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EUROPEAN COMMISSION 
 
 DIRECTORATE-GENERAL 
INFORMATICS 
Information systems Directorate 
  DIGIT-B-4 
Information Systems for Planning, Financial and Document 
Management 
 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
SECRETARIAT- GENERAL 
Directorate B – Better Regulation and Administration 
SG-B-3 
E-DOMEC and Archives 
 
Brussels, 17/06/2006 
REG SG.B.3 D(2006) 5394 
European Commission 
E-DOMEC/HERMES/ARES/NOMCOM Glossary 
  
Date: 17/06/2006 
Version: 2.0 
Authors : 
DIGIT.B/.4, SG.B.3 
Revised by : 
SG.B.3 
Approved by: 
SG.B.3 as project owner  
Public: 
DIGIT.B.4 for last comments before 
final validation and publication on 
the E-DOMEC website on 
IntraComm 
Adonis Number  
REG SG.B.3 D(2006) 5394 
 
 
 
Version 2.0 June 2006 
© 2006 Copyright Commission of the European Communities 
1/59 

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TABLE OF CONTENTS 
1. INTRODUCTION.....................................................................................................................................3 
1.1. Purpose.....................................................................................................................................................3 
1.2. Aims .........................................................................................................................................................3 
2. SCOPE .......................................................................................................................................................3 
3. METHODOLOGY....................................................................................................................................3 
4. CONTENT OF THE GLOSSARY ..........................................................................................................4 
5. REFERENCES ..........................................................................................................................................5 
6. ANNEX: E-DOMEC/HERMES/ARES/NOMCOM GLOSSARY IN EN AND FR ...........................8 
7. LIST OF METADATA EXTRACTED FROM REGISTRATION – FILING – PRESERVATION 
IMPLEMENTING RULES ..............................................................................................................56 
 
 
2/59 

 
1. INTRODUCTION 
1.1. Purpose 
The purpose of this document is to gather all the terms and definitions used in the framework 
of: 
ƒ 
the E-DOMEC project, on one hand, and 
ƒ 
the HERMES, ARES and NOMCOM IT projects, on the other hand. 
1.2. Aims 
The aims of this document are to: 
ƒ 
serve as a unique reference enabling the communication of concepts provided either in a 
written form in other documents or verbally among project members and stakeholders; 
ƒ 
prevent confusion and lack of clarity among all stakeholders;  
and 
ƒ 
serve as a reference for those applications that require document management capabilities 
in the Commission. 
2. SCOPE 
The scope of this document covers: 
ƒ 
the E-DOMEC (Electronic Archiving and Document Management Policy in the European 
Commission) project; 
ƒ 
the HERMES, ARES and NOMCOM IT projects;  
and 
ƒ 
the services provided by HERMES not only to ARES and NOMCOM, but also to other 
applications developed in the Commission. 
3. METHODOLOGY 
This document provides the definitions of terms that appear in other documents related to the 
projects mentioned under point 1.1. with an indication of the source from which they have been 
obtained. 
Some terms are defined and/or used in the legal basis of the E-DOMEC project. They are more 
specific to the business at hand and form the core of the semantic framework for the project. 
Sometimes, they collide with terms used in other documents related to the project. In that case, the 
definition found in the legal basis is preferred. 
For some terms, no definition has been found in legal or validated documents, but several terms are 
used in the detailed Analysis of Functional Needs as far as electronic document management is 
concerned [Adonis D(2006) 2335 published on the E-DOMEC Website on IntraComm]. 
There are also terms that are specific to the project and have been defined in documents produced 
by the project owner (SG.B.3) and/or by the development team in DIGIT.B.4. 
There have been cases where the terms and definitions were available in French, but not in English 
or on the contrary in English, but not in French.  
3/59 

 
In those cases, the following scenarios have been followed: 
1. 
whenever possible, a search for the corresponding terms and definitions has been made either 
on the Intranet or Internet; 
2. 
when the above-mentioned search did not give satisfactory results and the terms and 
definitions concerned were not of too technical a nature, they have been translated by a 
professional translator with the utmost care; 
3. 
when the scenarios described under point 3.1 and 3.2 were not possible, the corresponding 
terms and/or definitions in the missing language have been left out. 
4. CONTENT OF THE GLOSSARY 
The annexed glossary contains the list of definitions with an indication of the domain for which the 
word or expression is relevant, such as document management, human resources, financial 
resources, IT, etc.  
Please note that the glossary distinguishes between Document Search and Document Management, 
as there are many concepts used in research and industry that are related specifically to the search 
for documents. 
The definitions are presented in alphabetical order of term name in English (first) and domain 
(second). The source of the definition is indicated where appropriate. 
The documentation of E-DOMEC, HERMES, ARES and NOMCOM is frequently found in two 
languages: French and English. In this glossary, the definitions are thus presented both in English 
and English. 
4/59 

 
5. REFERENCES 
The following table in English and French gives full references to the sources from which the various terms and 
corresponding definitions have been obtained. Sometimes the source is only available in English or French. In 
that case, the corresponding row has been left blank. 
FRENCH 
ENGLISH 
[BudgWeb on IntraComm]  
[BudgWeb sur IntraComm]  
Website of DG BUDG on IntraComm. 
Site web DG BUDG sur IntraComm. 
[Communication C(2002)99] 
[Communication C(2002)99] 
Communication to the Commission C(2002)99 of 
Communication à la Commission C(2002)99 du 
23.1.2002 – Simplification and modernisation of 
23.1.2002 – Simplification et modernisation de 
the management of the Commission’s documents 
l’administration des documents de la Commission 
(Action 9 of the interim action plan on 
(Action 9 du plan d’action intérimaire sur la 
simplification). 
simplification). 
[Common Nomenclature] 
[Nomenclature commune] 
Common nomenclature with a list of the DGs 
Nomenclature commune avec une liste des DG 
concerned for each branch.  
concernées par chaque branche.  
[Decision 2002/47 DOCMAN] 
[Décision 2002/47 DOCMAN] 
Commission Decision of 23 January 2002 
Décision de la Commission du 23 janvier 2002 
amending its Rules of Procedure [notified under 
modifiant son règlement intérieur [notifiée sous la cote 
document number C(2002)99]. 
C(2002)99]. 
Decision 2002/47/CE, ECSC, Euratom – Annex: 
Décision 2002/47/CE, CECA, Euratom – Annexe: 
Provisions on Document Management. 
Dispositions concernant l’administration des documents. 
OJ L 21 of 24.1.2002, p. 23. 
JO L 21 du 24.1.2002, p. 23. 
[Decision 2004/563 DOCELEC] 
[Décision 2004/563 DOCELEC] 
Commission Decision of 7 July 2004 amending its  Décision de la Commission du 7 juillet 2004 modifiant 
Rules of Procedure [notified under document 
son règlement intérieur [notifiée sous la cote 
number C(2004)2470]. 
C(2004)2470]. 
Decision (2004)563 EC, Euratom – Annex : 
Décision (2004)563 EC, Euratom – Annexe: 
Commission’s provisions on electronic and 
Dispositions de la Commission concernant les 
digitised documents. 
documents électroniques et numérisés. 
OJ L 251 of 27.7.2004, p. 9. 
JO L 251 of 27.7.2004, p. 9. 
[Directive 1999/93/EC]  
[Directive 1999/93/CE]  
Directive 1999/93/EC of the European Parliament 
Directive 1999/93/CE du Parlement européen et du 
and of the Council of 13 December 1999 on a 
Conseil du 13 décembre 1999 sur un cadre 
Community framework for electronic signatures.  
communautaire pour les signatures électroniques.  
OJ L 13 of 19.1.2000, p.12. 
JO L 13 du 19.1.2000, p.12. 
[E-DOMEC, Secretariat-general, SG.B.3]  
[E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]  
 [Encyclopédie 
Larousse] 
Grand Dictionnaire Encyclopédique Larousse en 
16 Tomes. 
Disponible en FR uniquement. 
[Guidelines Registration e-Mails – 
[Lignes directrices Enregistrement e-Mails – 
SEC(2006)353] 
SEC(2006)353] 
Guidelines for the Registration of e-mails in the 
Lignes directrices pour l’enregistrement des e-mails 
framework of the Electronic Archiving and 
dans le cadre de la politique d’archivage électronique et 
Document Management Policy of the European 
de gestion des documents de la Commission européenne
Commission (E-DOMEC). 
(E-DOMEC). 
SEC(2006)353 
SEC(2006)353 
5/59 

 
 
[HAN Needs – Adonis D(2006)2335] 
Analyse détaillée des besoins fonctionels en matière de 
GED. 
Disponible en FR uniquement . 
[HAN Vision Document 
 
- Adonis D(2006)2276] 
EUROPEAN COMMISSION - 
HERMES/ARES/NOMCOM Vision Document  
- 03/03/2006. 
Only available in English. 
[HERMES] 
[HERMES] 
HERMES webpages on the E-DOMEC Website 
Pages web HERMES sur le site E-DOMEC sur 
on IntraComm. 
IntraComm. 
[HERMES Development Team, DIGIT.B.4] 
[Equipe de développement HERMES, DIGIT.B.4] 
[IR DOCELEC – SEC(2005)1578] 
[MdA DOCELEC – SEC(2005)1578] 
Implementing rules “Electronic and digitised 
Modalités d’application « Documents électroniques et 
documents” of the provisions on electronic and 
numérisés » des dispositions concernant les documents 
digitised documents. 
électroniques et numérisés. 
SEC(2005)1578. 
SEC(2005)1578. 
[IR Registration – SEC(2003) 349/1] 
[MdA Enregistrement – SEC(2003) 349/1] 
Implementing rules “Registration and keeping 
Modalités d’application « L’enregistrement et la tenue 
registers of the Institution’s documents” – Article 
de registres des documents de l’institution » 
4 of the provisions on document management. 
– Article 4 des dispositions concernant l’administration 
SEC(2003)349/1. 
des documents. 
SEC(2003)349/1. 
[IR Filing – SEC(2003) 349/2] 
[MdA Classement– SEC(2003) 349/2] 
Implementing rules “Filing and the management 
Modalités d’application « Le classement et la gestion de 
of the Institution’s files” – Article 5 of the 
dossiers de l’institution » – Article 5 des dispositions 
provisions on document management. 
concernant l’administration des documents. 
SEC(2003)349/2. 
SEC(2003)349/2. 
[IR Preservation – SEC(2005)1419] 
[MdA Conservation – SEC(2005) 1419] 
Implementing rules “Preservation of the 
Modalités d’application « La conservation des dossiers 
Institution’s files” – Article 6 of the provisions on 
de l’institution – Article 6 des dispositions concernant 
document management. 
l’administration des documents. 
SEC(2005)1419.  
SEC(2005)1419. 
[NOMCOM User Manual] 
[NOMCOM Manuel Utilisation] 
European Commission – Secretariat-General – 
Commission européenne – Le Secrétariat général – Site 
NOMCOM web site – User Manual for 
web NOMCOM – Manuel d’Utilisation à l’attention des 
NOMCOM editors/ administrators 
contrôleurs et des desks officers NOMCOM 
– Version 1.2 June 2004 
– Version 1.0 juillet 2004 
© 2004 Copyright Commission of the European 
© 2004 Copyright Commission of the European 
Communities 
Communities 
[NOMCOM2HERMES] 
 
NOMCOM to HERMES Migration Analysis.  
Version 1. 
Only available in English. 
6/59 

 
 [Petit 
Robert] 
Le Nouveau Petit Robert de la langue française, édition 
2006. 
Disponible en FR uniquement. 
[Regulation (EC) 1049/2001] 
[Règlement (CE) No 1049/2001] 
Regulation (EC) 1049/2001 of the European  Règlement (CE) No 1049/2001 du Parlement européen et 
Parliament and of the Council of 30 May 2001  du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l’accès du public 
regarding public access to European Parliament,  aux documents du Parlement européen, du Conseil et de 
Council and Commission documents.
la Commission. 
OJ L 145 of 31.5.2001, p.43. 
JO L 145 of 31.5.2001, p.43. 
[VerityK2] TB Language Support Data Sheet. 
 
Available after registration from 
http://www.autonomy.com/content/downloads/ 
[WIKIPEDIA] www.wikipedia.org  
 
[WfMC_Glossary] Workflow Management 
 
Coalition Terminology & Glossary. 
Document Number WFMC-TC-1011. Document 
Status – Issue 3.0. Feb 1999. 
A WfMC specification. 
http://www.wfmc.org/standards/docs/TC-
1011_term_glossary_v3.pdf 

7/59 

 
6. ANNEX: E-DOMEC/HERMES/ARES/NOMCOM GLOSSARY IN EN AND FR 
Each row in the glossary gives: 
1) 
the relevant domain(s) for the term in question ; 
2) 
the term in EN and/or FR (depending on availability); 
3) 
the corresponding definition and/or description in EN and/or FR (depending on availability). 
The domains used in the glossary apply to one of the following corporate domains: Document management, 
Other External (policy related), Financial, Human Resources, Other Internal (Administration), Methodology 
(RUP), Portal (internal), Resource planning /reporting, Security, Data Warehouse and IT. 
8/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
ABAC 
ABAC 
A project owned by DG BUDG that serves as an  Un projet dont la DG BUDG est propriétaire et qui sert 
Management 
example of an existing application that will use the  d’exemple d’une application existante qui utilisera les 
document management services provided by services de gestion des documents fournis par HERMES 
HERMES and NOMCOM under discussion. 
et NOMCOM dont il est question ici. 
 
ABAC est une application informatique qui couvre 
Documentation available in French only. 
plusieurs volets : 
 
• 
ABAC Contracts : la gestion des contrats. 
Source: 
• 
ABAC Expenses 
[BudgWeb on IntraComm] 
• 
ABAC Invoices : la gestion des factures. 
[HANVisionDocument – Adonis D(2006)2276] 
• 
ABAC Guarantees : la gestion des garanties. 
 
• 
ABAC Payments : la gestion des paiements. 
 
• 
ABAC Guarantees : la gestion des garanties. 
• 
ABAC Assets : la gestion des biens mobiliers et 
immobiliers de la Commission. 
Source: 
[BudgWeb on IntraComm] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
Document 
Access rights 
Droits d’accès 
The possibility given to users to consult and/or edit  Possibilité offerte aux utilisateurs de consulter ou 
management 
parts of the application according to their profiles. 
d’éditer des parties de l’application selon leur profil. 
IT 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
 
Document 
Active file  
Dossier actif 
A file that can be used for filing documents or  Dossier qui peut être utilisé pour classer des documents 
management 
creating subfiles. Active file is synonymous with the  ou créer des sous-dossiers. L’expression « dossier actif » 
often- used term “open file”. 
est synonyme de l’expression « 
dossier ouvert 
», 
Source: [NOMCOM User Manual] 
fréquemment utilisée. 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
Document 
Active heading   Rubrique active 
A heading that is in use for the attachment of other  Rubrique en cours d’utilisation pour le rattachement 
management 
headings, or file management. 
d’autres rubriques, ou pour la gestion de dossiers. 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
9/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
Activity 
Activité 
The electronic archiving and document 
La politique d’archivage électronique et de gestion 
Management 
management policy in the European Commission  des documents au sein de la Commission européenne 
(E-DOMEC) is activity-based, as is the case for  (E-DOMEC) est basée sur les activités, comme c’est 
the budget. 

le cas pour le budget. 
This is shown by the following abstracts from  Tel est ce qui ressort des extraits suivants de la Décision 
Decision 2002/47: 
2002/47: 
ƒ  The establishment and implementation of a filing  ƒ 
L’établissement et la mise en place d’un plan de 
plan associated with a common nomenclature for 
classement relié à une nomenclature qui sera 
all the Commission’s departments, which will 
commune à l’ensemble des services de la 
form part of the institution’s activity-based 
Commission et s’inscrira dans le cadre de la 
management, will make it possible to organise 
gestion par activités de l’institution permettront 
files and improve openness and access to 
d’organiser les dossiers et faciliteront l’accès aux 
documents; (Whereas (5) of Decision 2002/47) 
documents et la transparence; (Considérant n° (5) 
ƒ  This filing plan, which shall be accessible by 
de la Décision 2002/47) 
computer, shall be associated with a common  ƒ 
Ce plan de classement, accessible par voie 
nomenclature defined by the Secretariat-General 
informatique, est relié à une nomenclature 
for all the Commission’s departments. This 
commune définie par le Secrétariat général pour 
nomenclature shall form part of the 
l’ensemble des services de la Commission. Cette 
Commission’s 
activity-based management. 
nomenclature s’intègre dans le cadre de la gestion 
(Article 5 of Decision 2002/47) 
par activités de la Commission. (Article 5 de la 
ƒ  The creation of a file and its attachment to the 
Décision 2002/47) 
filing plan of a Directorate-General or equivalent  ƒ 
La création d’un dossier et son rattachement au 
department shall be the responsibility of the 
plan de classement d’une direction générale ou 
department responsible for the activity 
d’un service assimilé relève de la responsabilité du 
covered by the file in accordance with practical 
service responsable du domaine couvert par le 
arrangements to be set out in each Directorate-
dossier selon des modalités pratiques à définir dans 
General or equivalent department. (Article 5 of 
chaque direction générale ou service assimilé. 
Decision 2002/47) 
(Article 5 de la Décision 2002/47) 
Source: 
Source: 
[Decision 2002/47 DOCMAN] 
[Décision 2002/47 DOCMAN] 
[Communication C(2002)99] 
[Communication C(2002)99] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
10/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
IT 
Administrator  
Administrateur 
User responsible for the administration of user  Utilisateur responsable de l’administration des comptes 
accounts. 
d’utilisateur. 
Administrators manage user groups. They have the  Les administrateurs gèrent des groupes d’utilisateurs. Ils 
right to create, manage and control user accounts  ont le droit de créer, gérer et de contrôler les comptes 
(create, add, modify and delete user accounts). 
d’utilisateur (créer, ajouter, modifier et supprimer des 
Source: 
comptes d’utilisateur). 
[NOMCOM User Manual] 
Source: 
[NOMCOM2HERMES] 
[NOMCOM Manuel Utilisation] 
 
