laid down in Regulation (EC) No 1049/2001: 
-  Article 4(1)(b) (protection of privacy and the integrity of the individual),  
-  Article 4(2), first indent  (protection of commercial interests of a natural or legal 
person) and  
-  Article  4(3),  second  subparagraph  (protection  of  the  closed  decision-making 
process). 
Detailed reasons are set out hereunder.    
2.1.  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy and the integrity of the individual, in  particular in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager)6,  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation 
(EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data7 
(hereafter ‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
In  the  above-mentioned  judgment,  the  Court  stated  that  Article  4(1)(b)  of  Regulation 
(EC)  No  1049/2001  ‘requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual  must  always  be  examined  and  assessed  in  conformity  with  the  legislation  of 
the  Union  concerning  the  protection  of  personal  data,  and  in  particular  with  […]  [the 
Data Protection] Regulation’8. 
Please  note  that,  as  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been 
repealed by Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council 
of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision 
                                                 
6   Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010,  European Commission v The Bavarian Lager Co. 
Ltd  (hereafter  referred  to  as  ‘European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  judgment’)  C-28/08 P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59. 
7   OJ L 8, 12.1.2001, p. 1.  
8   European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 59. 


No 1247/2002/EC9  (hereafter  ‘Regulation  (EU)  2018/1725’).  However,  the  case-law 
issued with regard to Regulation (EC) No 45/2001 remains relevant for the interpretation 
of Regulation (EU) 2018/1725. 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’.  
As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof), ‘there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life’10. 
The documents requested contain personal data such as the names, surnames, functions, 
and  professional  activities  of  persons  who  are  neither  public  figures,  nor  part  of  the 
senior management of the European Commission. The names11 of the persons concerned, 
as  well  as  other  data  from  which  their  identity  can  be  deduced,  undoubtedly  constitute 
personal data in the meaning of Article 3(1) of Regulation (EU) 2018/1725.  
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
In Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution does not 
have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data12. This is 
also  clear  from  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  which  requires  that  the 
necessity to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
According to  Article 9(1)(b) of Regulation  (EU)  2018/1725,  the European Commission 
has to  examine the  further conditions  for the lawful processing of personal  data only if 
the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to 
have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  It  is  only  in  this 
case  that  the  European  Commission  must  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume 
that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative, 
establish  the  proportionality  of  the  transmission  of  the  personal  data  for  that  specific 
purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
                                                 
9   OJ L 295, 21.11.2018, p. 39. 
10   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  Rechnungshof  and  Others  v  Österreichischer 
Rundfunk, Joined Cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 
11.  European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 68. 
12   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency, 
C-615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 


In your confirmatory application, you put forward the need to ensure the transparency of 
the  EU  budget  as  argument  to  establish  the  necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a 
specific  purpose  in  the  public  interest.  However,  there  are  reasons  to  assume  that  the 
legitimate interests of the data subjects concerned would be prejudiced by the disclosure 
of  the  personal  data  reflected  in  the  documents,  as  there  is  a  real  and  non-hypothetical 
risk that such public disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited 
external contacts. The processing of the personal data has therefore to remain limited to 
the  purpose  intended  by  Articles  135-145  of  the  Financial  Regulation,  i.e.  to  the 
protection of the Union's financial interests by means of detection of risks and imposition 
of  administrative  sanctions13.  The  requirement  of  transparency  referred  into  your 
confirmatory  application  is  effectively  fulfilled  in  the  context  of  the  Financial 
Transparency  System  that  contains  information  on  recipients  of  funds  financed  by  the 
budget14.  The  obligation  of  transparency  can  in  fact  be  respected  with  less  intrusive 
means  for  the  individuals  concerned  and  the  necessity  to  have  the  personal  data 
transmitted  in  the  public  interest  for  transparency  purposes  has  not  been  established  in 
this case. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001, access cannot be granted to the personal data, as there is a real and non-
hypothetical  risk  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  be 
prejudiced by the disclosure of the personal data concerned. 
2.2.  Protection of commercial interests of a legal person 
The  first  indent  of  Article  4(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he 
institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection  of  commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual 
property, […], unless there is an overriding public interest in disclosure’. 
Below  you  may  find  detailed  explanations  as  to  why  the  documents  that  you  seek  to 
obtain cannot be disclosed based on the protection of the above-referred interest.  
Firstly,  I  note  that  Article  4(2),  first  indent  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  must  be 
interpreted consistently with the provisions of the Financial Regulation  on the access to 
information related to the exclusion. As neither Regulation (EC) No 1049/2001, nor the 
Financial Regulation contain any provision expressly giving one regulation primacy over 
the  other,  the  right  to  disclosure  of  documents  under  Regulation  (EC)  No  1049/2001 
cannot apply in contradiction with the specific confidentiality provisions laid down in the 
Financial  Regulation,  as  this  would  result  in  these  provisions  being  deprived  of  their 
meaningful effect.  
                                                 
