Ref. Ares(2014)436116 - 21/02/2014
EUROPEAN COMMISSION
DIRECTORATE-GENERAL
INFORMATICS
Information systems Directorate
DIGIT-B-4
Information Systems for Planning, Financial and Document
Management
EUROPEAN COMMISSION
SECRETARIAT- GENERAL
Directorate B – Better Regulation and Administration
SG-B-3
E-DOMEC and Archives
Brussels, 17/06/2006
REG SG.B.3 D(2006) 5394
European Commission
E-DOMEC/HERMES/ARES/NOMCOM Glossary
Date: 17/06/2006
Version: 2.0
Authors :
DIGIT.B/.4, SG.B.3
Revised by :
SG.B.3
Approved by:
SG.B.3 as
project owner
Public:
DIGIT.B.4 for last comments before
final validation and publication on
the E-DOMEC website on
IntraComm
Adonis Number
REG SG.B.3 D(2006) 5394
Version 2.0 June 2006
© 2006 Copyright Commission of the European Communities
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TABLE OF CONTENTS
1. INTRODUCTION.....................................................................................................................................3
1.1. Purpose...................................................................................................................
..................................3
1.2. Aims ......................................................................................................................
...................................3
2. SCOPE .......................................................................................................................................................3
3. METHODOLOGY....................................................................................................................................3
4. CONTENT OF THE GLOSSARY ..........................................................................................................4
5. REFERENCES ..........................................................................................................................................5
6. ANNEX: E-DOMEC/HERMES/ARES/NOMCOM GLOSSARY IN EN AND FR ...........................8
7. LIST OF METADATA EXTRACTED FROM REGISTRATION – FILING – PRESERVATION
IMPLEMENTING RULES ..............................................................................................................56
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1. INTRODUCTION
1.1. Purpose
The purpose of this document is to gather all the terms and definitions used in the framework
of:
the E-DOMEC project, on one hand, and
the HERMES, ARES and NOMCOM IT projects, on the other hand.
1.2. Aims
The aims of this document are to:
serve as a unique reference enabling the communication of concepts provided either in a
written form in other documents or verbally among project members and stakeholders;
prevent confusion and lack of clarity among all stakeholders;
and
serve as a reference for those applications that require document management capabilities
in the Commission.
2. SCOPE
The scope of this document covers:
the E-DOMEC (Electronic Archiving and Document Management Policy in the European
Commission) project;
the HERMES, ARES and NOMCOM IT projects;
and
the services provided by HERMES not only to ARES and NOMCOM, but also to other
applications developed in the Commission.
3. METHODOLOGY
This document provides the definitions of terms that appear in other documents related to the
projects mentioned under point 1.1. with an indication of the source from which they have been
obtained.
Some terms are defined and/or used in the legal basis of the E-DOMEC project. They are more
specific to the business at hand and form the core of the semantic framework for the project.
Sometimes, they collide with terms used in other documents related to the project. In that case, the
definition found in the legal basis is preferred.
For some terms, no definition has been found in legal or validated documents, but several terms are
used in the detailed Analysis of Functional Needs as far as electronic document management is
concerned [Adonis D(2006) 2335 published on the E-DOMEC Website on IntraComm].
There are also terms that are specific to the project and have been defined in documents produced
by the project owner (SG.B.3) and/or by the development team in DIGIT.B.4.
There have been cases where the terms and definitions were available in French, but not in English
or on the contrary in English, but not in French.
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In those cases, the following scenarios have been followed:
1.
whenever possible, a search for the corresponding terms and definitions has been made either
on the Intranet or Internet;
2.
when the above-mentioned search did not give satisfactory results and the terms and
definitions concerned were not of too technical a nature, they have been translated by a
professional translator with the utmost care;
3.
when the scenarios described under point 3.1 and 3.2 were not possible, the corresponding
terms and/or definitions in the missing language have been left out.
4. CONTENT OF THE GLOSSARY
The annexed glossary contains the list of definitions with an indication of the domain for which the
word or expression is relevant, such as document management, human resources, financial
resources, IT, etc.
Please note that the glossary distinguishes between Document Search and Document Management,
as there are many concepts used in research and industry that are related specifically to the search
for documents.
The definitions are presented in alphabetical order of term name in English (first) and domain
(second). The source of the definition is indicated where appropriate.
The documentation of E-DOMEC, HERMES, ARES and NOMCOM is frequently found in two
languages: French and English. In this glossary, the definitions are thus presented both in English
and English.
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5. REFERENCES
The following table in English and French gives full references to the sources from which the various terms and
corresponding definitions have been obtained. Sometimes the source is only available in English or French. In
that case, the corresponding row has been left blank.
FRENCH
ENGLISH
[BudgWeb on IntraComm]
[BudgWeb sur IntraComm]
Website of DG BUDG on IntraComm.
Site web DG BUDG sur IntraComm.
[Communication C(2002)99]
[Communication C(2002)99]
Communication to the Commission C(2002)99 of
Communication à la Commission C(2002)99 du
23.1.2002 – Simplification and modernisation of
23.1.2002 – Simplification et modernisation de
the management of the Commission’s documents
l’administration des documents de la Commission
(Action 9 of the interim action plan on
(Action 9 du plan d’action intérimaire sur la
simplification).
simplification).
[Common Nomenclature]
[Nomenclature commune]
Common nomenclature with a list of the DGs
Nomenclature commune avec une liste des DG
concerned for each branch.
concernées par chaque branche.
[Decision 2002/47 DOCMAN]
[Décision 2002/47 DOCMAN]
Commission Decision of 23 January 2002
Décision de la Commission du 23 janvier 2002
amending its Rules of Procedure [notified under
modifiant son règlement intérieur [notifiée sous la cote
document number C(2002)99].
C(2002)99].
Decision 2002/47/CE, ECSC, Euratom – Annex:
Décision 2002/47/CE, CECA, Euratom – Annexe:
Provisions on Document Management.
Dispositions concernant l’administration des documents.
OJ L 21 of 24.1.2002, p. 23.
JO L 21 du 24.1.2002, p. 23.
[Decision 2004/563 DOCELEC]
[Décision 2004/563 DOCELEC]
Commission Decision of 7 July 2004 amending its Décision de la Commission du 7 juillet 2004 modifiant
Rules of Procedure [notified under document
son règlement intérieur [notifiée sous la cote
number C(2004)2470].
C(2004)2470].
Decision (2004)563 EC, Euratom – Annex :
Décision (2004)563 EC, Euratom – Annexe:
Commission’s provisions on electronic and
Dispositions de la Commission concernant les
digitised documents.
documents électroniques et numérisés.
OJ L 251 of 27.7.2004, p. 9.
JO L 251 of 27.7.2004, p. 9.
[Directive 1999/93/EC]
[Directive 1999/93/CE]
Directive 1999/93/EC of the European Parliament
Directive 1999/93/CE du Parlement européen et du
and of the Council of 13 December 1999 on a
Conseil du 13 décembre 1999 sur un cadre
Community framework for electronic signatures.
communautaire pour les signatures électroniques.
OJ L 13 of 19.1.2000, p.12.
JO L 13 du 19.1.2000, p.12.
[E-DOMEC, Secretariat-general, SG.B.3]
[E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
[Encyclopédie
Larousse]
Grand Dictionnaire Encyclopédique Larousse en
16 Tomes.
Disponible en FR uniquement.
[Guidelines Registration e-Mails –
[Lignes directrices Enregistrement e-Mails –
SEC(2006)353]
SEC(2006)353]
Guidelines for the Registration of e-mails in the
Lignes directrices pour l’enregistrement des e-mails
framework of the Electronic Archiving and
dans le cadre de la politique d’archivage électronique et
Document Management Policy of the European
de gestion des documents de la Commission européenne
Commission (E-DOMEC).
(E-DOMEC).
SEC(2006)353
SEC(2006)353
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[HAN Needs – Adonis D(2006)2335]
Analyse détaillée des besoins fonctionels en matière de
GED.
Disponible en FR uniquement .
[HAN Vision Document
- Adonis D(2006)2276]
EUROPEAN COMMISSION -
HERMES/ARES/NOMCOM Vision Document
- 03/03/2006.
Only available in English.
[HERMES]
[HERMES]
HERMES webpages on the E-DOMEC Website
Pages web HERMES sur le site E-DOMEC sur
on IntraComm.
IntraComm.
[HERMES Development Team, DIGIT.B.4]
[Equipe de développement HERMES, DIGIT.B.4]
[IR DOCELEC – SEC(2005)1578]
[MdA DOCELEC – SEC(2005)1578]
Implementing rules “Electronic and digitised
Modalités d’application « Documents électroniques et
documents” of the provisions on electronic and
numérisés » des dispositions concernant les documents
digitised documents.
électroniques et numérisés.
SEC(2005)1578.
SEC(2005)1578.
[IR Registration – SEC(2003) 349/1]
[MdA Enregistrement – SEC(2003) 349/1]
Implementing rules “Registration and keeping
Modalités d’application « L’enregistrement et la tenue
registers of the Institution’s documents” – Article
de registres des documents de l’institution »
4 of the provisions on document management.
– Article 4 des dispositions concernant l’administration
SEC(2003)349/1.
des documents.
SEC(2003)349/1.
[IR Filing – SEC(2003) 349/2]
[MdA Classement– SEC(2003) 349/2]
Implementing rules “Filing and the management
Modalités d’application « Le classement et la gestion de
of the Institution’s files” – Article 5 of the
dossiers de l’institution » – Article 5 des dispositions
provisions on document management.
concernant l’administration des documents.
SEC(2003)349/2.
SEC(2003)349/2.
[IR Preservation – SEC(2005)1419]
[MdA Conservation – SEC(2005) 1419]
Implementing rules “Preservation of the
Modalités d’application « La conservation des dossiers
Institution’s files” – Article 6 of the provisions on
de l’institution – Article 6 des dispositions concernant
document management.
l’administration des documents.
SEC(2005)1419.
SEC(2005)1419.
[NOMCOM User Manual]
[NOMCOM Manuel Utilisation]
European Commission – Secretariat-General –
Commission européenne – Le Secrétariat général – Site
NOMCOM web site – User Manual for
web NOMCOM
– Manuel d’Utilisation à l’attention des
NOMCOM editors/ administrators
contrôleurs et des desks officers NOMCOM
– Version 1.2 June 2004
– Version 1.0 juillet 2004
© 2004 Copyright Commission of the European
© 2004 Copyright Commission of the European
Communities
Communities
[NOMCOM2HERMES]
NOMCOM to HERMES Migration Analysis.
Version 1.
Only available in English.
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[Petit
Robert]
Le Nouveau Petit Robert de la langue française, édition
2006.
Disponible en FR uniquement.
[Regulation (EC) 1049/2001]
[Règlement (CE) No 1049/2001]
Regulation (EC) 1049/2001 of the European Règlement (CE) No 1049/2001 du Parlement européen et
Parliament and of the Council of 30 May 2001 du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l’accès du public
regarding public access to European Parliament, aux documents du Parlement européen, du Conseil et de
Council and Commission documents.
la Commission.
OJ L 145 of 31.5.2001, p.43.
JO L 145 of 31.5.2001, p.43.
[VerityK2] TB Language Support Data Sheet.
Available after registration from
http://www.autonomy.com/content/downloads/
[WIKIPEDIA] www.wikipedia.org
[WfMC_Glossary] Workflow Management
Coalition Terminology & Glossary.
Document Number WFMC-TC-1011. Document
Status – Issue 3.0. Feb 1999.
A WfMC specification.
http://www.wfmc.org/standards/docs/TC-
1011_term_glossary_v3.pdf
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6. ANNEX: E-DOMEC/HERMES/ARES/NOMCOM GLOSSARY IN EN AND FR
Each row in the glossary gives:
1)
the relevant domain(s) for the term in question ;
2)
the term in EN and/or FR (depending on availability);
3)
the corresponding definition and/or description in EN and/or FR (depending on availability).
The domains used in the glossary apply to one of the following corporate domains: Document management,
Other External (policy related), Financial, Human Resources, Other Internal (Administration), Methodology
(RUP), Portal (internal), Resource planning /reporting, Security, Data Warehouse and IT.
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ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
ABAC
ABAC
A project owned by DG BUDG that serves as an Un projet dont la DG BUDG est propriétaire et qui sert
Management
example of an existing application that will use the d’exemple d’une application existante qui utilisera les
document management services provided by services de gestion des documents fournis par HERMES
HERMES and NOMCOM under discussion.
et NOMCOM dont il est question ici.
ABAC est une application informatique qui couvre
Documentation available in French only.
plusieurs volets :
•
ABAC Contracts : la gestion des contrats.
Source:
•
ABAC Expenses
[BudgWeb on IntraComm]
•
ABAC Invoices : la gestion des factures.
[HANVisionDocument – Adonis D(2006)2276]
•
ABAC Guarantees : la gestion des garanties.
•
ABAC Payments : la gestion des paiements.
•
ABAC Guarantees : la gestion des garanties.
•
ABAC Assets : la gestion des biens mobiliers et
immobiliers de la Commission.
Source:
[BudgWeb on IntraComm]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
Document
Access rights
Droits d’accès
The possibility given to users to consult and/or edit Possibilité offerte aux utilisateurs de consulter ou
management
parts of the application according to their profiles.
d’éditer des parties de l’application selon leur profil.
IT
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Document
Active file
Dossier actif
A file that can be used for filing documents or Dossier qui peut être utilisé pour classer des documents
management
creating subfiles. Active file is synonymous with the ou créer des sous-dossiers. L’expression « dossier actif »
often- used term “open file”.
est synonyme de l’expression «
dossier ouvert
»,
Source: [NOMCOM User Manual]
fréquemment utilisée.
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Document
Active heading Rubrique active
A heading that is in use for the attachment of other Rubrique en cours d’utilisation pour le rattachement
management
headings, or file management.
d’autres rubriques, ou pour la gestion de dossiers.
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
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ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
Activity
Activité
The electronic archiving and document
La politique d’archivage électronique et de gestion
Management
management policy in the European Commission des documents au sein de la Commission européenne
(E-DOMEC) is activity-based, as is the case for (E-DOMEC) est basée sur les activités, comme c’est
the budget.
le cas pour le budget.
This is shown by the following abstracts from Tel est ce qui ressort des extraits suivants de la Décision
Decision 2002/47:
2002/47:
The establishment and implementation of a filing
L’établissement et la mise en place d’un plan de
plan associated with a common nomenclature for
classement relié à une nomenclature qui sera
all the Commission’s departments, which will
commune à l’ensemble des services de la
form part of the institution’s
activity-based
Commission et s’inscrira dans le cadre de la
management, will make it possible to organise
gestion par activités de l’institution permettront
files and improve openness and access to
d’organiser les dossiers et faciliteront l’accès aux
documents; (Whereas (5) of Decision 2002/47)
documents et la transparence; (Considérant n° (5)
This filing plan, which shall be accessible by
de la Décision 2002/47)
computer, shall be associated with a common
Ce plan de classement, accessible par voie
nomenclature defined by the Secretariat-General
informatique, est relié à une nomenclature
for all the Commission’s departments. This
commune définie par le Secrétariat général pour
nomenclature shall form part of the
l’ensemble des services de la Commission. Cette
Commission’s
activity-based management.
nomenclature s’intègre dans le cadre de la
gestion
(Article 5 of Decision 2002/47)
par activités de la Commission. (Article 5 de la
The creation of a file and its attachment to the
Décision 2002/47)
filing plan of a Directorate-General or equivalent
La création d’un dossier et son rattachement au
department shall be the responsibility of the
plan de classement d’une direction générale ou
department responsible for the activity
d’un service assimilé relève de la responsabilité du
covered by the file in accordance with practical
service responsable du domaine couvert par le
arrangements to be set out in each Directorate-
dossier selon des modalités pratiques à définir dans
General or equivalent department. (Article 5 of
chaque direction générale ou service assimilé.
Decision 2002/47)
(Article 5 de la Décision 2002/47)
Source:
Source:
[Decision 2002/47 DOCMAN]
[Décision 2002/47 DOCMAN]
[Communication C(2002)99]
[Communication C(2002)99]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
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ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
IT
Administrator
Administrateur
User responsible for the administration of user Utilisateur responsable de l’administration des comptes
accounts.
d’utilisateur.