[NOMCOM2HERMES] 
Document 
Administrative 
Durée d’utilité 
Period of time the service has to keep the file  Durée pendant laquelle le service est tenu de conserver 
Management 
retention 
administrative 
concerned not only because of its legal obligations,  le dossier concerné en fonction des obligations 
period (ARP) 
(DUA) 
but also to have available the information it needs to  juridiques qui lui incombent, mais également en tenant 
 
 
operate properly. 
compte des besoins d’information nécessaires à son bon 
Source: [IR Preservation SEC(2005)1419] 
fonctionnement. 
Source: [MdA Conservation  SEC(2003) 1419] 
Document 
Advanced 
Signature 
Electronic signature within the meaning of Article  Signature électronique au sens de l’article 2, point 2) de 
Management 
electronic 
électronique 
2(2) of Directive 1999/93/EC. 
la directive 1999/93/CE. 
signature 
avancée 
Electronic signature which meets the following  Une signature électronique qui satisfait aux exigences 
requirements: 
suivantes : 
a) it is uniquely linked to the signatory; 
a) être liée uniquement au signataire; 
b) it is capable of identifying the signatory; 
b) permettre d’identifier le signataire; 
c) it is created using means that the signatory can  c) être créée par des moyens que le signataire puisse 
maintain under his sole control; and 
garder sous son contrôle exhaustif et 
d) it is linked to the data to which it relates in such a  d) être liée aux données auxquelles elle se rapporte de 
manner that any subsequent change of the data is  telle sorte que toute modification ultérieure des données 
detectable. 
soit détectable. 
Source: 
Source: 
[Decision 2004/563 DOCELEC] 
[Décision 2004/563 DOCELEC] 
[Directive 1999/93/EC] 
[Directive 1999/93/CE]  
Document 
Algorithm 
Algorithme 
In mathematics and computer science, an algorithm is  Ensemble des règles opérationnelles propres à un calcul 
Search 
a procedure (a finite set of well-defined instructions)  ou à un traitement informatique. Suite finie, séquentielle 
for accomplishing some task which, given an initial  de règles que l’on applique à un nombre fini de données, 
state, will terminate in a defined end-state. 
permettant de résoudre des classes de problèmes 
Source: [WIKIPEDIA] 
semblables. 
Source: [Petit Robert] 
11/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
Appraisal and 
Présélection et 
The DMC’s shall carry out, at regular intervals, in  Les centres d’administration des documents effectuent à 
Management 
transfer of files 
transfert aux 
cooperation with the departments responsible for the  intervalles réguliers, en coopération avec les services 
to the 
Archives 
files, an appraisal of the documents and files which  responsables des dossiers, des présélections des 
Historical 
historiques 
could transferred to the Commission’s Historical  documents et dossiers susceptibles d’être transférés 
Archives 
 
Archives. After evaluating the proposals, the ultérieurement aux Archives historiques de la 
Historical Archives may refuse the transfer of  Commission. Après évaluation des propositions, les 
documents or files. 
Archives historiques peuvent refuser le transfert de 
Source: 
documents ou dossiers. 
[Decision 2002/47 DOCMAN] 
Source: 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
[Décision 2002/47 DOCMAN] 
 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
Document 
Archive 
Tableau 
The archive schedule is a practical tool that defines,  Le tableau d’archivage est l’instrument pratique qui 
Management 
schedule 
d’archivage 
for each DG/Service, the action to be taken, the  définit, pour chaque DG/Service, les actions à prendre, 
 
different parties involved and their responsibilities as  ainsi que les acteurs et leurs responsabilités dans le cadre 
regards storing the files of the DG/Service, on the  de la conservation des dossiers de la DG/Service sur la 
basis of their minimum retention period, which is  base de leur durée minimale de conservation, telle 
determined by the common Commission-level qu’elle est fixée par la liste commune de conservation au 
retention list, supplemented where necessary by the  niveau de la Commission et complétée, au besoin, par la 
specific DG/Service-level retention list. 
liste spécifique de conservation au niveau DG/Service. 
The archive schedule also foresees the elimination of  Le tableau d’archivage organise également l’élimination 
clearly dispensable archives under the standard  des archives clairement éliminables sous le couvert des 
administrative practices for review/elimination. 
pratiques administratives normales de tri/ élimination. 
Source: [IR Preservation SEC(2005)1419] 
Source : [MdA Conservation – SEC(2005) 1419] 
Document 
Archives 
Service d’archives 
Staff who, depending on the type of organisation  Ensemble des personnes qui, en fonction du mode 
Management 
Service of the 
de la DG/ du 
(decentralised, centralised or mixed) in the d’organisation (centralisé, décentralisé, mixte) retenu au 
DG/Service 
Service 
Directorate-General/Service, are responsible for the  sein de chaque Direction générale ou Service assimilé, 
preservation of the files, records and archives of their  se voient confier la responsabilité de la conservation des 
unit, directorate or DG/service in line with a general  archives de leur unité, direction ou DG/Service, sous le 
authorisation from the appropriate tier of the  couvert d’une autorisation générale du niveau 
administration. Regardless of the type of organisation  hiérarchique concerné. Quel que soit le mode 
in the DG, the staff always works in close  d’organisation retenu, ces personnes travaillent toujours 
coordination with the DG’s document management  en coordination étroite avec le responsable de 
officer (DMO) and/or the DG’s document l’administration des documents (DMO) et/ou le centre 
management centre (DMC-CAD). 
d’administration des documents (CAD) de la DG. 
Source
Source : 
[IR Preservation – SEC(2005)1419] 
[MdA Conservation – SEC(2005)1419] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
12/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
ARES 
ARES 
English acronym for Advanced Records System. 
Acronyme anglais d’Advanced Records System. 
management 
 
 
ARES is a new common information system  ARES est une nouvelle application commune destinée à 
designed to replace all the Adonis databases of the  remplacer toutes les bases Adonis des DG et Cabinets au 
DG's and Cabinets throughout the Commission. 
sein de la Commission. 
 
 
In ARES, all the services of the Commission will use  Dans ARES, tous les services de la Commission 
the same release of the new information system and  utiliseront la même version de cette nouvelle application 
the same electronic common repository. 
et le même dépôt électronique commun. 
 
 
In this way, it will be possible to share a document  De la sorte, il sera désormais possible de partager un 
between several DG's, which does not mean that  document entre plusieurs DG, ce qui ne veut pas dire 
everybody will have access to everything. 
pour autant que tout le monde aura accès à tout. 
Source : [E-DOMEC website on IntraComm] 
Source : [Site web E-DOMEC sur IntraComm] 
Document 
ARP 
DUA 
English acronym for Administrative Retention 
Acronyme français pour Durée d’Utilité 
management 
 
Period. 
Administrative. 
Source: [E-DOMEC, Secretariat-general, SG.B.3] 
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
 
 
Document 
Attachment 
Fichier 
See item. 
Voir item. 
management 
Source: [E-DOMEC, Secretariat-general, SG.B.3] 
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
Document 
Audit Trail  
Audit Trail 
Mechanism incorporated in a computer system which  Mécanisme intégré dans un système informatique qui 
Management 
Piste d’audit 
guarantees the traceability – and hence the history –  garantit la traçabilité – et donc l’historique – des étapes 
of the major stages (e.g. identification, receipt,  majeures (par exemple, opérations d’identification, de 
creation, modification, addition, digitisation, filing,  réception, de création, de modification, d’ajout, de 
destruction, signing, transmission, transfer and numérisation, de classement, de destruction, de 
archiving) throughout a process for the electronic  signature, de transmission, de transfert et d’archivage) 
management of documents, metadata, files or tout au long d’un processus de gestion électronique des 
procedures. 
documents, métadonnées, dossiers ou procédures. 
Source: 
Source: 
[IR DOCELEC – SEC(2005)1578]. 
[MdA DOCELEC – SEC(2005)1578]. 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
IT 
Batch 
Traitement par 
An operation performing several actions at the same  Opération où plusieurs actions sont effectuées en une 
operation 
lots 
time (e.g. the creation or the modification of several  fois (par exemple création ou modification de plusieurs 
files). 
dossiers). 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
Document 
Branch 
Branche 
Term used for all child headings attached to a parent  Terme utilisé pour toutes les rubriques « 
filles 
» 
management 
heading. 
rattachées à une rubrique « mère » sélectionnée. 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
13/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
Business 
Business Process 
A set of one or more linked procedures or activities  Un ensemble composé d’une ou plusieurs procédures ou 
Management 
Process 
 
which collectively realise a business objective or  activités liées entre elles et qui réalisent collectivement 
policy goal, normally within the context of an  un objectif politique ou un objectif métier, normalement 
organisational structure defining functional roles and  dans le contexte d’une structure organisationnelle qui 
relationships. 
définit les rôles et relations fonctionnelles des différents 
Source: 
participants. 
[WfMC_Glossary] 
Source: 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
[E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
Document 
CAD [DMC] 
CAD 
DMC is the English acronym for Document  Acronyme pour Centre d’Administration des 
Management 
Management Centre. 
Documents. 
 
 
Each Directorate-General or equivalent department  Compte tenu de sa structure et de ses contraintes, chaque 
shall, while taking its structure and constraints into  direction générale ou service assimilé met en place ou 
account, put in place or maintain one or more  maintient un ou plusieurs centres d’administration des 
document management centres (mainly known under  documents (plus connus sous le nom de CAD). 
the French acronym CAD meaning “Centre  
d’administration des documents”). 
 
 
Les centres d’administration des documents ont pour 
The task of the document management centres shall  tâche d’assurer que les documents établis ou reçus au 
be to ensure that the documents drawn up or received  sein de leur direction générale ou service assimilé sont 
in their Directorate-General or equivalent department  gérés conformément aux règles établies. 
are managed in accordance with the rules. 
Source: 
Source: 
[Décision 2002/47 DOCMAN] 
[Decision 2002/47 DOCMAN] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276]  
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
 
Document 
Case 
Affaire 
A case is a coherent set of administrative measures  Ensemble cohérent d’actions administratives qui 
Management 
 
begun either explicitly, following instructions from  commence, soit explicitement suite à un ordre de niveau 
the appropriate hierarchical level, or implicitly, as  hiérarchique approprié, soit implicitement dans le cadre 
part of a specific procedure, and ending with  d’une procédure déterminée et qui se termine par la 
completion of the instructions or expiry of the  satisfaction de cet ordre ou par l’expiration de cette 
procedure. 
procédure. 
Source: [IR Filing SEC(2003)349/2] 
Source : [MdA Classement– SEC(2003)349/2] 
 
14/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
Case insensitive  Recherche 
A search operation in which the matching of search  Lancement d’une recherche dans laquelle les résultats 
Search 
search 
insensible aux 
criteria against contents searched upon produces the  produits au niveau du contenu grâce aux critères de 
majuscules ou 
same result as if both the criteria and contents were  recherche utilisés sont identiques, peu importe que le 
minuscules 
all in non accented upper case (for lower case, upper  texte encodé le soit en majuscules, minuscules ou dans 
case or mixed case content). 
un mélange des deux. 
Source: [HERMES Development Team, DIGIT.B.4]    Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]. 
Document 
Certificate 
Certificat 
Electronic attestation which links signature-
Attestation électronique qui lie des données afférentes à 
Management 
verification data to a person and confirms the identity  la vérification de signature à une personne et confirme 
of that person, within the meaning of Article 2, point 
l’identité de cette personne, au sens de l’article 2, point 
9 of Directive 1999/93/EC of the European 
9) de la directive 1999/93/CE du Parlement européen et 
Parliament and of the Council of 13 December 1999 
du Conseil du 13 décembre 1999 sur un cadre 
on a Community framework for electronic 
communautaire pour les signatures électroniques. 
signatures.Source: [IR DOCELEC – 
Source: [MdA DOCELEC – SEC(2005)1578] 
SEC(2005)1578] 
IT 
Certification 
Autorité de 
Recognised trustworthy authority which issues Autorité de confiance reconnue qui délivre des 
authority (CA)   certification (AC) 
certificates enabling the recipient of a document to  certificats qui permettent au destinataire d’un document 
check that the signature is indeed that of the person  de vérifier que la signature émane bien de la personne 
who has signed in with his/her private key. 
qui s’identifie avec sa clé privée. 
Source: [IR DOCELEC – SEC(2005)1578] 
Source: [MdA DOCELEC – SEC(2005)1578] 
 
IT 
Check In / 
Check In / 
The principle of check in/check out avoids  Le principe du check -in/check-out permet d’éviter les 
Check Out 
Check Out 
interferences. 
interférences. 
(Principle of)  
(Principe de) 
 
 
When a user has to modify a document, he retrieves  Quand un utilisateur doit modifier un document, il le 
it via “check out”, reserving it for his/her use alone.  rapatrie en local via un «check out», ce qui lui permet de 
This blocks the document and so prevents its  le réserver pour son usage personnel. Le «check out» 
modification by another user. 
bloque le document et empêche ainsi sa modification par 
 
un autre utilisateur. 
Once the user has finished working on the document,   
he checks it back in the application. 
Lorsque l’utilisateur a fini de travailler sur le document, 
Source: [NOMCOM User Manual] 
il le recharge sur l’application via un «check in». 
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
 
IT 
Check In 
Check-in 
Mechanism that releases the data, attachments,  Mécanisme qui libère les données, fichiers, documents 
documents or files (i.e. unlocks them) after the  ou dossiers (c.à.d. les débloque) après avoir enregistré 
changes made by a user. The data, attachments,  les modifications apportées par l’utilisateur précédent. 
documents or files are now available for the next user  Les données, fichiers, documents ou dossiers sont alors 
that wants to modify them. 
accessibles à l’utilisateur suivant qui veut les modifier. 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
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ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
IT 
Check Out  
Check-out 
Mechanism that “locks” the data, attachments,  Mécanisme qui «bloque» les données, fichiers, 
documents or files so that only one user (i.e. the one  documents ou dossiers de sorte qu’un seul utilisateur à la 
who did the check-out) can modify them. 
fois (à savoir celui qui a procédé au «check-out») puisse 
Source: [NOMCOM User Manual] 
les modifier. 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
Document 
Chef de file 
Chef de file 
Entity in charge of the case, even though another unit  Responsable de l’affaire, même si une autre unité peut 
Management 
[Lead 
may be involved in performing related tasks or other  être associée à l’exécution d’actions liées à cette affaire 
Department] 
units may provide ad hoc assistance. The chef de file  ou si d’autres unités peuvent y contribuer de façon 
is not a person. The concept of chef de file refers to  ponctuelle. Le chef de file n’est pas nominatif. La notion 
the responsibility that lies with a unit or is associated  de chef de file traduit la responsabilité incombant à une 
with a function. The chef de file is usually a unit of  unité ou à une fonction. La plupart du temps, le chef de 
the European Commission acting through one of its  file est une unité de la Commission européenne qui agit 
officials or other servants.  
par l’intermédiaire d’un de ses fonctionnaires ou agents. 
Can also be called “Lead Department” in EN. 
Source :  
Source:  
[MdA Classement– SEC(2003)349/2] 
[IR Filing SEC(2003)349/2] 
[MdA Conservation– SEC(2005)1419] 
[IR Preservation – SEC(2005)1419] 
Document 
Child heading 
Rubrique « fille » 
A heading that is attached to a parent heading. 
Rubrique rattachée à une rubrique « mère ». 
Management 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
Document 
Closed file 
Dossier clôturé 
A file that cannot be used for filing documents or  Dossier qui ne peut plus être utilisé pour y classer des 
Management 
creating new sub files. 
documents ou pour créer de nouveaux sous-dossiers. 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
 
IT 
CommisSign 
CommisSign 
Commission certification authority with the role of  Autorité de certification de la Commission qui a pour 
issuing, signing and managing certificates for use  mission d’émettre, signer et gérer des certificats destinés 
within the Commission. 
à être utilisés au sein de la Commission. 
Source: [IR DOCELEC – SEC(2005)1578] 
Source: [MdA DOCELEC – SEC(2005)1578] 
Document 
Commission’s 
Espace 
All documents, files and metadata drawn up,  Ensemble des documents, des dossiers et des 
Management 
documentary 
documentaire de 
received, recorded, filed and stored by the métadonnées établis, reçus, enregistrés, classés et 
resources 
la Commission 
Commission. 
conservés par la Commission. 
Source: 
Source : 
[Decision 2004/563 DOCELEC] 
[Décision 2004/563 DOCELEC] 
[IR DOCELEC – SEC(2005)1578] 
[MdA DOCELEC – SEC(2005)1578] 
 
16/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
Common 
Commun 
“Common”, as opposed to “specific”, refers to the  Le terme « 
commun 
», par opposition au terme 
Management 
(heading / 
(Rubrique / 
levels of the institution’s filing plan managed by the  « 
spécifique 
», renvoie aux niveaux du plan de 
level) 
Niveau) 
Secretariat-General. 
classement de l’Institution gérés par le Secrétariat 
Source: [NOMCOM User Manual] 
général. 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
 
