This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'EU Internet Forum launch'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
Secretariat-General 
 
 
  The Secretary-General 
 
Brussels, 4.4.2016 
C(2016) 2065 final 
 
 
Ms Kirsten FIEDLER 
Managing Director 
European Digital Rights 
Rue Belliard 20  
1040 Brussels 
 
Copy by email
                                      
xxxxxxx.xxxxxxx@xxxx.xxx 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx  
DECISION OF THE SECRETARY GENERAL ON BEHALF OF THE COMMISSION PURSUANT 
TO ARTICLE 4 OF THE IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) N° 1049/20011 
Subject:  
Your confirmatory application for access to documents –  
 GESTDEM 2015/6363 and 2016/95 
 
Dear Ms Fiedler, 
I  am  writing  in  reference  to  your  email,  registered  on  25  February  2016,  by  which  you 
lodge  a  confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents2 (hereafter 'Regulation 1049/2001'). 
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
Through  your  initial  application  GESTDEM  2015/6363,  you  asked  the  Commission  to 
provide you with:  
 
(a) 
all relevant documents in relation to the launch of the EU Internet Forum; 
(b) 
the list of participants; 
(c) 
the minutes of the meeting; 
                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2   Official Journal L 145 of 31.05.2001 p. 43 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
(d) 
documents  related  to  the  costs  involved  (travel  reimbursements,  event 
costs etc);  

(e) 
the dates of upcoming meetings.  
Through your initial application GESTDEM 2016/95, you requested access to documents 
(such as goals, guidelines or codes of conduct etc) that have been proposed, discussed or 
agreed by the participants during, or in the preparation of the meeting of the EU Internet 
Forum of 3 December.  

By letter of 19 February 2016, the Directorate-General for Migration and Home Affairs 
(DG  HOME)  replied  to  you.  The  following  documents  were  identified  as  falling  under 
the scope of your request:  
  Agenda (document 1a); 
  Annotated agenda (document 1b);  
  Set  of  objectives  and actions  to  steer  discussions  based  on comments  from  the 
different stakeholders (document 1c); 
  Explanation  of  the  proposed  position  on  the  proposed  objectives  and  actions 
(document 1d); 
  Opening speech for Commissioner Avramopoulos (document 1e); 
  Closing speech for Commissioner Avramopoulos (document 1f); 
  Paper entitled 'Implementing for European Agenda on Security: The EU Internet 
Forum, a background paper issued at the meeting (document 1g); 
  List of participants; 
  Minutes of the meeting of 3 December 2015. 
DG HOME: 
-  granted  full  access  to  documents  1a,  1e,  1f,  1g,  partial  access  to  the  list  of 
participants  and  the  minutes  of  the  meeting  of  3  December  2015  and  refused 
access  to  the  remaining  documents,  based  on  the  exceptions  of  Article  4(1)(a), 
first indent (protection of public security), 4(1)(b) (protection of the privacy and 
integrity  of  the  individual),  Article  4(2),  first  indent  (protection  of  commercial 
interests),  and  Article  4(3)    (protection  of  the  decision-making  process)  of 
Regulation 1049/2001; 
 
-  informed you, with regard to the costs of the meeting of 3 December 2015,  that 
the  Commission  signed  a  specific  contract  to  receive  logistical  support  for  the 
High Level Launch event for a maximum amount of 28.060 Euro; 
 


 
-  informed  you  that  no  list  of  upcoming  meetings  existed  and  that  dates  of  urther 
meetings have not been agreed.  
By  your  confirmatory  application  you  contest  the  initial  decision  of  DG  HOME  by 
requesting full access to the following documents: 
a) Summary of the meeting of 3 December 2015 (ARES (2016)1158809);  
 
b) Annotated agenda (ARES (2016)1159808);  
 
c) Set of objectives and actions to steer discussions based on comments from the 
different stakeholders (ARES (2016)1160160); 
 
d)  Explanation  of  the  proposed  position  on  the  proposed  objectives  and  actions 
(ARES (2016)1160371).  
 