13   You may consult the Privacy statement for the EDES database at: 
https://ec.europa.eu/info/files/privacy-statement-edes-database_en   
14   Article 38 of the Financial Regulation 


Furthermore,  the  General  Court  in  its  Cosepuri15  judgement  confirmed  that  Regulation 
(EC) No 1049/2001 and the Financial Regulation16 have different objectives and do not 
contain any provision expressly giving one regulation primacy over the other. Therefore, 
it is appropriate to ensure that each of those regulations is applied in a manner which is 
compatible with the other and which enables their coherent application.  
In  this  context,  it  has  to  be  noted  that  Article  142(4)  of  the  Financial  Regulation 
specifically sets out who can be the recipient of the information contained in the EDES 
database: ‘[the Commission’s] authorising officers and those of its executive agencies, all 
other  Union  institutions,  Union  bodies,  European  offices  and  agencies  (…)  in  order  to 
allow  them  to  carry  out  the  necessary  verifications  in  respect  of  their  ongoing  award 
procedures and existing legal commitments’. The public disclosure of such data would go 
beyond  what  is  necessary  to  achieve  the  purpose  of  the  protection  of  the  Union’s 
financial interests. Effectively, the Financial Regulation does not allow disclosure to the 
public17 of the information contained in the EDES database.   
Secondly, Article 4(2), first indent of Regulation (EC) No 1049/2001 must be interpreted 
consistently  with  Article  339  of  the  Treaty  on  the  Functioning  of  the  European  Union 
(hereafter ‘TFEU’), which requires staff members of the EU institutions to refrain from 
disclosing information  of the kind  covered by the obligation of professional  secrecy, in 
particular  information  about  undertakings  and  their  business  relations.  Applying 
Regulation  (EC)  No  1049/2001  cannot  have  the  effect  of  rendering  ineffective 
Article 339 TFEU, over which it does not have precedence. 
As the Court of Justice explained, ‘in order to  apply the exception provided for by the 
first  indent  of  Article  4(2)  of  Regulation  No  1049/2001,  it  must  be  shown  that  the 
documents requested contain elements which may, if disclosed, seriously undermine the 
commercial interests of a legal person. That is the case, in particular, where the requested 
documents  contain  commercially  sensitive  information  relating,  in  particular,  to  the 
business strategies of the undertakings concerned or to their commercial relations […]’18. 
Furthermore, the Court of Justice recognised that, ‘[i]n order that information be of the 
kind to fall within the ambit of the obligation of professional secrecy, it is necessary, first 
of all, that it be known only to a limited number of persons. It must then be information 
whose disclosure is liable to cause serious harm to the person who has provided it or to 
third parties. Finally, the interests liable to be harmed by disclosure must, objectively, be 
worthy of protection. The assessment as to the confidentiality of a piece of information 
thus  requires  the  legitimate  interests  opposing  disclosure  of  the  information  to  be 
                                                 
15   Judgment of the General Court of 29 January 2013, Cosepuri Soc. Coop. pA v European Food Safety 
Agency (EFSA), T-339/10, EU:T:2013:38, paragraph 85. 
16   Regulation (EU, Euratom) No. 966/2012 of the European  Parliament and the  Council of 25 October 
2012  on  the  financial  rules  applicable  to  the  general  budget  of  the  Union  and  repealing  Council 
Regulation (EC, Euratom) No. 1605/2002, Official Journal L 298 of 26.10.2012, p.1,  referred in this 
judgement, have been since then repealed and replaced by the Regulation referred in footnote 3 above. 
However, the case-law issued regarding Regulation (EU, Euratom) No. 966/2012 remains relevant for 
the interpretation of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046. 
17   With the exception of Article 140 of the Financial Regulation. See further pertinent indications under 
pages 8-9 below. 
18   Judgment  of  the  General  Court  of  5  February  2018,  PTC  Therapeutics  International  v  European 
Medicines Agency (EMA), T-718/15, EU:T:2018:66, paragraph 85.  