Administrators manage user groups. They have the Les administrateurs gèrent des groupes d’utilisateurs. Ils
right to create, manage and control user accounts ont le droit de créer, gérer et de contrôler les comptes
(create, add, modify and delete user accounts).
d’utilisateur (créer, ajouter, modifier et supprimer des
Source:
comptes d’utilisateur).
[NOMCOM User Manual]
Source:
[NOMCOM2HERMES]
[NOMCOM Manuel Utilisation]
[NOMCOM2HERMES]
Document
Administrative
Durée d’utilité
Period of time the service has to keep the file Durée pendant laquelle le service est tenu de conserver
Management
retention
administrative
concerned not only because of its legal obligations, le dossier concerné en fonction des obligations
period (ARP)
(DUA)
but also to have available the information it needs to juridiques qui lui incombent, mais également en tenant
operate properly.
compte des besoins d’information nécessaires à son bon
Source: [IR Preservation SEC(2005)1419]
fonctionnement.
Source: [MdA Conservation SEC(2003) 1419]
Document
Advanced
Signature
Electronic signature within the meaning of Article Signature électronique au sens de l’article 2, point 2) de
Management
electronic
électronique
2(2) of Directive 1999/93/EC.
la directive 1999/93/CE.
signature
avancée
Electronic signature which meets the following Une signature électronique qui satisfait aux exigences
requirements:
suivantes :
a) it is uniquely linked to the signatory;
a) être liée uniquement au signataire;
b) it is capable of identifying the signatory;
b) permettre d’identifier le signataire;
c) it is created using means that the signatory can c) être créée par des moyens que le signataire puisse
maintain under his sole control; and
garder sous son contrôle exhaustif et
d) it is linked to the data to which it relates in such a d) être liée aux données auxquelles elle se rapporte de
manner that any subsequent change of the data is telle sorte que toute modification ultérieure des données
detectable.
soit détectable.
Source:
Source:
[Decision 2004/563 DOCELEC]
[Décision 2004/563 DOCELEC]
[Directive 1999/93/EC]
[Directive 1999/93/CE]
Document
Algorithm
Algorithme
In mathematics and computer science, an algorithm is Ensemble des règles opérationnelles propres à un calcul
Search
a procedure (a finite set of well-defined instructions) ou à un traitement informatique. Suite finie, séquentielle
for accomplishing some task which, given an initial de règles que l’on applique à un nombre fini de données,
state, will terminate in a defined end-state.
permettant de résoudre des classes de problèmes
Source: [WIKIPEDIA]
semblables.
Source: [Petit Robert]
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ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
Appraisal and
Présélection et
The DMC’s shall carry out, at regular intervals, in Les centres d’administration des documents effectuent à
Management
transfer of files
transfert aux
cooperation with the departments responsible for the intervalles réguliers, en coopération avec les services
to the
Archives
files, an appraisal of the documents and files which responsables des dossiers, des présélections des
Historical
historiques
could transferred to the Commission’s Historical documents et dossiers susceptibles d’être transférés
Archives
Archives. After evaluating the proposals, the ultérieurement aux Archives historiques de la
Historical Archives may refuse the transfer of Commission. Après évaluation des propositions, les
documents or files.
Archives historiques peuvent refuser le transfert de
Source:
documents ou dossiers.
[Decision 2002/47 DOCMAN]
Source:
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
[Décision 2002/47 DOCMAN]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
Document
Archive
Tableau
The archive schedule is a practical tool that defines, Le tableau d’archivage est l’instrument pratique qui
Management
schedule
d’archivage
for each DG/Service, the action to be taken, the définit, pour chaque DG/Service, les actions à prendre,
different parties involved and their responsibilities as ainsi que les acteurs et leurs responsabilités dans le cadre
regards storing the files of the DG/Service, on the de la conservation des dossiers de la DG/Service sur la
basis of their minimum retention period, which is base de leur durée minimale de conservation, telle
determined by the common Commission-level qu’elle est fixée par la liste commune de conservation au
retention list, supplemented where necessary by the niveau de la Commission et complétée, au besoin, par la
specific DG/Service-level retention list.
liste spécifique de conservation au niveau DG/Service.
The archive schedule also foresees the elimination of Le tableau d’archivage organise également l’élimination
clearly dispensable archives under the standard des archives clairement éliminables sous le couvert des
administrative practices for review/elimination.
pratiques administratives normales de tri/ élimination.
Source: [IR Preservation SEC(2005)1419]
Source : [MdA Conservation – SEC(2005) 1419]
Document
Archives
Service d’archives
Staff who, depending on the type of organisation Ensemble des personnes qui, en fonction du mode
Management
Service of the
de la DG/ du
(decentralised, centralised or mixed) in the d’organisation (centralisé, décentralisé, mixte) retenu au
DG/Service
Service
Directorate-General/Service, are responsible for the sein de chaque Direction générale ou Service assimilé,
preservation of the files, records and archives of their se voient confier la responsabilité de la conservation des
unit, directorate or DG/service in line with a general archives de leur unité, direction ou DG/Service, sous le
authorisation from the appropriate tier of the couvert d’une autorisation générale du niveau
administration. Regardless of the type of organisation hiérarchique concerné. Quel que soit le mode
in the DG, the staff always works in close d’organisation retenu, ces personnes travaillent toujours
coordination with the DG’s document management en coordination étroite avec le responsable de
officer (DMO) and/or the DG’s document l’administration des documents (DMO) et/ou le centre
management centre (DMC-CAD).
d’administration des documents (CAD) de la DG.
Source:
Source :
[IR Preservation – SEC(2005)1419]
[MdA Conservation – SEC(2005)1419]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
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ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
ARES
ARES
English acronym for Advanced Records System.
Acronyme anglais d’Advanced Records System.
management
ARES is a new common information system ARES est une nouvelle application commune destinée à
designed to replace all the Adonis databases of the remplacer toutes les bases Adonis des DG et Cabinets au
DG's and Cabinets throughout the Commission.
sein de la Commission.
In ARES, all the services of the Commission will use Dans ARES, tous les services de la Commission
the same release of the new information system and utiliseront la même version de cette nouvelle application
the same electronic common repository.
et le même dépôt électronique commun.
In this way, it will be possible to share a document De la sorte, il sera désormais possible de partager un
between several DG's, which does not mean that document entre plusieurs DG, ce qui ne veut pas dire
everybody will have access to everything.
pour autant que tout le monde aura accès à tout.
Source : [E-DOMEC website on IntraComm]
Source : [Site web E-DOMEC sur IntraComm]
Document
ARP
DUA
English acronym for Administrative Retention
Acronyme français pour Durée d’Utilité
management
Period.
Administrative.
Source: [E-DOMEC, Secretariat-general, SG.B.3]
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
Document
Attachment
Fichier
See item.
Voir item.
management
Source: [E-DOMEC, Secretariat-general, SG.B.3]
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
Document
Audit Trail
Audit Trail
Mechanism incorporated in a computer system which Mécanisme intégré dans un système informatique qui
Management
Piste d’audit
guarantees the traceability – and hence the history – garantit la traçabilité – et donc l’historique – des étapes
of the major stages (e.g. identification, receipt, majeures (par exemple, opérations d’identification, de
creation, modification, addition, digitisation, filing, réception, de création, de modification, d’ajout, de
destruction, signing, transmission, transfer and numérisation, de classement, de destruction, de
archiving) throughout a process for the electronic signature, de transmission, de transfert et d’archivage)
management of documents, metadata, files or tout au long d’un processus de gestion électronique des
procedures.
documents, métadonnées, dossiers ou procédures.
Source:
Source:
[IR DOCELEC – SEC(2005)1578].
[MdA DOCELEC – SEC(2005)1578].
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
IT
Batch
Traitement par
An operation performing several actions at the same Opération où plusieurs actions sont effectuées en une
operation
lots
time (e.g. the creation or the modification of several fois (par exemple création ou modification de plusieurs
files).
dossiers).
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Document
Branch
Branche
Term used for all child headings attached to a parent Terme utilisé pour toutes les rubriques «
filles
»
management
heading.
rattachées à une rubrique « mère » sélectionnée.
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
13/59
ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
Business
Business Process
A set of one or more linked procedures or activities Un ensemble composé d’une ou plusieurs procédures ou
Management
Process
which collectively realise a business objective or activités liées entre elles et qui réalisent collectivement
policy goal, normally within the context of an un objectif politique ou un objectif métier, normalement
organisational structure defining functional roles and dans le contexte d’une structure organisationnelle qui
relationships.
définit les rôles et relations fonctionnelles des différents
Source:
participants.
[WfMC_Glossary]
Source:
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
[E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
Document
CAD [DMC]
CAD
DMC is the English acronym for Document Acronyme pour Centre d’Administration des
Management
Management Centre.
Documents.
Each Directorate-General or equivalent department Compte tenu de sa structure et de ses contraintes, chaque
shall, while taking its structure and constraints into direction générale ou service assimilé met en place ou
account, put in place or maintain one or more maintient un ou plusieurs centres d’administration des
document management centres (mainly known under documents (plus connus sous le nom de CAD).
the French acronym CAD meaning “Centre
d’administration des documents”).
Les centres d’administration des documents ont pour
The task of the document management centres shall tâche d’assurer que les documents établis ou reçus au
be to ensure that the documents drawn up or received sein de leur direction générale ou service assimilé sont
in their Directorate-General or equivalent department gérés conformément aux règles établies.
are managed in accordance with the rules.
Source:
Source:
[Décision 2002/47 DOCMAN]
[Decision 2002/47 DOCMAN]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
Document
Case
Affaire
A case is a coherent set of administrative measures Ensemble cohérent d’actions administratives qui
Management
begun either explicitly, following instructions from commence, soit explicitement suite à un ordre de niveau
the appropriate hierarchical level, or implicitly, as hiérarchique approprié, soit implicitement dans le cadre
part of a specific procedure, and ending with d’une procédure déterminée et qui se termine par la
completion of the instructions or expiry of the satisfaction de cet ordre ou par l’expiration de cette
procedure.
procédure.
Source: [IR Filing SEC(2003)349/2]
Source : [MdA Classement– SEC(2003)349/2]
14/59
ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
Case insensitive Recherche
A search operation in which the matching of search Lancement d’une recherche dans laquelle les résultats
Search
search
insensible aux
criteria against contents searched upon produces the produits au niveau du contenu grâce aux critères de
majuscules ou
same result as if both the criteria and contents were recherche utilisés sont identiques, peu importe que le
minuscules
all in non accented upper case (for lower case, upper texte encodé le soit en majuscules, minuscules ou dans
case or mixed case content).
un mélange des deux.
Source: [HERMES Development Team, DIGIT.B.4]
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3].
Document
Certificate
Certificat
Electronic attestation which links signature-
Attestation électronique qui lie des données afférentes à
Management
verification data to a person and confirms the identity la vérification de signature à une personne et confirme
of that person, within the meaning of Article 2, point
l’identité de cette personne, au sens de l’article 2, point
9 of Directive 1999/93/EC of the European
9) de la directive 1999/93/CE du Parlement européen et
Parliament and of the Council of 13 December 1999
du Conseil du 13 décembre 1999 sur un cadre
on a Community framework for electronic
communautaire pour les signatures électroniques.
signatures.
Source: [IR DOCELEC –
Source: [MdA DOCELEC – SEC(2005)1578]
SEC(2005)1578]
IT
Certification
Autorité de
Recognised trustworthy authority which issues Autorité de confiance reconnue qui délivre des
authority (CA) certification (AC)
certificates enabling the recipient of a document to certificats qui permettent au destinataire d’un document
check that the signature is indeed that of the person de vérifier que la signature émane bien de la personne
who has signed in with his/her private key.
qui s’identifie avec sa clé privée.
Source: [IR DOCELEC – SEC(2005)1578]
Source: [MdA DOCELEC – SEC(2005)1578]
IT
Check In /
Check In /
The principle of
check in/check out avoids Le principe du
check -in/check-out permet d’éviter
les
Check Out
Check Out
interferences.
interférences.
(Principle of)
(Principe de)
When a user has to modify a document, he retrieves Quand un utilisateur doit modifier un document, il le
it via “check out”, reserving it for his/her use alone. rapatrie en local via un «check out», ce qui lui permet de
This blocks the document and so prevents its le réserver pour son usage personnel. Le «check out»
modification by another user.
bloque le document et empêche ainsi sa modification par
un autre utilisateur.
Once the user has finished working on the document,
he checks it back in the application.
Lorsque l’utilisateur a fini de travailler sur le document,
Source: [NOMCOM User Manual]
il le recharge sur l’application via un «check in».
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
IT
Check In
Check-in
Mechanism that releases the data, attachments, Mécanisme qui libère les données, fichiers, documents
documents or files (i.e. unlocks them) after the ou dossiers (c.à.d. les débloque) après avoir enregistré
changes made by a user. The data, attachments, les modifications apportées par l’utilisateur précédent.
documents or files are now available for the next user Les données, fichiers, documents ou dossiers sont alors
that wants to modify them.
accessibles à l’utilisateur suivant qui veut les modifier.
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
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ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
IT
Check Out
Check-out
Mechanism that “locks” the data, attachments, Mécanisme qui «bloque» les données, fichiers,
documents or files so that only one user (i.e. the one documents ou dossiers de sorte qu’un seul utilisateur à la
who did the check-out) can modify them.
fois (à savoir celui qui a procédé au «check-out») puisse
Source: [NOMCOM User Manual]
les modifier.
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Document
Chef de file
Chef de file
Entity in charge of the case, even though another unit Responsable de l’affaire, même si une autre unité peut
Management
[Lead
may be involved in performing related tasks or other être associée à l’exécution d’actions liées à cette affaire
Department]
units may provide ad hoc assistance. The
chef de file ou si d’autres unités peuvent y contribuer de façon
is not a person. The concept of
chef de file refers to ponctuelle. Le chef de file n’est pas nominatif. La notion
the responsibility that lies with a unit or is associated de chef de file traduit la responsabilité incombant à une
with a function. The
chef de file is usually a unit of unité ou à une fonction. La plupart du temps, le chef de
the European Commission acting through one of its file est une unité de la Commission européenne qui agit
officials or other servants.
par l’intermédiaire d’un de ses fonctionnaires ou agents.
Can also be called “Lead Department” in EN.
Source :
Source:
[MdA Classement– SEC(2003)349/2]
[IR Filing SEC(2003)349/2]
[MdA Conservation– SEC(2005)1419]
[IR Preservation – SEC(2005)1419]
Document
Child heading
Rubrique « fille »
A heading that is attached to a parent heading.
Rubrique rattachée à une rubrique « mère ».
Management
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Document
Closed file
Dossier clôturé
A file that cannot be used for filing documents or Dossier qui ne peut plus être utilisé pour y classer des
Management
creating new sub files.
documents ou pour créer de nouveaux sous-dossiers.
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
IT
CommisSign
CommisSign
Commission certification authority with the role of Autorité de certification de la Commission qui a pour
issuing, signing and managing certificates for use mission d’émettre, signer et gérer des certificats destinés
within the Commission.
à être utilisés au sein de la Commission.
Source: [IR DOCELEC – SEC(2005)1578]
Source: [MdA DOCELEC – SEC(2005)1578]
Document
Commission’s
Espace
All documents, files and metadata drawn up, Ensemble des documents, des dossiers et des
Management
documentary
documentaire de
received, recorded, filed and stored by the métadonnées établis, reçus, enregistrés, classés et
resources
la Commission
Commission.
conservés par la Commission.
Source:
Source :
[Decision 2004/563 DOCELEC]
[Décision 2004/563 DOCELEC]
[IR DOCELEC – SEC(2005)1578]
[MdA DOCELEC – SEC(2005)1578]
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ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
Common
Commun
“Common”, as opposed to “specific”, refers to the Le terme «
commun
», par opposition au terme
Management
(heading /
(Rubrique /
levels of the institution’s filing plan managed by the «
spécifique
», renvoie aux niveaux du plan de
level)
Niveau)
Secretariat-General.
classement de l’Institution gérés par le Secrétariat
Source: [NOMCOM User Manual]
général.