Therefore, the review in this confirmatory decision will concern only these documents.  
You provide several arguments in support of your confirmatory application which will be 
addressed below.  
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to  Regulation  1049/2001,  the  Secretariat-General  conducts  a  fresh  review  of  the  reply 
given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
Following this review, I am pleased to inform you that wider partial access is granted to 
documents a), b) and c) identified above. 
The initial decision to refuse access is confirmed as regards document d). 
2.1.  Protection  of  the  decision-making  process  and  protection  of  the  public 
interest as regards public security  
Article 4(3) of Regulation 1049/2001 provides that: 
[a]ccess  to  a  document,  drawn  up  by  an  institution  for  internal  use  or  received  by  an 
institution,  which  relates  to  a  matter  where  the  decision  has  not  been  taken  by  the 
institution, shall be refused if disclosure of the document would seriously undermine the 
institution's  decision-making  process,  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in 
disclosure. 

Article  4(1)(a)  of  Regulation  1049/2001  provides  that  [t]he  institutions  shall  refuse 
access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  public 
security. 



 
Public  disclosure  of  the  redacted  parts  of  documents  a),  b)  and  c)  and  of  document  d) 
would  seriously  undermine  the  decision-making  process  protected  by  Article  4(3),  first 
subparagraph of Regulation 1049/2001, as explained below.  
The  EU  Internet  Forum  focuses  on  deploying  the  best  tools  to  counter  terrorist 
propaganda  on  the  internet  and  in  social  media.  Work  within  the  EU  Internet  Forum 
builds  on  voluntary  engagement  with  the  industry  and  better  collaboration  between  the 
different  stakeholders.  The  EU  Internet  Forum  provides  a  platform  to  develop 
cooperation between the different stakeholders, to steer further discussions at a strategic 
level,  and  to  agree  on  concrete  deliverables  in  terms  of  exchange  of  practices  and 
operational cooperation3.  
As  regards,  more  specifically,  the  redactions  made  in  documents  a),  b)  and  c),  I  would 
like to add the following:  
-  Document a) contains informal meeting minutes, drawn up for internal use under 
the responsibility of DG HOME staff members. It contains factual information on 
the  meeting,  which  was  disclosed  at  initial  level.  Wider  partial  access  to  this 
summary is now granted at confirmatory level. The limited redacted parts reflect 
preliminary  reflections  and  positions  of  stakeholders  and  Member  States' 
representatives concerning the challenges and possible solutions, as well as views 
expressed  by  the  Commission  staff  members  who  drafted  the  minutes.  It  was 
drafted  for  purely  internal  use.  Nor  was  it  approved  by  the  external  meeting 
participants or shared with them; 
-  As  regards  document  b),  this  agenda  is  an  internal  document  drafted  for  the 
purpose of providing suggestions on how to steer the discussion. Partial access to 
this document is now granted.  
 
The redacted parts reflect tactical suggestions of the Commission staff  members 
concerned  on  how  to  steer  the  discussion,  possible  alternatives  to  consider 
depending  on  the  dynamic  evolution  of  the  discussion,  and  other  strategic 
considerations  to  take  into  account.  These  purely  internal  considerations  reflect 
only  the  opinions  of  the  Commission  staff  members  who  annotated  the  agenda. 
The latter were not necessarily all taken up by the Commission official chairing 
the meeting. 
Their  disclosure  would  therefore  also  risk  creating  confusion  to  the  public  in 
relation  to  the  Commission's  official  position  as  expressed  by  Commissioner 
Avramopoulos during the meeting of 3 December 2015.   

