This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Correspondence and documents about EU Commission communication on EU-US trade deal'.



 
Ref. Ares(2016)2279447 - 17/05/2016
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Trade 
 
Directorate A - Resources, Information and Policy Coordination 
  Information, Communication and Civil Society 
 
Brussels,  
trade.a.3.dir(2016)1139596 
By registered letter with 
acknowledgment of receipt
 
Natacha Cingotti 
Friends of the Earth Europe 
Mundo B  
Rue d'Edimbourg 26 
B-1050 Brussels  
Belgium 
 
Advance copy by email: 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx  
 
 
 
 
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem 2015/4320 
 
 
Dear Ms Cingotti, 
We  refer  to  your  e-mail  of  31  July  2015  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents  under  Regulation  (EC)  No  1049/2001  ("Regulation  1049/2001"),1  registered 
on 10 August 2015 under the above mentioned reference number.  
Please accept our apologies for the delay in replying to your request, which is mainly due 
to the simultaneous processing of a large number of requests for access to documents.   
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
You request access to the following documents: 
1)  "a  list  of  meetings  with  public  relations  and  public  affairs  consultancies, 
communications  and/or  media  organisations,  in  relation  to  the  European 
                                                 
1   Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20  May  2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents,  OJ  L  145, 
31.5.2001, p. 43. 
 
 

Commission's  communications  strategy  on  the  EU-US  trade negotiations  (since  1 
January 2015); 

2)  minutes and other reports of these meetings; 
3)  any contracts between the European Commission and the organisations mentioned 
in 1) about the provision of services in relation to the proposed EU-US trade deal 
TTIP (since 1 January 2015)." 

We  have  considered  as  the  relevant  timeframe  for  the  requested  documents  the  period 
from 1st January 2015 to 31st July 2015 (date of your application). 
The  Commission,  and  in  particular  DG  Trade,  carries  out  a  number  of  communication 
and transparency activities with the aim of contributing to a more factual debate on the 
TTIP  negotiations,  and  trade  policy  more  generally,  and  promote  greater  transparency, 
such as follows:2 
  The Commission has regular exchanges with journalists in relation to questions 
they raise on the ongoing TTIP negotiations. The correspondence with journalists 
is handled by the European Commission's Spokesperson Service.  
  Accredited journalists have the possibility to meet with the chief negotiator before 
and after each TTIP negotiation round. Furthermore, in line with our transparency 
initiative, the stakeholder's consultations which take place during each negotiating 
round are open to the press. Generally, invitations to attend these events are sent 
by the Spokesperson Service via a newsletter called "Rapid". In this respect, you 
may want to visit the European Commission Press Release page at the following 
link:  http://europa.eu/rapid/.  We  also  announce  these  events on  the  DG  TRADE 
website and via our Twitter accounts @EU_Trade and @EU_TTIP_Team. 
  DG  Trade  organised  seminars  for  journalists  with  the  support  of  the  European 
Journalism Centre (EJC) in Maastricht. These events are designed to give media 
professionals  background  information  to  better  understand  the  EU  decision-
making  process  and  its  political  orientation.  The  role  of  EJC  is  to  define  the 
criteria for participation of the journalists, prepare the programme and  invite the 
speakers.  The  EJC  is  also  in  charge  of  the  logistical  organisation  of  the  events, 
e.g.  booking  of  conference  facilities,  organisation  of  travel  and  accommodation 
for the participants. During the relevant period of  your request, the Commission 
organised one seminar for journalists, on 3-4 March 2015 entitled "EU-US Trade 
Agreement Negotiations / Background briefing for journalists".  
  In 2014 and 2015, DG Trade made several publications to inform the public about 
the  content  and  context  of  the  TTIP  negotiations,  such  as  on  "The  top  10  myths 
about  TTIP  -  separating  facts  from  fiction",  "Inside  TTIP  -  an  overview  and 

                                                 
2   This  information  is  provided  under  the  Code  of  Good  Administrative  Behaviour  (OJ  L  267, 
20.10.2000, p. 63). 


chapter-by-chapter  guide  in  plain  English",  "TTIP  -  the  opportunities  for  small 
and  medium-sized  enterprises",  "Small  and  medium  sized  enterprises  and  the 
Transatlantic  Trade  and  Investment  Partnership",  "Transatlantic  Trade  and 
Investment  Partnership  -  the  economic  analysis  explained."
  These  publications 
are  available  on  the  dedicated  TTIP  webpage  of  DG  Trade  at 
http://ec.europa.eu/trade/policy/in-focus/ttip/documents-and-
events/index_en.htm#_documents 
 