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Document
Common
Liste commune de
Regulatory document that sets minimum retention Document à valeur réglementaire qui définit la durée de
Management
Commission-
conservation au
periods for types of Commission files as defined in conservation minimale des catégories de dossiers de la
level retention
niveau de la
point III of the implementing rules set out in the Commission, tels que définis au point III des modalités
list
Commission
document entitled “Filing and the management of the d’application énoncées dans le document intitulé «Le
Institution’s files”. The common retention list is classement et la gestion de dossiers de l’institution».
applicable to all Commission departments.
Cette liste commune de conservation est applicable à
Source: [IR Preservation – SEC(2005)1419]
l’ensemble des services de la Commission.
Source : [MdA Conservation – SEC(2005) 1419]
Document
Common
Nomenclature
Hierarchical body of terms, concepts and headings Ensemble hiérarchique de termes, concepts et rubriques
Management
nomenclature
commune
which make up the first three levels of the qui composent les trois premiers niveaux de
institution’s filing plan.
l’arborescence du plan de classement de l’Institution.
Source: [IR Filing – SEC(2006)349/2]
Source : [MdA Classement– SEC(2003)349/2]
The updated contents of the common nomenclature Le contenu mis à jour de la nomenclature commune est
are available in [Common Nomenclature]
disponible dans [Nomenclature commune]
Source:
Source :
[Common Nomenclature – SEC(2003)903 Regularly [Nomenclature commune– SEC(2003) 903 Mise à jour
updated]
régulièrement]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
Human
COMREF
COMREF
Acronym for Common Reference.
Acronyme anglais de Common Reference.
Resources
COMREF is an application that contains information COMREF se veut un réceptacle unique et central de
about members of the Staff of the Commission.
données de référence pour la gestion du personnel à la
Commission.
All Commission information systems can use these
standardised references when needed.
Tout système d’information de la Commission pourra
Source: [HAN Needs – Adonis D(2006)2335]
venir puiser dans ce réceptacle les informations dont il a
Document available in French only.
besoin.
Source: [HAN Needs – Adonis D(2006)2335]
Document disponible uniquement en français.
17/59
ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
Consulting user Utilisateur ayant
A user that consults the Institution’s filing plan, the Utilisateur qui consulte le plan de classement de
Management
des droits de
file lists, the metadata, the attachments, the l'Institution, la liste des dossiers, les métadonnées, les
consultation
documents or the files without any administrative or fichiers, les documents ou les dossiers, sans jouir des
editing rights.
droits d'administrateur, ni des droits d’éditeur.
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Document
Controller
Contrôleur
User responsible for the supervision of the file list of Utilisateur responsable de la supervision de la liste de
Management
a specific department (Directorate-General/Service).
dossiers d’une direction générale/d’un service
Source: [NOMCOM User Manual]
spécifique.
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
IT
Cookie
Cookie
A cookie is a text-only string that is entered into the Un cookie est une chaîne de texte pur introduite dans la
memory of your browser. This string is the value of a mémoire d’un navigateur. Cette chaîne est la valeur
variable that a website sets. If the lifetime of this d’une variable fixée par un site internet. Si la durée de
value is set to be longer than the time you spend at vie fixée pour cette valeur est plus longue que la durée
that site, then this string is saved to file for future de la connexion, la chaîne est enregistrée pour une
reference. Depending on the type of cookie used, and référence future. Selon le type de cookie et les réglages
the browser settings, the browser may accept or not du navigateur, le navigateur peut accepter ou rejeter le
accept the cookie, and may save the cookie for either cookie et le sauvegarder pour une période plus ou moins
a short time or a long time. NOMCOM could use longue. NOMCOM pourrait utiliser des cookies pour
cookies in order to collect information such as the récolter des informations telles que la langue de la
last interface’s language or the starting points.
dernière interface ou les points de départ.
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Document
Cross-
Certification
Process by which two certification authorities Processus par lequel deux autorités de certification
Management
certification
croisée
mutually certify the public key of the other. When certifient mutuellement la clé publique de l’autre. Quand
two certification authorities conclude a cross deux autorités de certification concluent une entente de
certification agreement, they place mutual trust in certification croisée, elles acceptent de se faire
each other and will rely on the public key certificates mutuellement confiance et de se fier aux certificats de
and private keys of the other as if they had issued clé publique et aux clés privées de l’autre comme si elles
them themselves.
les avaient émis elles-mêmes.
Source: [IR DOCELEC – SEC(2005)1578]
Source: [MdA DOCELEC – SEC(2005)1578]
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ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
Cryptography
Cryptographie
Cryptography is one of the elements of the process of La cryptographie (ou le chiffrement) est l’un des
Management
coding and decoding messages which ensures éléments du processus de codage et de décodage des
confidentiality of the data. It consists in converting messages qui assure la confidentialité des données. Elle
data by means of mathematical operations to protect consiste à transformer les données à l’aide d’opérations
them. It is an essential tool to ensure confidentiality mathématiques pour les protéger. Il s’agit d’un outil
of data, as only authorised persons can view such essentiel pour assurer la confidentialité des données, car
data. It also guarantees data integrity, as it can detect seules les personnes autorisées peuvent les visualiser.
any unauthorised modifications.
Elle assure aussi l’intégrité des données, car elle permet
Source: [IR DOCELEC – SEC(2005)1578]
de détecter les modifications non autorisées.
Source: MdA DOCELEC – SEC(2005)1578]
Document
Current
Archives
Files that are regularly and frequently used for the Dossiers d’utilisation habituelle et fréquente pour
Management
records
courantes
conduct of the current business of the departments l’activité des services qui les ont produits ou reçus, qui
which created or received them and which are sont conservés pour le traitement de leurs affaires et qui
generally kept nearby. These are «open» files.
sont généralement situés à proximité desdits services. Il
Source: [IR Preservation – SEC(2005)1419]
s’agit de dossiers «ouverts».
Source : [MdA Conservation – SEC(2005)1419]
Document
Date of closure
Date de clôture
Date when the status of a file is changed to “closed Date à laquelle le statut d’un dossier passe en « dossier
Management
file”
clôturé »
See also “Closed file”.
Voir aussi « Dossier clôturé ».
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Document
Date of
Date de
Date when the status of a file is changed to Date à laquelle le statut d’un dossier passe en « dossier
Management
destruction
destruction
“destroyed file”.
détruit ».
See also “Destroyed file”.
Voir aussi « Dossier détruit ».
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Document
Date of
Date d’extinction
Date when the status of a heading is automatically Date à laquelle le statut d’une rubrique passe
Management
extinction
changed to “extinct heading”.
automatiquement
en
« rubrique
éteinte ».
See also “Extinct heading”.
Voir aussi « Rubrique éteinte ».
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Document
Date of
Date de gel
Date when the status of a heading is automatically Date à laquelle le statut d’une rubrique passe en
Management
freezing
changed to “extinct heading”.
« rubrique gelée ».
See also “Extinct heading”.
Voir aussi « Rubrique gelée ».
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Document
Date of
Date de transfert
Date when the status of a file is changed to Date à laquelle le statut d’un dossier passe en
Management
transfer
“transferred file”.
« dossier transféré ».
See also “Transferred file”.
Voir aussi « Dossier transféré ».
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
19/59
ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
IT
DBMS
SGBD
Acronym for Database Management System.
Acronyme pour Système de Gestion de Bases de
Source:
Données.
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
Source:
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
Document
Deadline
Echéance
A time based scheduling constraint which requires Contrainte de temps qui exige qu’une certaine activité
Management
that a certain activity (or task) be completed by a (ou tâche) soit terminée à une date bien précise
certain time (the ‘deadline’).
(l’échéance).
Source: [WfMC_Glossary]
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
Document
Definitive
Archives
Files and records which, in accordance with the Dossiers qui, en fonction notamment de la liste
Management
archives
définitives
Commission level common retention list or, where commune de conservation au niveau de la Commission
appropriate, the DG/Service specific retention list, et, le cas échéant, de la liste spécifique de conservation
are transferred to the Commission’s historical au niveau DG/Service, sont transférés aux archives
archives and selected for permanent preservation.
historiques de la Commission et sélectionnés pour
Source:
conservation permanente.
[IR Preservation – SEC(2005)1419]
Source :
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
[MdA Conservation – SEC(2005)1419]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
Document
Desk Officer
Desk Officer
User responsible for editing file references stored in Utilisateur responsable de l’édition des références de
Management
the NOMCOM application. The Desk Officer is not a dossiers stockées dans NOMCOM. Le Desk Officer
person. The concept of Desk Officer refers to the n’est pas une personne physique. Cette notion renvoie à
responsibility that lies with a unit or is associated la responsabilité qui incombe à une unité ou qui est
with a function.
associée à une fonction.
The Desk Officer (or “chef de file”) is usually a unit Le Desk Officer (ou «Chef de file») est généralement
of the European Commission acting through one of une unité de la Commission européenne agissant par le
its officials or other servants.
truchement d’un de ses fonctionnaires ou autres agents.
The Desk Officer is in charge of the case, even Le Desk Officer est le responsable de l’affaire, même si
though another unit may be involved in performing une autre unité peut être associée à l’exécution d’actions
related tasks or other units may provide ad hoc liées à cette affaire ou si d’autres unités peuvent y
assistance.
contribuer ponctuellement.
Source:
Source:
[IR Filing SEC(2003)349/2]
[MdA Classement– SEC(2003)349/2]
[NOMCOM User Manual]
[NOMCOM Manuel Utilisation]
20/59
ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
Destroyed file
Dossier détruit
A closed file that has been destroyed by the Dossier clôturé qui a été détruit par le Service des
Management
Commission’s Historical Archives Service or by a Archives historiques de la Commission ou par un Centre
Document Management Centre (CAD) under the d’Administration des Documents (CAD) sous le contrôle
supervision of the Document Management Officer du DMO de la DG concernée.
(DMO) of the DG concerned.
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Source: [NOMCOM User Manual]
Human
DG/Service
DG/Service
Any Directorate-General of the European
Toute direction générale de la Commission européenne
Resources
(Directorate-
(Direction
Commission or any similar department in the ou tout service assimilé de la Commission européenne.
General/
générale/Service)
European Commission.
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Service)
Source: [NOMCOM User Manual]
Document
Diacritics
Signe diacritique
A mark added to a letter to alter a word's Elément adjoint à une lettre d'un alphabet pour en
Search
pronunciation or to distinguish between similar modifier la valeur ou pour distinguer des mots
words. A diacritical mark can appear above or below homographes. Cet élément peut être suscrit [accents],
the letter to which it is added, or in some other souscrit [cédille] ou placé à côté de la lettre qu'il
position.
modifie. Adjoint à un symbole phonétique, un signe
Source: [WIKIPEDIA]
diacritique sert à indiquer une caractéristique secondaire
d'un son, comme la nasalisation, la palatisation, etc.
Source: [Encyclopédie Larousse]
However, note that not all such marks are diacritical. Il est à noter toutefois que tous les signes ne sont pas
For example, in English, the title (dot) on the letters i diacritiques. Par exemple, en anglais, le point sur les
and j is not a diacritical mark, but rather part of the lettres i et j n'est pas un signe diacritique en soi, mais fait
letter itself. Further, a mark may be diacritical in one partie de la lettre elle-même. De plus, un signe peut être
language, but not in another; for example, in Catalan, diacritique dans une langue, mais pas dans une autre.
Portuguese or Spanish, u and ü are considered the C'est ainsi qu'en catalan, portugais ou espagnol, les
same letter, while in German, Estonian, Hungarian, lettres u et ü sont considérées comme une seule et la
Turkish or Azeri they are considered to be separate même lettre, tandis qu'en allemand, estonien, hongrois,
letters.
turque ou azéri, il s'agit de lettres distinctes.
Source: [WIKIPEDIA]
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
Document
Diacritic
Recherche
A search operation in which the matching of search Opération de recherche où les critères de recherche
Search
insensitive
insensible aux
criteria against contents searched upon produces the utilisés pour retrouver du contenu donnent les mêmes
search
signes diacritiques
same result as if any diacritical marks in both the résultats, peu importe que les signes diacritiques soient
criteria and contents were removed.
utilisés ou non à la fois dans les critères de recherche et
Source: [HERMES Development Team, DIGIT.B.4]
dans le contenu.
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
21/59
ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
Digital
Empreinte
The digital fingerprint is to a document what the L’empreinte numérique est à un document ce que
Management
fingerprint
numérique
fingerprint or genetic print is to a person. Technically l’empreinte digitale ou génétique est à un individu.
the fingerprint of a document (
or hash-value) is the Techniquement, l’empreinte d’un document (
hash-
result of a calculation performed by means of an
value) est le résultat d’un calcul effectué à l’aide d’un
appropriate algorithm to verify that the integrity of algorithme approprié qui permet de vérifier que
the signed electronic document has not been altered.
l’intégrité du document électronique signé n’a pas été
Source: [IR DOCELEC – SEC(2005)1578]
altérée.
Source: [MdA DOCELEC – SEC(2005)1578]
Document
DMC
CAD
DMC stands for Document management centres.
CAD est l’acronyme de Centre d’Administration des
Management
DMC are better known under the French acronym
Documents.
“CAD” (“Centre d’administration des documents”).
Voir CAD pour plus d’informations à cet égard.
See CAD for more information.
Source: [Décision 2002/47 DOCMAN]
Source: [Decision 2002/47 DOCMAN]
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ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
DMO
DMO
Acronym for Document Management Officer.
Responsable de l’Administration des Documents.
Management
Each Director-General or Head of Department shall Chaque directeur général ou chef de service désigne un
designate a document management officer.
responsable de l’administration des documents.
For the purpose of setting up a modern and efficient Dans le cadre de la mise en place d’un système de
document and records management system, the task gestion des documents et d’archivage moderne et
of the document management officer shall be to:
performant, le responsable de l’administration des
– identify the types of document and file specific to documents a pour mission de veiller à:
the fields of activity of the Directorate-General or – l’identification des types de documents et de dossiers
equivalent department;
spécifiques aux domaines d’activité de sa direction
– draw up and update the inventory of the existing
générale ou service assimilé ;
specific databases and systems;
– l’établissement de l’inventaire des bases de données
– draw up the filing plan of the Directorate-General
et systèmes spécifiques existants ainsi qu’à sa mise à
or equivalent department;
jour ;
– draw up rules and procedures specific to the – l’établissement du plan de classement de sa direction
Directorate-General or equivalent department
générale ou service assimilé ;
which will be used for document and file – l’établissement des règles et procédures spécifiques à
management, and to ensure that they are applied;
sa direction générale ou service assimilé qui seront
– organise, within the Directorate-General or
utilisées pour la gestion des documents et des
equivalent department, training for the staff in
dossiers, et à leur application ;
charge of the implementation, control and – l’organisation, au sein de sa direction générale ou
monitoring of the management rules laid down in
service assimilé, de la formation du personnel chargé
these provisions;
de l’exécution, du contrôle et du suivi des règles
The Document Management Officer shall ensure
d’administration définies dans les présentes
horizontal co-ordination between the document
dispositions.
management centre(s) and the other departments Le responsable de l’administration des documents assure
concerned.
la coordination horizontale entre le ou les centres
In each DG/Service, the Document Management d’administration des documents et les autres services
Officer is, together with the IRM, the single point of concernés.
contact vis-à-vis the Secretariat-general and DIGIT.
Dans Chaque DG/Service, le Document Management
Source:
Officer est, avec l’IRM, le point de contact unique vis-à-
[Decision 2002/47 DOCMAN]
vis du Secrétariat général et de la DIGIT.
[Communication C(2002)99]
Source: [Décision 2002/47 DOCMAN]
[Communication C(2002)99]
23/59
ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
DOCELEC
DOCELEC
French abbreviation corresponding to "Documents Abréviation française correspondant à "Documents
Management
électroniques et numérisés".
électroniques et numérisés".
This term is used in the everyday language to refer to Ce terme est utilisé dans le langage courant pour
the Decision (2004)563 on electronic and digitised désigner la Décision (2004)563 sur les documents
documents.
électroniques et numérisés.
Source: [E-DOMEC, Secretariat-general, SG.B.3]
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
Document
DOCMAN
DOCMAN
English abbreviation for Document Management.
Abréviation correspondant à Document Management.
Management
This term is used in the everyday language to refer to Ce terme est utilisé dans le langage courant pour
the Decision 2002/47 on Document Management.
désigner la Décision 2002/47 sur l'administration des
Source: [E-DOMEC, Secretariat-general, SG.B.3]
documents.
