This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Hope and Homes for Children and Lumos joint training of EEAS staff'.




Ref. Ares(2023)2351256 - 31/03/2023
EUROPEAN EXTERNAL ACTION SERVICE 
 
 
DG Resource Management 
 
The Director-General 
Brussels, 31 March 2023 
eeas.sg.2 (2023) 2889240 
 
Mr Arun Dohle 
by electronic mail  
 
Subject:  
Your confirmatory application for access to documents  
EEAS ref:  
2023/029 
 
Dear Mr Dohle,  
 
I would like to thank you for your e-mail of 15  March 2023, in which you make a confirmatory 
application, in accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001 regarding public 
access to documents.1 
 
I have re-examined your initial request from 18 February 2023, where you requested access to 
documents which contain “the following information: all data relating to the Hope and Homes for 
Children and Lumos joint training of EEAS staff that took place on 31 January 2023. Including, 
but not limited to, training materials, audiovisual material”. 
 
 
In its reply of 15 March 2023 with the reference 2023/029, the relevant service of the EEAS in 
charge of handling requests for access to documents (SG.2 “Parliamentary Affairs”) informed 
you  that  on  the  basis  of  the  information  you  provided,  a  search  for  documents  had  been 
conducted in the EEAS filing systems and document management databases.  
 
Following this search, the EEAS has identified the following documents matching the request: 
 
1.  Agenda HHC Lumos Training Supporting child care and protection systems reform in 
EU external action, dated 31 January 2023 (document 1) 
2.  Invitation Training, Training Supporting child care and protection systems reform in EU 
external action, dated 31 January 2023 (document 2) 
3.  Presentation,  Training  Supporting  child  care  and  protection  systems  reform  in  EU 
external action, dated 31 January 2023 (document 3) 
4.  Guiding questions, Training Supporting child care and protection systems reform in EU 
external action 9 (document 4) 
5.  Report,  Training  Supporting  child  care  and  protection  systems  reform  in  EU  external 
action (document 5) 
6.  Background survey, Training Supporting child care and protection systems reform in EU 
external action (document 6) 
                                                           
1 Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council regarding public access to European 
Parliament, Council and Commission documents (OJ L 145, of 31.5.2001, p. 43, hereafter the "Regulation "). 
Service Européen pour l'Action Extérieure, B-1049 Bruxelles / Europese dienst voor extern optreden, B-1049 Brussel - Belgium. 
Telephone: (32-2) 584 11 11. 