Document 
Common 
Liste commune de 
Regulatory document that sets minimum retention  Document à valeur réglementaire qui définit la durée de 
Management 
Commission-
conservation au 
periods for types of Commission files as defined in  conservation minimale des catégories de dossiers de la 
level retention 
niveau de la 
point III of the implementing rules set out in the  Commission, tels que définis au point III des modalités 
list 
Commission  
document entitled “Filing and the management of the  d’application énoncées dans le document intitulé «Le 
Institution’s files”. The common retention list is  classement et la gestion de dossiers de l’institution». 
applicable to all Commission departments. 
Cette liste commune de conservation est applicable à 
Source: [IR Preservation – SEC(2005)1419] 
l’ensemble des services de la Commission. 
Source : [MdA Conservation – SEC(2005) 1419] 
Document 
Common 
Nomenclature 
Hierarchical body of terms, concepts and headings  Ensemble hiérarchique de termes, concepts et rubriques 
Management 
nomenclature 
commune 
which make up the first three levels of the  qui composent les trois premiers niveaux de 
institution’s filing plan. 
l’arborescence du plan de classement de l’Institution. 
Source: [IR Filing – SEC(2006)349/2] 
Source : [MdA Classement– SEC(2003)349/2] 
The updated contents of the common nomenclature  Le contenu mis à jour de la nomenclature commune est 
are available in [Common Nomenclature] 
disponible dans [Nomenclature commune] 
Source: 
Source : 
[Common Nomenclature – SEC(2003)903 Regularly  [Nomenclature commune– SEC(2003) 903 Mise à jour 
updated] 
régulièrement] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
Human 
COMREF 
COMREF 
Acronym for Common Reference. 
Acronyme anglais de Common Reference. 
Resources 
 
 
COMREF is an application that contains information  COMREF se veut un réceptacle unique et central de 
about members of the Staff of the Commission.  
données de référence pour la gestion du personnel à la 
 
Commission.  
All Commission information systems can use these   
standardised references when needed. 
Tout système d’information de la Commission pourra 
Source: [HAN Needs – Adonis D(2006)2335] 
venir puiser dans ce réceptacle les informations dont il a 
Document available in French only. 
besoin. 
Source: [HAN Needs – Adonis D(2006)2335] 
 Document disponible uniquement en français. 
17/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
Consulting user  Utilisateur ayant 
A user that consults the Institution’s filing plan, the  Utilisateur qui consulte le plan de classement de 
Management 
des droits de 
file lists, the metadata, the attachments, the l'Institution, la liste des dossiers, les métadonnées, les 
consultation 
documents or the files without any administrative or  fichiers, les documents ou les dossiers, sans jouir des 
editing rights. 
droits d'administrateur, ni des droits d’éditeur. 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
 
Document 
Controller 
Contrôleur 
User responsible for the supervision of the file list of  Utilisateur responsable de la supervision de la liste de 
Management 
a specific department (Directorate-General/Service). 
dossiers d’une direction générale/d’un service 
Source: [NOMCOM User Manual] 
spécifique. 
 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
 
IT 
Cookie 
Cookie 
A cookie is a text-only string that is entered into the  Un cookie est une chaîne de texte pur introduite dans la 
memory of your browser. This string is the value of a  mémoire d’un navigateur. Cette chaîne est la valeur 
variable that a website sets. If the lifetime of this  d’une variable fixée par un site internet. Si la durée de 
value is set to be longer than the time you spend at  vie fixée pour cette valeur est plus longue que la durée 
that site, then this string is saved to file for future  de la connexion, la chaîne est enregistrée pour une 
reference. Depending on the type of cookie used, and  référence future. Selon le type de cookie et les réglages 
the browser settings, the browser may accept or not  du navigateur, le navigateur peut accepter ou rejeter le 
accept the cookie, and may save the cookie for either  cookie et le sauvegarder pour une période plus ou moins 
a short time or a long time. NOMCOM could use  longue. NOMCOM pourrait utiliser des cookies pour 
cookies in order to collect information such as the  récolter des informations telles que la langue de la 
last interface’s language or the starting points. 
dernière interface ou les points de départ. 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
Document 
Cross-
Certification 
Process by which two certification authorities Processus par lequel deux autorités de certification 
Management 
certification 
croisée 
mutually certify the public key of the other. When  certifient mutuellement la clé publique de l’autre. Quand 
two certification authorities conclude a cross deux autorités de certification concluent une entente de 
certification agreement, they place mutual trust in  certification croisée, elles acceptent de se faire 
each other and will rely on the public key certificates  mutuellement confiance et de se fier aux certificats de 
and private keys of the other as if they had issued  clé publique et aux clés privées de l’autre comme si elles 
them themselves. 
les avaient émis elles-mêmes. 
Source: [IR DOCELEC – SEC(2005)1578] 
Source: [MdA DOCELEC – SEC(2005)1578] 
18/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
Cryptography 
Cryptographie 
Cryptography is one of the elements of the process of  La cryptographie (ou le chiffrement) est l’un des 
Management 
coding and decoding messages which ensures éléments du processus de codage et de décodage des 
confidentiality of the data. It consists in converting  messages qui assure la confidentialité des données. Elle 
data by means of mathematical operations to protect  consiste à transformer les données à l’aide d’opérations 
them. It is an essential tool to ensure confidentiality  mathématiques pour les protéger. Il s’agit d’un outil 
of data, as only authorised persons can view such  essentiel pour assurer la confidentialité des données, car 
data. It also guarantees data integrity, as it can detect  seules les personnes autorisées peuvent les visualiser. 
any unauthorised modifications. 
Elle assure aussi l’intégrité des données, car elle permet 
Source: [IR DOCELEC – SEC(2005)1578] 
de détecter les modifications non autorisées. 
Source: MdA DOCELEC – SEC(2005)1578] 
Document 
Current 
Archives 
Files that are regularly and frequently used for the  Dossiers d’utilisation habituelle et fréquente pour 
Management 
records 
courantes 
conduct of the current business of the departments  l’activité des services qui les ont produits ou reçus, qui 
which created or received them and which are  sont conservés pour le traitement de leurs affaires et qui 
generally kept nearby. These are «open» files. 
sont généralement situés à proximité desdits services. Il 
Source: [IR Preservation – SEC(2005)1419] 
s’agit de dossiers «ouverts».  
Source : [MdA Conservation – SEC(2005)1419] 
Document 
Date of closure 
Date de clôture 
Date when the status of a file is changed to “closed  Date à laquelle le statut d’un dossier passe en « dossier 
Management 
file”  
clôturé »  
See also “Closed file”. 
Voir aussi « Dossier clôturé ». 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
Document 
Date of 
Date de 
Date when the status of a file is changed to  Date à laquelle le statut d’un dossier passe en « dossier 
Management 
destruction 
destruction 
“destroyed file”. 
détruit ». 
See also “Destroyed file”. 
Voir aussi « Dossier détruit ». 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
Document 
Date of 
Date d’extinction 
Date when the status of a heading is automatically  Date à laquelle le statut d’une rubrique passe 
Management 
extinction 
changed to “extinct heading”.  
automatiquement 
en 
« rubrique 
éteinte ».  
See also “Extinct heading”. 
Voir aussi « Rubrique éteinte ». 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
Document 
Date of 
Date de gel 
Date when the status of a heading is automatically  Date à laquelle le statut d’une rubrique passe en 
Management 
freezing 
changed to “extinct heading”. 
« rubrique gelée ». 
See also “Extinct heading”. 
 Voir aussi « Rubrique gelée ». 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
Document 
Date of 
Date de transfert 
Date when the status of a file is changed to  Date à laquelle le statut d’un dossier passe en 
Management 
transfer 
“transferred file”. 
 « dossier transféré ». 
See also “Transferred file”. 
Voir aussi « Dossier transféré ». 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
19/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
IT 
DBMS 
SGBD 
Acronym for Database Management System. 
Acronyme pour Système de Gestion de Bases de 
Source: 
Données. 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
Source: 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
Document 
Deadline 
Echéance 
A time based scheduling constraint which requires  Contrainte de temps qui exige qu’une certaine activité 
Management 
that a certain activity (or task) be completed by a  (ou tâche) soit terminée à une date bien précise 
certain time (the ‘deadline’). 
(l’échéance). 
Source: [WfMC_Glossary] 
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]  
Document 
Definitive 
Archives 
Files and records which, in accordance with the  Dossiers qui, en fonction notamment de la liste 
Management 
archives 
définitives 
Commission level common retention list or, where  commune de conservation au niveau de la Commission 
appropriate, the DG/Service specific retention list,  et, le cas échéant, de la liste spécifique de conservation 
are transferred to the Commission’s historical au niveau DG/Service, sont transférés aux archives 
archives and selected for permanent preservation. 
historiques de la Commission et sélectionnés pour 
Source: 
conservation permanente. 
[IR Preservation – SEC(2005)1419] 
Source : 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
[MdA Conservation – SEC(2005)1419] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
Document 
Desk Officer 
Desk Officer 
User responsible for editing file references stored in  Utilisateur responsable de l’édition des références de 
Management 
the NOMCOM application. The Desk Officer is not a  dossiers stockées dans NOMCOM. Le Desk Officer 
person. The concept of Desk Officer refers to the  n’est pas une personne physique. Cette notion renvoie à 
responsibility that lies with a unit or is associated  la responsabilité qui incombe à une unité ou qui est 
with a function.  
associée à une fonction.  
 
 
The Desk Officer (or “chef de file”) is usually a unit  Le Desk Officer (ou «Chef de file») est généralement 
of the European Commission acting through one of  une unité de la Commission européenne agissant par le 
its officials or other servants.  
truchement d’un de ses fonctionnaires ou autres agents.  
 
 
The Desk Officer is in charge of the case, even  Le Desk Officer est le responsable de l’affaire, même si 
though another unit may be involved in performing  une autre unité peut être associée à l’exécution d’actions 
related tasks or other units may provide ad hoc  liées à cette affaire ou si d’autres unités peuvent y 
assistance. 
contribuer ponctuellement. 
Source: 
Source: 
[IR Filing SEC(2003)349/2] 
[MdA Classement– SEC(2003)349/2] 
[NOMCOM User Manual] 
[NOMCOM Manuel Utilisation] 
20/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
Destroyed file 
Dossier détruit 
A closed file that has been destroyed by the  Dossier clôturé qui a été détruit par le Service des 
Management 
Commission’s Historical Archives Service or by a  Archives historiques de la Commission ou par un Centre 
Document Management Centre (CAD) under the  d’Administration des Documents (CAD) sous le contrôle 
supervision of the Document Management Officer  du DMO de la DG concernée. 
(DMO) of the DG concerned. 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Human 
DG/Service 
DG/Service 
Any Directorate-General of the European 
Toute direction générale de la Commission européenne 
Resources 
(Directorate-
(Direction 
Commission or any similar department in the  ou tout service assimilé de la Commission européenne. 
General/ 
générale/Service) 
European Commission. 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
Service) 
 
Source: [NOMCOM User Manual] 
 
Document 
Diacritics 
Signe diacritique 
A mark added to a letter to alter a word's  Elément adjoint à une lettre d'un alphabet pour en 
Search 
pronunciation or to distinguish between similar  modifier la valeur ou pour distinguer des mots 
words. A diacritical mark can appear above or below  homographes. Cet élément peut être suscrit [accents], 
the letter to which it is added, or in some other  souscrit [cédille] ou placé à côté de la lettre qu'il 
position. 
modifie. Adjoint à un symbole phonétique, un signe 
Source: [WIKIPEDIA] 
diacritique sert à indiquer une caractéristique secondaire 
 
d'un son, comme la nasalisation, la palatisation, etc.  
 
Source: [Encyclopédie Larousse] 
 
 
However, note that not all such marks are diacritical.  Il est à noter toutefois que tous les signes ne sont pas 
For example, in English, the title (dot) on the letters i  diacritiques. Par exemple, en anglais, le point sur les 
and j is not a diacritical mark, but rather part of the  lettres i et j n'est pas un signe diacritique en soi, mais fait 
letter itself. Further, a mark may be diacritical in one  partie de la lettre elle-même. De plus, un signe peut être 
language, but not in another; for example, in Catalan,  diacritique dans une langue, mais pas dans une autre. 
Portuguese or Spanish, u and ü are considered the  C'est ainsi qu'en catalan, portugais ou espagnol, les 
same letter, while in German, Estonian, Hungarian,  lettres u et ü  sont considérées comme une seule et la 
Turkish or Azeri they are considered to be separate  même lettre, tandis qu'en allemand, estonien, hongrois, 
letters. 
turque ou azéri, il s'agit de lettres distinctes. 
Source: [WIKIPEDIA] 
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
Document 
Diacritic 
Recherche 
A search operation in which the matching of search  Opération de recherche où les critères de recherche 
Search 
insensitive 
insensible aux 
criteria against contents searched upon produces the  utilisés pour retrouver du contenu donnent les mêmes 
search 
signes diacritiques 
same result as if any diacritical marks in both the  résultats, peu importe que les signes diacritiques soient 
criteria and contents were removed. 
utilisés ou non à la fois dans les critères de recherche et 
Source: [HERMES Development Team, DIGIT.B.4] 
dans le contenu.  
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
21/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
Digital 
Empreinte 
The digital fingerprint is to a document what the  L’empreinte numérique est à un document ce que 
Management 
fingerprint 
numérique 
fingerprint or genetic print is to a person. Technically  l’empreinte digitale ou génétique est à un individu. 
the fingerprint of a document (or hash-value) is the  Techniquement, l’empreinte d’un document (hash-
result of a calculation performed by means of an  value)  est le résultat d’un calcul effectué à l’aide d’un 
appropriate algorithm to verify that the integrity of  algorithme approprié qui permet de vérifier que 
the signed electronic document has not been altered. 
l’intégrité du document électronique signé n’a pas été 
Source: [IR DOCELEC – SEC(2005)1578] 
altérée. 
Source: [MdA DOCELEC – SEC(2005)1578] 
Document 
DMC 
CAD 
DMC stands for Document management centres. 
CAD est l’acronyme de Centre d’Administration des 
Management 
DMC are better known under the French acronym 
Documents.  
“CAD” (“Centre d’administration des documents”). 
Voir CAD pour plus d’informations à cet égard. 
See CAD for more information. 
Source: [Décision 2002/47 DOCMAN] 
Source: [Decision 2002/47 DOCMAN] 
22/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
DMO 
DMO 
Acronym for Document Management Officer
Responsable de l’Administration des Documents. 
Management 
 
 
Each Director-General or Head of Department shall  Chaque directeur général ou chef de service désigne un 
designate a document management officer. 
responsable de l’administration des documents. 
For the purpose of setting up a modern and efficient  Dans le cadre de la mise en place d’un système de 
document and records management system, the task  gestion des documents et d’archivage moderne et 
of the document management officer shall be to: 
performant, le responsable de l’administration des 
–  identify the types of document and file specific to  documents a pour mission de veiller à: 
the fields of activity of the Directorate-General or  –  l’identification des types de documents et de dossiers 
equivalent department; 
spécifiques aux domaines d’activité de sa direction 
–  draw up and update the inventory of the existing 
générale ou service assimilé ; 
specific databases and systems; 
–  l’établissement de l’inventaire des bases de données 
–  draw up the filing plan of the Directorate-General 
et systèmes spécifiques existants ainsi qu’à sa mise à 
or equivalent department; 
jour ; 
–  draw up rules and procedures specific to the  –  l’établissement du plan de classement de sa direction 
Directorate-General or equivalent department 
générale ou service assimilé ; 
which will be used for document and file  –  l’établissement des règles et procédures spécifiques à 
management, and to ensure that they are applied; 
sa direction générale ou service assimilé qui seront 
–  organise, within the Directorate-General or 
utilisées pour la gestion des documents et des 
equivalent department, training for the staff in 
dossiers, et à leur application ; 
charge of the implementation, control and –  l’organisation, au sein de sa direction générale ou 
monitoring of the management rules laid down in 
service assimilé, de la formation du personnel chargé 
these provisions; 
de l’exécution, du contrôle et du suivi des règles 
The Document Management Officer shall ensure 
d’administration définies dans les présentes 
horizontal co-ordination between the document 
dispositions. 
management centre(s) and the other departments  Le responsable de l’administration des documents assure 
concerned.  
la coordination horizontale entre le ou les centres 
In each DG/Service, the Document Management  d’administration des documents et les autres services 
Officer is, together with the IRM, the single point of  concernés.  
contact vis-à-vis the Secretariat-general and DIGIT. 
Dans Chaque DG/Service, le Document Management 
Source: 
Officer est, avec l’IRM, le point de contact unique vis-à-
[Decision 2002/47 DOCMAN] 
vis du Secrétariat général et de la DIGIT. 
[Communication C(2002)99] 
Source: 
[Décision 2002/47 DOCMAN] 
[Communication C(2002)99] 
23/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
DOCELEC 
DOCELEC 
French abbreviation corresponding to "Documents  Abréviation française correspondant à "Documents 
Management 
électroniques et numérisés".  
électroniques et numérisés".  
 
 
This term is used in the everyday language to refer to  Ce terme est utilisé dans le langage courant pour 
the Decision (2004)563 on electronic and digitised  désigner la Décision (2004)563 sur les documents 
documents. 
électroniques et numérisés. 
Source: [E-DOMEC, Secretariat-general, SG.B.3] 
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
 
Document 
DOCMAN 
DOCMAN  
English abbreviation for Document Management.  
Abréviation correspondant à Document Management.  
Management 
 
 
This term is used in the everyday language to refer to  Ce terme est utilisé dans le langage courant pour 
the Decision 2002/47 on Document Management.  
désigner la Décision 2002/47 sur l'administration des 
Source: [E-DOMEC, Secretariat-general, SG.B.3] 
documents. 
 