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
Document
Document
Document
Any content drawn up or received by the Tout contenu établi ou reçu par la Commission
Management
Commission concerning a matter relating to the concernant une matière relative aux politiques, activités
policies, activities and decisions falling within the et décisions relevant de la compétence de l’institution
institution’s competence and in the framework of its dans le cadre de ses missions officielles et quel que soit
official tasks, in whatever medium (written on paper son support (écrit sur support papier ou stocké sous
or stored in electronic form or as sound, visual or forme électronique, enregistrement sonore, visuel ou
audiovisual recording).
audiovisuel).
Source: [Decision 2002/47 DOCMAN]
Source : [Décision 2002/47 DOCMAN]
In the HERMES context, a document is the Dans le contexte d’HERMES, le document est la
combination of one or several attachments with combinaison d’un ou de plusieurs fichiers
the document metadata.
accompagnés des métadonnées du document en
See also Logical document.
question.
Source: [HERMES Development Team, DIGIT.B.4]
Voir également Document logique.
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
Document
Document
Contenu du
One or several attachments.
Un ou plusieurs fichiers.
Management
content
document
Source: [E-DOMEC, Secretariat-general, SG.B.3]
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
24/59
ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
Documents
Document s
Documents:
Tout document
Management
containing
contenant une
– whose loss would not prevent the departments
– soit dont la perte n’empêcherait pas les services
information
information non
concerned meeting the Commission’s administrative
concernés de couvrir les besoins de gestion ou de preuve
which is
substantielle et
or evidential needs; or
de l’institution ;
unimportant
éphémère
– whose value is clearly temporary and rapidly
– soit qui a une valeur manifestement transitoire et
and
lapsing, ancillary and instrumental; or
rapidement caduque, accessoire et instrumentale ;
short-lived
– which are considered or treated as non-important
– soit encore qui est considéré ou traité comme
and short-lived by a records schedule, a procedural
document non substantiel et éphémère par un tableau de
regulation or routine administrative practice.
gestion, par un règlement de procédure ou par les
Source: [IR Registration SEC(2003)349/1]
pratiques administratives courantes.
Source : [MdA Enregistrement – SEC(2003)349/1]
Document
Document
Numérisation de
Process of transforming a document on paper or any Processus qui consiste à transformer un document papier
Management
digitisation
documents
other traditional type of medium into an electronic ou tout autre type de support traditionnel en image
image.
électronique.
Digitisation concerns all types of document and can La numérisation concerne tous types de documents et
be carried out from various media such as paper, fax, peut s’effectuer à partir de différents supports tels que
microforms (microfiche, microfilms), photographs, papier, télécopie, microformes (microfiches,
video or audio cassettes and films.
microfilms), photographies, cassettes vidéo ou audio et
Source: [Decision 2004/563 DOCELEC].
films.
Source : [Décision 2004/563 DOCELEC]
In order to build up, within the Commission, a fully Afin de constituer, au sein de la Commission, un espace
electronic management system for its documentary documentaire complètement électronique permettant la
resources allowing the gradual introduction of mise en place progressive de procédures exclusivement
exclusively electronic procedures, the Commission is électroniques, la Commission procède à la numérisation
systematically digitising all documents drawn up or systématique de tous les documents établis ou reçus sur
received on other supports, in particular paper.
d’autres supports, en particulier le papier.
Source : [IR DOCELEC – SEC(2005)1578]
Source: [MdA DOCELEC – SEC(2005)1578]
Document
Document
Centre
See DMC or CAD.
Voir DMC or CAD.
Management
management
d’administration
Source: [E-DOMEC, Secretariat-general, SG.B.3]
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
center
des documents
Document
Document
Responsable de
See DMO.
Voir DMO.
Management
management
l’administration
Source: [E-DOMEC, Secretariat-general, SG.B.3]
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
officer
des documents
25/59
ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
Documents to
Document à
All documents, regardless of medium, that:
Tout document, quel que soit son support,
Management
be registered
enregistrer
are received or formally drawn up by a Commission reçu ou établi formellement par un service de la
department in the course of its activities;
Commission dans le cadre de ses activités;
and
et
i) are likely to require action, follow-up or a reply i) qui est susceptible d’impliquer une action, un suivi ou
from the Commission or one or more of its qui nécessite une réponse de la Commission ou d’un ou
departments;
plusieurs de ses Services,
or
ou
ii) involve the responsibility of the Commission or ii) qui engage la Commission ou un ou plusieurs de ses
one or more of its departments;
Services;
and
et
contain important information which is not short-
qui contient une information substantielle non éphémère.
lived.
Source : [MdA Enregistrement – SEC(2003)349/1]
Source: [IR Registration SEC(2003)349/1]
IT
ECAS
ECAS
English acronym for European Commission
Acronyme anglais d’European Commission
Document
Authentication Service.
Authentication Service.
management
ECAS is used by the Commission to authenticate ECAS est utilisé par la Commission afin d’authentifier
users of internal IT systems. This system offers les utilisateurs des systèmes informatiques internes. Ce
centralised authentication of users with various levels système permet l’authentification centralisée des
of guarantee concerning the person providing utilisateurs avec différents niveaux de garantie sur la
authentication details. With a centralised
personne qui fournit les éléments d’authentification. La
authentication process it is therefore no longer centralisation du processus d’authentification permet
necessary for each application to use its own ainsi d’éviter que chaque application utilise son propre
authentication process.
processus d’authentification.
Source: [IR DOCELEC – SEC(2005)1578].
Source : [MdA DOCELEC – SEC(2005)1578]
Document
Editor
Éditeur
User responsible for editing headings in the Utilisateur responsable de l’édition de rubriques du plan
management
Institution’s filing plan.
de classement de l’Institution.
See “NOMCOM Editor” and “Filing Plan Editor”.
Voir «Éditeur NOMCOM» et « Éditeur du plan de
Source: [NOMCOM User Manual]
classement ».
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
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ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
E-DOMEC
E-DOMEC
E-DOMEC stands for “Electronic archiving and E-DOMEC est l’acronyme anglais de «Electronic
Management
Document Management in the European archiving and Document Management in the
Commission”.
European Commission».
The new electronic archiving and document Cette nouvelle politique d’archivage électronique et de
management policy of the Commission, started gestion des documents au sein de la Commission
officially in January 2002 when the Commission européenne a démarré officiellement en janvier 2002
amended its rules of procedure (Commission quand la Commission a modifié son règlement de
Decision 2002/47 on document management). This procédure (Décision de la Commission 2002/47 sur
decision was completed in July 2004 by Decision l’administration des documents). Cette décision a été
2004/563 on electronic and digitised documents, also complétée en juillet 2004 par la Décision 2004/563 sur
annexed to the rules of procedure. Following both les documents électroniques et numérisés, également
decisions, several implementing rules have been annexée au règlement intérieur. Suite à ces deux
adopted by the Secretary-General, namely: IR décisions, plusieurs modalités d’application ont été
Registration, IR Filing, Common Nomenclature, IR adoptées par le Secrétaire général, à savoir: MdA
Preservation, and IR DOCELEC.
Enregistrement, MdA Classement, Nomenclature
Commune, MdA Conservation et MdA DOCELEC.
This policy is still in progress: IR “Appraisal and Cette politique poursuit son chemin: les MdA
Transfer to the Commission’s Historical Archives” «Présélection et Transfert aux Archives Historiques de la
are at the drafting stage just now. The Commission-
Commission» sont en cours de rédaction à l’heure
level common retention list is also in the process of actuelle. La liste commune de conservation au niveau de
being drawn up, in close collaboration with legal la Commission est, elle aussi, en cours de rédaction, en
experts and DMO’s and will be approved by the collaboration étroite avec des experts juridiques et les
Secretary-general or, if needed by the Commission.
DMO et sera approuvée par la Secrétaire générale ou, si
nécessaire, par la Commission.
E-DOMEC is not only used to indicate a policy, but E-DOMEC n’est pas seulement utilisé pour désigner une
also a team. The E-DOMEC team (SG.B.3) is dealing politique, mais aussi une équipe. L’équipe E-DOMEC
with the normative part, but is also
project owner for (SG.B.3) s’occupe de la partie normative, mais est
Adonis, HERMES, ARES and NOMCOM. It deals également
project owner d’Adonis, HERMES, ARES et
with training, awareness campaign, reporting and NOMCOM. Elle s’occupe d’actions de formation, de
audit, preparing the E-DOMEC Steering Committee campagnes d’information, de reporting, d’audit. Elle
meetings, helping with the budget, and working in prépare les réunions du Comité Directeur E-DOMEC,
close cooperation with both the DMO’s and DIGIT joue un rôle de facilitateur pour le budget et travaille en
for the normative aspects and functional collaboration très étroite à la fois avec les DMO et la
specifications.
DIGIT pour ce qui est des aspects normatifs et
Source: [E-DOMEC, Secretariat-general, SG.B.3]
fonctionnels.
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
27/59
ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
Effective
Témoignage
Capacity of the document to produce the effects Capacité du document d’atteindre les effets voulus par
Management
evidence
efficace
intended by the author on the addressee: the l’auteur sur le destinataire, ce qui implique que le
addressee must be able to regard the document (and destinataire soit en mesure de considérer le document (et
the facts represented therein) as credible and les faits qui y sont représentés) comme crédible, et donc
therefore be able (or required) to act accordingly.
qu’il puisse (ou doive) agir en conséquence.
Source: [IR Registration SEC(2003)349/1]
Source : [MdA Enregistrement – SEC(2003)349/1]
Document
Electronic
Document
A data-set input or stored on any type of medium by Ensemble de données saisies ou stockées sur tout type de
Management
document
électronique
a computer system or a similar mechanism, which support par un système informatique ou un dispositif
can be read or displayed by a person or by such a semblable, qui peuvent être lues ou perçues par une
system or mechanism, and any display or retrieval of personne ou par un tel système ou dispositif, ainsi que
such data in printed or other form.
tout affichage et toute sortie, imprimée ou autre, de ces
Source: [Decision 2004/563 DOCELEC].
données.
Source : [Décision 2004/563 DOCELEC]
Document
Electronic
Application de
Computer application specialising in electronic Application informatique spécialisée dans la GED ainsi
Management
document
gestion
document management and any other database-type que toute autre application informatique de type «base
management
électronique de
IT application which give documents and files a de données» qui référence des documents/dossiers et/ou
system (EDMS) documents (GED)
reference code and/or store them.
les stocke.
Source: [IR Filing SEC(2003)349/2]
Source : [MdA Classement– SEC(2003)349/2]
28/59
ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
Electronic File
Dépôt
The Commission shall set up an electronic file La Commission met en place un système de dépôt
Management
Repository
électronique
repository to cover the entire life cycle of the électronique destiné à couvrir l’ensemble du cycle de vie
electronic and digitised documents. The technical des documents électroniques et numérisés. Les
conditions of the electronic file repository shall be conditions techniques du système de dépôt électronique
laid down by the DOCELEC implementing rules.
sont fixées par les modalités d’application DOCELEC.
Source:
Source:
[Decision 2004/563 DOCELEC]
[Décision 2004/563 DOCELEC]
As soon as they are registered, all electronic Tous les documents électroniques doivent être versés
documents must be integrated into the electronic file dans le dépôt électronique visé à l’article 7, paragraphe
repository referred to in the second subparagraph of 2, deuxième alinéa, des dispositions introduites par la
Article
7(2) of the provisions laid down by décision
2004/563/CE, Euratom, dès leur
Decision 2004/563/EC, Euratom, together with all enregistrement, accompagnés de l’ensemble des
the relevant metadata required by Decisions métadonnées requises par les décisions 2002/47/CE,
2002/47/EC, ECSC, Euratom and 2004/563/EC, CECA, Euratom et 2004/563/CE, Euratom et leurs
Euratom and their implementing rules.
modalités d’application respectives.
If they are signed electronic documents, the S’il s’agit de documents électroniques signés, les
electronic signatures or the certificates of authenticity signatures électroniques ou les attestations d’authenticité
of these signatures must also be integrated into the de celles-ci doivent également être versées dans le dépôt
electronic file repository.
électronique.
The Commission’s electronic file repository must Le système de dépôt électronique de la Commission
cover the entire life cycle of an electronic or digitised couvre obligatoirement l’ensemble du cycle de vie d’un
document, i.e. the stages or periods in the life of a document électronique ou numérisé, c’est-à-dire les
document from when it is received or formally drawn étapes ou périodes de vie d’un document depuis sa
up within the meaning of Article 4 of the provisions réception ou son établissement formel au sens de
on document management, until it is transferred to l’article 4 des dispositions concernant l’administration
the Commission’s historical archives and opened to des documents, jusqu’à son transfert aux archives
the public or eliminated within the meaning of historiques de la Commission et à son ouverture au
Article 7 of those provisions.
public ou jusqu’à sa destruction au sens de l’article 7
Source : [IR DOCELEC – SEC(2005)1578]
desdites dispositions.
Source : [MdA DOCELEC – SEC(2005)1578]
Document
Electronic seal
Sceau électronique
Image and text which can be printed with the Image et texte pouvant être imprimés avec le document
Management
document containing all the information of the et reprenant toutes les informations de la signature
electronic signature, the time stamp and a reference électronique, du timbre horodateur, ainsi qu’une
to a system for ensuring validity and integrity.
référence à un système permettant d’en assurer la
Source: [IR DOCELEC – SEC(2005)1578]
validité et l’intégrité.
Source : [MdA DOCELEC – SEC(2005)1578]
29/59
ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
Electronic
Signature
Electronic signature within the meaning of Article Signature électronique au sens de l’article 2, point 1) de
Management
signature
électronique
2(1) of Directive 1999/93/EC of the European la directive 1999/93 du Parlement européen et du
Parliament and of the Council.
Conseil.
Data in electronic form which are attached to or Donnée sous forme électronique, qui est jointe ou liée
logically associated with other electronic data and logiquement à d’autres données électroniques et qui sert
which serve as a method of authentification.
de méthode d’authentification.
Source:
Source:
[Decision 2004/563 DOCELEC]
[Décision 2004/563 DOCELEC]
[Directive 1999/93/EC]
[Directive 1999/93/CE]
Document
E-Signatory
Signataire
Electronic signatory providing a hierarchical Signataire électronique prévoyant une chaîne de
Management
électronique
validation chain and enabling at all times any person validation hiérarchique et permettant, à tout moment, à
with the necessary access rights to modify, toute personne disposant des droits d’accès nécessaires,
validate/sign or send back the documents to be de modifier, de valider/signer ou de renvoyer les
signed.
documents à signer.
Source:
Source:
[IR DOCELEC – SEC(2005)1578].
[MdA DOCELEC – SEC(2005)1578]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
Document
Extinct heading Rubrique éteinte
Heading that can no longer be used to manage files or Rubrique qui ne peut plus être utilisée pour gérer des
Management
create child headings.
dossiers ou créer des rubriques «filles».
To become extinct the heading must first be frozen. Pour pouvoir être «éteinte», la rubrique doit d’abord être
A frozen heading automatically becomes extinct after «gelée». Une rubrique gelée devient automatiquement
the closure of all its files.
une rubrique éteinte à partir du moment où tous ses
See also “Frozen heading”.
dossiers sont clôturés.
Source: [NOMCOM User Manual]
Voir également «Rubrique gelée».
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Document
Family tree
Arborescence
A structure that presents all parent and child Structure présentant toutes les rubriques « mères » et
Management
familiale
headings, which are connected to a heading specified « filles » rattachées à une rubrique particulière.
by the user.
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Source: [NOMCOM User Manual]
30/59
ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
File
Dossier
The core around which the documents are organised Le noyau autour duquel sont organisés les documents en
Management
in line with the institution’s activities, for reasons of fonction des activités de l’institution pour des raisons de
proof, justification or information and to guarantee preuve, de justification ou d’information et pour garantir
efficiency in the work.
l’efficacité dans le travail.