7.  Draft exit survey (document 7) 
The  documents  1,  3,  4,  6  and  7  were  released  fully  while  documents  2  and  5  were  partially 
released with redactions made to the personal data of the mentioned individuals. 
In your confirmatory application which we have received on 15 March 2023, you requested that 
a  new  search  shall  be  undertaken  as  you  were  especially  interested  in  the  correspondence 
before and after the training.   
Following your confirmatory request, the relevant EEAS Division has been contacted and asked 
to reassess if additional documents may be identified as falling within the scope of your request.  
After  a  new  search  in  the  EEAS  filing  systems  and  document  management  databases,  the 
below email communications by and with HHC Lumos concerning proposal to organise training 
session for EU staff on child care reform and child protection systems were found: 
1.  Email with the title “Children’s Rights advocates welcome the NDICI as a crucial step to 
advance children’s rights globally”, December 2021, (document 1) 
1.1. 
Annex to the email: 1.1Joint Statement Child Rights Advocates on NDICI, December 
2021, (document 2) 
2.  Email  with  the  title  “Proposal  for  a  training  on  the  use  of  EU  external  funds  for  Care 
reform and deinstitutionalisation, June 2022, (document 3) 
2.1. 
Annex to the email: HHC_Lumos Joint Capactiy Building Sessions Training Outline, 
(document 4) 
3.  Email  with  the  title  “RE_  Hope  and  Homes  for  Children  and  Lumos  training  for  EU 
external action”, December 2022, (document 5) 
4.  Email  with  the  title  “RE_  Hope  and  Homes  for  Children  and  Lumos  training  for  EU 
external action“, January 2023, (document 6) 
5.  Email  with  the  title  “5.  Re  Lumos  and  Hope  and  Homes  for  Children  Proposal  Joint 
trainings”, February 2022, (document 7) 
5.1. 
Annex to the email: Draft Concept Note Capacity Building Webinars on NDICI and 
DI_Lumos and HHC, (document 8) 
5.2. 
Annex to the email: Joint Statement on NDICI_final, December 2021, (document 9) 
5.3. 
Annex  to  the  email:  Joint  Recommendations_NDICI_Kenya,  February  2022, 
(document 10) 
6.  Email with the title: “NDICI Training Webinars_ Hope and Homes for Children”, August 
2022, (document 11) 
7.  Email  with  the  title:  “RE  The  road  to  global  child  protection  and  care  systems  reform 
Request  for  a  meeting  with  the  CEO  of  Hope  and  Homes  for  Children”,  June  2022, 
(document 12) 
8.  Email  with  the  title  “RE  The  road  to  global  child  protection  and  care  systems  reform 
Request for a meeting with the CEO of Hope and Homes for Children”, November 2022, 
(document 13) 
8.1. 
Annex  to  the  email:  “HHC_Lumos  Joint  Capactiy  Building  Sessions_Training 
Outline”, (document 14) 
9.  Email with the title “Update_ Joint Hope and Homes for Children and Lumos Training”, 
November 2022, (document 15) 
I am pleased to forward you fully the documents 2, 4, 8, 9, 10, 14 in attachment to this letter. 
The documents 1, 3, 5, 6, 7, 11, 12, 13 and 15 are partially released with redactions made to 
the  personal  data  of  the  mentioned  individuals.  The  EEAS  has  asked  for  the  consent  of  the 
individuals mentioned in the above document for the disclosure of their personal data, in line 
with  the  legal  provisions  on  the  protection  of  personal  data.  Following  the  replies  received, 
please find attached the partially released personal data of the individuals who have provided 
consent.  
 
 




A complete disclosure is prevented by the exception concerning the protection of privacy and 
the integrity of the individual outlined in Article 4(1)(b) of the Regulation because they contain 
the following personal data: 

email addresses, addresses and phone numbers; 
Article 9(1)(b) of Regulation (EU) 2018/1725  does not allow the transmission of these personal 
data, except if you establish that it is necessary to have the data transmitted to you for a specific 
purpose  in  the  public  interest  and  where  there  is  no  reason  to  assume  that  the  legitimate 
interests of the data subject might be prejudiced.  
In your request, you  do not express any particular  interest to have access to these personal 
data  nor  do  you  put  forward  any  arguments  to  establish  the  necessity  to  have  the  data 
transmitted for a specific purpose in the public interest.  
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of the Regulation, access cannot be 
granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested  documents,  as  the  need  to  obtain 
access thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and there is no 
reason to think that the legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced 
by disclosure of the personal data concerned. 
Please  note  that  documents  originating from  third  parties  are  disclosed  to  you  based  on  the 
Regulation. However, this disclosure is without prejudice to the rules on intellectual property, 
which may limit your right to reproduce or exploit the released documents without the agreement 
of  the  originator,  who  may  hold  an  intellectual  property  right  on  them.  The  EEAS  does  not 
assume any responsibility from their reuse. 
You have a right, in accordance with Article 8 of the Regulation, to institute court proceedings 
against  the  European  External  Action  Service  and/or  make  a  complaint  to  the  Ombudsman, 
under the conditions laid down in Articles 263 and 228 of the Treaty on the Functioning of the 
EU respectively. 
 
 
Yours sincerely, 
 
 
Gianmarco Di Vita 
 
Electronically signed on 31/03/2023 15:53 (UTC+02) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121