This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Documents from ICMPD lobbying meetings'.




Ref. Ares(2022)7130340 - 14/10/2022
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR MIGRATION AND HOME AFFAIRS 
 
 
  The Director-General 
Brussels  
HOME/MP/  
 
Mr Andrea Glioti 
 
By 
email: 
ask+request-11767-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
Subject: Your application for access to documents – Ref GestDem 2022/4794 
 
Dear Mr Glioti, 
We  refer  to  your  e-mail  of  24  August  2022  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents,  registered  on  25  August  2022  under  the  above-mentioned  reference,  and 
clarified by your e-mail of 29 September 2022.  
You request “documents which contain the following information:  
1) All correspondence (including emails and WhatsApp messages) between the European 
Commission  Migration  and  Home  Affairs  and  the  International  Centre  for  Migration 
Policy Development (ICMPD) since 02/03/2016  

2) All minutes and any other records of the following meetings between representatives 
of  the  ICMPD  and  the  listed  Commissioners,  Members  of  their  Cabinet  or  Director-
Generals, as documented in the EU Transparency Register:  

https://ec.europa.eu/transparencyregister/public/consultation/displaylobbyist.do?id=428
294520891-74  

a)  Raul Hernandez Sagrera – 16/05/2022  
b)  Ylva Johansson and Raul Hernandez Sagrera – 25/05/2021  
c)  Paraskevi Michou – 24/01/2020  
d)  Ylva Johansson and Raul Hernandez Sagrera – 23/04/2020  
e)  Paraskevi Michou – 26/04/2018  
f)  Diane Schmitt – 07/09/2016  
g)  Francesco Luciana Cabinet member of Dimitris Avramopoulos 27/07/2016.” 
 
1.  ASSESSMENT AND GENERAL CONCLUSIONS  
 
Under point 1) of your request, we identified the following 18 documents as falling within 
the scope of your request: 
      
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111             
 
      

 
-  A letter addressed to the EC, for a meeting request with ICMPD Director General – 
March 2018, Ares(2022)5128185 (document 1); 
-  ICMPD input to the Targeted Consultation document towards the new EU strategy 
addressing  trafficking  in  human  beings  –  July  2020,  Ares(2022)5128119 
(document 2); 
-  ICMPD  feedback  to  roadmap  on  the  revision  of  the  EU  Directive  2011/36  – 
September 2021, Ares(2022)2140525 (document 3); 
-  ICMPD  contribution  to  the  public  consultation  on  the  revision  of  the  EU  Anti-
Trafficking Directive – March 2022 (2 documents): 
o  “ICMPD Contribution to the Public Consultation on the revision of the EU 
Anti-Trafficking Directive”, Ares(2022)2140525 (document 4); 
o  “Feedback from: ICMPD”, Ares(2022)5128005 (document 5); 
-  Email exchanges on ICAT Joint Submission to the Public consultation on the Anti-
Trafficking Directive – March 2022, Ares(2022)5128064 (document 6); 
-  Complete MPF Steering Committee minutes since 2016 (12 documents): 
o  1st Meeting: Ares(2022)4695491 (document 7), 
o  2nd Meeting: Ares(2022)4694768 (document 8), 
o  3rd Meeting: Ares(2022)4694904 (document 9), 
o  4th Meeting: Ares(2022)4694964 (document 10), 
o  5th Meeting: Ares(2022)4695064 (document 11), 
o  6th Meeting: Ares(2022)4695112 (document 12), 
o  7th Meeting: Ares(2022)4695151 (document 13), 
o  8th Meeting: Ares(2022)4695430 (document 14), 
o  9th Meeting: Ares(2022)4695255 (document 15), 
o  10th Meeting: Ares(2022)4695297 (document 16), 
o  11th Meeting: Ares(2022)4695334 (document 17), 
o  12th Meeting: Ares(2022)4695389 (document 18). 
Having  examined documents  1  –  18 requested under the provisions of Regulation  (EC) 
No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding 
public access to European Parliament, Council and Commission documents, I have come 
to the conclusion that the requested documents should be disclosed. However, a complete 
disclosure  of  the  identified  documents  is  prevented  by  the  exception  concerning  the 