Source: [Decision 2002/47 DOCMAN]
Source: [Décision 2002/47 DOCMAN]
Group of documents, as defined in the Registration Ensemble de documents, tels que définis dans les
implementing rules, organised in such a way to form modalités d’application «Enregistrement et tenue des
a coherent and relevant unit in terms of the activities registres» (SEC(2003)349/1), constitué organiquement
conducted by the Commission and/or its departments. afin de former une unité cohérente et pertinente au
Source: [IR Filing – SEC(2003)349/2]
regard des activités menées par la Commission et/ou ses
The status of a file can be new, active, closed or services.
transferred.
Source : [MdA Classement– SEC(2003)349/2]
Source: [NOMCOM2HERMES].
Le statut d’un dossier peut être nouveau, en cours,
clôturé ou transféré.
In the HERMES context, the word “file” ([FR] Source: [NOMCOM2HERMES].
“dossier”) has never the usual IT meaning ([FR] “fichier”: .doc, .xls, .pdf, etc.).
Dans le contexte d’HERMES, le terme « file » ([FR]
See also item.
« dossier »
) n’a jamais la signification bureautique
Source:
habituelle de «fichier» (.doc, .xls, .pdf, etc.).
HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
Voir également item. Source:
HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
Document
File reader
Lecteur de dossier
Person who may consult the contents of a file.
Utilisateur qui peut consulter le contenu d'un dossier.
Management
Document
File reference
Référence de
All file metadata identifying and describing a file.
Toutes les métadonnées de dossiers identifiant et
Management
dossiers
décrivant un dossier particulier.
The file metadata will be stored in NOMCOM while
the content of the file will be managed by the EDMS. Les métadonnées de dossiers sont stockées dans
Source: [NOMCOM User Manual]
NOMCOM, tandis que le contenu du dossier est géré par
l'application GED.
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Document
File specific
Code spécifique
Code that can be given to files by the Desk Officer in Code pouvant être attribué au dossier par le Desk Officer
Management
code
du dossier
charge.
responsable.
This code is short, mnemonic and unilingual.
Ce code doit être court, facile à retenir et unilingue.
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Document
File status
Etat du dossier
File status refers to whether a file is active, closed, Par état du dossier, il faut entendre un dossier en cours,
Management
transferred, destroyed, etc.
clôturé, transféré, détruit, etc.
Source: [IR Filing – SEC(2003)349/2]
Source: [MdA Classement – SEC(2003)349/2]
31/59
ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
File title
Titre du dossier
File name given by the Desk Officer in charge.
Nom attribué à un dossier par le Desk Officer
Management
Source: [NOMCOM User Manual]
responsable.
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Document
Filing
Classement
Operation involving identifying documents and Opération qui consiste à identifier et ordonner les
Management
ordering them in categories following the logical documents en catégories suivant l’organisation logique,
organisation, principles, methods and rules of a filing les principes, les méthodes et les règles d’un système
system.
classificatoire.
Source:
Source :
[IR Filing, SEC(2003)349/2]
[MdA Classement– SEC(2003)349/2]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
Document
Filing a
Classer un
Registered documents shall be organised in files. For Les documents enregistrés sont organisés en dossiers.
Management
document
document
each matter falling within the competence of the Pour chaque affaire relevant de la compétence de la
Directorate-General or equivalent department, a direction générale ou du service assimilé, un seul dossier
single official file shall be constituted. Each official officiel est constitué. Chaque dossier officiel doit être
file must be complete and must correspond to the complet et correspondre aux activités du service sur
activities of the department on the matter in question.
l’affaire en question.
Source:
Source:
[Decision 2002/47 DOCMAN]
[Décision 2002/47 DOCMAN]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
Document
Filing editor
Editeur de dossier
Person who may modify a file's metadata and carry Utilisateur qui peut modifier les métadonnées d'un
Management
out operations such as closure of the file.
dossier et effectuer certaines opérations, telles que la
clôture du dossier.
Document
Filing plan
Plan de
Plan allowing the filing and retrieval of files.
Plan permettant de classer et de consulter des dossiers.
Management
classement
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
32/59
ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
(Institution’s)
Plan de
The institution’s filing plan is a hierarchical and Le plan de classement de l’Institution est une structure
Management
Filing Plan
classement (de
logical structure taking the form of a tree diagram hiérarchique et logique qui prend la forme d’une
l’Institution)
made up of a given number of interlinked headings at arborescence composée d’un nombre déterminé de
several levels, which allows for the intellectual rubriques articulées entre elles sur plusieurs niveaux et
organisation of the institution’s files on the basis of qui permet d’organiser intellectuellement les dossiers de
its activities.
l’Institution sur la base de ses activités.
It has two parts:
Il a deux facettes :
– The “common nomenclature” is based on activities – La «Nomenclature commune» est basée sur les
at Commission level. It comprises the first three activités au niveau de la Commission européenne. Elle
levels. These are determined and managed by the est représentée par les trois premiers niveaux. Ceux-ci
Secretariat-General (SGB3) and are either common sont définis et gérés par le Secrétariat Général (SGB3) et
to all DG's/services or shared by several sont soit communs à l’ensemble des DG's/Services, soit
DG's/services or specific to a particular DG/service;
partagés par plusieurs DG's/Services, soit spécifiques à
–– The specific levels (below the common une DG/Service ;
nomenclature) are determined and managed by the – Les niveaux spécifiques (niveaux sous la
individual DG's/services, which have full
Nomenclature Commune) sont définis et gérés par
responsibility for them, in particular as regards the chaque DG/Service. Celles-ci en assument la
preparation, management and maintenance of the responsabilité pleine et entière, notamment en ce qui
headings in their respective areas of activity.
concerne l’élaboration, la gestion et la maintenance des
rubriques relevant de leur domaine d’activités respectif.
For optimum use of the filing plan, it is
recommended that you do not exceed eight levels.
Pour une meilleure utilisation des niveaux du plan de
Source:
classement, il est recommandé de ne pas dépasser huit
[IR Filing – SEC(2003)349/2]
niveaux.
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
Source :
[NOMCOM User Manual]
[MdA Classement– SEC(2003)349/2]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
[NOMCOM Manuel Utilisation]
Document
Filing Plan
Administrateur du User responsible for the creation and maintenance of Administrateur responsable de la création et de la
Management
Administrator
plan de classement user accounts of Filing Plan Editors, Controllers and maintenance des comptes d’utilisateur des éditeurs du
Desk Officers of a Directorate-General/Service.
plan de classement, des contrôleurs et des Desk Officers
Source: [NOMCOM User Manual]
d’une direction générale/d’un service.
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Document
Filing Plan
Éditeur du plan de User responsible for all or some of the specific Éditeur responsable de tout ou partie des niveaux de
Management
Editor
classement
heading levels of a Directorate-General/Service.
rubriques spécifiques d’une direction générale/d’un
Source: [NOMCOM User Manual]
service.
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
33/59
ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
Filing Plan
Gestion du plan de Directorates-General and equivalent departments Les directions générales et services assimilés établissent
Management
management
classement
shall draw up a filing plan adapted to their specific un plan de classement adapté à leurs besoins spécifiques.
needs.
Ce plan de classement, accessible par voie informatique,
This filing plan, which shall be accessible by est relié à une nomenclature commune définie par le
computer, shall be associated with a common Secrétariat général pour l’ensemble des services de la
nomenclature defined by the Secretariat-General for Commission. Cette nomenclature s’intègre dans le cadre
the Commission’s departments. This nomenclature de la gestion par activités de la Commission.
shall form part of the Commission’s activity-based Voir également NOMCOM.
management.
Source:
See also NOMCOM.
[Décision 2002/47 DOCMAN]
Source:
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
[Decision 2002/47 DOCMAN]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
Document
Filing user
Utilisateur
Person who may file documents into a file.
Utilisateur qui peut classer des documents dans un
Management
autorisé à classer
dossier.
Document
Formally
Document établi
A document is considered formally drawn up when it
Un document est réputé établi formellement quand il a
Management
drawn up
formellement
has been approved as ready by the author and is
été approuvé comme étant prêt par l’auteur et qu’il est
document
ready for formal transmission.
prêt à être formellement transmis.
Source:
[Guidelines Registration e-Mails –
Source: [Lignes directrices pour l’enregistrement des
SEC(2006)353]
courriers électroniques
(e-mails)- SEC(2006)353]
Document
Frozen heading Rubrique gelée
A heading that the responsible editor has closed. No Rubrique clôturée par l’éditeur responsable. Aucune
Management
new child headings or files can be attached to it. nouvelle rubrique «fille» ni aucun nouveau dossier ne
However, it will still be possible to file documents in peuvent y être rattachés. Il reste cependant toujours
existing and open files attached to this heading.
possible de classer des documents dans des dossiers
Source: [NOMCOM User Manual]
existants et ouverts rattachés à cette rubrique.
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Document
Full text search Recherche en texte A search operation that attempts to match the search Opération de recherche qui vise à faire coïncider les
Search
intégral
criteria against the contents of the documents being critères de recherche et le contenu des documents sur
searched upon.
lesquels porte la recherche.
In the HERMES/ARES context, full text search does Dans le contexte d’HERMES/ARES, la recherche en
also involve some metadata search, as defined by the texte intégral implique également la recherche de
system administrator.
certaines métadonnées définies par l’administrateur
Source:
système.
[HERMES Development Team, DIGIT.B.4]
Source:
[E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
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Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
General
Registre général
Register of Commission correspondence: the general Système d’enregistrement du courrier de la Commission
Management
register
instrument constituted by registration within the – Instrument général constitué par l’enregistrement au
meaning of Article 4 of the provisions on document sens de l’article 4 des dispositions concernant
management.
l’administration des documents.
Source: [IR Registration – SEC(2003)349/1]
Source : [MdA Enregistrement – SEC(2003)349/1]
Document
GUI
GUI
Graphical User Interface.
Interface graphique.
Management
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
IT
HAN
HAN
Acronym for HERMES ARES NOMCOM.
Acronyme pour HERMES ARES NOMCOM.
Source: [E-DOMEC, Secretariat general, SG.B.3]
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
Document
Heading
Rubrique
Elements of a filing plan whose reference includes at Élément d’un plan de classement dont la référence
Management
least a title, a brief description of scope, a code and comprend au moins un titre, une description succincte de
the Owner Department.
son contenu, un code et le service propriétaire.
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Document
Heading
Historique de
Recording of all the modifications operated on one Enregistrement de toutes les modifications apportées à
Management
history
rubrique
particular heading.
une rubrique.
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Document
Heading
Code spécifique de Non controlled (free) alphanumerical code that can Code alphanumérique non contrôlé (libre) pouvant être
Management
specific code
la rubrique
be given to the heading, e.g. according to a former attribué à la rubrique, par exemple sur la base d’une
Directorate-General/Service coding convention
convention de codage antérieure d’une direction
(specific DG/Service code).
générale/d’un service (code spécifique DG/service).
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Document
Heading status
Statut de la
Metadata specifying the status of a heading, i.e. Métadonnées spécifiant le statut d’une rubrique (active,
Management
rubrique
active, frozen or extinct.
gelée, éteinte).
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
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Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
IT
HERMES
HERMES
The HERMES project aims to harmonise various Le projet HERMES vise à harmoniser différentes
applications of the Commission by adapting them to applications de la Commission en les adaptant à une
a common structure.
structure commune.
It consists of a platform composed, on one hand, of a Il se présente comme une plateforme composée, d’une
set of modules which will provide all the part, d’un ensemble de modules qui offriront à toutes les
Commission’s applications with basic services applications de la Commission des services de base
(registration, filing, preservation, search,
(enregistrement, classement, conservation, recherche,
management of access rights, workflow) for gestion des droits d’accès, workflow) pour gérer les
managing documents and, on the other hand, of a documents et, d'autre part, d’un dépôt unique
single repository to store the documents handled by («
repository ») pour stocker les documents traités par
these applications.
ces applications.
The storage of documents in a central repository will Le stockage des documents dans ce dépôt central sera
be independent of how they are handled. This will indépendant de leur traitement, ce qui évitera les
avoid any duplication and will facilitate the sharing doublons et facilitera le partage de l’information quand
of information when necessary.
c’est nécessaire.
Source:
Source:
[HERMES webpages on the E-DOMEC Website on [Pages web HERMES sur le site E-DOMEC sur
IntraComm]
IntraComm]
IT
Hinge level
Niveau
The lowest level of the common nomenclature to Niveau le plus bas de la nomenclature commune auquel
d’accrochage
which specific headings are linked.
des rubriques spécifiques sont liées.
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Document
IDABC IDABC
English acronym for Interoperable Delivery of
Fourniture interopérable de services paneuropéens
Management
pan-European eGovernment Services to Public
d’administration en ligne aux administrations
Administrations, Businesses and Citizens.
publiques, aux entreprises et aux citoyens.
The IDABC programme, which came into force on Le programme IDABC, entré en vigueur le 1er janvier
1 January 2005, helps the Commission and the 2005, aide la Commission et les Etats membres à remplir
Member States to meet their legal requirements under leurs obligations légales découlant d’un nombre
a large number of directives and sectoral decisions important de directives et de décisions sectorielles qui
which require the Community and the Member States exigent de la Communauté et des Etats membres
to exchange computerised data.
d’échanger des données informatiques.
Source: [IR DOCELEC – SEC(2005)1578]
Source : [MdA DOCELEC – SEC(2005)1578]
Document
Inbox
Liste des tâches
In the context of the HERMES/ARES/NOMCOM Dans le contexte des projets
Management
projects, this term is frequently used in place of HERMES/ARES/NOMCOM, le terme anglais
Inbox est
worklist.
souvent utilisé à la place de liste des tâches.
Source:
Source:
[HERMES Development Team, DIGIT.B.4]
[E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
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Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Other Internal
Institution Institution
The European Commission.
La Commission européenne.
(Administration)
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Other Internal
Institutions Institutions
The European Parliament, Council and Commission.
Le Parlement européen, le Conseil et la Commission.
(Administration)
Source: [Regulation (EC) 1049/2001]
Source: [Règlement (CE) No 1049/2001]
Document
Integrity Intégrité
The fact that the information contained in the Le fait que les informations contenues dans le document
Management
document and the relevant metadata are complete (all et les métadonnées qui l’accompagnent sont complètes
the data are present) and correct (each data item is (toutes les données sont présentes) et exactes (chaque
unchanged).
donnée est inchangée).
Source: [Decision 2004/563 DOCELEC]
Source : [Décision 2004/563 DOCELEC]
Document
Intermediate
Rubrique
Heading that has a parent and one or more child Rubrique pour laquelle il existe une rubrique « mère » et
Management
heading
intermédiaire
headings.
une ou plusieurs rubriques « filles ».
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
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Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
Interdepart-
Groupe
Interdepartmental group of DMO’s
Groupe interservices des DMO
Management
mental group
interservices des
An interdepartmental group of document
Il est institué un groupe interservices des responsables
of DMO’s
DMO
management officers shall be set up. It shall be de l’administration des documents, dont la présidence
chaired by the Secretariat-General and its task shall est assurée par le Secrétariat général et qui a pour
be to:
mission de :
– ensure the correct and uniform application of the – veiller à l’application correcte et homogène des
provisions on document management within
dispositions concernant l’administration des
departments;
documents au sein des services ;
– deal with any issues which may arise from their – traiter les questions éventuelles que soulève leur
application;
application ;
– contribute to the preparation of the implementing – contribuer à l’élaboration des modalités d’application
rules of Decision 2002/47;
de la Décision 2002/47 ;
– relay the requirements of Directorates-General – relayer les besoins des directions générales et
and equivalent departments as regards training
services assimilés en matière de formation et
and support measures;
d’actions de support;
– propose the multi-annual action plan and annual – proposer le plan d’action pluriannuel et le
working programme to be adopted by the E-
programme de travail à adopter par le Comité
DOMEC Steering Committee.
Directeur E-DOMEC.
The interdepartmental group shall be convened by its Le groupe interservices est convoqué par son président,
chairman, either on the chairman’s initiative or at the soit à l’initiative de celui-ci, soit à la demande d’une
request of a Directorate-General or equivalent direction générale ou service assimilé.
department.
Source:
Source:
[Décision 2002/47 DOCMAN]
[Decision 2002/47 DOCMAN]
[Communication C(2002)99]
[Communication C(2002)99]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
Document
Intermediate
Archives
Files that are no longer deemed to be current records Dossiers qui ont cessé d’être considérés comme des
Management
records
intermédiaires
and that correspond to the stage at which, once a case archives courantes et qui correspondent au stade où, une
has been dealt with, the Commission and its fois les affaires traitées, la Commission et ses
DG's/Services are required to keep them for DG/Services sont tenus de conserver lesdits dossiers
administrative or legal reasons.
pour des motifs administratifs ou juridiques.