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
Document 
Document 
Document 
Any content drawn up or received by the Tout contenu établi ou reçu par la Commission 
Management 
Commission concerning a matter relating to the  concernant une matière relative aux politiques, activités 
policies, activities and decisions falling within the  et décisions relevant de la compétence de l’institution 
institution’s competence and in the framework of its  dans le cadre de ses missions officielles et quel que soit 
official tasks, in whatever medium (written on paper  son support (écrit sur support papier ou stocké sous 
or stored in electronic form or as sound, visual or  forme électronique, enregistrement sonore, visuel ou 
audiovisual recording). 
audiovisuel). 
Source: [Decision 2002/47 DOCMAN] 
Source : [Décision 2002/47 DOCMAN] 
 
 
In the HERMES context, a document is the  Dans le contexte d’HERMES, le document est la 
combination of one or several attachments with  combinaison d’un ou de plusieurs fichiers 
the document metadata.  

accompagnés des métadonnées du document en 
See also Logical document. 
question.  
Source: [HERMES Development Team, DIGIT.B.4] 
Voir également Document logique. 
Source:
 [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
Document 
Document 
Contenu du 
One or several attachments. 
Un ou plusieurs fichiers. 
Management 
content 
document 
Source: [E-DOMEC, Secretariat-general, SG.B.3] 
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
24/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
Documents 
Document s 
Documents: 
Tout document 
Management 
containing 
contenant une 
– whose loss would not prevent the departments 
– soit dont la perte n’empêcherait pas les services 
information 
information non 
concerned meeting the Commission’s administrative 
concernés de couvrir les besoins de gestion ou de preuve 
which is 
substantielle et 
or evidential needs; or 
de l’institution ; 
unimportant 
éphémère 
– whose value is clearly temporary and rapidly 
– soit qui a une valeur manifestement transitoire et 
and 
 
lapsing, ancillary and instrumental; or 
rapidement caduque, accessoire et instrumentale ; 
short-lived 
– which are considered or treated as non-important 
– soit encore qui est considéré ou traité comme 
 
and short-lived by a records schedule, a procedural 
document non substantiel et éphémère par un tableau de 
regulation or routine administrative practice. 
gestion, par un règlement de procédure ou par les 
Source: [IR Registration SEC(2003)349/1] 
pratiques administratives courantes. 
Source : [MdA Enregistrement – SEC(2003)349/1] 
Document 
Document 
Numérisation de 
Process of transforming a document on paper or any  Processus qui consiste à transformer un document papier 
Management 
digitisation 
documents 
other traditional type of medium into an electronic  ou tout autre type de support traditionnel en image 
image.  
électronique.  
Digitisation concerns all types of document and can  La numérisation concerne tous types de documents et 
be carried out from various media such as paper, fax,  peut s’effectuer à partir de différents supports tels que 
microforms (microfiche, microfilms), photographs,  papier, télécopie, microformes (microfiches, 
video or audio cassettes and films. 
microfilms), photographies, cassettes vidéo ou audio et 
Source: [Decision 2004/563 DOCELEC]. 
films. 
 
Source : [Décision 2004/563 DOCELEC] 
 
 
In order to build up, within the Commission, a fully  Afin de constituer, au sein de la Commission, un espace 
electronic management system for its documentary  documentaire complètement électronique permettant la 
resources allowing the gradual introduction of  mise en place progressive de procédures exclusivement 
exclusively electronic procedures, the Commission is  électroniques, la Commission procède à la numérisation 
systematically digitising all documents drawn up or  systématique de tous les documents établis ou reçus sur 
received on other supports, in particular paper. 
d’autres supports, en particulier le papier. 
Source : [IR DOCELEC – SEC(2005)1578] 
Source: [MdA DOCELEC – SEC(2005)1578] 
 
Document 
Document 
Centre 
See DMC or CAD. 
Voir DMC or CAD. 
Management 
management 
d’administration 
Source: [E-DOMEC, Secretariat-general, SG.B.3] 
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
center 
des documents 
Document 
Document 
Responsable de 
See DMO. 
Voir DMO. 
Management 
management 
l’administration 
Source: [E-DOMEC, Secretariat-general, SG.B.3] 
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
officer 
des documents 
25/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
Documents to 
Document à 
All documents, regardless of medium, that: 
Tout document, quel que soit son support, 
Management 
be registered 
enregistrer 
are received or formally drawn up by a Commission  reçu ou établi formellement par un service de la 
 
department in the course of its activities; 
Commission dans le cadre de ses activités; 
and 
et 
i) are likely to require action, follow-up or a reply  i) qui est susceptible d’impliquer une action, un suivi ou 
from the Commission or one or more of its  qui nécessite une réponse de la Commission ou d’un ou 
departments; 
plusieurs de ses Services, 
or 
ou 
ii) involve the responsibility of the Commission or  ii) qui engage la Commission ou un ou plusieurs de ses 
one or more of its departments; 
Services; 
and 
et 
contain important information which is not short-
qui contient une information substantielle non éphémère. 
lived. 
Source : [MdA Enregistrement – SEC(2003)349/1] 
Source: [IR Registration SEC(2003)349/1]  
 
IT 
ECAS 
ECAS 
English acronym for European Commission 
Acronyme anglais d’European Commission 
Document 
Authentication Service. 
Authentication Service. 
management 
 
 
ECAS is used by the Commission to authenticate  ECAS est utilisé par la Commission afin d’authentifier 
users of internal IT systems. This system offers  les utilisateurs des systèmes informatiques internes. Ce 
centralised authentication of users with various levels  système permet l’authentification centralisée des 
of guarantee concerning the person providing utilisateurs avec différents niveaux de garantie sur la 
authentication details. With a centralised 
personne qui fournit les éléments d’authentification. La 
authentication process it is therefore no longer  centralisation du processus d’authentification permet 
necessary for each application to use its own  ainsi d’éviter que chaque application utilise son propre 
authentication process. 
processus d’authentification. 
Source: [IR DOCELEC – SEC(2005)1578]. 
Source : [MdA DOCELEC – SEC(2005)1578] 
Document 
Editor 
Éditeur 
User responsible for editing headings in the Utilisateur responsable de l’édition de rubriques du plan 
management 
Institution’s filing plan.  
de classement de l’Institution. 
See “NOMCOM Editor” and “Filing Plan Editor”. 
Voir «Éditeur NOMCOM» et « Éditeur du plan de 
Source: [NOMCOM User Manual] 
classement ». 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
26/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
E-DOMEC 
E-DOMEC 
E-DOMEC stands for “Electronic archiving and  E-DOMEC est l’acronyme anglais de «Electronic 
Management 
Document Management in the European archiving and Document Management in the 
Commission”. 

European Commission». 
 
 
The new electronic archiving and document Cette nouvelle politique d’archivage électronique et de 
management policy of the Commission, started  gestion des documents au sein de la Commission 
officially in January 2002 when the Commission  européenne a démarré officiellement en janvier 2002 
amended its rules of procedure (Commission quand la Commission a modifié son règlement de 
Decision 2002/47 on document management). This  procédure (Décision de la Commission 2002/47 sur 
decision was completed in July 2004 by Decision  l’administration des documents). Cette décision a été 
2004/563 on electronic and digitised documents, also  complétée en juillet 2004 par la Décision 2004/563 sur 
annexed to the rules of procedure. Following both  les documents électroniques et numérisés, également 
decisions, several implementing rules have been  annexée au règlement intérieur. Suite à ces deux 
adopted by the Secretary-General, namely: IR  décisions, plusieurs modalités d’application ont été 
Registration, IR Filing, Common Nomenclature, IR  adoptées par le Secrétaire général, à savoir: MdA 
Preservation, and IR DOCELEC. 
Enregistrement, MdA Classement, Nomenclature 
 
Commune, MdA Conservation et MdA DOCELEC. 
 
 
This policy is still in progress: IR “Appraisal and  Cette politique poursuit son chemin: les MdA 
Transfer to the Commission’s Historical Archives”  «Présélection et Transfert aux Archives Historiques de la 
are at the drafting stage just now. The Commission-
Commission» sont en cours de rédaction à l’heure 
level common retention list is also in the process of  actuelle. La liste commune de conservation au niveau de 
being drawn up, in close collaboration with legal  la Commission est, elle aussi, en cours de rédaction, en 
experts and DMO’s and will be approved by the  collaboration étroite avec des experts juridiques et les 
Secretary-general or, if needed by the Commission. 
DMO et sera approuvée par la Secrétaire générale ou, si 
 
nécessaire, par la Commission. 
 
 
E-DOMEC is not only used to indicate a policy, but  E-DOMEC n’est pas seulement utilisé pour désigner une 
also a team. The E-DOMEC team (SG.B.3) is dealing  politique, mais aussi une équipe. L’équipe E-DOMEC 
with the normative part, but is also project owner for  (SG.B.3) s’occupe de la partie normative, mais est 
Adonis, HERMES, ARES and NOMCOM. It deals  également project owner d’Adonis, HERMES, ARES et 
with training, awareness campaign, reporting and  NOMCOM. Elle s’occupe d’actions de formation, de 
audit, preparing the E-DOMEC Steering Committee  campagnes d’information, de reporting, d’audit. Elle 
meetings, helping with the budget, and working in  prépare les réunions du Comité Directeur E-DOMEC, 
close cooperation with both the DMO’s and DIGIT  joue un rôle de facilitateur pour le budget et travaille en 
for the normative aspects and functional collaboration très étroite à la fois avec les DMO et la 
specifications. 
DIGIT pour ce qui est des aspects normatifs et 
Source: [E-DOMEC, Secretariat-general, SG.B.3] 
fonctionnels. 
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
27/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
Effective 
Témoignage 
Capacity of the document to produce the effects  Capacité du document d’atteindre les effets voulus par 
Management 
evidence 
efficace 
intended by the author on the addressee: the  l’auteur sur le destinataire, ce qui implique que le 
 
addressee must be able to regard the document (and  destinataire soit en mesure de considérer le document (et 
the facts represented therein) as credible and  les faits qui y sont représentés) comme crédible, et donc 
therefore be able (or required) to act accordingly. 
qu’il puisse (ou doive) agir en conséquence. 
Source: [IR Registration SEC(2003)349/1] 
Source : [MdA Enregistrement – SEC(2003)349/1] 
Document 
Electronic 
Document 
A data-set input or stored on any type of medium by  Ensemble de données saisies ou stockées sur tout type de 
Management 
document 
électronique 
a computer system or a similar mechanism, which  support par un système informatique ou un dispositif 
can be read or displayed by a person or by such a  semblable, qui peuvent être lues ou perçues par une 
system or mechanism, and any display or retrieval of  personne ou par un tel système ou dispositif, ainsi que 
such data in printed or other form. 
tout affichage et toute sortie, imprimée ou autre, de ces 
Source: [Decision 2004/563 DOCELEC]. 
données. 
Source : [Décision 2004/563 DOCELEC] 
Document 
Electronic 
Application de 
Computer application specialising in electronic Application informatique spécialisée dans la GED ainsi 
Management 
document 
gestion 
document management and any other database-type  que toute autre application informatique de type «base 
management 
électronique de 
IT application which give documents and files a  de données» qui référence des documents/dossiers et/ou 
system (EDMS)  documents (GED) 
reference code and/or store them. 
les stocke. 
 
Source: [IR Filing SEC(2003)349/2] 
Source : [MdA Classement– SEC(2003)349/2]  
28/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
Electronic File 
Dépôt 
The Commission shall set up an electronic file  La Commission met en place un système de dépôt 
Management 
Repository  
électronique 
repository to cover the entire life cycle of the  électronique destiné à couvrir l’ensemble du cycle de vie 
electronic and digitised documents. The technical  des documents électroniques et numérisés. Les 
conditions of the electronic file repository shall be  conditions techniques du système de dépôt électronique 
laid down by the DOCELEC implementing rules. 
sont fixées par les modalités d’application DOCELEC. 
Source: 
Source: 
[Decision 2004/563 DOCELEC] 
[Décision 2004/563 DOCELEC] 
As soon as they are registered, all electronic  Tous les documents électroniques doivent être versés 
documents must be integrated into the electronic file  dans le dépôt électronique visé à l’article 7, paragraphe 
repository referred to in the second subparagraph of  2, deuxième alinéa, des dispositions introduites par la 
Article 
7(2) of the provisions laid down by décision 
2004/563/CE, Euratom, dès leur 
Decision 2004/563/EC, Euratom, together with all  enregistrement, accompagnés de l’ensemble des 
the relevant metadata required by Decisions métadonnées requises par les décisions 2002/47/CE, 
2002/47/EC, ECSC, Euratom and 2004/563/EC,  CECA, Euratom et 2004/563/CE, Euratom et leurs 
Euratom and their implementing rules. 
modalités d’application respectives. 
If they are signed electronic documents, the S’il s’agit de documents électroniques signés, les 
electronic signatures or the certificates of authenticity  signatures électroniques ou les attestations d’authenticité 
of these signatures must also be integrated into the  de celles-ci doivent également être versées dans le dépôt 
electronic file repository. 
électronique. 
The Commission’s electronic file repository must  Le système de dépôt électronique de la Commission 
cover the entire life cycle of an electronic or digitised  couvre obligatoirement l’ensemble du cycle de vie d’un 
document, i.e. the stages or periods in the life of a  document électronique ou numérisé, c’est-à-dire les 
document from when it is received or formally drawn  étapes ou périodes de vie d’un document depuis sa 
up within the meaning of Article 4 of the provisions  réception ou son établissement formel au sens de 
on document management, until it is transferred to  l’article 4 des dispositions concernant l’administration 
the Commission’s historical archives and opened to  des documents, jusqu’à son transfert aux archives 
the public or eliminated within the meaning of  historiques de la Commission et à son ouverture au 
Article 7 of those provisions. 
public ou jusqu’à sa destruction au sens de l’article 7 
Source : [IR DOCELEC – SEC(2005)1578] 
desdites dispositions. 
Source : [MdA DOCELEC – SEC(2005)1578] 
Document 
Electronic seal 
Sceau électronique
Image and text which can be printed with the  Image et texte pouvant être imprimés avec le document 
Management 
document containing all the information of the  et reprenant toutes les informations de la signature 
electronic signature, the time stamp and a reference  électronique, du timbre horodateur, ainsi qu’une 
to a system for ensuring validity and integrity. 
référence à un système permettant d’en assurer la 
Source: [IR DOCELEC – SEC(2005)1578] 
validité et l’intégrité. 
Source : [MdA DOCELEC – SEC(2005)1578] 
29/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
Electronic 
Signature 
Electronic signature within the meaning of Article  Signature électronique au sens de l’article 2, point 1) de 
Management 
signature 
électronique 
2(1) of Directive 1999/93/EC of the European  la directive 1999/93 du Parlement européen et du 
Parliament and of the Council. 
Conseil. 
Data in electronic form which are attached to or  Donnée sous forme électronique, qui est jointe ou liée 
logically associated with other electronic data and  logiquement à d’autres données électroniques et qui sert 
which serve as a method of authentification. 
de méthode d’authentification. 
Source: 
Source: 
[Decision 2004/563 DOCELEC] 
[Décision 2004/563 DOCELEC] 
[Directive 1999/93/EC] 
[Directive 1999/93/CE] 
Document 
E-Signatory 
Signataire 
Electronic signatory providing a hierarchical Signataire électronique prévoyant une chaîne de 
Management 
électronique 
validation chain and enabling at all times any person  validation hiérarchique et permettant, à tout moment, à 
with the necessary access rights to modify, toute personne disposant des droits d’accès nécessaires, 
validate/sign or send back the documents to be  de modifier, de valider/signer ou de renvoyer les 
signed. 
documents à signer. 
Source
Source
[IR DOCELEC – SEC(2005)1578]. 
[MdA DOCELEC – SEC(2005)1578] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
Document 
Extinct heading  Rubrique éteinte 
Heading that can no longer be used to manage files or  Rubrique qui ne peut plus être utilisée pour gérer des 
Management 
create child headings.  
dossiers ou créer des rubriques «filles».  
To become extinct the heading must first be frozen.  Pour pouvoir être «éteinte», la rubrique doit d’abord être 
A frozen heading automatically becomes extinct after  «gelée». Une rubrique gelée devient automatiquement 
the closure of all its files. 
une rubrique éteinte à partir du moment où tous ses 
See also “Frozen heading”. 
dossiers sont clôturés. 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Voir également «Rubrique gelée». 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
Document 
Family tree 
Arborescence 
A structure that presents all parent and child  Structure présentant toutes les rubriques « mères » et 
Management 
familiale 
headings, which are connected to a heading specified  « filles » rattachées à une rubrique particulière. 
by the user. 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
Source: [NOMCOM User Manual] 
30/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
File 
Dossier 
The core around which the documents are organised  Le noyau autour duquel sont organisés les documents en 
Management 
in line with the institution’s activities, for reasons of  fonction des activités de l’institution pour des raisons de 
proof, justification or information and to guarantee  preuve, de justification ou d’information et pour garantir 
efficiency in the work. 
l’efficacité dans le travail. 
Source: [Decision 2002/47 DOCMAN] 
Source: [Décision 2002/47 DOCMAN] 
Group of documents, as defined in the Registration  Ensemble de documents, tels que définis dans les 
implementing rules, organised in such a way to form  modalités d’application «Enregistrement et tenue des 
a coherent and relevant unit in terms of the activities  registres» (SEC(2003)349/1), constitué organiquement 
conducted by the Commission and/or its departments.  afin de former une unité cohérente et pertinente au 
Source: [IR Filing – SEC(2003)349/2] 
regard des activités menées par la Commission et/ou ses 
The status of a file can be new, active, closed or  services. 
transferred. 
Source : [MdA Classement– SEC(2003)349/2] 
Source: [NOMCOM2HERMES]. 
Le statut d’un dossier peut être nouveau, en cours, 
 
clôturé ou transféré. 
In the HERMES context, the word “file” ([FR]  Source: [NOMCOM2HERMES]. 
“dossier”) has never the usual IT meaning ([FR]   
“fichier”: .doc, .xls, .pdf, etc.). 
Dans le contexte d’HERMES, le terme « file » ([FR] 
See also item. 
« dossier ») n’a jamais la signification bureautique 
Source: 
habituelle de «fichier» (.doc, .xls, .pdf, etc.). 
HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
Voir également item. 
Source: 
HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
Document 
File reader 
Lecteur de dossier 
Person who may consult the contents of a file. 
Utilisateur qui peut consulter le contenu d'un dossier.  
Management 
Document 
File reference 
Référence de 
All file metadata identifying and describing a file. 
Toutes les métadonnées de dossiers identifiant et 
Management 
dossiers 
 
décrivant un dossier particulier.  
The file metadata will be stored in NOMCOM while   
the content of the file will be managed by the EDMS.  Les métadonnées de dossiers sont stockées dans 
Source: [NOMCOM User Manual] 
NOMCOM, tandis que le contenu du dossier est géré par 
l'application GED. 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
Document 
File specific 
Code spécifique 
Code that can be given to files by the Desk Officer in  Code pouvant être attribué au dossier par le Desk Officer 
Management 
code 
du dossier 
charge.  
responsable.  
 
