This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meeting between Filomena Chirico and Telefonica in September 2021'.



 
Ref. Ares(2022)8808929 - 19/12/2022
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR COMMUNICATIONS NETWORKS, CONTENT AND 
TECHNOLOGY 
 
  The Director- General  
Brussel, 19th December 2022  
CNECT.R.4 
Tomas Rudl 
netzpolitik.org e.V. 
Schönhauser Allee 6-7 
10119 Berlin 
Germany 
 
Via email:  
ask+request-12015-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
Subject: 
Your request for access to document –EASE 2022/6048 
Dear Mr Rudl, 
We  refer  to  your  email  of  17  October  2022  wherein  you  make  a  request  for  access  to 
documents pursuant to Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of 
the  Council  of  30  May  2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council 
and  Commission  documents  (hereinafter  ‘Regulation  (CE)  No  1049/2001’),  which  was 
registered on 24 October 2022 under the reference number indicated in the subject of this 
letter.  
1. SCOPE OF YOUR APPLICATION  
Your request reads as follows: 
“(..) All documentation (including but not limited to all email correspondence, 
attendance  lists,  agendas,  background  papers,  transcripts,  recordings  and 
minutes/notes) relating to the meeting between Filomena Chirico and Telefonica 
on 23. 09. 2021. (..)” 

 
2. DOCUMENTS FALLING WITHIN THE SCOPE OF THE REQUEST 
 
The  following  documents  have  been  identified  as  falling  within  the  scope  of  your 
request: 
-Email,  28  June  2021,  Telefonica  Meeting  request,  ARES(2021)4210221, 
(“Document 1”) 
-Email,  23  September  2021,  Telefonica,  ARES(2022)8312829,  (“Document 
2”)  
-
Slides,  23  September  2021,  Industrial  Strategy  and  Telecom  Sector, 
ARES(2022)8312820, (“Document 3”) 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 

 
 
3.ASSESSMENT UNDER REGULATION 1049/2001 
 
Following an examination of the identified documents under the provisions of Regulation 
1049/2001 and taking into account the opinion of the third party, we have arrived at the 
conclusion  that  partial  access  can  be  granted  to  Documents  1-3.  Full  disclosure  is 
prevented  by  exceptions  to  the  right  of  access  laid  down  in  Article  4  of  Regulation 
1049/2001. 
 
Furthermore, part of Document 1 has been blacked out as falling out of the scope of the 
request.  
 
(i) Protection of commercial interests 
 
The  first  indent  of  Article  4(2)  of  the  Regulation  1049/2001  provides  that  “the 
institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection  of  commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual 
property, unless there is an overriding public interest in disclosure”
.  
 
This provision must be interpreted in light of Article 339 of the Treaty of the Functioning 
of the European Union (TFEU), which  requires staff members of the EU  institutions to 
refrain from disclosing information of the kind covered by the obligation of professional 
secrecy, in particular information about undertakings, their business relations or their cost 
components.  Documents  2  and  3  contain  information  on  strategic  priorities  of  the  legal 
entity concerned. There is a real and non-hypothetical risk that disclosure of these parts 
of the above-mentioned documents could undermine and seriously affect the commercial 
interests of the company at  question. Therefore,  access  to  these parts of the  Documents 
2and 3 cannot be granted as the disclosure is prevented by the exception to the right of 
access referred to above.  
 
Consequently, the above-mentioned parts of Documents 2 and 3 have been blanked out. 
 
(ii) Protection of privacy and integrity of individuals  
 
Full disclosure of Documents 1 and 2 is also prevented by the exception concerning the 
protection of privacy and integrity of the individual outlined in Article 4(1)(b) Regulation 
1049/2001, since the identified Documents 1 and 2 contain the following personal data: 
 
the names of Commission staff members not pertaining to senior management; 
Names, functions and telephone numbers of other natural persons.  
 
Article  9(1)(b)  of  the  Data  Protection  Regulation(1)  does  not  allow  the  transmission  of 
these personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to 
you for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume 
that the legitimate interests of the data subject might be prejudiced. In your request, you 
do not express any particular interest to have access to these personal data nor do you put 
                                                 
(1) Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the 
protection of natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, 
bodies, offices and agencies and on the free movement of such data and repealing Regulation (EC) No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, OJ L 295, 21.11.2018, p. 39. 
 


 
forward  any  arguments  to  establish  the  necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a 
specific purpose in the public interest.  
 
Consequently,  we  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  Regulation  1049/2001, 
access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested  documents,  as 
the  need  to  obtain  access  thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been 
substantiated and there is no reason to think that the legitimate interests of the individuals 
concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned.  
 
4. OVERRIDING INTEREST IN DISCLOSURE  
 
The exceptions laid down in Article 4(2) of Regulation 1049/2001 apply, unless there is 
an  overriding  public  interest  in  the  disclosure  of  the  documents  identified.  Such  an 
interest  must,  firstly,  be  a  public  interest  and,  secondly,  outweigh  the  harm  caused  by 
disclosure. We have examined whether there could be an overriding public interest in the 
disclosure  of  the  aforementioned  parts  of  the  Documents  which  are  being  withheld  but 
we have not been able to identify such an interest. 
 
 
5. REUSE OF DOCUMENTS  
 
Please note that Documents 1-3 originating from a third party are disclosed to you based 
on  Regulation  1049/2001.  However,  this  disclosure  is  without  prejudice  to  the  rules  on 
intellectual  property,  which  may  limit  your  right  to  reproduce  or  exploit  the  released 
document without the agreement of the originator, who may hold an intellectual property 
right on them.  The European Commission does not assume any responsibility from their 
reuse. 
 
6. CONFIRMATORY APPLICATION  
 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to 
make a confirmatory application requesting the Commission to review this position. Such 
a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of 
this letter to the Secretariat-General of the Commission by asking for a review via your 
portal (2)  account
  (available  only  for  initial  requests  submitted  via  the  portal  account), 
or via the following address:  
 
European Commission  
Secretariat-General  
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx  
Yours faithfully, 
                                                 
(2)https://www.ec.europa.eu/transparency/documents-request  



 
     Roberto Viola  
Electronically signed 
Enclosures: 
(3) 
  
Electronically signed on 16/12/2022 16:56 (UTC+01) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121