These files are closed, but it may be necessary to Il s’agit de dossiers clôturés mais auxquels les services
access them from time to time.
peuvent encore avoir besoin d’accéder de temps à autre.
Source:
Source :
[IR Preservation – SEC(2005)1419]
[MdA Conservation – SEC(2005)1419]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
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Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
Inventory Répertoire
Any administrative tool other than the register, Tout instrument d’administration autre que le registre
Management
designed
chiefly to identify the object in question by visant
principalement à offrir une identification à l’entité
assigning it an identifier and, where necessary, traitée moyennant l’apposition d’un identifiant et, si
transcribing some of its characteristic features.
nécessaire, la transcription de certains de ses éléments
Source: [IR Registration – SEC(2003)349/1]
caractéristiques.
Source : [MdA Enregistrement – SEC(2003)349/1]
Document
IR MdA IR is the English acronym for Implementing Rules.
MdA est l'acronyme français pour Modalités
Management
d'Application.
Following Decision 2002/47 DOCMAN and Suite à la Décision 2002/47 DOCMAN et à la Décision
Decision 2004/563 DOCELEC, several implementing 2004/563 DOCELEC, plusieurs modalités d’application
rules have been adopted by the Secretary-General, ont été adoptées par le(la) Secrétaire général(e), à savoir:
namely: IR Registration, IR Filing, Common MdA Enregistrement, MdA Classement, Nomenclature
Nomenclature, IR Preservation, and IR DOCELEC.
Commune, MdA Conservation et MdA DOCELEC.
Source: [E-DOMEC, Secretariat- general, SG.B.3]
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
IT IRM
IRM English
acronym for Information Resource Chef des ressources informatiques.
Manager.
Source: [E-DOMEC, Secretariat- general, SG.B.3]
Source: Sysper2
Document
Item
Item
In the HERMES context, an electronic file (.xls, .doc, Dans le contexte d’HERMES, un fichier électronique
Management
(see also
(voir aussi fichier)
.pdf, etc.), which,
linked to a set of metadata (and (xls, doc, pdf, etc.) qui,
lié à un jeu de métadonnées (et
attachment)
possibly other items), makes up a document.
éventuellement à d’autres fichiers), forme un document.
On the ARES applications’ interface, the item is Dans l’interface de l’application ARES, l’item s’appelle
named “attachment” [EN] or “fichier” [FR]
« attachment » en EN et « fichier » en FR.
Source:[HERMES Development Team, DIGIT.B.4]
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
IT LDAP
LDAP
Light Directory Access Protocol: a set of protocols Light Directory Access Protocol: ensemble de
for accessing information directories.
protocoles permettant d’accéder aux annuaires.
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Document
Lead
Chef de file
See Chef de file
Voir Chef de file
Management
Department
Source: [E-DOMEC, Secretariat-general, SG.B.3]
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
Financial LEF
LEF
Legal Entity File.
Fichier des entités externes.
An application that contains information about legal
Il s’agit d’une application qui contient des informations
entities which are external to the Commission.
sur les entités légales extérieures à la Commission.
Source:
Source:
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
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ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
Legal retention
Durée légale de
Period of time the Institution has to keep the file in Temps pendant lequel l’institution est tenue de conserver
Management
period (LRP)
conservation
order to comply with its legal obligations.
le dossier pour respecter ses obligations légales.
(DLC)
Source: [IR Preservation – SEC(2005)1419]
Source : [MdA Conservation – SEC(2005)1419]
Document
Legibility over
Lisibilité dans le
The fact that the information contained in the Le fait que les informations contenues dans les
Management
time
temps
documents and the relevant metadata remain easily documents et les métadonnées qui les accompagnent
readable by any person who is required or entitled to restent facilement lisibles, par toute personne qui doit ou
have access to them throughout the life cycle of the peut y avoir accès, pendant tout le cycle de vie desdits
documents, from their formal establishment or documents, depuis leur établissement formel ou
reception until their transfer to the Commission’s réception jusqu’à leur transfert aux archives historiques
historical archives and their opening to the public or de la Commission et leur ouverture au public ou jusqu’à
until their authorised destruction in accordance with leur destruction autorisée en fonction de leur durée de
their required preservation period.
conservation exigée.
Source: [Decision 2004/563 DOCELEC]
Source : [Décision 2004/563 DOCELEC]
Document
Level of
Degré de
This refers to all the elements that indicate whether or Il faut entendre par là tous les éléments qui indiquent
Management
security
classification du
not a level of security classification has been given to l’attribution ou non d’un niveau de sécurité/protection et
classification of dossier
a file and, if this is the case, that determine its access qui déterminent, ce faisant, le statut d’accès au dossier.
the file
status.
Source: [MdA Classement – SEC(2003)349/2]
Source: [IR Filing – SEC(2003)349/2]
Document
Life cycle of a
Cycle de vie d’un
All the stages or periods in the life of a document Ensemble des étapes ou périodes de vie d’un document,
Management
document
document
from the time it is received or formally drawn up depuis sa réception ou son établissement formel au sens
within the meaning of Article 4 of the provisions on de l’article 4 des dispositions concernant
document management (decision 2002/47) until its l’administration des documents jusqu’à son transfert aux
transfer to the Commission’s historical archives and archives historiques de la Commission et son ouverture
its opening to the public or until its destruction within au public ou jusqu’à sa destruction au sens de l’article 7
the meaning of Article 7 of the said provisions.
desdites dispositions.
Source: [Decision 2004/563 DOCELEC]
Source : [Décision 2004/563 DOCELEC]
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ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
Logical
Document logique
Logical document means a content established or Par document logique, il faut entendre un contenu établi
Management
Document
received by the Commission, related to a matter ou reçu par la Commission en relation avec une activité
connected with its policies, activities and decisions, liée à ses politiques, activités et décisions, quel que soit
whatever the medium carrying it (paper or electronic, son support (papier ou électronique, audio ou vidéo,
audio or video, etc.).
etc.).
In other words, a logical document is a logical entity En d’autres termes, un document logique est une entité
including one or more attachments, in one or more logique qui englobe un ou plusieurs fichiers, dans un ou
formats and in one or more languages.
plusieurs formats et dans une ou plusieurs langues.
“Logical document” corresponds to the term « Document
logique »
correspond
au
terme
“document” as used in the ARES/HERMES context.
«
document
» tel qu’il est utilisé dans le contexte
Source:
d’ARES/HERMES.
[E-DOMEC, Secretariat-general, SG.B.3]
Source:
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
[E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
Document
LRP
DLC
English acronym for Legal Retention Period
Acronyme français pour Durée Légale de
Management
Source: [E-DOMEC, Secretariat-general, SG.B.3]
Conservation
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
Document
Metadata Métadonnées
Data describing the context, contents and structure of Données décrivant le contexte, le contenu et la structure
Management
documents and their management over time, as des documents ainsi que leur gestion dans le temps,
Document
determined by the implementing rules for the telles qu’elles sont fixées dans les modalités
Search
application of the provisions on document d’application des dispositions concernant
management and to be supplemented by the l’administration des documents et complétées par les
implementing rules for the application of these modalités d’application des dispositions sur les
provisions.
documents électroniques et numérisés.
Source:
Source :
[Decision 2004/563 DOCELEC]
[Décision 2004/563 DOCELEC]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
Document
Metadata-
Recherche sur les
A search operation that attempts to match the search Opération de recherche qui cible les critères de
Search
based search
métadonnées
criteria against the metadata (and not the contents) of recherche sur les métadonnées (et non pas sur le
the documents being searched upon.
contenu) des documents faisant l’objet de la recherche.
Source:
Source:
[HERMES Development Team, DIGIT.B.4]
[E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
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ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
Minimum
Durée minimale
The minimum retention period is calculated from the La durée minimale de conservation se calcule dès
Management
retention
de conservation
date the file is created and depends on the type of l’ouverture du dossier en fonction de la catégorie de
period
file.
dossier à laquelle il appartient.
If necessary, depending on how the file progresses, Si nécessaire, selon l’évolution du dossier concerné, la
the minimum retention time may later be increased or durée minimale de conservation pourra ensuite être
decreased, on valid grounds.
revue à la hausse ou à la baisse sous réserve de motifs
Source: [IR Preservation – SEC(2005)1419]
valables.
Source : [MdA Conservation – SEC(2005)1419]
Document
MoReq
MoReq
English acronym for Model Requirements for the Modèle d’exigences pour l’organisation de l’archivage
Management
management of electronic records.
électronique.
The HERMES applications should be MoReq Les applications HERMES devront respecter MoReq.
compliant.
Source: [E-DOMEC, Secretariat-general, SG.B.3]
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
Document
Multiple
Codage multiple
Languages such as Greek and Russian have multiple Les langues telles que le grec et le russe sont des langues
Search
encodings
encodings.
à codage multiple.
Systems or products that support multiple encodings Les systèmes ou produits qui supportent des codages
make possible to query in one recognized encoding multiples permettent de faire des recherches dans un
for a language and receive results that are in other codage reconnu par une langue et de recevoir en retour
encodings.
des résultats qui sont dans des codages différents.
Source: [VerityK2].
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
Document
Noise Bruit
Noise is a criterion which attempts to assess the rate
Le bruit est un critère qui vise à évaluer la proportion de
Search
of non-relevant results as compared to all the results
résultats non pertinents par rapport à l'ensemble des
obtained during a search.
résultats trouvés lors d’une recherche.
Source: [E-DOMEC, Secretariat-general, SG.B.3]
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
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ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
NOMCOM NOMCOM
NOMCOM is the application developed for the NOMCOM est l’application développée pour permettre
Management
centralised management of the Commission’s filing la gestion centralisée du plan de classement de
plan and all the relevant file references. The contents l’Institution, ainsi que de toutes les métadonnées des
of the application can be divided as follows:
dossiers y afférents. Le contenu de l’application est
– Common nomenclature (first three heading levels), réparti comme suit :
managed by the SG;
– Nomenclature commune (trois premiers niveaux de
– Filing plans of the Commission’s services, over the rubriques), gérée par le SG ;
following four levels, managed by the departments – Plans de classement des services de la Commission,
responsible;
sur les quatre niveaux suivants de rubriques, gérés par
– Lists of departments’ files, attached to the terminal les services responsables ;
headings of the services’ filing plans.
– Listes des dossiers des services, rattachées aux
The application provides for different types of access, rubriques terminales des plans de classement des
depending on the user’s role: consultation, services.
management of the common nomenclature, L’application prévoit différents types d’accès en
management of a department’s filing plan, fonction des rôles des utilisateurs : consultation, gestion
management of a department’s or unit’s files, de la nomenclature commune, gestion du plan de
creation of users and management of their access classement d’un service, gestion des dossiers d’un
rights.
service ou d’une unité, création des utilisateurs et
NOMCOM centralises the references of all files held gestion de leurs droits.
in the Commission. However, the real management NOMCOM gère les métadonnées de tous les dossiers
of the files (life cycle, history of actions, deadline, détenus par la Commission. Toutefois, la gestion
comments, etc) will be assumed by other EDMS proprement dite des dossiers (cycle de vie, historique des
components of HERMES.
actions, échéances, commentaires, etc.) s’effectue à
Source:
partir d’autres composants GED d’HERMES.
[NOMCOM User Manual]
Source:
[NOMCOM2HERMES]
[NOMCOM Manuel Utilisation]
NOMCOM2HERMES]
Document
NOMCOM
Administrateur
User responsible for all NOMCOM user accounts and Administrateur responsable de tous les comptes
Management
Administrator
NOMCOM
its customisation.
utilisateur NOMCOM et de leur personnalisation.
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Document
NOMCOM
Éditeur
Editor responsible for the common heading levels of Éditeur responsable des niveaux de rubrique communs
Management
Editor
NOMCOM
the Institution’s filing plan, also known as the du plan de classement de l’Institution, également connus
common nomenclature.
sous le nom de « Nomenclature commune ».
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Document
NOMCOM file
Code NOMCOM
Alphanumerical code given by NOMCOM to each Code alphanumérique attribué automatiquement par
Management
code
du dossier
file.
NOMCOM à chaque dossier.
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
43/59
ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
NOMCOM
Code NOMCOM
Numerical code given by NOMCOM to each Code numérique attribué automatiquement par
Management
heading code
de la rubrique
heading.
NOMCOM à chaque rubrique.
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Document
Organisational
Entités
Organisational entities responsible for the functional Par entités organisationnelles chargées des spécifications
Management
entities
organisationnelles
and/or technical specifications means in particular fonctionnelles et/ou techniques, il faut entendre
responsible for chargées des
departments which are the project owners of the IT notamment les services propriétaires des systèmes
the functional spécifications
systems (e.g. Secretariat General or Directorates informatiques (par exemple, le secrétariat général ou les
and/or
fonctionnelles
General), the Informatics Directorate General, the directions générales), la direction générale de
technical
et/ou techniques
Security Directorate, as well as the Document l’informatique, la direction « Sécurité », ainsi que les
specifications
Management Officers (DMO) and IT departments responsables de l’administration des documents
(Information Resource Managers – IRM and their (
Document Management Officer – DMO) et les services
teams) in the Directorates-General and equivalent informatiques (
Information Resource Managers – IRM
Services.
et leurs équipes) des directions générales et services
Source: [IR DOCELEC – SEC(2005)1578]
assimilés.
Source : [MdA DOCELEC – SEC(2005)1578]
Document
Organizational
Rôle
A group of participants exhibiting a specific set of Groupe de participants qui présentent une combinaison
Management
Role
organisationnel
attributes, qualifications and/or skills.
spécifique d’attributs, de qualifications et/ou de
Source:
compétences.
[WfMC_Glossary].
Source:
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
[E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
Document
Original Original
Original document containing all the information as Pièce d’origine qui contient la totalité de l’information,
Management
transmitted by the sender to the addressee, whether telle qu’elle est transmise par l’émetteur au destinataire,
the latter is an individual, an organisational entity or qu’il s’agisse d’une personne physique, d’une entité
an information system, in so far as the parties organisationnelle ou d’un système d’information, dans la
involved confer on the document concerned the mesure où les parties en présence confèrent une valeur
status of original by mutual consent, by tacit d’original au document concerné, par consentement
agreement or under a well established procedure.
mutuel, par accord tacite ou dans le cadre d’une
Source: [IR Registration – SEC(2003)349/1]
procédure bien établie.
Source : [MdA Enregistrement – SEC(2003)349/1]
Document
Parent heading
Rubrique
Heading having one or more child headings.
Rubrique à laquelle sont rattachées une ou plusieurs
Management
«mère»
Source: [NOMCOM User Manual]
rubriques «filles»
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Document
Physical
Protection
Physical protection encompasses all the techniques La protection matérielle des dossiers couvre l’ensemble
Management
protection of
matérielle des
and practices used to conserve files in order to ensure des techniques et pratiques visant à préserver les
files
dossiers
their integrity and legibility over time, so that they dossiers de manière à assurer leur intégrité et lisibilité
can be accessed at any time, whatever the medium.
dans le temps, de sorte que leur accès soit garanti à tout
Source: [IR Preservation – SEC(2005)1419]
moment, quel que soit le support.
Source : [MdA Conservation – SEC(2005)1419]
44/59
ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
Preservation of
Conservation d’un Each Directorate-General or equivalent department Chaque direction générale ou service assimilé assure la
Management
a document
document
shall ensure the physical protection the short- and protection matérielle des documents qui se trouvent sous
medium-term accessibility of the documents for sa responsabilité ainsi que leur accessibilité à court et
which it is responsible.
moyen terme et doit être en mesure de produire ou
restituer les dossiers auxquels ils appartiennent.
Source:
:
Source:
[Decision 2002/47 DOCMAN]
[Décision 2002/47 DOCMAN]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
Document
Principle of the
Principe des trois
The lifecycle of records consists of three stages, i.e. Le cycle de vie des archives répartit les archives en trois
Management
record lifecycle
âges des archives
current records, intermediate records and definitive âges différents, à savoir les archives courantes,
archives.
intermédiaires et définitives.