 
This code is short, mnemonic and unilingual. 
Ce code doit être court, facile à retenir et unilingue. 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
Document 
File status 
Etat du dossier 
File status refers to whether a file is active, closed,  Par état du dossier, il faut entendre un dossier en cours, 
Management 
transferred, destroyed, etc. 
clôturé, transféré, détruit, etc. 
Source: [IR Filing – SEC(2003)349/2]  
Source: [MdA Classement – SEC(2003)349/2] 
31/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
File title 
Titre du dossier 
File name given by the Desk Officer in charge. 
Nom attribué à un dossier par le Desk Officer 
Management 
Source: [NOMCOM User Manual] 
responsable. 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
Document 
Filing 
Classement 
Operation involving identifying documents and Opération qui consiste à identifier et ordonner les 
Management 
ordering them in categories following the logical  documents en catégories suivant l’organisation logique, 
organisation, principles, methods and rules of a filing  les principes, les méthodes et les règles d’un système 
system. 
classificatoire. 
Source: 
Source : 
[IR Filing, SEC(2003)349/2] 
[MdA Classement– SEC(2003)349/2] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
 
Document 
Filing a 
Classer un 
Registered documents shall be organised in files. For  Les documents enregistrés sont organisés en dossiers. 
Management 
document 
document 
each matter falling within the competence of the  Pour chaque affaire relevant de la compétence de la 
Directorate-General or equivalent department, a  direction générale ou du service assimilé, un seul dossier 
single official file shall be constituted. Each official  officiel est constitué. Chaque dossier officiel doit être 
file must be complete and must correspond to the  complet et correspondre aux activités du service sur 
activities of the department on the matter in question. 
l’affaire en question. 
 Source: 
Source: 
[Decision 2002/47 DOCMAN] 
[Décision 2002/47 DOCMAN] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
 
Document 
Filing editor 
Editeur de dossier 
Person who may modify a file's metadata and carry  Utilisateur qui peut modifier les métadonnées d'un 
Management 
out operations such as closure of the file. 
dossier et effectuer certaines opérations, telles que la 
clôture du dossier. 
Document 
Filing plan 
Plan de 
Plan allowing the filing and retrieval of files. 
Plan permettant de classer et de consulter des dossiers. 
Management 
classement 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
32/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
(Institution’s) 
Plan de 
The institution’s filing plan is a hierarchical and  Le plan de classement de l’Institution est une structure 
Management 
Filing Plan 
classement (de 
logical structure taking the form of a tree diagram  hiérarchique et logique qui prend la forme d’une 
l’Institution)  
made up of a given number of interlinked headings at  arborescence composée d’un nombre déterminé de 
several levels, which allows for the intellectual  rubriques articulées entre elles sur plusieurs niveaux et 
organisation of the institution’s files on the basis of  qui permet d’organiser intellectuellement les dossiers de 
its activities.  
l’Institution sur la base de ses activités.  
 
 
It has two parts: 
Il a deux facettes : 
– The “common nomenclature” is based on activities  – La «Nomenclature commune» est basée sur les 
at Commission level. It comprises the first three  activités au niveau de la Commission européenne. Elle 
levels. These are determined and managed by the  est représentée par les trois premiers niveaux. Ceux-ci 
Secretariat-General (SGB3) and are either common  sont définis et gérés par le Secrétariat Général (SGB3) et 
to all DG's/services or shared by several sont soit communs à l’ensemble des DG's/Services, soit 
DG's/services or specific to a particular DG/service; 
partagés par plusieurs DG's/Services, soit spécifiques à 
–– The specific levels (below the common une DG/Service ; 
nomenclature) are determined and managed by the  – Les niveaux spécifiques (niveaux sous la 
individual DG's/services, which have full 
Nomenclature Commune) sont définis et gérés par 
responsibility for them, in particular as regards the  chaque DG/Service. Celles-ci en assument la 
preparation, management and maintenance of the  responsabilité pleine et entière, notamment en ce qui 
headings in their respective areas of activity. 
concerne l’élaboration, la gestion et la maintenance des 
 
rubriques relevant de leur domaine d’activités respectif. 
For optimum use of the filing plan, it is  
recommended that you do not exceed eight levels. 
Pour une meilleure utilisation des niveaux du plan de 
Source: 
classement, il est recommandé de ne pas dépasser huit 
[IR Filing – SEC(2003)349/2] 
niveaux. 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
Source : 
[NOMCOM User Manual] 
[MdA Classement– SEC(2003)349/2] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
[NOMCOM Manuel Utilisation] 
Document 
Filing Plan 
Administrateur du  User responsible for the creation and maintenance of  Administrateur responsable de la création et de la 
Management 
Administrator 
plan de classement  user accounts of Filing Plan Editors, Controllers and  maintenance des comptes d’utilisateur des éditeurs du 
Desk Officers of a Directorate-General/Service. 
plan de classement, des contrôleurs et des Desk Officers 
Source: [NOMCOM User Manual] 
d’une direction générale/d’un service. 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
Document 
Filing Plan 
Éditeur du plan de  User responsible for all or some of the specific  Éditeur responsable de tout ou partie des niveaux de 
Management 
Editor 
classement 
heading levels of a Directorate-General/Service. 
rubriques spécifiques d’une direction générale/d’un 
Source: [NOMCOM User Manual] 
service. 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
33/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
Filing Plan 
Gestion du plan de  Directorates-General and equivalent departments Les directions générales et services assimilés établissent 
Management 
management 
classement  
shall draw up a filing plan adapted to their specific  un plan de classement adapté à leurs besoins spécifiques.  
 
needs.  
Ce plan de classement, accessible par voie informatique, 
This filing plan, which shall be accessible by  est relié à une nomenclature commune définie par le 
computer, shall be associated with a common  Secrétariat général pour l’ensemble des services de la 
nomenclature defined by the Secretariat-General for  Commission. Cette nomenclature s’intègre dans le cadre 
the Commission’s departments. This nomenclature  de la gestion par activités de la Commission.  
shall form part of the Commission’s activity-based  Voir également NOMCOM. 
management.  
Source
See also NOMCOM. 
[Décision 2002/47 DOCMAN] 
Source
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
[Decision 2002/47 DOCMAN] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
Document 
Filing user 
Utilisateur 
Person who may file documents into a file. 
Utilisateur qui peut classer des documents dans un 
Management 
autorisé à classer  
dossier. 
Document 
Formally 
Document établi 
A document is considered formally drawn up when it 
Un document est réputé établi formellement quand il a 
Management 
drawn up 
formellement 
has been approved as ready by the author and is 
été approuvé comme étant prêt par l’auteur et qu’il est 
document 
ready for formal transmission. 
prêt à être formellement transmis. 
Source: 
[Guidelines Registration e-Mails – Source:  [Lignes directrices pour l’enregistrement des 
SEC(2006)353] 
courriers électroniques (e-mails)- SEC(2006)353] 
Document 
Frozen heading  Rubrique gelée 
A heading that the responsible editor has closed. No  Rubrique clôturée par l’éditeur responsable. Aucune 
Management 
new child headings or files can be attached to it.  nouvelle rubrique «fille» ni aucun nouveau dossier ne 
However, it will still be possible to file documents in  peuvent y être rattachés. Il reste cependant toujours 
existing and open files attached to this heading. 
possible de classer des documents dans des dossiers 
Source: [NOMCOM User Manual] 
existants et ouverts rattachés à cette rubrique. 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
Document 
Full text search  Recherche en texte  A search operation that attempts to match the search  Opération de recherche qui vise à faire coïncider les 
Search 
intégral 
criteria against the contents of the documents being  critères de recherche et le contenu des documents sur 
searched upon.  
lesquels porte la recherche.  
In the HERMES/ARES context, full text search does  Dans le contexte d’HERMES/ARES, la recherche en 
also involve some metadata search, as defined by the  texte intégral implique également la recherche de 
system administrator. 
certaines métadonnées définies par l’administrateur 
Source: 
système. 
[HERMES Development Team, DIGIT.B.4] 
Source: 
[E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
34/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
General 
Registre général  
Register of Commission correspondence: the general  Système d’enregistrement du courrier de la Commission 
Management 
register 
instrument constituted by registration within the  – Instrument général constitué par l’enregistrement au 
meaning of Article 4 of the provisions on document  sens de l’article 4 des dispositions concernant 
management. 
l’administration des documents. 
Source: [IR Registration – SEC(2003)349/1] 
Source : [MdA Enregistrement – SEC(2003)349/1] 
Document 
GUI 
GUI 
Graphical User Interface. 
Interface graphique. 
Management 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
IT 
HAN 
HAN 
Acronym for HERMES ARES NOMCOM. 
Acronyme pour HERMES ARES NOMCOM. 
 
 
Source: [E-DOMEC, Secretariat general, SG.B.3] 
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
Document 
Heading 
Rubrique 
Elements of a filing plan whose reference includes at  Élément d’un plan de classement dont la référence 
Management 
least a title, a brief description of scope, a code and  comprend au moins un titre, une description succincte de 
the Owner Department. 
son contenu, un code et le service propriétaire. 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
Document 
Heading 
Historique de 
Recording of all the modifications operated on one  Enregistrement de toutes les modifications apportées à 
Management 
history 
rubrique 
particular heading. 
une rubrique. 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
Document 
Heading 
Code spécifique de  Non controlled (free) alphanumerical code that can  Code alphanumérique non contrôlé (libre) pouvant être 
Management 
specific code 
la rubrique 
be given to the heading, e.g. according to a former  attribué à la rubrique, par exemple sur la base d’une 
Directorate-General/Service coding convention 
convention de codage antérieure d’une direction 
(specific DG/Service code). 
générale/d’un service (code spécifique DG/service). 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
Document 
Heading status 
Statut de la 
Metadata specifying the status of a heading, i.e.  Métadonnées spécifiant le statut d’une rubrique (active, 
Management 
rubrique 
active, frozen or extinct. 
gelée, éteinte). 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
35/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
IT 
HERMES 
HERMES 
The HERMES project aims to harmonise various  Le projet HERMES vise à harmoniser différentes 
applications of the Commission by adapting them to  applications de la Commission en les adaptant à une 
a common structure. 
structure commune. 
It consists of a platform composed, on one hand, of a  Il se présente comme une plateforme composée, d’une 
set of modules which will provide all the part, d’un ensemble de modules qui offriront à toutes les 
Commission’s applications with basic services applications de la Commission des services de base 
(registration, filing, preservation, search, 
(enregistrement, classement, conservation, recherche, 
management of access rights, workflow) for gestion des droits d’accès, workflow) pour gérer les 
managing documents and, on the other hand, of a  documents et, d'autre part, d’un dépôt unique 
single repository to store the documents handled by  (« repository ») pour stocker les documents traités par 
these applications. 
ces applications. 
The storage of documents in a central repository will  Le stockage des documents dans ce dépôt central sera 
be independent of how they are handled. This will  indépendant de leur traitement, ce qui évitera les 
avoid any duplication and will facilitate the sharing  doublons et facilitera le partage de l’information quand 
of information when necessary. 
c’est nécessaire. 
Source: 
Source: 
[HERMES webpages on the E-DOMEC Website on  [Pages web HERMES sur le site E-DOMEC sur 
IntraComm] 
IntraComm] 
IT 
Hinge level 
Niveau 
The lowest level of the common nomenclature to  Niveau le plus bas de la nomenclature commune auquel 
d’accrochage 
which specific headings are linked. 
des rubriques spécifiques sont liées. 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
Document 
IDABC IDABC 
English acronym for Interoperable Delivery of 
Fourniture interopérable de services paneuropéens 
Management 
pan-European eGovernment Services to Public 
d’administration en ligne aux administrations 
Administrations, Businesses and Citizens
publiques, aux entreprises et aux citoyens. 
The IDABC programme, which came into force on  Le programme IDABC, entré en vigueur le 1er janvier 
1 January 2005, helps the Commission and the  2005, aide la Commission et les Etats membres à remplir 
Member States to meet their legal requirements under  leurs obligations légales découlant d’un nombre 
a large number of directives and sectoral decisions  important de directives et de décisions sectorielles qui 
which require the Community and the Member States  exigent de la Communauté et des Etats membres 
to exchange computerised data. 
d’échanger des données informatiques. 
Source: [IR DOCELEC – SEC(2005)1578] 
Source : [MdA DOCELEC – SEC(2005)1578] 
Document 
Inbox 
Liste des tâches 
In the context of the HERMES/ARES/NOMCOM  Dans le contexte des projets 
Management 
projects, this term is frequently used in place of  HERMES/ARES/NOMCOM, le terme anglais Inbox est 
worklist
souvent utilisé à la place de liste des tâches. 
Source: 
Source: 
[HERMES Development Team, DIGIT.B.4] 
[E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
36/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Other Internal 
Institution Institution 
The European Commission. 
La Commission européenne. 
(Administration) 
 
 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
Other Internal 
Institutions Institutions 
The European Parliament, Council and Commission. 
Le Parlement européen, le Conseil et la Commission. 
(Administration) 
 
 
Source: [Regulation (EC) 1049/2001] 
Source: [Règlement (CE) No 1049/2001] 
Document 
Integrity Intégrité 
The fact that the information contained in the  Le fait que les informations contenues dans le document 
Management 
document and the relevant metadata are complete (all  et les métadonnées qui l’accompagnent sont complètes 
the data are present) and correct (each data item is  (toutes les données sont présentes) et exactes (chaque 
unchanged). 
donnée est inchangée). 
 
 
Source: [Decision 2004/563 DOCELEC] 
Source : [Décision 2004/563 DOCELEC] 
Document 
Intermediate 
Rubrique 
Heading that has a parent and one or more child  Rubrique pour laquelle il existe une rubrique « mère » et 
Management 
heading 
intermédiaire 
headings. 
une ou plusieurs rubriques « filles ». 
 
 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
37/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
Interdepart- 
Groupe 
Interdepartmental group of DMO’s 
Groupe interservices des DMO 
Management 
mental group 
interservices des 
An interdepartmental group of document 
Il est institué un groupe interservices des responsables 
of DMO’s 
DMO 
management officers shall be set up. It shall be  de l’administration des documents, dont la présidence 
 
chaired by the Secretariat-General and its task shall  est assurée par le Secrétariat général et qui a pour 
be to: 
mission de : 
–  ensure the correct and uniform application of the  –  veiller à l’application correcte et homogène des 
provisions on document management within 
dispositions concernant l’administration des 
departments; 
documents au sein des services ; 
–  deal with any issues which may arise from their  –  traiter les questions éventuelles que soulève leur 
application; 
application ; 
–  contribute to the preparation of the implementing  –  contribuer à l’élaboration des modalités d’application 
rules of Decision 2002/47; 
de la Décision 2002/47 ; 
–  relay the requirements of Directorates-General  –  relayer les besoins des directions générales et 
and equivalent departments as regards training 
services assimilés en matière de formation et 
and support measures; 
d’actions de support; 
–  propose the multi-annual action plan and annual  –  proposer le plan d’action pluriannuel et le 
working programme to be adopted by the E-
programme de travail à adopter par le Comité 
DOMEC Steering Committee. 
Directeur E-DOMEC. 
The interdepartmental group shall be convened by its  Le groupe interservices est convoqué par son président, 
chairman, either on the chairman’s initiative or at the  soit à l’initiative de celui-ci, soit à la demande d’une 
request of a Directorate-General or equivalent  direction générale ou service assimilé. 
department. 
Source: 
Source: 
[Décision 2002/47 DOCMAN] 
[Decision 2002/47 DOCMAN] 
[Communication C(2002)99] 
[Communication C(2002)99] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
Document 
Intermediate 
Archives 
Files that are no longer deemed to be current records  Dossiers qui ont cessé d’être considérés comme des 
Management 
records 
intermédiaires 
and that correspond to the stage at which, once a case  archives courantes et qui correspondent au stade où, une 
has been dealt with, the Commission and its  fois les affaires traitées, la Commission et ses 
DG's/Services are required to keep them for DG/Services sont tenus de conserver lesdits dossiers 
administrative or legal reasons.  
pour des motifs administratifs ou juridiques.  
These files are closed, but it may be necessary to  Il s’agit de dossiers clôturés mais auxquels les services 
access them from time to time. 
peuvent encore avoir besoin d’accéder de temps à autre. 
Source: 
Source : 
[IR Preservation – SEC(2005)1419] 
[MdA Conservation – SEC(2005)1419] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
38/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
Inventory Répertoire 
Any administrative tool other than the register,  Tout instrument d’administration autre que le registre 
Management 
designed chiefly to identify the object in question by  visant principalement à offrir une identification à l’entité 
assigning it an identifier and, where necessary,  traitée moyennant l’apposition d’un identifiant et, si 
transcribing some of its characteristic features. 
nécessaire, la transcription de certains de ses éléments 
Source: [IR Registration – SEC(2003)349/1] 
caractéristiques. 
Source : [MdA Enregistrement – SEC(2003)349/1] 
Document 
IR MdA  IR is the English acronym for Implementing Rules. 
MdA est l'acronyme français pour Modalités 
Management 
 
d'Application. 
 