weighed against the public interest that the activities of the Community institutions take 
place as openly as possible.’19 
The  documents  requested  contain  sensitive  information  provided  by  the  respondent 
concerning,  among  others,  the  business  structure,  governance,  organisational  and 
personnel measures within the undertaking subject of that case of exclusion.  In view of 
the  nature  of  these  documents,  which  entail  investigations  on  compliance  with  the 
exclusion situations provided in Article 136 of the Financial Regulation, their disclosure 
is liable to cause serious damage to the reputation of that undertaking and, therefore,  to 
its commercial interests. 
Furthermore,  such  release  would  result  de  facto  in  circumvention  of  the  specific 
provisions  referred  to  above,  which  apply  to  access  to  the  information  related  to  the 
exclusion system and would therefore undermine the commercial interests of the entities 
concerned by those provisions. Under the Financial Regulation, publication is considered 
to  be  an  additional  sanction  that  must  be  applied  proportionately.  In  accordance  with 
Article 140(1) of the Financial Regulation, the information that can be published on the 
Commission’s  website  is  strictly  limited  to  (a)  the  name  of  the  person  or  entity 
concerned,  (b)  the  exclusion  situation  and  (c)  the  duration  of  the  exclusion  and/or  the 
amount  of  the  financial  penalty.  Pursuant  to  Article  140(1),  fourth  subparagraph  of  the 
said  regulation,  ‘[t]he  information  published  shall  be  removed  as  soon  as  possible  after 
the  exclusion  comes  to  an  end’.  The  removal  of  the  exclusion  from  the  Commission’s 
internet  site  serves  precisely  the  purpose  of  protecting  the  rights  and  freedoms  of  the 
person or entity at stake when the exclusion imposed to it has come to an end (or would 
otherwise expire, due to, inter alia, the revision of such an exclusion). Article 140(2) of 
the  Financial  Regulation  forbids  the  publication  of  the  information  mentioned  above 
‘where publication would cause disproportionate damage to the person or entity’ subject 
to the exclusion.  
Under these circumstances, it is obvious that releasing further information to the public, 
by  disclosing  documents  from  this  file  pursuant  to  an  access  to  documents  request 
submitted  in  accordance  with  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  would 
not only run counter to the above-mentioned provisions of the Financial Regulation, but 
could  also  prove  to  be  disproportionate  to  the  objective  pursued  by  the  Early  detection 
and exclusion system to protect the financial interests of the Union. As a result, contrary 
to  your  assertion  in  the  confirmatory  application  that  disclosing  more  detailed 
information about the firm's wrongdoings could not damage its commercial interest even 
more than the publication on EDES itself has  already done,  I take the view that  in fact 
there is a real and non-hypothetical risk that disclosure of the documents requested would 
seriously  harm  the  reputation  of  the  undertaking  concerned,  which  in  turn  would 
undermine its commercial interests.  
Please  note  that  the  European  Commission  is  largely  relying  on  the  cooperation  of 
natural  and  legal  persons  in  order  to  exert  its  investigative  powers,  linked  in  this  case 
                                                 
19   Judgment of the  Court of First Instance of 30 May 2006,  Bank Austria Creditanstalt v  Commission
T-198/03, EU:T:2006:136, paragraph 71. 