 

protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual  outlined  in  Article  4(1)(b)  of 
Regulation 1049/2001, because they contain the following personal data: 
-  the names and  initials and contact information of  Commission staff members not 
pertaining to the senior management;   
-  the names and initials and contact details of other natural persons;  
-  handwritten signatures signatures of natural persons; 
-  other information relating to an identified or identifiable natural person. 
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation1 does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you for 
a  specific  purpose  in  the  public  interest  and  where  there  is  no  reason  to  assume  that  the 
legitimate  interests  of  the  data  subject  might  be  prejudiced.  In  your  request,  you  do  not 
express any particular interest to have access to these personal data nor do you put forward 
any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest. 
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, access 
cannot be granted to the personal data contained in the requested documents, as the need to 
obtain access thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and there 
is no reason to think that the legitimate interests of the individuals concerned would not be 
prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
Please note that  documents originating from  third parties are disclosed to  you based on 
Regulation  1049/2001.  However,  this  disclosure  is  without  prejudice  to  the  rules  on 
intellectual  property,  which  may  limit  your  right  to  reproduce  or  exploit  the  released 
documents  without  the  agreement  of  the  originator,  who  may  hold  an  intellectual 
property  right  on  them.  The  European  Commission  does  not  assume  any  responsibility 
from their reuse.  
Under point 2),  items c), e), f) and g) of your application, we regret to inform you that 
the Commission does not hold any documents that would correspond to the description 
given in your application.  
As  specified  in  Article  2(3)  of  Regulation  1049/2001,  the  right  of  access  as  defined  in 
that  regulation  applies  only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the  institution. 
Given  that  no  such  documents,  corresponding  to  the  description  given  in  your 
application, are held by the Commission, the Commission is not in a position to fulfil this 
part of your request. 
                                                 
1  Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23  October 2018 on the 
protection of natural persons  with regard to the processing of personal data by the Union institutions, 
bodies, offices and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, OJ L 295, 21.11.2018, p. 39.  
 

 

Under point 2), items a), b) and d), we have identified the following documents as falling 
within the scope of your application: 
* Short report: Meeting Commissioner Ylva Johansson with ICMPD Director General 
Dr.  Michael  Spindelegger,  16/05/2022,  registered  under  Ref.  Ares(2022)6327013 
(document 19); 
* Flash report: Meeting Commissioner Ylva Johansson with ICMPD Director General 
Dr.  Michael  Spindelegger,  25/05/2021,  registered  under  Ref.  Ares(2022)5080168 
(document 20);  
*  Meeting  report:  Meeting  Commissioner  Ylva  Johansson  with  ICMPD  Director 
General 
Dr. 
Michael 
Spindelegger, 
23/04/2020, 
registered 
under 
Ref. 
Ares(2022)5080168 (document 21). 
Having  examined  the  documents  requested  under  the  provisions  of  Regulation 
1049/2001,  I  have  come  to  the  conclusion  that  document  21  can  be  fully  disclosed  and 
that documents 19 and 20 should be partially disclosed.  
Firstly,  a  complete  disclosure  of  documents  19  and  20  is  prevented  by  the  exception 
concerning the protection of privacy and the integrity of the individual, outlined in Article 
4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001  and  by  the  exception  concerning  the  protection  of  the 
public interest as regards international relations, outlined in Article 4(1)(a), third indent, of 
the Regulation. 
Documents  19  and 20  contain  the  names  and  contact  details  of  Commission  officials  not 
forming part of senior management.  
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you for 
a  specific  purpose  in  the  public  interest  and  where  there  is  no  reason  to  assume  that  
the legitimate interests of the data subject might be prejudiced. In your application, you do 
not  express  any  particular  interest  to  have  access  to  these  personal  data  nor  do  you  put 
forward  arguments  to  establish  the  necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific 
purpose in the public interest.   
Consequently,  I  conclude  that  access  cannot  be  granted  to  the  redacted  personal  data 
included in the documents in question. 
In  addition,  the  third  indent  of  Article  4(1)(a)  of  Regulation  No  1049/2001  lays  out  an 
exception  based  on  the  need  to  protect  the  public  interest  as  regards  international 
relations. The Regulation states that “[t]he institutions shall refuse access to a document 
where disclosure would  undermine the protection of  […] the public interest  as regards 
[…] international relations”