 
Following Decision 2002/47 DOCMAN and Suite à la Décision 2002/47 DOCMAN et à la Décision 
Decision 2004/563 DOCELEC, several implementing  2004/563 DOCELEC, plusieurs modalités d’application 
rules have been adopted by the Secretary-General,  ont été adoptées par le(la) Secrétaire général(e), à savoir: 
namely: IR Registration, IR Filing, Common MdA Enregistrement, MdA Classement, Nomenclature 
Nomenclature, IR Preservation, and IR DOCELEC.  
Commune, MdA Conservation et MdA DOCELEC. 
 
 
Source: [E-DOMEC, Secretariat- general, SG.B.3] 
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
 
IT IRM 
IRM English 
acronym for Information Resource Chef des ressources informatiques. 
Manager. 
 
Source: [E-DOMEC, Secretariat- general, SG.B.3] 
Source: Sysper2 
 
Document 
Item 
Item 
In the HERMES context, an electronic file (.xls, .doc,  Dans le contexte d’HERMES, un fichier électronique 
Management 
(see also 
(voir aussi fichier) 
.pdf, etc.), which, linked to a set of metadata (and  (xls, doc, pdf, etc.) qui, lié à un jeu de métadonnées (et 
attachment) 
possibly other items), makes up a document. 
éventuellement à d’autres fichiers), forme un document. 
 
 
On the ARES applications’ interface, the item is  Dans l’interface de l’application ARES, l’item s’appelle 
named “attachment” [EN] or “fichier” [FR] 
« attachment » en EN et « fichier » en FR. 
Source:[HERMES Development Team, DIGIT.B.4]  
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
 
IT LDAP 
LDAP 
Light Directory Access Protocol: a set of protocols  Light Directory Access Protocol: ensemble de 
for accessing information directories. 
protocoles permettant d’accéder aux annuaires. 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
Document 
Lead 
Chef de file 
See Chef de file 
Voir Chef de file 
Management 
Department 
Source: [E-DOMEC, Secretariat-general, SG.B.3] 
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
Financial LEF 
LEF 
Legal Entity File. 
Fichier des entités externes. 
An application that contains information about legal 
Il s’agit d’une application qui contient des informations 
entities which are external to the Commission. 
sur les entités légales extérieures à la Commission. 
Source: 
Source: 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
39/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
Legal retention 
Durée légale de 
Period of time the Institution has to keep the file in  Temps pendant lequel l’institution est tenue de conserver 
Management 
period (LRP) 
conservation 
order to comply with its legal obligations. 
le dossier pour respecter ses obligations légales. 
(DLC) 
Source: [IR Preservation – SEC(2005)1419]  
Source : [MdA Conservation – SEC(2005)1419] 
Document 
Legibility over 
Lisibilité dans le 
The fact that the information contained in the  Le fait que les informations contenues dans les 
Management 
time 
temps 
documents and the relevant metadata remain easily  documents et les métadonnées qui les accompagnent 
readable by any person who is required or entitled to  restent facilement lisibles, par toute personne qui doit ou 
have access to them throughout the life cycle of the  peut y avoir accès, pendant tout le cycle de vie desdits 
documents, from their formal establishment or  documents, depuis leur établissement formel ou 
reception until their transfer to the Commission’s  réception jusqu’à leur transfert aux archives historiques 
historical archives and their opening to the public or  de la Commission et leur ouverture au public ou jusqu’à 
until their authorised destruction in accordance with  leur destruction autorisée en fonction de leur durée de 
their required preservation period. 
conservation exigée. 
Source: [Decision 2004/563 DOCELEC] 
Source : [Décision 2004/563 DOCELEC] 
Document 
Level of 
Degré de 
This refers to all the elements that indicate whether or  Il faut entendre par là tous les éléments qui indiquent 
Management 
security 
classification du 
not a level of security classification has been given to  l’attribution ou non d’un niveau de sécurité/protection et 
classification of  dossier 
a file and, if this is the case, that determine its access  qui déterminent, ce faisant, le statut d’accès au dossier. 
the file 
status. 
Source: [MdA Classement – SEC(2003)349/2] 
Source: [IR Filing – SEC(2003)349/2]  
Document 
Life cycle of a 
Cycle de vie d’un 
All the stages or periods in the life of a document  Ensemble des étapes ou périodes de vie d’un document, 
Management 
document  
document  
from the time it is received or formally drawn up  depuis sa réception ou son établissement formel au sens 
within the meaning of Article 4 of the provisions on  de l’article 4 des dispositions concernant 
document management (decision 2002/47) until its  l’administration des documents jusqu’à son transfert aux 
transfer to the Commission’s historical archives and  archives historiques de la Commission et son ouverture 
its opening to the public or until its destruction within  au public ou jusqu’à sa destruction au sens de l’article 7 
the meaning of Article 7 of the said provisions. 
desdites dispositions. 
Source: [Decision 2004/563 DOCELEC]  
Source : [Décision 2004/563 DOCELEC] 
40/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
Logical 
Document logique 
Logical document means a content established or  Par document logique, il faut entendre un contenu établi 
Management 
Document 
received by the Commission, related to a matter  ou reçu par la Commission en relation avec une activité 
connected with its policies, activities and decisions,  liée à ses politiques, activités et décisions, quel que soit 
whatever the medium carrying it (paper or electronic,  son support (papier ou électronique, audio ou vidéo, 
audio or video, etc.). 
etc.). 
 
 
In other words, a logical document is a logical entity  En d’autres termes, un document logique est une entité 
including one or more attachments, in one or more  logique qui englobe un ou plusieurs fichiers, dans un ou 
formats and in one or more languages. 
plusieurs formats et dans une ou plusieurs langues. 
 
 
 
“Logical document” corresponds to the term « Document 
logique » 
correspond 
au 
terme 
“document” as used in the ARES/HERMES context. 
« 
document 
» tel qu’il est utilisé dans le contexte 
Source: 
d’ARES/HERMES. 
[E-DOMEC, Secretariat-general, SG.B.3] 
Source: 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
[E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
Document 
LRP 
DLC 
English acronym for Legal Retention Period 
Acronyme français pour Durée Légale de 
Management 
 
Source: [E-DOMEC, Secretariat-general, SG.B.3] 
Conservation 
Source: 
[E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
Document 
Metadata Métadonnées 
Data describing the context, contents and structure of  Données décrivant le contexte, le contenu et la structure 
Management 
documents and their management over time, as  des documents ainsi que leur gestion dans le temps, 
Document 
determined by the implementing rules for the  telles qu’elles sont fixées dans les modalités 
Search  
application of the provisions on document d’application des dispositions concernant 
management and to be supplemented by the l’administration des documents et complétées par les 
implementing rules for the application of these  modalités d’application des dispositions sur les 
provisions. 
documents électroniques et numérisés. 
Source: 
Source : 
[Decision 2004/563 DOCELEC] 
[Décision 2004/563 DOCELEC] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
Document 
Metadata-
Recherche sur les 
A search operation that attempts to match the search  Opération de recherche qui cible les critères de 
Search 
based search 
métadonnées 
criteria against the metadata (and not the contents) of  recherche sur les métadonnées (et non pas sur le 
the documents being searched upon. 
contenu) des documents faisant l’objet de la recherche. 
Source: 
Source: 
[HERMES Development Team, DIGIT.B.4]  
[E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
41/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
Minimum 
Durée minimale 
The minimum retention period is calculated from the  La durée minimale de conservation se calcule dès 
Management 
retention 
de conservation  
date the file is created and depends on the type of  l’ouverture du dossier en fonction de la catégorie de 
 
period 
file.  
dossier à laquelle il appartient.  
 
If necessary, depending on how the file progresses,  Si nécessaire, selon l’évolution du dossier concerné, la 
the minimum retention time may later be increased or  durée minimale de conservation pourra ensuite être 
decreased, on valid grounds. 
revue à la hausse ou à la baisse sous réserve de motifs 
Source: [IR Preservation – SEC(2005)1419]  
valables. 
Source : [MdA Conservation – SEC(2005)1419] 
Document 
MoReq 
MoReq 
English acronym for Model Requirements for the  Modèle d’exigences pour l’organisation de l’archivage 
Management 
management of electronic records. 
électronique. 
The HERMES applications should be MoReq Les applications HERMES devront respecter MoReq. 
compliant. 
 
Source: [E-DOMEC, Secretariat-general, SG.B.3] 
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
Document 
Multiple 
Codage multiple 
Languages such as Greek and Russian have multiple  Les langues telles que le grec et le russe sont des langues 
Search 
encodings 
encodings.  
à codage multiple.  
Systems or products that support multiple encodings  Les systèmes ou produits qui supportent des codages 
make possible to query in one recognized encoding  multiples permettent de faire des recherches dans un 
for a language and receive results that are in other  codage reconnu par une langue et de recevoir en retour 
encodings. 
des résultats qui sont dans des codages différents. 
Source: [VerityK2]. 
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
Document 
Noise Bruit 
Noise is a criterion which attempts to assess the rate 
Le bruit est un critère qui vise à évaluer la proportion de 
Search  
of non-relevant results as compared to all the results 
résultats non pertinents par rapport à l'ensemble des 
obtained during a search. 
résultats trouvés lors d’une recherche. 
Source: [E-DOMEC, Secretariat-general, SG.B.3] 
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
42/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
NOMCOM NOMCOM 
NOMCOM is the application developed for the  NOMCOM est l’application développée pour permettre 
Management 
centralised management of the Commission’s filing  la gestion centralisée du plan de classement de 
plan and all the relevant file references. The contents  l’Institution, ainsi que de toutes les métadonnées des 
of the application can be divided as follows: 
dossiers y afférents. Le contenu de l’application est 
– Common nomenclature (first three heading levels),  réparti comme suit : 
managed by the SG; 
– Nomenclature commune (trois premiers niveaux de 
– Filing plans of the Commission’s services, over the  rubriques), gérée par le SG ; 
following four levels, managed by the departments  – Plans de classement des services de la Commission, 
responsible; 
sur les quatre niveaux suivants de rubriques, gérés par 
– Lists of departments’ files, attached to the terminal  les services responsables ; 
headings of the services’ filing plans. 
– Listes des dossiers des services, rattachées aux 
The application provides for different types of access,  rubriques terminales des plans de classement des 
depending on the user’s role: consultation, services. 
management of the common nomenclature, L’application prévoit différents types d’accès en 
management of a department’s filing plan, fonction des rôles des utilisateurs : consultation, gestion 
management of a department’s or unit’s files,  de la nomenclature commune, gestion du plan de 
creation of users and management of their access  classement d’un service, gestion des dossiers d’un 
rights. 
service ou d’une unité, création des utilisateurs et 
NOMCOM centralises the references of all files held  gestion de leurs droits. 
in the Commission. However, the real management  NOMCOM gère les métadonnées de tous les dossiers 
of the files (life cycle, history of actions, deadline,  détenus par la Commission. Toutefois, la gestion 
comments, etc) will be assumed by other EDMS  proprement dite des dossiers (cycle de vie, historique des 
components of HERMES. 
actions, échéances, commentaires, etc.) s’effectue à 
Source: 
partir d’autres composants GED d’HERMES. 
[NOMCOM User  Manual] 
Source: 
[NOMCOM2HERMES]  
[NOMCOM Manuel Utilisation] 
 NOMCOM2HERMES]  
Document 
NOMCOM 
Administrateur 
User responsible for all NOMCOM user accounts and  Administrateur responsable de tous les comptes 
Management 
Administrator 
NOMCOM 
its customisation. 
utilisateur NOMCOM et de leur personnalisation. 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
Document 
NOMCOM 
Éditeur 
Editor responsible for the common heading levels of  Éditeur responsable des niveaux de rubrique communs 
Management 
Editor 
NOMCOM 
the Institution’s filing plan, also known as the  du plan de classement de l’Institution, également connus 
common nomenclature. 
sous le nom de « Nomenclature commune ». 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
 
Document 
NOMCOM file 
Code NOMCOM 
Alphanumerical code given by NOMCOM to each  Code alphanumérique attribué automatiquement par 
Management 
code 
du dossier 
file. 
NOMCOM à chaque dossier. 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
 
43/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
NOMCOM 
Code NOMCOM 
Numerical code given by NOMCOM to each  Code numérique attribué automatiquement par 
Management 
heading code 
de la rubrique 
heading. 
NOMCOM à chaque rubrique. 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
Document 
Organisational 
Entités 
Organisational entities responsible for the functional  Par entités organisationnelles chargées des spécifications 
Management 
entities 
organisationnelles 
and/or technical specifications means in particular  fonctionnelles et/ou techniques, il faut entendre 
responsible for  chargées des 
departments which are the project owners of the IT  notamment les services propriétaires des systèmes 
the functional spécifications 
systems (e.g. Secretariat General or Directorates  informatiques (par exemple, le secrétariat général ou les 
and/or 
fonctionnelles 
General), the Informatics Directorate General, the  directions générales), la direction générale de 
technical 
et/ou techniques 
Security Directorate, as well as the Document  l’informatique, la direction « Sécurité », ainsi que les 
specifications 
Management Officers (DMO) and IT departments  responsables de l’administration des documents 
(Information Resource Managers – IRM and their  (Document Management Officer – DMO) et les services 
teams) in the Directorates-General and equivalent  informatiques (Information Resource Managers – IRM 
Services. 
et leurs équipes) des directions générales et services 
Source: [IR DOCELEC – SEC(2005)1578] 
assimilés. 
Source : [MdA DOCELEC – SEC(2005)1578] 
Document 
Organizational 
Rôle 
A group of participants exhibiting a specific set of  Groupe de participants qui présentent une combinaison 
Management 
Role 
organisationnel 
attributes, qualifications and/or skills. 
spécifique d’attributs, de qualifications et/ou de 
Source: 
compétences. 
[WfMC_Glossary]. 
Source: 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
[E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
Document 
Original Original 
Original document containing all the information as  Pièce d’origine qui contient la totalité de l’information, 
Management 
transmitted by the sender to the addressee, whether  telle qu’elle est transmise par l’émetteur au destinataire, 
the latter is an individual, an organisational entity or  qu’il s’agisse d’une personne physique, d’une entité 
an information system, in so far as the parties  organisationnelle ou d’un système d’information, dans la 
involved confer on the document concerned the  mesure où les parties en présence confèrent une valeur 
status of original by mutual consent, by tacit  d’original au document concerné, par consentement 
agreement or under a well established procedure. 
mutuel, par accord tacite ou dans le cadre d’une 
Source: [IR Registration – SEC(2003)349/1]  
procédure bien établie. 
Source : [MdA Enregistrement – SEC(2003)349/1] 
Document 
Parent heading 
Rubrique 
Heading having one or more child headings. 
Rubrique à laquelle sont rattachées une ou plusieurs 
Management 
«mère» 
Source: [NOMCOM User  Manual] 
rubriques «filles» 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
Document 
Physical 
Protection 
Physical protection encompasses all the techniques  La protection matérielle des dossiers couvre l’ensemble 
Management 
protection of 
matérielle des 
and practices used to conserve files in order to ensure  des techniques et pratiques visant à préserver les 
files  
dossiers 
their integrity and legibility over time, so that they  dossiers de manière à assurer leur intégrité et lisibilité 
can be accessed at any time, whatever the medium. 
dans le temps, de sorte que leur accès soit garanti à tout 
Source: [IR Preservation – SEC(2005)1419]  
moment, quel que soit le support. 
Source : [MdA Conservation – SEC(2005)1419] 
44/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
Preservation of 
Conservation d’un  Each Directorate-General or equivalent department  Chaque direction générale ou service assimilé assure la 
Management 
a document 
document 
shall ensure the physical protection the short- and  protection matérielle des documents qui se trouvent sous 
medium-term accessibility of the documents for  sa responsabilité ainsi que leur accessibilité à court et 
which it is responsible. 
moyen terme et doit être en mesure de produire ou 
 
restituer les dossiers auxquels ils appartiennent. 
Source: 
:
Source: 
[Decision 2002/47 DOCMAN] 
[Décision 2002/47 DOCMAN] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
Document 
Principle of the 
Principe des trois 
The lifecycle of records consists of three stages, i.e.  Le cycle de vie des archives répartit les archives en trois 
Management 
record lifecycle 
âges des archives 
current records, intermediate records and definitive  âges différents, à savoir les archives courantes, 
archives. 
intermédiaires et définitives. 
This principle, applied Commission-wide, provides  Ce principe, appliqué à l’échelle de la Commission, 
for the transfer to the historical archives or the  prévoit le transfert ou l’élimination des archives en 
elimination of records in accordance with their  fonction de leur valeur administrative, légale et/ou 
administrative, legal and/or historic value, on the  historique, notamment sur la base de la liste commune 
basis of the common Commission-level retention list  de conservation au niveau de la Commission et, le cas 
and, where appropriate, the specific DG/Service  échéant, sur la base de la liste spécifique de conservation 
retention list. 
au niveau DG/Service. 
Source: 
Source : 
[IR Preservation – SEC(2005)1419]. 
[MdA Conservation – SEC(2005)1419] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
Document 
Private key 
Clé privée 
Private cryptographic key, which must be used only  Clé cryptographique privée, qui ne doit être utilisée que 
Management 
by the signatory to create an electronic signature. 
par le signataire pour créer une signature électronique. 
Source: [IR DOCELEC – SEC(2005)1578]. 
Source : [MdA DOCELEC – SEC(2005)1578] 
Document 
Public key 
Clé publique 
Public cryptographic key, which is used to verify the  Clé cryptographique publique, qui est utilisée pour 
Management 
electronic signature and must therefore be known by  vérifier la signature électronique et doit donc être 
the addressee. 
connue du destinataire. 
The identity of the signatory is confirmed by the  L’identité du signataire est confirmée par la création 
creation of a certificate containing the public key of  d’un certificat contenant la clé publique du signataire 
the signatory signed electronically by the private key  signée électroniquement par la clé privée de l’autorité de 
of the certification authority. 
certification. 
Source: [IR DOCELEC – SEC(2005)1578]. 
Source : [MdA DOCELEC – SEC(2005)1578] 
Document 
Public key 
Infrastructure à 
Infrastructure for issuing and managing keys to  Infrastructure d’émission et de gestion des clés qui 
Management 
infrastructure 
clé publique (ICP) 
permit reliable electronic exchanges. 
permet la réalisation d’échanges électroniques fiables. 
(PKI) 
Source: [IR DOCELEC – SEC(2005)1578]. 
Source: [MdA DOCELEC – SEC(2005)1578] 
 