with  the  task  to  protect  the  financial  interests  of  the  Union.  Careful  respect  by  the 
European  Commission  of  its  obligations  regarding  professional  secrecy  provided  in 
Article  339  TFEU  has  so  far  created  a  climate  of  mutual  trust  between  the  European 
Commission  and  entities,  in  which  undertakings  have  cooperated  by  providing  the 
European Commission with the information necessary for its investigations. The prospect 
of  disclosing  to  the  public  information  which  would  harm  the  legitimate  commercial 
interests of the economic operators or might prejudice their position on the market runs 
the risk of adversely affecting the willingness of the undertakings to cooperate when such 
investigations are pending. 
Against  this  background,  I  conclude  that  access  to  the  documents  must  be  denied  also 
based  on  the  exception  laid  down  in  the  first  indent  of  Article  4(2)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001. The public disclosure of such documents would undermine the system of 
procedural rules set up by the Financial Regulation, in particular of the provisions therein 
on access to information included in exclusion files. 
2.3.  Protection of the closed decision-making process 
The second subparagraph of Article 4(3) of Regulation (EC) No 1049/2001 provides that 
‘[a]ccess to a document containing opinions for internal use as part of deliberations and 
preliminary consultations within the institution concerned shall be refused even after the 
decision  has  been  taken  if  disclosure  of  the  document  would  seriously  undermine  the 
institution's  decision-making  process,  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in 
disclosure.’ 
The documents requested contain assessments of various internal services involved in the 
exclusion  procedure  (e.g.,  decisions  of  the  authorising  officer  responsible  and 
recommendations of the panel referred to in Article 143 of the Financial Regulation), for 
which  the  decision-making  process  is  already  closed.  It  is  essential  that  these 
deliberations  and  internal  consultations  are  shielded  from  external  pressure.  In  fact,  the 
disclosure  of  these  documents  would  expose  the  relevant  European  Commission 
departments  to  the  foreseeable  risk  of  coming  under  outside  pressure  from  the  persons 
external to the procedure, which would be detrimental to the proper conduct of the future 
assessments and undermine their effectiveness.  
More  concretely,  I  would  like  to  recall  that  publication  of  the  exclusion  on  the 
Commission’s  website  is  considered  to  be  an  additional  sanction  that  must  be  applied 
proportionately.  Article  140(1)  of  the  Financial  Regulation  provides  that  ‘[i]n  order  to, 
where necessary, reinforce the deterrent effect of the exclusion and/or financial penalty, 
the Commission shall, subject to a decision of the authorising officer responsible, publish 
on  its  website  the  following  information  related  to  the  exclusion  (…)’.  Undoubtedly, 
there is a real risk that public disclosure of the documents included in the exclusion files 
and the prospect of subsequent scrutiny from parties external to the assessment in a given 
case  can  influence  future  decisions  whether  to  apply  or  not  the  sanction  to  publish  the 
exclusion.  


Under  these  circumstances,  I  believe  that  disclosure  of  the  documents  requested  would 
seriously  undermine  the  Commission's  internal  decision-making  process  protected  by 
Article 4(3), second paragraph of Regulation 1049/2001, as it would harm the ability of 
the  latter  to  protect  the  Union's  financial  interests  without  any  undue  external 
interference. Indeed, the fact that there is an interest from third parties in obtaining access 
to these documents through Regulation (EC) No 1049/2001 demonstrates that this risk is 
reasonably foreseeable and not purely hypothetical. 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
Please note that  Regulation (EC) No 1049/2001  does not  include the possibility  for the 
exceptions defined in Article 4(1) to be set aside by an overriding public interest. 
However, the exceptions laid down in Article 4(2), first indent and in Article 4(3), second 
subparagraph of Regulation (EC) No 1049/2001 must be waived if there is an overriding 
public  interest  in  disclosure.  Such  an  interest  must,  firstly,  be  public  and,  secondly, 
outweigh the harm caused by disclosure. 
According  to  the  case-law,  the  applicant  must,  on  the  one  hand,  demonstrate  the 
existence of a public interest likely to prevail over the reasons justifying the refusal of the 
documents  concerned  and,  on  the  other  hand,  demonstrate  precisely  in  what  way 
disclosure  of  the  documents  would  contribute  to  assuring  protection  of  that  public 
interest  to  the  extent  that  the  principle  of  transparency  takes  precedence  over  the 
protection of the interests which motivated the refusal20. 
In your confirmatory application, you point out that ‘IBF is the development consulting 
firm  that  has  received  the  most  EU  funding  for  the  period  2014-2020'  and  mention  the 
‘especially  high’  public  interest  to  know  about  the  addition  of  this  entity  to  the  EDES 
database for 'grave professional misconduct’. Furthermore,  you assert that ‘[i]n light of 
the protection of the EU budget, there is a strong public interest to know how EU funding 
to a private firm that operates in geopolitically sensitive areas, is spent.’ Ultimately, you 
refer  to  the  ‘transparency  of  the  EU  budget’  as  overriding  public  interest  and  mention 
that ‘the public has not only the right to know how its tax money is spent, it has also the 
right to know what went wrong when its tax money was not spent correctly’.  
However,  please  note  that  such  general  considerations  cannot  provide  an  appropriate 
basis  for  establishing  that  the  principle  of  transparency  was  in  this  case  especially 
pressing  and  capable,  therefore,  of  prevailing  character  over  the  reasons  justifying  the 
refusal  to  disclose  the  documents  in  question21.  The  Court  of  First  Instance  held 
explicitly, in its Turco v Council judgment, that the overriding public interest capable of 
                                                 