When it comes to the interests protected by Article 4(1)(a), according to settled case law 
of  the  Court  of  Justice,  “refusal  of  access  by  the  institution  is  mandatory  where 
disclosure  of  a  document  to  the  public  would  undermine  the  interests  which  that 
provision protects, without the need, in such a case and in contrast to the provisions, in 
particular,  of  Article  4(2),  to  balance  the  requirements  connected  to  the  protection  of 


 

those  interests  against  those  which  stem  from  other  interests”.2.  Similarly,  the  Court 
stressed  that  the  institutions  “must  be  recognised  as  enjoying  a  wide  discretion  for  the 
purpose  of  determining  whether  the  disclosure  of  documents  relating  to  the  fields 
covered  by  [the  exceptions  provided  for  in  Article  4(1)(a)  of  Regulation  1049/2001] 
could undermine the public interest
”3. 
Consequently,  “the Court’s review of  the legality of  the institutions’ decisions refusing 
access to documents on the basis of the mandatory exception […] relating to the public 
interest  must  be  limited  to  verifying  whether  the  procedural  rules  and  the  duty  to  state 
reasons  have  been  complied  with,  the  facts  have  been  accurately  stated,  and  whether 
there has been a manifest error of assessment of the facts or a misuse of powers
”4. 
Moreover, as regards the interests protected by the above-mentioned article, “it must be 
accepted  that  the  particularly  sensitive  and  fundamental  nature  of  those  interests, 
combined  with  the  fact  that  access  must,  under  that  provision,  be  refused  by  the 
institution  if  disclosure  of  a  document  to  the  public  would  undermine  those  interests, 
confers on the decision  which must thus  be adopted by the institution a complexity and 
delicacy that call for the exercise of particular care. Such a decision requires, therefore, 
a margin of appreciation”
5. 
Document  20,  which  is  of  an  internal  nature  and  contains  a  section  on  the  EU-Turkey 
Statement,  has  been  examined  in  light  of  the  above-mentioned  case  law.  As  it  contains 
comments  regarding  the  EU  approach  and  preferences  in  the  context  of  sensitive 
negotiations  related  to  Turkey,  revealing  such  details  would  jeopardise  the  EU-Turkey 
relationship  and  ongoing  negotiations  related  to  migration  and  asylum.  As  such,  public 
disclosure of the redacted parts of documents would negatively affect the Commission's 
effectiveness in the negotiations in a realistic and non-hypothetical way. 
I  conclude  that  there  is  a  reasonable  and  concrete  risk  that  public  disclosure  of  the 
requested document is likely to harm public interest in the area of international relations. 
As such, access to the document must to be refused under the exception laid down in the 
third indent of Article 4(1)(a) of Regulation 1049/2001 (protection of the public interest 
as  regards  international  relations).  Therefore  the  relevant  parts  of  the  document  in 
question have been redacted. 
2. MEANS OF REDRESS  
 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position.  
 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address:  
                                                 
2   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  1  February  2007,  C-266/05  P,  Sison  v  Council,  EU:C:2007:75, 
paragraph 46. 
3   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  3  July  2014,  Council  v  In’t  Veld,  C-350/12,  EU:C:2014:2039, 
paragraph 63. 
4   Judgment  of  the  General  Court  of  25  April  2007,  WWF  European  Policy  Programme  v  Council
T-264/04, EU:T:2007:114, paragraph 40. 
5   Judgment  of  the  General  Court  of  11  July  2018,  ClientEarth  v  European  Commission,  T-644/16, 
EU:T:2018:429,  paragraph  23.  See  also  Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  3  July  2014,  
Council In ‘t Veld, C-350/12, EU:C:2014:2039, paragraph 63. 

 


 
European Commission Secretariat-General  
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 B-1049 Bruxelles  
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx  
 
 
 
 
Yours faithfully, 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Monique PARIAT 
Director-General 
 
 
Annexes: 21 documents 

 
Electronically signed on 14/10/2022 15:46 (UTC+02) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121