This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meeting between Kerstin Jorna and Confédération des Petites et Moyennes Entreprises'.



 
Ref. Ares(2023)849169 - 06/02/2023
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR INTERNAL MARKET, INDUSTRY, ENTREPRENEURSHIP 
AND SMES 
 
  The Director-General 
Brussels  
GROW.B.1/LN 
 
 
Mrs. Lora VERHEECKE 
9 rue de Bronze 
1070         BRUXELLES 
 
 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
Subject: 
Your application for access to documents – EASE 2023/0323  
 
Dear Mrs. Verheecke, 
 
We  refer  to  your  letter  dated  17  November  2022  registered  on  the  18th  of  November 
under the above-mentioned reference number, in which you make a request for access to 
following documents:  
“All  documentation  (including  but  not  limited  to  all  email  correspondence,  attendance 
lists,  agendas,  background  papers,  transcripts  and  recordings)  AND  the  meeting 
minutes/notes  relating  to  the  meeting  between  Kerstin  Jorna  and  Confédération  des 
Petites et Moyennes Entreprises on 11th October 2022”.  

We have identified 3 documents that fall within the scope of your request: 
1.  E-mail  exchanges  between  CPME  and  the  Director  General’s  Office,  ref. 
Ares(2023)575016. 
2. Briefing, ref Basis 9119. 
3.  Minutes/debrief  of  the  Meeting  dd.  11/10/2022  between  Kerstin  Jorna  and  FR 
Business Organisation CPME, ref. Ares(2023)575256. 
 
Having examined the documents requested under the provisions of Regulation (EC) No 
1049/2001  regarding  public  access  to  documents,  I  regret  to  inform  you  that  access  to 
document  2,  the  Briefing  (ref.  Basis  9119),  cannot  be  granted,  as  its  disclosure  is 
prevented by exception to the right of access laid down in Article 4 of this Regulation. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
      

 
The  disclosure  of  this  document  would  undermine  the  protection  of  the  decision 
making  process  of  the  Commission  as  it  would  reveal  preliminary  views  and  policy 
options that are currently  under consideration. The Commission’s services must be free 
to  explore  all  possible  options  in  preparation  of  a  decision  free  from  external  pressure. 
Therefore,  the  exception  laid  down  in  Article  4  paragraph  3  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2011 applies to this document. 
 
I have considered whether partial access could be granted to the requested document and 
concluded  that  after  expunging  the  confidential  information,  the  remaining  parts  of  the 
document are illegible. 
 
The  exceptions  laid  down  in  Article  4  paragraph  3  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001 
apply unless there is an overriding public interest in disclosure of the documents. I have 
examined whether there could be such an overriding public interest in disclosure as part 
of our request, but have not been able to identify such an interest. 
 
In addition, a complete disclosure of the identified documents 1 and 3 is prevented by the 
exception concerning the protection of privacy and the integrity of the individual outlined 
in Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, because they contain the following 
data: 

the  names/initials  and  contact  information  of  Commission  staff  members  not 
pertaining to the senior management; 
 

the names/initials and contact details of other natural persons; 
 

other information relating to identified or identifiable natural persons. 
 
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you 
for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that 
the legitimate interests  of the data subject  might  be prejudiced.  In  your request,  you do 
not  express  any  particular  interest  to  have  access  to  these  personal  data  nor  do  you  put 
forward  arguments  to  establish  the  necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific 
purpose in the public interest. 
 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents,  as  the  need  to  obtain  access  thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has 
not been substantiated and there is no reason to think that the legitimate interests of the 
individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by  disclosure  of  the  personal  data 
concerned. 
 
With  regard  to  the  meeting  minutes,  please  note  that  those documents  were  drawn  up  for 
internal  use  under  the  responsibility  of  the  relevant  service  of  DG  GROW.  They  solely 
reflect the author’s interpretation of the interventions made and do not set out any official 
position of the third parties to which  the document refers, which was not consulted on its 
content. It does not reflect the position of the Commission and cannot be quoted as such.  
 



 
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, you are entitled to make 
a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  to  the  Secretariat-General  of  the 
Commission within 15 working days upon receipt of this letter. You can submit it in one of 
the following ways: 
by  asking  for  a  review  via  your  portal1  account  (available  only  for  initial  requests 
submitted via the portal account), 
or by mail: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, 
Document 
Management 

Access 
to 
Documents 
(SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
 
 
Yours faithfully, 
 
Kerstin Jorna 
Director-General 
(electronically signed) 
Enclosures: 2 
  
                                                 
1 https://www.ec.europa.eu/transparency/documents-request  

Electronically signed on 06/02/2023 09:17 (UTC+01) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121