This principle, applied Commission-wide, provides Ce principe, appliqué à l’échelle de la Commission,
for the transfer to the historical archives or the prévoit le transfert ou l’élimination des archives en
elimination of records in accordance with their fonction de leur valeur administrative, légale et/ou
administrative, legal and/or historic value, on the historique, notamment sur la base de la liste commune
basis of the common Commission-level retention list de conservation au niveau de la Commission et, le cas
and, where appropriate, the specific DG/Service échéant, sur la base de la liste spécifique de conservation
retention list.
au niveau DG/Service.
Source:
Source :
[IR Preservation – SEC(2005)1419].
[MdA Conservation – SEC(2005)1419]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
Document
Private key
Clé privée
Private cryptographic key, which must be used only Clé cryptographique privée, qui ne doit être utilisée que
Management
by the signatory to create an electronic signature.
par le signataire pour créer une signature électronique.
Source: [IR DOCELEC – SEC(2005)1578].
Source : [MdA DOCELEC – SEC(2005)1578]
Document
Public key
Clé publique
Public cryptographic key, which is used to verify the Clé cryptographique publique, qui est utilisée pour
Management
electronic signature and must therefore be known by vérifier la signature électronique et doit donc être
the addressee.
connue du destinataire.
The identity of the signatory is confirmed by the L’identité du signataire est confirmée par la création
creation of a certificate containing the public key of d’un certificat contenant la clé publique du signataire
the signatory signed electronically by the private key signée électroniquement par la clé privée de l’autorité de
of the certification authority.
certification.
Source: [IR DOCELEC – SEC(2005)1578].
Source : [MdA DOCELEC – SEC(2005)1578]
Document
Public key
Infrastructure à
Infrastructure for issuing and managing keys to Infrastructure d’émission et de gestion des clés qui
Management
infrastructure
clé publique (ICP)
permit reliable electronic exchanges.
permet la réalisation d’échanges électroniques fiables.
(PKI)
Source: [IR DOCELEC – SEC(2005)1578].
Source: [MdA DOCELEC – SEC(2005)1578]
Document
Qualified
Certificat qualifié
Qualified certificate within the meaning of Article 2, Le certificat qualifié au sens de l’article 2, point 10) de
Management
certificate
point 10 of Directive 1999/93/EC.
la directive 1999/93/CE.
Source: [IR DOCELEC – SEC(2005)1578]
Source : [MdA DOCELEC – SEC(2005)1578]
45/59
ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
Ranking Classement
par
The process of positioning individuals, groups or Processus qui consiste à présenter des personnes,
Search
pertinence
businesses on an ordinal scale in relation to others. A groupes ou activités dans un certain ordre les uns par
list arranged in this way is said to be in rank order. rapport aux autres. Une liste présentée de la sorte est
Search engines rank results depending on their réputée classée par pertinence. Les outils de recherche
relevance to a user’s query.
classent les résultats en fonction de leur pertinence par
Different algorithms are used by different search rapport à la recherche lancée par l’utilisateur.
engines.
Différents algorithmes sont utilisés par différents
Source: [WIKIPEDIA]
moteurs de recherche.
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
Document
Recall Rappel
Recall is defined as the relationship between the sum Par rappel, il faut entendre le ratio qui existe entre le
Search
of retrieved terms and the sum of existing terms in total des termes retrouvés et le total des termes qui
the document that is being explored.
existent dans le document faisant l’objet d’une
Source:
recherche.
[HERMES Development Team, DIGIT.B.4]
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
Document
Received
Document reçu
A document is considered
received when it is Un document est réputé
reçu lorsqu’il est
disponible
Management
document
available to the service(s) for which it is intended.
pour le(s) service(s) au(x)quel(s) il est destiné.
Source: [Guidelines Registration e-Mails]
Source: [Lignes directrices pour l’enregistrement des
courriers électroniques
(e-mails)]
Document
Records Archives
Registered or listed documents, regardless of form or Ensemble de documents, quels que soient leur forme et
Management
medium, kept in files and to be stored by the leur support matériel, enregistrés ou répertoriés et
European Commission and its Directorates-General classés dans des dossiers, à conserver par la Commission
and equivalent departments as part of their duties, européenne et ses directions générales et services
either for a limited period or permanently.
assimilés dans le cadre de leurs activités, soit pendant
Source:
une période limitée de temps, soit de façon permanente.
[IR Preservation – SEC(2005)1419]
Source :
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
[MdA Conservation – SEC(2005)1419]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
Document
Record
Enregistrement
A content established or received by the Par enregistrement (technique), il faut entendre un
Management
(in the
(document
Commission, related to a matter connected with its contenu établi ou reçu par la Commission en relation
E-DOMEC
enregistré,
policies, activities and decisions, whatever the avec une activité liée à ses politiques, activités et
context)
dans le contexte
medium carrying it (paper or electronic, audio or décisions, quel que soit son support (papier ou
d’E-DOMEC)
video, etc.).
électronique, audio ou vidéo, etc.).
In other words, a record is a logical entity including En d’autres termes, un
record est une entité logique qui
one or more attachments (in casu logical document).
inclut un ou plusieurs fichiers.
A “document” becomes a “record” once it is
Un « document » devient un «
enregistrement » à partir
registered in an EC general or specific register.
du moment où il a été enregistré dans un registre général
Source: [NOMCOM2HERMES]
ou spécifique de la Commission européenne.
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
46/59
ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
Register Registre
Administrative tool establishing the receipt and Instrument d’administration faisant état de la réception
Management
dispatch of documents that are complete and properly et de l’envoi de documents complets et correctement
constituted from an administrative and/or legal constitués sous l’angle administratif et/ou légal, ainsi
standpoint, as well as the regularity of their que de la régularité de leur transmission.
transmission.
Il existe deux types de registre:
There are two types of register:
1.
Registre général: le système d’enregistrement du
1.
General register: the general instrument
courrier de la Commission; il s’agit de l’instrument
constituted by registration within the meaning
général constitué par l’enregistrement au sens de
of Article 4 of the provisions on document
l’article 4 des dispositions concernant
management;
l’administration des documents;
2.
Specific register: any other register constituted 2.
Registre spécifique: tout autre registre constitué par
by a similar procedure but separated from the
une procédure similaire, mais distinct du registre
general register. That procedure must afford
général, étant entendu que cette procédure offre
equivalent guarantees.
nécessairement des garanties équivalentes.
Source:
Source:
[IR Registration – SEC(2003)349/1]
[MdA Enregistrement – SEC(2003)349/1]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
Document
Registration Enregistrement
The purpose of registering a document drawn up or L’enregistrement d’un document établi ou reçu par les
Management
received is to:
services de la Commission a pour finalité :
a)
identify with certainty a document drawn up or a) d’identifier avec certitude le document en question
received by the Commission departments;
et
and
b) d’attester que ce document, qui remplit les
b)
certify that the document concerned, which
conditions minimales de forme établies ou
fulfils the established or generally recognised
généralement connues au niveau de l’institution
2 et
minimum requirements within the qui a été présenté à l’enregistrement dans le respect
Commission1 regarding form and has been
des procédures établies ou généralement connues au
presented for registration in accordance with
sein des services de la Commission, a été transmis
the established or generally recognised
par un auteur à un destinataire à une date certaine,
procedures within the Commission sous forme d’arrivée, de départ ou d’intégration à un
departments, has been transmitted by an author
système d’archivage.
to an addressee at a given date as incoming or
Source: outgoing mail or by its incorporation into an [MdA Enregistrement – SEC(2003)349/1]
archival storage system.
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
Source: [IR Registration- SEC(2003)349/1]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
1
Compliance with established procedures and forms must be verified in the case of all Commission documents. Documents from other institutions or third parties are presumed to comply with
established procedures and forms except where there has been an obvious error.
47/59
ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
Registration
Service
Group of persons to whom, in accordance with the Ensemble des personnes qui, en fonction du mode
Management
department
d’enregistrement
organisational structure (centralised, decentralised, or d’organisation (centralisé, décentralisé, mixte) retenu au
a combination of both) within each directorate-
sein de chaque Direction générale ou Service assimilé,
general or equivalent department, responsibility for se voient confier la responsabilité de l’enregistrement
registration is entrusted by means of a general sous le couvert d’une autorisation générale du niveau
authorisation issued at the appropriate hierarchical hiérarchique concerné.
level.
Source :
Source:
[MdA Enregistrement – SEC(2003)349/1]
[IR Registration – SEC(2003)349/1]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
Document
Registration
Système
Set of tools, whether or not computerised, used to Ensemble des outils, informatisés ou non, utilisés pour
Management
System
d’enregistrement
achieve registration either in the general register or in l’accomplissement de l’enregistrement dans le contexte
a specific register.
du registre général ou d’un registre spécifique.
Source:
Source :
[IR Registration – SEC(2003)349/1]
[MdA Enregistrement – SEC(2003)349/1]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
Document
Relevance Pertinence
A term used to describe how pertinent, connected, or Terme utilisé pour décrire à quel point une information
Search
applicable some information is to a given matter.
donnée est pertinente, connectée à ou applicable à un
Source: [WIKIPEDIA].
sujet donné.
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
2 Le respect des procédures et des formes établies doit être vérifié dans tous les cas où il s’agit de documents de l’institution. Les documents des autres institutions ou de tiers sont présumés
respecter les procédures et les formes établies sauf erreur manifeste.
48/59
ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
Retrieval of
Restitution des
Each Directorate-General or equivalent department Chaque direction générale ou service assimilé doit être
Management
files and the
dossiers et des
must be in a position to produce or reconstruct the en mesure de produire ou restituer les dossiers auxquels
documents
documents qu’ils
files to which the documents (for which it is les documents appartiennent et qui se trouvent sous sa
contained in
contiennent
responsible) belong.
responsabilité.
them.
Source: [Decision 2002/47 DOCMAN]
Source: [Décision 2002/47 DOCMAN]
The electronic file repository must, among others,
Le système de dépôt électronique doit, entre autres,
offer the following minimum functionalities:
offrir les fonctionnalités minimales suivantes:
• access management and control based on • gestion et contrôle des accès en fonction des droits
predefined rights of users, owner departments of
prédéfinis des utilisateurs, des services propriétaires
documents and the level of accessibility to the
des documents et du niveau d’accessibilité aux
documents themselves;
documents eux-mêmes ;
• efficient search tools enabling documents, the • outils de recherche
performants permettant de
relevant metadata and stages of the procedure to
retrouver facilement les documents, leurs
be found easily;
métadonnées et les étapes de la procédure,
Source: [IR DOCELEC – SEC(2005)1578].
Source: [MdA DOCELEC – SEC(2005)1578].
The archives service of the DG/Service must ensure Le service d’archives de la DG/Service doit veiller à ce
that, whatever the medium, current records are que, quel que soit leur support, les archives courantes
available to the person dealing with the matter.
soient à disposition de la personne amenée à traiter
Source: [IR Preservation – SEC(2005)1419]
l’affaire.
Source: [MdA Conservation – SEC(2005)1419]
Document
Review Tri
The examination of files and records to determine Opération qui consiste à distinguer les archives destinées
Management
whether they should be retained or eliminated in à être conservées de celles destinées à l’élimination
accordance with official procedures.
conformément aux procédures réglementaires.
Source: [IR Preservation – SEC(2005)1419]
Source : [MdA Conservation – SEC(2005)1419]
Document
Search engine
Moteur de
A program designed to help find information stored Un programme conçu pour aider à trouver de
Search
recherche
on a computer system such as the World Wide Web, l’information stockée dans un système informatique, tel
or a personal computer. The search engine allows one qu’Internet ou sur un ordinateur personnel. Le moteur de
to ask for content meeting specific criteria (typically recherche permet de demander que le contenu recherché
those containing a given word or phrase) and remplisse certains critères (typiquement ceux contenant
retrieves a list of references that match those criteria. un mot ou une phrase donnée) et fait apparaître une liste
Search engines use regularly updated indexes to de références qui remplissent ces critères. Un moteur de
operate quickly and efficiently.
recherche utilise généralement des index mis à jour pour
Source: [WIKIPEDIA].
travailler rapidement et efficacement.
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
49/59
ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
Shared heading Rubrique
Heading shared between two or more Directorates-
Rubrique partagée par au moins deux directions
Management
partagée
General/Services, which are all concerned with the générales/services concernés par l’activité mentionnée.
mentioned activity. A shared heading has only one Une rubrique partagée n’a qu’un seul service
Owner Department but can have one or more propriétaire, mais elle peut avoir un ou plusieurs services
Associated Department(s).
associés.
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Document
Short- and
Accessibilité à
Short-and medium-term accessibility means
Par accessibilité à court et moyen terme, il faut entendre
Management
medium-term
court et moyen
accessibility for a period of less than 15 years from une accessibilité portant sur des dossiers d’une période
accessibility
terme
the date the file was created, i.e. the date the first inférieure à 15 ans calculée à compter de l’ouverture du
document was registered and filed.
dossier concerné, cette ouverture ayant lieu à la date du
Source :
premier document enregistré et classé dans le dossier.
[IR Preservation – SEC(2005)1419]
Source :
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
[MdA Conservation – SEC(2005)1419]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
Document
Short and
Elimination à
A regulated procedure for the physical destruction of Procédure réglementée qui se traduit par la destruction
Management
medium-term
court et moyen
files or any other operation resulting in a total or matérielle de dossiers ou toute autre opération ayant
elimination
terme
partial loss of information that, in accordance with pour conséquence une perte totale ou partielle
Article 7(2) of the provisions on document d’information et qui, selon l’article 7, paragraphe 2, des
management annexed to the Commission’s Rules of dispositions concernant l’administration des documents
Procedure, involves files less than 15 years old that annexées au règlement intérieur de la Commission porte
are not to be transferred to the historical archives.
sur des dossiers de moins de 15 ans qui ne sont pas
Source:
susceptibles de devenir des archives historiques.
[IR Preservation – SEC(2005)1419]
Source :
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
[MdA Conservation – SEC(2005)1419]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
Document
Silence Silence
Silence attempts to assess those terms contained in an Le silence est une technique ayant pour but d'évaluer les
Search
analysed text that are not detected by the system.
termes contenus dans un texte analysé qui ne sont pas
Source:
détectés par le système.
[HERMES Development Team, DIGIT.B.4]
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
Document
Specific (filing (plan de
“Specific” refers to the lower levels of the filing plan Le terme « spécifique » renvoie aux niveaux inférieurs
Management
plan /heading / classement
attached to the common nomenclature (See also du plan de classement attaché à la Nomenclature
level…
/rubrique/ niveau)
“Common”). These levels are defined and edited by commune (voir « Commun »). Ces niveaux sont définis
spécifique
the Directorate-General/Service and related to their et édités par la direction générale/le service. Ils sont liés
respective areas of activity.
à leurs domaines d’activité respectifs.
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
50/59
ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
Specific
Liste spécifique de Regulatory document governing the retention periods Document à valeur réglementaire régissant la
Management
DG/Service-
conservation au
for types of files specific to a DG/Service that are not conservation dans le temps de catégories de dossiers
level retention
niveau de la DG
included in the common retention list.
spécifiques à une DG/un Service qui ne sont pas reprises
list
/du service
Source: [IR Preservation – SEC(2005)1419]
dans la liste commune de conservation.
Source : [MdA Conservation – SEC(2005)1419]
Document
Specific
Registre
Any other register constituted by a similar procedure Tout autre registre constitué par une procédure similaire,
Management
register
spécifique
but separate from the
general register. That mais distinct du registre général, étant entendu que cette
procedure must afford equivalent guarantees.
procédure offre nécessairement des garanties
Source: [IR Registration – SEC(2003)349/1]
équivalentes.
Source : [MdA Enregistrement – SEC(2003)349/1]
Document
Stop words
Mots vides
Every language has words that do not carry much Chaque langue dispose de mots qui ne sont guère
Search
significant meaning. In grammatical terms these are porteurs de sens. En termes grammaticaux, il s’agit
normally prepositions, conjunctions, auxiliary verbs généralement de prépositions, de conjonctions, de
and so on (for example, words such as “the”, “a”, verbes auxiliaires etc. (par exemple, de mots tels que
“and”, “to” in English). These words can be safely « le », « la », « un », « et » en français). Ces mots
ignored when processing content.
peuvent être ignorés sans risque pour le traitement du
Source: [VerityK2].
contenu.