  In 2014, DG Trade produced videos to inform the public on specific aspects of 
the TTIP negotiations, such as on the "Benefits of TTIP""Transparency in TTIP" 
and  "Upholding  standards  in  TTIP".  These  videos  are  available  at 
http://ec.europa.eu/trade/policy/in-focus/ttip/documents-and-
events/index_en.htm#_videos.  
In  December  2015,  DG  Trade  published  a  video 
prepared  by  ESN  on  "How  the  EU  negotiates  trade  deals"  (available  at 
http://ec.europa.eu/trade/policy/policy-making/)  to  describe  how  we  generally 
conduct trade negotiations.  
As  regards  your  request  for  access  to  documents,  we  have  identified  the  following 
documents that falling within its scope: 
  the programme of the journalists seminar organized with the support of the EJC 
on  3-4  March  2015,  entitled  "EU-US  Trade  Agreement  Negotiations  / 
Background briefing for journalists" (Ares (2016)1708350) ("document 1"); and, 
  the  final  report  of  the  journalists  seminar  of  3-4  March  2015  (Ares 
(2016)1708299) ("document 2"). 
Having  examined  these  documents  in  light  of  the  applicable  legal  framework,  we  are 
pleased to release them. 
Copies are enclosed in Annex 1.  The only information removed 
in these documents concern personal data, such as names and job titles of Commission staff 
and  of  third  parties,  covered  by  the  exception  of  Article  4.1(b)  of  Regulation  1049/2001. 
The names of the Commissioner and of MEPs are disclosed. 
Article  4.1  (b)  of  Regulation  1049/2001  provides  that  “[t]he  institutions  shall  refuse 
access to a document where disclosure would undermine the protection of: […] privacy 
and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data." 

The Court of Justice has ruled that "where an application based on Regulation 1049/2001 
seeks  to  obtain  access  to  documents  containing  personal  data"
  "the  provisions  of 
Regulation 45/2001, of which Articles 8(b) and 18 constitute essential provisions, become 
applicable in their entirety".
3 
Article  2(a)  of  Regulation  45/2001  provides  that  "'personal  data'  shall  mean  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]"
.  The  Court  of 
                                                 
3   Judgment  in  Guido  Strack  v  Commission,  C-127/13  P,  EU:C:2014:2250,  paragraph  101;  see  also 
judgment in Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraphs 63 and 64. 


Justice has confirmed that "there is no reason of principle to justify excluding activities of a 
professional  […]  nature  from  the  notion  of  'private  life'"
4  and  that  "surnames  and 
forenames  may  be  regarded  as  personal  data"
,5  including  names  of  the  staff  of  the 
institutions.6 
According  to  Article  8(b)  of  this  Regulation,  personal  data  shall  only  be  transferred  to 
recipients if they establish "the necessity of having the data transferred" and additionally "if 
there  is  no  reason  to  assume  that  the  legitimate  interests  of  the  data  subjects  might  be 
prejudiced"
. The Court of Justice has clarified that "it is for the person applying for access 
to establish the necessity of transferring that data".
7 
I  note  that  that  you  have  not  established  the  necessity  of  having  these  personal  data 
transferred  to  you.  Moreover,  it  cannot  be  assumed,  on  the  basis  of  the  information 
available,  that  disclosure  of  such  personal  data  would  not  prejudice  the  legitimate 
interests  of  the  persons  concerned.  Therefore,  these  personal  data  shall  remain 
undisclosed  in  order  to  ensure  the  protection  of  the  privacy  and  integrity  of  the 
individuals concerned.  
If  you  wish  to  receive  these  personal  data,  we  invite  you  to  provide  us  with  arguments 
showing  the  need  for  having  these  data  transferred  to  you  and  the  absence  of  adverse 
effects to the legitimate rights of the persons whose personal data should be disclosed. 
*** 
Please  note  that  you  may  reuse  the  documents  disclosed  free  of  charge  for  non-
commercial and commercial purposes provided that the source is acknowledged and that 
you  do  not  distort  the  original  meaning  or  message.  The  Commission  does  not  assume 
liability stemming from the reuse. 
*** 
In  case  you  would  disagree  with  the  assessment  that  the  removed  data  are  personal  data 
which can only be disclosed if such disclosure is legitimate under the rules of personal data 
protection,  you  are  entitled,  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  to 
make a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
                                                 
4   Judgment in Rechnungshof v Rundfunk and Others, Joined cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, 
EU:C:2003:294, paragraph 73. 
5   Judgment in Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraph 68. 
6   Judgment in Guido Strack v Commission, C-127/13 P, EU:C:2014:2250, paragraph 111. 
7   Id., paragraph 107; see also judgment in C-28/08 P Commission v Bavarian Lager, EU:C:2010:378, 
paragraph 77. 



European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/327 
B-1049 Bruxelles 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
      Yours sincerely, 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
      Lutz GUELLNER 
Head of Unit 
 
 
 
 
 
Encl.: Annex 1 (2 released documents) 

Electronically signed on 04/05/2016 18:23 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563

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