Document 
Qualified 
Certificat qualifié 
Qualified certificate within the meaning of Article 2,  Le certificat qualifié au sens de l’article 2, point 10) de 
Management 
certificate 
point 10 of Directive 1999/93/EC. 
la directive 1999/93/CE. 
Source: [IR DOCELEC – SEC(2005)1578] 
Source : [MdA DOCELEC – SEC(2005)1578] 
45/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
Ranking Classement 
par 
The process of positioning individuals, groups or  Processus qui consiste à présenter des personnes, 
Search 
pertinence 
businesses on an ordinal scale in relation to others. A  groupes ou activités dans un certain ordre les uns par 
list arranged in this way is said to be in rank order.  rapport aux autres. Une liste présentée de la sorte est 
Search engines rank results depending on their  réputée classée par pertinence. Les outils de recherche 
relevance to a user’s query. 
classent les résultats en fonction de leur pertinence par 
Different algorithms are used by different search  rapport à la recherche lancée par l’utilisateur. 
engines. 
Différents algorithmes sont utilisés par différents 
Source: [WIKIPEDIA] 
moteurs de recherche. 
 
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3]  
Document 
Recall Rappel 
Recall is defined as the relationship between the sum  Par rappel, il faut entendre le ratio qui existe entre le 
Search 
of retrieved terms and the sum of existing terms in  total des termes retrouvés et le total des termes qui 
the document that is being explored. 
existent dans le document faisant l’objet d’une 
Source: 
recherche. 
[HERMES Development Team, DIGIT.B.4] 
Source: 
[E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
Document 
Received 
Document reçu 
A document is considered received  when it is  Un document est réputé reçu lorsqu’il est disponible 
Management 
document 
available to the service(s) for which it is intended. 
pour le(s) service(s) au(x)quel(s) il est destiné. 
Source: [Guidelines Registration e-Mails] 
Source: [Lignes directrices pour l’enregistrement des 
 
courriers électroniques (e-mails)
Document 
Records Archives 
Registered or listed documents, regardless of form or  Ensemble de documents, quels que soient leur forme et 
Management 
medium, kept in files and to be stored by the  leur support matériel, enregistrés ou répertoriés et 
European Commission and its Directorates-General  classés dans des dossiers, à conserver par la Commission 
and equivalent departments as part of their duties,  européenne et ses directions générales et services 
either for a limited period or permanently. 
assimilés dans le cadre de leurs activités, soit pendant 
Source: 
une période limitée de temps, soit de façon permanente. 
[IR Preservation – SEC(2005)1419] 
Source : 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
[MdA Conservation – SEC(2005)1419] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
Document 
Record 
Enregistrement 
A content established or received by the Par enregistrement (technique), il faut entendre un 
Management 
(in the  
(document 
Commission, related to a matter connected with its  contenu établi ou reçu par la Commission en relation 
E-DOMEC 
enregistré,  
policies, activities and decisions, whatever the  avec une activité liée à ses politiques, activités et 
context) 
dans le contexte 
medium carrying it (paper or electronic, audio or  décisions, quel que soit son support (papier ou 
d’E-DOMEC) 
video, etc.). 
électronique, audio ou vidéo, etc.). 
In other words, a record is a logical entity including  En d’autres termes, un record est une entité logique qui 
one or more attachments (in casu logical document). 
inclut un ou plusieurs fichiers. 
A “document” becomes a “record” once it is 
Un « document » devient un « enregistrement » à partir 
registered in an EC general or specific register. 
du moment où il a été enregistré dans un registre général 
Source: [NOMCOM2HERMES] 
ou spécifique de la Commission européenne. 
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
46/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
Register Registre 
Administrative tool establishing the receipt and  Instrument d’administration faisant état de la réception 
Management 
dispatch of documents that are complete and properly  et de l’envoi de documents complets et correctement 
constituted from an administrative and/or legal  constitués sous l’angle administratif et/ou légal, ainsi 
standpoint, as well as the regularity of their  que de la régularité de leur transmission. 
transmission. 
Il existe deux types de registre: 
There are two types of register: 
1.  Registre général: le système d’enregistrement du 
1. 
General register: the general instrument 
courrier de la Commission; il s’agit de l’instrument 
constituted by registration within the meaning 
général constitué par l’enregistrement au sens de 
of Article 4 of the provisions on document 
l’article 4 des dispositions concernant 
management; 
l’administration des documents; 
2. 
Specific register: any other register constituted  2.  Registre spécifique: tout autre registre constitué par 
by a similar procedure but separated from the 
une procédure similaire, mais distinct du registre 
general register. That procedure must afford 
général, étant entendu que cette procédure offre 
equivalent guarantees. 
nécessairement des garanties équivalentes. 
Source: 
Source: 
[IR Registration – SEC(2003)349/1] 
[MdA Enregistrement – SEC(2003)349/1] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
Document 
Registration Enregistrement 
 The purpose of registering a document drawn up or  L’enregistrement d’un document établi ou reçu par les 
Management 
received is to: 
services de la Commission a pour finalité : 
a) 
identify with certainty a document drawn up or  a)  d’identifier avec certitude le document en question 
received by the Commission departments; 
et 
and 
b)  d’attester que ce document, qui remplit les 
b) 
certify that the document concerned, which 
conditions minimales de forme établies ou 
fulfils the established or generally recognised 
généralement connues au niveau de l’institution2 et 
minimum requirements within the  qui a été présenté à l’enregistrement dans le respect 
Commission1  regarding form and has been 
des procédures établies ou généralement connues au 
presented for registration in accordance with 
sein des services de la Commission, a été transmis 
the established or generally recognised 
par un auteur à un destinataire à une date certaine, 
procedures within the Commission  sous forme d’arrivée, de départ ou d’intégration à un 
departments, has been transmitted by an author 
système d’archivage. 
to an addressee at a given date as incoming or  Source: 
outgoing mail or by its incorporation into an  [MdA Enregistrement – SEC(2003)349/1] 
archival storage system. 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
Source: 
[IR Registration- SEC(2003)349/1] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
 

Compliance with established procedures and forms must be verified in the case of all Commission documents. Documents from other institutions or third parties are presumed to comply with 
established procedures and forms except where there has been an obvious error. 
47/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
Registration 
Service 
Group of persons to whom, in accordance with the  Ensemble des personnes qui, en fonction du mode 
Management 
department 
d’enregistrement 
organisational structure (centralised, decentralised, or  d’organisation (centralisé, décentralisé, mixte) retenu au 
a combination of both) within each directorate-
sein de chaque Direction générale ou Service assimilé, 
general or equivalent department, responsibility for  se voient confier la responsabilité de l’enregistrement 
registration is entrusted by means of a general  sous le couvert d’une autorisation générale du niveau 
authorisation issued at the appropriate hierarchical  hiérarchique concerné. 
level. 
Source : 
Source: 
[MdA Enregistrement – SEC(2003)349/1] 
[IR Registration – SEC(2003)349/1] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
Document 
Registration 
Système 
Set of tools, whether or not computerised, used to  Ensemble des outils, informatisés ou non, utilisés pour 
Management 
System 
d’enregistrement 
achieve registration either in the general register or in  l’accomplissement de l’enregistrement dans le contexte 
a specific register. 
du registre général ou d’un registre spécifique. 
Source: 
Source : 
[IR Registration – SEC(2003)349/1] 
[MdA Enregistrement – SEC(2003)349/1] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
Document 
Relevance Pertinence 
A term used to describe how pertinent, connected, or  Terme utilisé pour décrire à quel point une information 
Search 
applicable some information is to a given matter. 
donnée est pertinente, connectée à ou applicable à un 
Source: [WIKIPEDIA]. 
sujet donné. 
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
                                                                                                                                                                                                                                                                                              
2   Le respect des procédures et des formes établies doit être vérifié dans tous les cas où il s’agit de documents de l’institution. Les documents des autres institutions ou de tiers sont présumés 
respecter les procédures et les formes établies sauf erreur manifeste. 
48/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
Retrieval of 
Restitution des 
Each Directorate-General or equivalent department  Chaque direction générale ou service assimilé doit être 
Management 
files and the 
dossiers et des 
must be in a position to produce or reconstruct the  en mesure de produire ou restituer les dossiers auxquels 
documents 
documents qu’ils 
files to which the documents (for which it is  les documents appartiennent et qui se trouvent sous sa 
contained in 
contiennent 
responsible) belong. 
responsabilité. 
them. 
Source: [Decision 2002/47 DOCMAN] 
Source: [Décision 2002/47 DOCMAN] 
 
 
The electronic file repository must, among others, 
Le système de dépôt électronique doit, entre autres, 
offer the following minimum functionalities: 
offrir les fonctionnalités minimales suivantes: 
•  access management and control based on •  gestion et contrôle des accès en fonction des droits 
predefined rights of users, owner departments of 
prédéfinis des utilisateurs, des services propriétaires 
documents and the level of accessibility to the 
des documents et du niveau d’accessibilité aux 
documents themselves; 
documents eux-mêmes ; 
•  efficient search tools enabling documents, the  •  outils de recherche 
performants permettant de 
relevant metadata and stages of the procedure to 
retrouver facilement les documents, leurs 
be found easily; 
métadonnées et les étapes de la procédure, 
Source: [IR DOCELEC – SEC(2005)1578]. 
Source: [MdA DOCELEC – SEC(2005)1578]. 
 
 
The archives service of the DG/Service must ensure  Le service d’archives de la DG/Service doit veiller à ce 
that, whatever the medium, current records are  que, quel que soit leur support, les archives courantes 
available to the person dealing with the matter. 
soient à disposition de la personne amenée à traiter 
Source: [IR Preservation – SEC(2005)1419] 
l’affaire. 
Source: [MdA Conservation – SEC(2005)1419] 
Document 
Review Tri 
The examination of files and records to determine  Opération qui consiste à distinguer les archives destinées 
Management 
whether they should be retained or eliminated in  à être conservées de celles destinées à l’élimination 
accordance with official procedures. 
conformément aux procédures réglementaires. 
Source: [IR Preservation – SEC(2005)1419] 
Source : [MdA Conservation – SEC(2005)1419] 
Document 
Search engine 
Moteur de 
A program designed to help find information stored  Un programme conçu pour aider à trouver de 
Search 
recherche 
on a computer system such as the World Wide Web,  l’information stockée dans un système informatique, tel 
or a personal computer. The search engine allows one  qu’Internet ou sur un ordinateur personnel. Le moteur de 
to ask for content meeting specific criteria (typically  recherche permet de demander que le contenu recherché 
those containing a given word or phrase) and  remplisse certains critères (typiquement ceux contenant 
retrieves a list of references that match those criteria.  un mot ou une phrase donnée) et fait apparaître une liste 
Search engines use regularly updated indexes to  de références qui remplissent ces critères. Un moteur de 
operate quickly and efficiently. 
recherche utilise généralement des index mis à jour pour 
Source: [WIKIPEDIA]. 
travailler rapidement et efficacement. 
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
49/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
Shared heading  Rubrique 
Heading shared between two or more Directorates-
Rubrique partagée par au moins deux directions 
Management 
partagée 
General/Services, which are all concerned with the  générales/services concernés par l’activité mentionnée. 
mentioned activity. A shared heading has only one  Une rubrique partagée n’a qu’un seul service 
Owner Department but can have one or more  propriétaire, mais elle peut avoir un ou plusieurs services 
Associated Department(s). 
associés. 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
Document 
Short- and 
Accessibilité à 
Short-and medium-term accessibility means 
Par accessibilité à court et moyen terme, il faut entendre 
Management 
medium-term 
court et moyen 
accessibility for a period of less than 15 years from  une accessibilité portant sur des dossiers d’une période 
accessibility 
terme 
the date the file was created, i.e. the date the first  inférieure à 15 ans calculée à compter de l’ouverture du 
 
document was registered and filed. 
dossier concerné, cette ouverture ayant lieu à la date du 
Source : 
premier document enregistré et classé dans le dossier. 
[IR Preservation – SEC(2005)1419] 
Source : 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
[MdA Conservation – SEC(2005)1419] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
Document 
Short and 
Elimination à 
A regulated procedure for the physical destruction of  Procédure réglementée qui se traduit par la destruction 
Management 
medium-term 
court et moyen 
files or any other operation resulting in a total or  matérielle de dossiers ou toute autre opération ayant 
elimination 
terme 
partial loss of information that, in accordance with  pour conséquence une perte totale ou partielle 
Article 7(2) of the provisions on document d’information et qui, selon l’article 7, paragraphe 2, des 
management annexed to the Commission’s Rules of  dispositions concernant l’administration des documents 
Procedure, involves files less than 15 years old that  annexées au règlement intérieur de la Commission porte 
are not to be transferred to the historical archives. 
sur des dossiers de moins de 15 ans qui ne sont pas 
Source: 
susceptibles de devenir des archives historiques. 
[IR Preservation – SEC(2005)1419] 
Source : 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
[MdA Conservation – SEC(2005)1419] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
Document 
Silence Silence 
Silence attempts to assess those terms contained in an  Le silence est une technique ayant pour but d'évaluer les 
Search 
analysed text that are not detected by the system. 
termes contenus dans un texte analysé qui ne sont pas 
Source: 
détectés par le système.  
[HERMES Development Team, DIGIT.B.4] 
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
Document 
Specific (filing  (plan de 
“Specific” refers to the lower levels of the filing plan  Le terme « spécifique » renvoie aux niveaux inférieurs 
Management 
plan /heading /  classement 
attached to the common nomenclature (See also  du plan de classement attaché à la Nomenclature 
level… 
/rubrique/ niveau) 
“Common”). These levels are defined and edited by  commune (voir « Commun »). Ces niveaux sont définis 
 
spécifique 
the Directorate-General/Service and related to their  et édités par la direction générale/le service. Ils sont liés 
respective areas of activity. 
à leurs domaines d’activité respectifs. 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
50/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
Specific 
Liste spécifique de  Regulatory document governing the retention periods  Document à valeur réglementaire régissant la 
Management 
DG/Service-
conservation au 
for types of files specific to a DG/Service that are not  conservation dans le temps de catégories de dossiers 
level retention 
niveau de la DG 
included in the common retention list. 
spécifiques à une DG/un Service qui ne sont pas reprises 
list 
/du service 
Source: [IR Preservation – SEC(2005)1419] 
dans la liste commune de conservation. 
Source : [MdA Conservation – SEC(2005)1419] 
Document 
Specific 
Registre 
Any other register constituted by a similar procedure  Tout autre registre constitué par une procédure similaire, 
Management 
register 
spécifique  
but separate from the general  register. That mais distinct du registre général, étant entendu que cette 
procedure must afford equivalent guarantees. 
procédure offre nécessairement des garanties 
Source: [IR Registration – SEC(2003)349/1] 
équivalentes. 
Source : [MdA Enregistrement – SEC(2003)349/1] 
Document 
Stop words 
Mots vides 
Every language has words that do not carry much  Chaque langue dispose de mots qui ne sont guère 
Search 
significant meaning. In grammatical terms these are  porteurs de sens. En termes grammaticaux, il s’agit 
normally prepositions, conjunctions, auxiliary verbs  généralement de prépositions, de conjonctions, de 
and so on (for example, words such as “the”, “a”,  verbes auxiliaires etc. (par exemple, de mots tels que 
“and”, “to” in English). These words can be safely  « le »,  « la »,  « un »,  « et »  en  français).  Ces  mots 
ignored when processing content. 
peuvent être ignorés sans risque pour le traitement du 
Source: [VerityK2].  
contenu. 
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
Document 
Sub file 
Sous-dossier 
A subdivision of a file. Its properties are very similar  Une subdivision d’un dossier. Ses propriétés sont fort 
Management 
to those of a File (e.g. same possible status values). 
semblables à celles d’un dossier (par exemple, même 
Source: 
état). 
[NOMCOM2HERMES]. 
Source: 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
[E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
Document 
Task Tâche 
See Activity. 
Voir Activité. 
Management 
Source: [E-DOMEC, Secretariat-general, SG.B.3] 
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
Document 
Terminal 
Rubrique 
Heading at the lowest level of any branch of the  Rubrique située au niveau le plus bas d’une branche 
Management 
heading 
terminale 
filing plan. Files can only be attached to a terminal  quelconque du plan de classement. Des dossiers ne 
heading. 
peuvent être rattachés qu’à une rubrique terminale. 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
Document 
Thesaurus Thesaurus 
A listing of words with similar, related, or opposite  Un thesaurus est constitué d’une liste de termes ou 
Search 
meanings. In Information Technology, a thesaurus  descripteurs reliés entre eux par des relations 
represents a database or list of semantically sémantiques (génériques, spécifiques et associatifs) qui 
orthogonal topical search keys. 
permettent d’indexer en éliminant les synonymies et 
Source: [WIKIPEDIA]. 
polysémies. 
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
51/59 

ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
Time stamp 
Timbre 
Electronic system used when a document and its  Système électronique utilisé lors du versement d’un 
Management 
horodateur 
metadata are entered into the electronic file document et de ses métadonnées dans le dépôt 
repository to serve as proof of the exact date and time  électronique pour servir de preuve de la date et de 
of entry. To have probative value, the time stamp  l’heure exactes du versement. Pour avoir valeur de 
must satisfy the following two requirements: 
preuve, le timbre horodateur (time stamp) doit réunir les 
1) the date and time shown cannot be falsified or  deux caractéristiques suivantes : 
altered; 
1) la date et l’heure qu’il indique doivent être 
2) it must be synchronised with an officially  infalsifiables et inaltérables; 
recognised reference clock. 
2) il doit être synchronisé avec une horloge de référence 
Source: [IR DOCELEC – SEC(2005)1578] 
officiellement reconnue. 
Source: [MdA DOCELEC – SEC(2005)1578] 
IT Transactional 
Opération 
Operation where a group of actions (batch Type d’opération dans laquelle un lot d’actions est rejeté 
operation 
transactionnelle 
processing) is rejected or accepted as a whole. 
ou accepté comme un tout. 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
Document 
Transferred 
Dossier transféré 
Closed file that has been transferred to the Dossier clôturé qui a été transféré aux Archives 
Management 
file 
Commission’s Historical Archives Service. 
historiques. 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
Document 
Transmission 
Transmission par 
1. The transmission of documents by the Commission  1. La transmission de documents par la Commission à un 
Management 
by electronic 
voie électronique 
to an internal or external recipient may be carried out  destinataire interne ou externe peut être effectuée par le 
means 
by the communication technique best adapted to the  moyen de communication le plus approprié aux 
circumstances of the case. 
circonstances de l’espèce. 
2. Documents may be transmitted to the Commission  2. La transmission de documents à la Commission peut 
by any communication technique, including être effectuée par tout moyen de communication, y 
electronic means: fax; e-mail; electronic form;  compris la voie électronique – télécopieur, courrier 
website etc. 
électronique, formulaire électronique, site web. 
3. Paragraphs 1 and 2 shall not apply where specific  3. Les paragraphes 1 et 2 ne s’appliquent pas lorsque des 
means of transmission or formalities connected with  moyens particuliers de transmission ou des formalités 
transmission are required by the applicable particulières liées à la transmission sont exigées par une 
Community or national provisions or by an disposition communautaire ou nationale applicable ou en 
agreement between the parties. 
vertu d’une convention ou d’un accord entre les parties. 
Source: [Decision 2004/563 DOCELEC] 
Source: [Décision 2004/563 DOCELEC] 
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ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
Truncation Troncature 
A method used to retrieve all variations of a word.  Méthode utilisée pour retrouver toutes les variations 
Search 
Truncation symbols vary from search engine to  d’un mot. Les symboles de troncature varient d’un 
search engine (and database to database). Common  moteur de recherche à l’autre (et d’une base de données 
symbols include *, ?, #. Example: comput* will  à l’autre). Les symboles les plus répandus incluent *, ?, 
retrieve compute, computers, computing, 
#. Par exemple, ord* permet de retrouver ordre, 
computerize, computerization, and computation. Not  ordonner, ordonnateur, etc. La troncature n’est pas 
all databases or search engines allow for truncation;  possible dans toutes les bases de données ou les moteurs 
read the help screens to find out what symbol  de recherche. Il est conseillé de consulter l’aide en ligne 
different search tools use, and whether they accept  pour savoir quel symbole les différents outils de 
truncation. In many cases, truncation is an advanced  recherche utilisent et s’ils acceptent la troncature. 
search strategy.  
Souvent, la troncature est un critère de recherche avancé. 
Source: [HERMES Development Team, DIGIT.B.4] 
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
Document 
Type of file 
Catégorie de 
“Type of file” means, for example, a file pertaining to  Par « catégorie de dossier » il convient d’entendre, par 
Management 
dossier 
the Commission decision-making process, a file  exemple, un dossier relevant du processus décisionnel de 
 
relating to a call for tender, a personnel file, a state  la Commission, un dossier d’appel d’offres, un dossier 
aid file, an infringements file, an audit file, etc. 
personnel, un dossier d’aides d’Etat, un dossier 
Source: [IR Preservation – SEC(2005)1419]  
d’infractions, un dossier d’audit, etc. 
Source : [MdA Conservation – SEC(2005)1419] 
IT User 
account 
Compte 
Account given to a user with the corresponding rights  Compte attribué à un service utilisateur défini, avec les 
d’utilisateur 
and responsibilities. 
droits et responsabilités correspondants. 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
IT User 
account 
Profil d’utilisateur  All personalised parameters / preferences that have  Tous les paramètres/préférences individualisés choisis 
profile 
been chosen by the user. 
par l’utilisateur. 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
 User 
Service utilisateur 
Directorate-General/Service / Directorate / Unit. This  Direction générale/service/direction/unité. Cette notion 
department 
term does not refer to an individual user, but  ne s’applique pas à une personne, mais correspond à 
corresponds to the exact value of an organisational  l’acronyme utilisé dans le LDAP de la Commission 
unit in the European Commission’s LDAP (e.g.  européenne (par exemple EMPL A01, ECHO01, SG 12, 
EMPL A01, ECHO01, SG B3, OLAF A). 
OLAF A). 
Source: [NOMCOM User Manual] 
Source: [NOMCOM Manuel Utilisation] 
Document 
Wildcard 
Joker 
In computer (software) technology, a wildcard  Dans une application informatique, un joker peut être 
Search 
character 
character can be used to substitute for any other  utilisé pour remplacer n’importe quel autre caractère ou 
character or characters in a string. The asterisk (*)  ensemble de caractères dans une chaîne. L’astérisque (*) 
usually substitutes as a wildcard character for any  sert généralement de joker pour remplacer de zéro à 
zero or more characters, and the question mark (?)  plusieurs caractères et le point d’interrogation (?) sert 
usually substitutes as a wildcard character for any  généralement de joker pour remplacer un seul caractère, 
one character.  
quel qu’il soit.  
See also “Truncation”. 
Voir aussi « Troncature ». 
Source: [WIKIPEDIA]. 
Source: [E-DOMEC, Secrétariat général, SG.B.3] 
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ANNEX: E-DOMEC – HERMES – ARES- NOMCOM GLOSSARY IN ENGLISH AND FRENCH 
Domain 
Terms [EN] 
Termes [FR] 
Definition and/or Description [EN]  
Définition et/ou Description [FR] 
Document 
Workflow Workflow 
Automation of a process – in full or in part – during  Automatisation d’un processus – partiel ou complet – au 
Management 
which documents, information or tasks move from  cours duquel des documents, des informations ou des 
one participant to another, within a working group, in  tâches passent d’un participant à un autre, au sein d’un 
accordance with a set of predefined rules. A  groupe de travail, en conformité avec un ensemble de 
workflow system defines, creates and manages  règles prédéfinies. Un système de workflow définit, crée 
implementation of such processes. 
et gère l’exécution de tels processus. 
Source: 
Source : 
[IR DOCELEC – SEC(2005)1578] 
[MdA DOCELEC – SEC(2005)1578] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
[HAN Vision Document – Adonis D(2006)2276] 
 
54/59 

 
7. LIST OF METADATA EXTRACTED FROM REGISTRATION – FILING – PRESERVATION IMPLEMENTING RULES 
SEC(2003)349/1 
 
REGISTRATION 
ENREGISTREMENT 
 
Date of the document 
Date du document 
 
Date of registration 

Date d’enregistrement 
 
Registration number 

Numéro d’enregistrement 
 
 
[unique identifier
[identifiant unique] 
 
Author of the document and the department or  Auteur du document et le service/organisme dont il relève 
body to which he/she belongs 

 
 
[s’il s’agit d’une personne physique
[in the case of an individual] 
 
Addressee of the document and the department or  Destinataire du document et le service/organisme dont il 
body to which he/she belongs 

relève 
 
 
[in the case of an individual
[s’il s’agit d’une personne physique] 
 
Level of security classification of the document,  Degré de classification du document, timbre et 
markings and security designators 

identifiant de sécurité 
 
 
[All the elements indicating the level of security  [Tous les éléments qui indiquent l’attribution d’un niveau de 
classification of a document, setting limits to the  sécurité, qui fixent des limites à la validité d’un niveau de 
validity of a level of classification or indicating a  sécurité ou qui indiquent une diffusion particulière fondée sur 
particular distribution on a need-to-know basis

le besoin de connaître
 
 
Title or subject of the document 
Titre du document ou son objet 
 
Type of document concerned 
Type de document concerné 
 
Relevant heading of the filing plan and more  Rubrique concernée du plan de classement et plus 
specifically the file title 
spécifiquement le nom du dossier 
 
 
[The relevant heading of the filing plan and more  [La rubrique concernée du plan de classement et plus 
specifically the file title is an essential item of  spécifiquement le nom du dossier constituent une donnée 
information that must be included in the register.  minimale qui doit figurer dans le registre Cette donnée sera 
This shall be specified from the outset by the  précisée dès le départ par le service d’enregistrement et/ou 
registration department and/or supplemented later by  complétée par la suite par le gestionnaire du dossier 
the official managing the file concerned
] 
concerné
 
Number and a brief description of the Nombre de pièces jointes et une brève description de 
attachments 

celles-ci 
 
 
 
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SEC(2003)349/2 
 
FILING 
CLASSEMENT 
 
Headings of the filing plan 
Rubriques du plan de classement 
Title 
Intitulé 
 
 
[unambiguous, concise and specific
[sous forme univoque, concise et explicite] 
 
Brief description of scope 

Brève description de sa portée 
 
Code 

Code 
 
 
[automatic numerical code to which an 
[code numérique automatique, auquel on peut ajouter un code 
alphanumerical code can be added if necessary] 
alphanumérique le cas échéant
 
Date of creation 
Date de création 
 
Date of closure 

Date de clôture 
 
Status 

Etat 
 
 
[the heading may have one of several types of status:  [la rubrique peut présenter plusieurs états : rubrique en cours 
active heading, frozen heading (i.e. heading which  d’utilisation, rubrique gelée (c.à.d. restant accessible pour 
remains accessible for managing active files but with  gérer les dossiers encore ouverts, mais sans possibilité 
no possibility to create new files), extinct heading,  d’ouvrir de nouveaux dossiers), rubrique clôturée, etc.]
 
etc.
 
Owner department 

Service propriétaire 
and, where applicable, associated departments 
et, le cas échéant, les services associés 
 
 
56/59 

 
SEC(2003)349/2 
 
FILES 
DOSSIERS 
 
Code of the heading in the filing 
Code de la rubrique du Plan de Classement 
 
 
[automatic numerical code to which an 
[code numérique automatique auquel on peut ajouter un code 
alphanumerical code can be added if necessary] 
alphanumérique le cas échéant
 
Code of the file 
Code du dossier 
 
 
[automatic numerical code to which an 
[code numérique automatique auquel on peut ajouter un code 
alphanumerical code can be added if necessary] 
alphanumérique le cas échéant
 
Title of the file 
Intitulé du dossier 
Chef de file for the file
Chef de file du dossier
including where applicable, successive chefs de files 
y compris le cas échéant les chefs de file successifs 
 
Level of security classification of the file 
where  Degré de classification du dossier le cas échéant 
applicable 

 
 
[c.à.d. tous les éléments qui indiquent l’attribution ou non 
[all the elements that indicate whether or not a level  d’un niveau de sécurité/protection et qui déterminent de ce fait 
of security classification has been given to a file and,  le statut d’accès au dossier] 
if this is the case, that determine its access status] 

 
  
Date of creation 

Date de création 
 
Date of closure 

Date de clôture 
 
Status of the file 

Etat du dossier 
 
 
[referring to whether a file is active, closed, 
[dossier en cours, clôturé, transféré, détruit, etc.] 
transferred, destroyed, etc.] 
 
Content of a standard file
, where applicable 
Contenu du dossier-type, le cas échéant 
 
Electronic dossier management system, where  Application GED, le cas échéant 
applicable 

 
 
 

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SEC(2005)1419 
 
PRESERVATION 
CONSERVATION 
 
Type of file 
Catégorie de dossier 
 
 
[means a file pertaining to the Commission decision-
[c.à.d. dossier relevant du processus décisionnel de la 
making process, a file relating to a call for tender, a  Commission, dossier d’appel d’offres, dossier personnel, 
personnel file, a state aid file, an infringements file,  dossier d’aides d’Etat, dossier d’infraction, dossier d’audit, 
an audit file, etc.

etc.] 
 
Content 
where appropriate 
Contenu le cas échéant 
 
 
[If the file is very structured (e.g. a financial file, an  [s’il s’agit d’un dossier de type très structuré (dossier 
inter-service consultation file, a file pertaining to the  financier, dossier relevant de la CIS, dossier relevant du 
Commission’s decision-making process or a processus décisionnel de la COM ou dossier de 
parliamentary question/answer file), this item of  Questions/Réponses parlementaires...) cette métadonnée 
metadata can be retrieved automatically by the IT  pourra être récupérée automatiquement par le système 
application via the check-list procedure and will be  informatique grâce au système de check-list et sera 
compulsory.  However, if the file is not very  obligatoire.  Par contre, s’il s’agit d’un dossier de type peu 
structured  
and is not based on a pre-established  structuré,  qui ne relève pas d’une procédure bien établie 
procedure, e.g. a letter other than a letter from the  d’avance, tel qu’un courrier, autre que le courrier de la 
Commission of the President, for which there is no  Commission ou du Président, pour lequel il n’y a pas de 
check-list procedure, this item of metadata is 
not  pratique de check-list, cette métadonnée sera facultative
compulsory
 
 
Period of time the file has to be retained for  Durée d’utilité administrative (DUA) 
administrative reasons (ARP) 

 
 
[durée pendant laquelle le service est tenu de conserver le 
[the period of time the service has to keep the file  dossier concerné en fonction des obligations juridiques qui lui 
concerned not only because of its legal obligations,  incombent, mais également en tenant compte des besoins 
but also to have available the information it needs to  d’information nécessaires à son bon fonctionnement]
 
operate properly] 
 
Period of time the file has to be retained for legal  Durée légale de conservation (DLC) 
reasons (LRP) 

 
 
[temps pendant lequel l’institution est tenue de 
[the period of time the Institution has to keep the file  conserver le dossier pour respecter ses obligations légales] 
in order to comply with its legal obligations]
 
 
Action that may be taken when a file no longer  Actions éventuelles à effectuer à l’échéance de la DUA 
holds administrative value (at the end of the ARP) 

 
 
Action that may be taken when a file no longer  Actions éventuelles à effectuer à l’échéance de la DLC 
holds legal value (at the end of the LRP) 

 
Chef de file for preservation 
Chef de file « conservation » 
 

Location 
Localisation 
 
 
[physical place in the case of a paper file, IT  [local dans le cas d’un dossier papier, application 
application in the case of an electronic file]
 
informatique dans le cas d’un dossier électronique] 
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SEC(2005)1419 
 
PRESERVATION 
CONSERVATION 
 
Medium 
Support 
 
 
[on paper, in mixed form (paper electronic), in  [support papier, support mixte (papier+électronique), support 
electronic form, audio, visual or audiovisual form] 

électronique, sonore, visuel ou audiovisuel] 
 
Declassification
where appropriate 
Déclassificationle cas échéant 
 
 
[some files are allocated an appropriate level of  [certains dossiers se voient attribuer un niveau de sécurité 
security to information, the unauthorized disclosure  approprié à une information dont la divulgation non autorisée 
of which might cause a prejudice to Commission or  serait susceptible de causer un préjudice aux intérêts de la 
to Member State interests. This level of security may,  Commission ou de ses Etats membres. Ce niveau de sécurité 
however, apply for a limited period of time, after  peut toutefois s’appliquer à une période limitée de temps, au-
which the file may be declassified, which means that  delà de laquelle le dossier peut être déclassifié, ce qui a pour 
any classification attached to the file (level of  conséquence que toute mention de classification rattachée au 
security) is removed]
 
dossier (niveau de sécurité) est supprimée] 
 
List of documents contained in the file 
Liste des documents compris dans le dossier 
 
 
[The list of documents in the file is automatic in the  [La liste des documents compris dans le dossier est 
case of electronic documents. This item of metadata  automatique dans le cas des documents électroniques. Cette 
is not required for old paper documents that already  métadonnée n’est pas exigée pour les anciens dossiers papier 
existed when the implementing rules for preservation 

qui existaient déjà au moment de la mise en œuvre des 
entered into force] 
modalités d’application sur la conservation] 
 
 
 
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