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
Document
Sub file
Sous-dossier
A subdivision of a file. Its properties are very similar Une subdivision d’un dossier. Ses propriétés sont fort
Management
to those of a File (e.g. same possible status values).
semblables à celles d’un dossier (par exemple, même
Source:
état).
[NOMCOM2HERMES].
Source:
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
[E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
Document
Task Tâche
See Activity.
Voir Activité.
Management
Source: [E-DOMEC, Secretariat-general, SG.B.3]
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
Document
Terminal
Rubrique
Heading at the lowest level of any branch of the Rubrique située au niveau le plus bas d’une branche
Management
heading
terminale
filing plan. Files can only be attached to a terminal quelconque du plan de classement. Des dossiers ne
heading.
peuvent être rattachés qu’à une rubrique terminale.
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Document
Thesaurus Thesaurus
A listing of words with similar, related, or opposite Un thesaurus est constitué d’une liste de termes ou
Search
meanings. In Information Technology, a thesaurus descripteurs reliés entre eux par des relations
represents a database or list of semantically sémantiques (génériques, spécifiques et associatifs) qui
orthogonal topical search keys.
permettent d’indexer en éliminant les synonymies et
Source: [WIKIPEDIA].
polysémies.
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
51/59
ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
Time stamp
Timbre
Electronic system used when a document and its Système électronique utilisé lors du versement d’un
Management
horodateur
metadata are entered into the electronic file document et de ses métadonnées dans le dépôt
repository to serve as proof of the exact date and time électronique pour servir de preuve de la date et de
of entry. To have probative value, the time stamp l’heure exactes du versement. Pour avoir valeur de
must satisfy the following two requirements:
preuve, le timbre horodateur (
time stamp) doit réunir les
1) the date and time shown cannot be falsified or deux caractéristiques suivantes :
altered;
1) la date et l’heure qu’il indique doivent être
2) it must be synchronised with an officially infalsifiables et inaltérables;
recognised reference clock.
2) il doit être synchronisé avec une horloge de référence
Source: [IR DOCELEC – SEC(2005)1578]
officiellement reconnue.
Source: [MdA DOCELEC – SEC(2005)1578]
IT Transactional
Opération
Operation where a group of actions (batch Type d’opération dans laquelle un lot d’actions est rejeté
operation
transactionnelle
processing) is rejected or accepted as a whole.
ou accepté comme un tout.
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Document
Transferred
Dossier transféré
Closed file that has been transferred to the Dossier clôturé qui a été transféré aux Archives
Management
file
Commission’s Historical Archives Service.
historiques.
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Document
Transmission
Transmission par
1. The transmission of documents by the Commission 1. La transmission de documents par la Commission à un
Management
by electronic
voie électronique
to an internal or external recipient may be carried out destinataire interne ou externe peut être effectuée par le
means
by the communication technique best adapted to the moyen de communication le plus approprié aux
circumstances of the case.
circonstances de l’espèce.
2. Documents may be transmitted to the Commission 2. La transmission de documents à la Commission peut
by any communication technique, including être effectuée par tout moyen de communication, y
electronic means: fax; e-mail; electronic form; compris la voie électronique – télécopieur, courrier
website etc.
électronique, formulaire électronique, site web.
3. Paragraphs 1 and 2 shall not apply where specific 3. Les paragraphes 1 et 2 ne s’appliquent pas lorsque des
means of transmission or formalities connected with moyens particuliers de transmission ou des formalités
transmission are required by the applicable particulières liées à la transmission sont exigées par une
Community or national provisions or by an disposition communautaire ou nationale applicable ou en
agreement between the parties.
vertu d’une convention ou d’un accord entre les parties.
Source: [Decision 2004/563 DOCELEC]
Source: [Décision 2004/563 DOCELEC]
52/59
ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
Truncation Troncature
A method used to retrieve all variations of a word. Méthode utilisée pour retrouver toutes les variations
Search
Truncation symbols vary from search engine to d’un mot. Les symboles de troncature varient d’un
search engine (and database to database). Common moteur de recherche à l’autre (et d’une base de données
symbols include *, ?, #. Example: comput* will à l’autre). Les symboles les plus répandus incluent *, ?,
retrieve compute, computers, computing,
#. Par exemple, ord* permet de retrouver ordre,
computerize, computerization, and computation. Not ordonner, ordonnateur, etc. La troncature n’est pas
all databases or search engines allow for truncation; possible dans toutes les bases de données ou les moteurs
read the help screens to find out what symbol de recherche. Il est conseillé de consulter l’aide en ligne
different search tools use, and whether they accept pour savoir quel symbole les différents outils de
truncation. In many cases, truncation is an advanced recherche utilisent et s’ils acceptent la troncature.
search strategy.
Souvent, la troncature est un critère de recherche avancé.
Source: [HERMES Development Team, DIGIT.B.4]
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
Document
Type of file
Catégorie de
“Type of file” means, for example, a file pertaining to Par « catégorie de dossier » il convient d’entendre, par
Management
dossier
the Commission decision-making process, a file exemple, un dossier relevant du processus décisionnel de
relating to a call for tender, a personnel file, a state la Commission, un dossier d’appel d’offres, un dossier
aid file, an infringements file, an audit file, etc.
personnel, un dossier d’aides d’Etat, un dossier
Source: [IR Preservation – SEC(2005)1419]
d’infractions, un dossier d’audit, etc.
Source : [MdA Conservation – SEC(2005)1419]
IT User
account
Compte
Account given to a user with the corresponding rights Compte attribué à un service utilisateur défini, avec les
d’utilisateur
and responsibilities.
droits et responsabilités correspondants.
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
IT User
account
Profil d’utilisateur All personalised parameters / preferences that have Tous les paramètres/préférences individualisés choisis
profile
been chosen by the user.
par l’utilisateur.
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
User
Service utilisateur
Directorate-General/Service / Directorate / Unit. This Direction générale/service/direction/unité. Cette notion
department
term does not refer to an individual user, but ne s’applique pas à une personne, mais correspond à
corresponds to the exact value of an organisational l’acronyme utilisé dans le LDAP de la Commission
unit in the European Commission’s LDAP (e.g. européenne (par exemple EMPL A01, ECHO01, SG 12,
EMPL A01, ECHO01, SG B3, OLAF A).
OLAF A).
Source: [NOMCOM User Manual]
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation]
Document
Wildcard
Joker
In computer (software) technology, a wildcard Dans une application informatique, un joker peut être
Search
character
character can be used to substitute for any other utilisé pour remplacer n’importe quel autre caractère ou
character or characters in a string. The asterisk (*) ensemble de caractères dans une chaîne. L’astérisque (*)
usually substitutes as a wildcard character for any sert généralement de joker pour remplacer de zéro à
zero or more characters, and the question mark (?) plusieurs caractères et le point d’interrogation (?) sert
usually substitutes as a wildcard character for any généralement de joker pour remplacer un seul caractère,
one character.
quel qu’il soit.
See also “Truncation”.
Voir aussi « Troncature ».
Source: [WIKIPEDIA].
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]
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ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH
Domain
Terms [EN]
Termes [FR]
Definition and/or Description [EN]
Définition et/ou Description [FR]
Document
Workflow Workflow
Automation of a process – in full or in part – during Automatisation d’un processus – partiel ou complet – au
Management
which documents, information or tasks move from cours duquel des documents, des informations ou des
one participant to another, within a working group, in tâches passent d’un participant à un autre, au sein d’un
accordance with a set of predefined rules. A groupe de travail, en conformité avec un ensemble de
workflow system defines, creates and manages règles prédéfinies. Un système de workflow définit, crée
implementation of such processes.
et gère l’exécution de tels processus.
Source:
Source :
[IR DOCELEC – SEC(2005)1578]
[MdA DOCELEC – SEC(2005)1578]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]
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7. LIST OF METADATA EXTRACTED FROM REGISTRATION – FILING – PRESERVATION IMPLEMENTING RULES
SEC(2003)349/1
REGISTRATION
ENREGISTREMENT
Date of the document
Date du document
Date of registration
Date d’enregistrement
Registration number
Numéro d’enregistrement
[
unique identifier]
[
identifiant unique]
Author of the document and the department or Auteur du document et le service/organisme dont il relève
body to which he/she belongs
[
s’il s’agit d’une personne physique]
[
in the case of an individual]
Addressee of the document and the department or Destinataire du document et le service/organisme dont il
body to which he/she belongs
relève
[
in the case of an individual]
[
s’il s’agit d’une personne physique]
Level of security classification of the document, Degré de classification du document, timbre et
markings and security designators
identifiant de sécurité
[
All the elements indicating the level of security [
Tous les éléments qui indiquent l’attribution d’un niveau de
classification of a document, setting limits to the sécurité, qui fixent des limites à la validité d’un niveau de
validity of a level of classification or indicating a sécurité ou qui indiquent une diffusion particulière fondée sur
particular distribution on a need-to-know basis]
le besoin de connaître]
Title or subject of the document
Titre du document ou son objet
Type of document concerned
Type de document concerné
Relevant heading of the filing plan and more
Rubrique concernée du plan de classement et plus
specifically the
file title
spécifiquement le
nom du dossier
[
The relevant heading of the filing plan and more [
La rubrique concernée du plan de classement et plus
specifically the file title is an essential item of spécifiquement le nom du dossier constituent une donnée
information that must be included in the register. minimale qui doit figurer dans le registre Cette donnée sera
This shall be specified from the outset by the précisée dès le départ par le service d’enregistrement et/ou
registration department and/or supplemented later by complétée par la suite par le gestionnaire du dossier
the official managing the file concerned]
concerné]
Number and a brief description of the Nombre de pièces jointes et une brève description de
attachments
celles-ci
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SEC(2003)349/2
FILING
CLASSEMENT
Headings of the filing plan
Rubriques du plan de classement
Title
Intitulé
[
unambiguous, concise and specific]
[
sous forme univoque, concise et explicite]
Brief description of scope
Brève description de sa portée
Code
Code
[automatic numerical code to which an
[
code numérique automatique, auquel on peut ajouter un code
alphanumerical code can be added if necessary]
alphanumérique le cas échéant]
Date of creation
Date de création
Date of closure
Date de clôture
Status
Etat
[
the heading may have one of several types of status: [
la rubrique peut présenter plusieurs états : rubrique en cours
active heading, frozen heading (i.e. heading which d’utilisation, rubrique gelée (c.à.d. restant accessible pour
remains accessible for managing active files but with gérer les dossiers encore ouverts, mais sans possibilité
no possibility to create new files), extinct heading, d’ouvrir de nouveaux dossiers), rubrique clôturée, etc.]
etc.]
Owner department
Service propriétaire
and, where applicable, associated departments
et, le cas échéant, les services associés
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SEC(2003)349/2
FILES
DOSSIERS
Code of the heading in the filing
Code de la rubrique du Plan de Classement
[
automatic numerical code to which an
[
code numérique automatique auquel on peut ajouter un code
alphanumerical code can be added if necessary]
alphanumérique le cas échéant]
Code of the file
Code du dossier
[
automatic numerical code to which an
[
code numérique automatique auquel on peut ajouter un code
alphanumerical code can be added if necessary]
alphanumérique le cas échéant]
Title of the file
Intitulé du dossier
Chef de file for the file,
Chef de file du dossier,
including where applicable, successive chefs de files
y compris le cas échéant les chefs de file successifs
Level of security classification of the file where Degré de classification du dossier le cas échéant
applicable
[c.à.d. tous les éléments qui indiquent l’attribution ou non
[all the elements that indicate whether or not a level d’un niveau de sécurité/protection et qui déterminent de ce fait
of security classification has been given to a file and, le statut d’accès au dossier]
if this is the case, that determine its access status]
Date of creation
Date de création
Date of closure
Date de clôture
Status of the file
Etat du dossier
[
referring to whether a file is active, closed,
[
dossier en cours, clôturé, transféré, détruit, etc.]
transferred, destroyed, etc.]
Content of a standard file, where applicable
Contenu du dossier-type, le cas échéant
Electronic dossier management system, where Application GED, le cas échéant
applicable
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SEC(2005)1419
PRESERVATION
CONSERVATION
Type of file
Catégorie de dossier
[
means a file pertaining to the Commission decision-
[
c.à.d. dossier relevant du processus décisionnel de la
making process, a file relating to a call for tender, a Commission, dossier d’appel d’offres, dossier personnel,
personnel file, a state aid file, an infringements file, dossier d’aides d’Etat, dossier d’infraction, dossier d’audit,
an audit file, etc.]
etc.]
Content where appropriate
Contenu le cas échéant
[If the file is very structured (e.g. a financial file, an [
s’il s’agit d’un dossier de type très structuré (dossier
inter-service consultation file, a file pertaining to the financier, dossier relevant de la CIS, dossier relevant du
Commission’s decision-making process or a processus décisionnel de la COM ou dossier de
parliamentary question/answer file), this item of Questions/Réponses parlementaires...) cette métadonnée
metadata can be retrieved automatically by the IT pourra être récupérée automatiquement par le système
application via the check-list procedure and will be informatique grâce au système de check-list et sera
compulsory.
However, if the file is not very obligatoire.
Par contre, s’il s’agit d’un dossier de type peu
structured and is not based on a pre-established structuré,
qui ne relève pas d’une procédure bien établie
procedure, e.g. a letter other than a letter from the d’avance, tel qu’un courrier, autre que le courrier de la
Commission of the President, for which there is no Commission ou du Président, pour lequel il n’y a pas de
check-list procedure, this item of metadata is not pratique de check-list, cette métadonnée sera facultative]
compulsory]
Period of time the file has to be retained for Durée d’utilité administrative (DUA)
administrative reasons (ARP)
[durée pendant laquelle le service est tenu de conserver le
[the period of time the service has to keep the file dossier concerné en fonction des obligations juridiques qui lui
concerned not only because of its legal obligations, incombent, mais également en tenant compte des besoins
but also to have available the information it needs to d’information nécessaires à son bon fonctionnement]
operate properly]
Period of time the file has to be retained for legal Durée légale de conservation (DLC)
reasons (LRP)
[temps pendant lequel l’institution est tenue de
[the period of time the Institution has to keep the file conserver le dossier pour respecter ses obligations légales]
in order to comply with its legal obligations]
Action that may be taken when a file no longer Actions éventuelles à effectuer à l’échéance de la DUA
holds administrative value (at the end of the ARP)
Action that may be taken when a file no longer Actions éventuelles à effectuer à l’échéance de la DLC
holds legal value (at the end of the LRP)
Chef de file for preservation
Chef de file « conservation »
Location
Localisation
[physical place in the case of a paper file, IT [local dans le cas d’un dossier papier, application
application in the case of an electronic file]
informatique dans le cas d’un dossier électronique]
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SEC(2005)1419
PRESERVATION
CONSERVATION
Medium
Support
[on paper, in mixed form (paper electronic), in [support papier, support mixte (papier+électronique), support
electronic form, audio, visual or audiovisual form]
électronique, sonore, visuel ou audiovisuel]
Declassification,
where appropriate
Déclassification,
le cas échéant
[some files are allocated an appropriate level of [certains dossiers se voient attribuer un niveau de sécurité
security to information, the unauthorized disclosure approprié à une information dont la divulgation non autorisée
of which might cause a prejudice to Commission or serait susceptible de causer un préjudice aux intérêts de la
to Member State interests. This level of security may, Commission ou de ses Etats membres. Ce niveau de sécurité
however, apply for a limited period of time, after peut toutefois s’appliquer à une période limitée de temps, au-
which the file may be declassified, which means that delà de laquelle le dossier peut être déclassifié, ce qui a pour
any classification attached to the file (level of conséquence que toute mention de classification rattachée au
security) is removed]
dossier (niveau de sécurité) est supprimée]
List of documents contained in the file
Liste des documents compris dans le dossier
[The list of documents in the file is automatic in the [La liste des documents compris dans le dossier est
case of electronic documents. This item of metadata automatique dans le cas des documents électroniques. Cette
is not required for old paper documents that already métadonnée n’est pas exigée pour les anciens dossiers papier
existed when the implementing rules for preservation
qui existaient déjà au moment de la mise en œuvre des
entered into force]
modalités d’application sur la conservation]
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