20   Judgment  of  the  General  Court  of  9  October  2018,  Anikó  Pint  v  European  Commission,  T-634/17, 
EU:T:2018:662, paragraph 48; Judgment of the General Court of 23 January 2017, Association Justice 
&  Environment, z.s  
European Commission, EU:T:2017:18, paragraph 53; Judgment of the General 
Court  of  5  December  2018,  Falcon  Technologies  International  LLC  v  European  Commission,  T-
875/16, EU:T:2018:877, paragraph 84.  
21   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  14  November  2013,  Liga  para a  Protecção  da  Natureza  (LPN) 
and  Republic  of  Finland  v  European  Commission,  Joined  Cases  C-514/11  P  and  C-605/11  P, 
EU:C:2013:738, paragraph 93. 


justifying  the  disclosure  of  a  document  covered  by  an  exception  must,  as  a  rule,  be 
distinct  from  the  principles  of  transparency,  openness  and  democracy22.  The  reason  is 
that  those  principles  are  effectively  implemented  by  the  provisions  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001 as a whole.  
With  regard  to  your  assertion  that  there  is  a  public  interest  to  know  about  the 
wrongdoings committed by this entity which would have obtained the most EU funding 
in  the  period  2014-2020  and  operates  in  geopolitically  sensitive  areas,  please  note  that 
currently there is no registration of this entity in  the EDES database.  The company had 
taken  appropriate  measures  to  correct  its  professional  conduct  and  prevent  its  further 
occurrence  of  such  instances,  in  line  with  Articles  136(7)  and  136(8)  of  the  Financial 
Regulation. Therefore, the protection of the entity’s commercial interests should prevail 
over  the  public  interest  that  you  invoke  because  the  disclosure  of  the  documents 
requested could undermine the reputation and credibility of the entity and could reinforce 
the  punitive  effect  of  the  exclusion  that  effectively  no  longer  exists.  This  protection  is 
even more important given that the entity has undertaken measures to redress the damage 
caused and it undertook measures that restored its reliability. 
Based  on  the  above,  I  take  the  view  that  your  arguments  brought  forward  in  your 
confirmatory application do not establish effectively and unequivocally the existence of 
an  overriding  public  interest  in  the  disclosure  that  would  outweigh  the  interest  of 
protecting  the  commercial  interests  of  the  entity  concerned  by  the  exclusion  and  the 
Commission’s ability to act freely from external pressure. On the contrary, I consider that 
the  public  interest  is  better  served  by  ensuring  the  confidentiality  of  the  documents 
included  in  the  exclusion  file.  The  negative  consequences  of  such  disclosure  would  far 
outweigh  the  positive  aspects  that  the  disclosure  of  the  documents  requested  could 
potentially bring to the public. 
The  fact  that  the  documents  requested  relate  to  an  administrative  procedure  and  not  to 
any  legislative  act,  for  which  the  Court  of  Justice  has  acknowledged  the  existence  of 
wider openness23, provides further support to this conclusion. 
4. 
PARTIAL ACCESS 
In accordance with Article 4(6) of Regulation (EC) No 1049/2001, I have considered the 
possibility  of  granting  partial  access  to  the  documents  requested.  However,  no  partial 
access  is  possible  without  undermining  the  interests  laid  down  in  Article  4(1)(b) 
(protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual),  in  the  first  indent  of  Article 
4(2)  (protection  of  commercial  interests)  and  in  the  second  paragraph  of  Article  4(3) 
(protection of the closed decision-making process) of Regulation (EC) No 1049/2001.  
                                                 
22   Judgment  of  the  Court  of  First  Instance  of  23  November  2004,  Maurizio  Turco  v  Council  of  the 
European Union, T-84/03, EU:T:2004:339, paragraphs 81-83.  
23   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  29  June  2010,  Commission  v  Technische  Glaswerke  Ilmenau 
Gmbh,  C-139/07  P,  EU:C:2010:376,  paragraphs  53-55  and  60;  Commission  v  Bavarian  Lager 
judgment, cited above, paragraphs 56-57 and 63.  
10 


5. 
MEANS OF REDRESS 
Finally, I draw your attention to the means of redress available against this decision. You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European  Ombudsman  under  the  conditions  specified  respectively  in  Articles  263  and 
228 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
For the Commission 
Ilze JUHANSONE 

                                                      Secretary-General 
 
 

 
 
 
11 

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