This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Access to documents request: 2022-05-18 meeting between Zaneta Vegnere and DIGITALEUROPE'.




 
Ref. Ares(2022)7050158 - 12/10/2022
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Trade 
 
Directorate R - Resources, Inter-Institutional Relations, Communications and Civil Society 
  R.3 Transparency, Civil Society and Communications 
 
The Head of Unit 
 
 
Brussels,  
R3/AG/JT (2022)7821299 
 
 
 
 
Ms Palstra Nienke  
Rue Belliard 53 
1000 Bruxelles 
Belgium 
 
By email only with request of 
acknowledgement of receipt:
  
ask+request-11712-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx  
 
 
Subject: Your application for access to documents – Ref GestDem 2022/4919
 
Dear Ms Palstra,  
I refer to your application dated 11 August 2022, in which you make a request for access 
to  documents  under  Regulation  (EC)  No  1049/20011  (‘Regulation  1049/2001’), 
registered on 1 September 2022 under the above mentioned reference number.  
 
 
1.  SCOPE OF YOUR REQUEST 
In your request, you asked for access to: 
 
“All  documents—including  but  not  limited  to  correspondence,  emails,  minutes,  notes  (hand 
written  or  electronic),  audio  or  video  recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions, 
lines to take, briefings, and presentations—related to the meeting on 2022-05-18 between Zaneta 
Vegnere and DIGITALEUROPE.” 

 
2.  ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
                                                 
1   Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20  May  2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents  (OJ  L  145, 
31.5.2001, p. 43). 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

In accordance with settled case law2, when an institution is asked to disclose a document, 
it must assess, in each individual case, whether that document falls within the exceptions 
to the right of public access to documents set out in Article 4 of Regulation 1049/2001. 
Such assessment is carried out in a multi-step approach:  
-  first,  the  institution  must  satisfy  itself  that  the  document  relates  to  one  of  the 
exceptions, and if so, decide which parts of it are covered by that exception;  
-  second,  it  must  examine  whether  disclosure  of  the  parts  of  the  document  in 
question  poses  a  ’reasonably  foreseeable  and  not  purely  hypothetical’  risk  of 
undermining the protection of the interest covered by the exception;  
-  third, if it takes the view that disclosure would undermine the protection of any of 
the interests defined under Article 4(2) and Article 4(3) of Regulation 1049/2001, 
the  institution  is  required  ’to  ascertain  whether  there  is  any  overriding  public 
interest justifying disclosure’ 
3.   
In view of the objectives pursued by Regulation 1049/2001, notably to give the public the 
widest possible right of access to documents4, ‘the exceptions to that right […] must be 
interpreted and applied strictly’ 
5.   
In reply to your request, I can inform you that we have identified two documents that fall 
within the scope of your request: 
- Communication from DigitalEurope 29 March 2022. 
- Meeting with DigitalEurope minutes 18 May 2022. 
Having  examined  the  requested  documents  under  the  applicable  legal  framework,  I  am 
pleased  to  grant  you  partial  access  to  both  documents.  Copies  of  the  accessible 
documents are enclosed to this letter. 
A  complete  disclosure  of  the  documents  is  prevented  by  the  exception  concerning  the 
protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual  outlined  in  Article  4(1)(b)  of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001,  because  they  contain  personal  data,  such  as  the 
names/initials and contact information of Commission staff members not pertaining to the 
senior management as well as the names/initials and contact details of other natural persons.  
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you 
for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that 
the legitimate interests of the data subject might be prejudiced. In your request, you do not 
express any particular interest to have access to these personal data nor do you put forward 
                                                 
2   Judgment  in  Sweden  and  Maurizio  Turco  v  Council,  Joined  cases  C-39/05  P  and  C-52/05  P, 
EU:C:2008:374, paragraph 35.  
3   Id., paragraphs 37-43. See also judgment in Council v Sophie in ‘t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, 
paragraphs 52-64. 
4   See Regulation 1049/2001, recital (4). 
5   Judgment in Sweden v Commission, C-64/05 P, EU:C:2007:802, paragraph 66. 



any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by  disclosure  of  the  personal  data 
concerned. 
Document  2  was  drawn  up  for  internal  use  under  the  responsibility  of  the  relevant 
officials of the Cabinet of EVP Dombrovskis. It solely reflects the authors’ interpretation 
of the interventions made and does not set out any official position of the third party to 
which the document refers, which was not consulted on its content. It does not reflect the 
position of the Commission and cannot be quoted as such. 
 
3.  MEANS OF REDRESS 
In case you would disagree with this position, you are entitled, in accordance with Article 
7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting the 
Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx. 
 
Yours sincerely, 
Maud Labat 
 
 
  
Encl.:    
Two documents (partially released) 
 
 
 

Electronically signed on 12/10/2022 09:32 (UTC+02) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121