Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Access to documents request: 2023-02-16 meeting between Valdis Dombrovskis and TotalEnergies SE, Eni S.p.A., OMV Aktiengesellschaft, ENGIE and ExxonMobil Petroleum & Chemical'.



 
Ref. Ares(2023)1799490 - 13/03/2023
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Trade 
 
Directorate R - Resources, Inter-Institutional Relations, Communications and Civil Society 
  R.3 Transparency, Civil Society and Communications 
 
The Head of Unit 
 
 
Brussels, 
R3/ML/JT 
 
 
Mr Barnaby Pace 
Rue de Commerce 31 
1000 Bruxelles 
Belgium 
 
 
By email only –with request for 
explicit acknowledgment of receipt by 
email reply: 
 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
 

Subject: Your application for access to documents – EASE 2023/1273 
Dear Mr Pace,  
I  refer  to  your  application  dated  23  February  2023,  in  which  you  make  a  request  for 
access  to  documents  under  Regulation  (EC)  No  1049/20011  (‘Regulation  1049/2001’), 
registered on the same date under the above-mentioned reference number.  
 
 
1.  SCOPE OF YOUR REQUEST 
In your request, you asked for access to: 
 
“All  documents—including  but  not  limited  to  correspondence,  emails,  minutes,  notes 
(hand  written  or  electronic),  audio  or  video  recordings,  verbatim  reports,  operational 
conclusions,  lines  to  take,  briefings,  and  presentations—related  to  the  meeting  on 
February  16  between  Valdis  Dombrovskis  and  TotalEnergies  SE,  Eni  S.p.A.,  OMV 
Aktiengesellschaft, ENGIE and ExxonMobil Petroleum & Chemical.” 
 

                                                 
1   Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20  May  2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents  (OJ  L  145, 
31.5.2001, p. 43). 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
2.  ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
In accordance with settled case law2, when an institution is asked to disclose a document, 
it must assess, in each individual case, whether that document falls within the exceptions 
to the right of public access to documents set out in Article 4 of Regulation 1049/2001.  
In view of the objectives pursued by Regulation 1049/2001, notably to give the public the 
widest possible right of access to documents3, ‘the exceptions to that right […] must be 
interpreted and applied strictly’ 
4.   
In reply to your request, I can inform you that we have identified two documents that fall 
within the scope of your request: 
- Meeting minutes – Ares (2023) 1224824 
- Meeting speech – Ares (2023) 1224824 
Having  examined  the  requested  documents  under  the  applicable  legal  framework,  I  am 
pleased to grant you partial access to document 1 and full access to document 2. Copies 
of the accessible documents are enclosed to this letter. 
A  complete  disclosure  of  document  1  is  prevented  by  the  exception  concerning  the 
protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual  outlined  in  Article  4(1)(b)  of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001,  because  it  contains  the  names  of  Commission  staff 
members not pertaining to the senior management.   
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you 
for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that 
the legitimate interests of the data subject might be prejudiced. In your request, you do not 
express any particular interest to have access to these personal data nor do you put forward 
any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
document, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by  disclosure  of  the  personal  data 
concerned. 
Furthermore,  document  1 was  drawn up for internal  use under the responsibility of the 
relevant  officials  of  the  Cabinet  of  Executive  Vice-President  Dombrovskis.  It  solely 
reflects  the  authors’  interpretation  of  the  interventions  made  and  does  not  set  out  any 
                                                 
2   Judgment  in  Sweden  and  Maurizio  Turco  v  Council,  Joined  cases  C-39/05  P  and  C-52/05  P, 
EU:C:2008:374, paragraph 35.  
3   See Regulation 1049/2001, recital (4). 
4   Judgment in Sweden v Commission, C-64/05 P, EU:C:2007:802, paragraph 66. 



official  position  of  the  third  parties  to  which  the  document  refers,  which  were  not 
consulted on its content. It does not reflect the position of the Commission and cannot be 
quoted as such. 
3.  MEANS OF REDRESS 
In case you would disagree with this position, you are entitled, in accordance with Article 
7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting the 
Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx. 
 
Yours sincerely, 
Maud Labat 
 
 
  
Encl.:    
Two documents (partially released) 
 
 
 

Electronically signed on 10/03/2023 14:28 (UTC+01) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121