Documents  c)  (the  set  of  objectives  and  actions)  and  d)  (the  explanation  of  the 
proposed  action)  are  also  documents  prepared  by  Commission  staff  for  internal 
use. Partial access is now granted to document c).  
                                                 
3   http://europa.eu/rapid/press-release_IP-15-6243_en.htm  


 
 
The redacted parts of document c) and document d) contain information about the 
challenges, the proposed strategy on how to face these, the tactical considerations 
on the handling, and the proposed methodology in order to achieve the objectives 
of  the  EU  Internet  Forum.  There  is  a  real  and  non-hypothetical  risk  that  public 
disclosure of the withheld (parts of the) document(s) would seriously undermine 
the 
Commission's 
decision 
making 
process 
and 
the 
collaboration on which the EU Internet Forum is based.  
 
Public  disclosure  of  the  withheld  parts  of  documents  a),  b),  c)  and  document  d),  which 
were  drafted  purely  for  internal  use,  would  therefore  have  a  negative  impact  on  the 
Commission's decision making process in the framework of the EU Internet Forum. 
The Commission's preparatory work in the framework EU Internet Forum is continuous 
and  ongoing.  In  this  context,  public  disclosure  of  the  withheld  parts  described  above 
would seriously undermine the Commission's margin of manoeuvre in exploring, in the 
framework  of  the  ongoing  decision-making  process,  all  possible  options  free  from 
external pressure. 
Public disclosure of these (parts of the ) documents would therefore seriously undermine 
the  serenity  of  the  ongoing  discussions  and  hence,  the  decision-making  process  within 
the  Commission  in  relation  to  the  EU  Internet  Forum.  The  Commission  and  its  staff 
members should be able to explore all possible options free from external pressure. 
In  addition,  some  of  the  withheld  (parts  of  the)  document(s)  reflect  internal 
considerations, as well as references to views and positions expressed by Member States 
and external stakeholders. The EU Internet Forum has as its primary purpose to facilitate 
and  enhance  cooperation.  Therefore,  good  collaboration  with  internet  industry  and  the 
Member  States  are  paramount.  The  engagement  with  different  stakeholders  and  in 
particular  with  the  industry  is  based  on  a  relationship  of  mutual  trust  among  all 
stakeholders involved. Public disclosure of the positions or proposals of stakeholders or 
Member States would undermine that necessary climate of mutual trust.  
In  addition,  public  disclosure  of  the  above-mentioned  (parts  of  the)  document(s)  would 
entail  a  real  and  non-hypothetical  risk  of  seriously  undermining  the  Commission's 
decision  making  process,  as  it  would  reveal  its  strategy  and  its  tactical  considerations, 
undermine its relation of trust with stakeholders and Member States, thereby harming its 
power to fully contribute to the success of the EU Internet Forum.    
Finally, issues to be dealt with by the EU Internet Forum are closely linked to matters of 
public  security  within  the  meaning  of  Article  4(1)(a)  of  Regulation  1049/2001.  Indeed, 
the public dissemination of documents revealing concerns to be addressed and exploring 
possibilities to overcome challenges to tackle terrorist propaganda online is to be handled 
with extreme care.  
 
 


 
The  continued  engagement  of  all  stakeholders  and  the  success  of  further  action  to  be 
developed  within  the  Forum  depend  on  mutual  trust  among  stakeholders.  This  implies 
protecting the content of discussions and concrete actions targeted at disrupting terrorist 
activities on the internet and social media. 
Identifying companies and revealing their views and action taken against terrorist content 
on the internet would seriously undermine the effectiveness and success of the measures 
implemented.  Similarly,  Member  States'  concerns  and  expectations  are  part  of  the 
continuous  dialogue  to  explore  the  most  effective  measures  in  countering  terrorist 
activities  on the internet and  social media.  Public disclosure of  such  considerations and 
concerns expressed during this dialogue would reveal vulnerabilities that terrorists could 
further  exploit.  It  is  therefore  of  utmost  importance  that  ongoing  discussions  and  the 
further elaboration of concrete action in this field are not exposed to public disclosure, at 
least at this stage.  
References  to  specific  initiatives,  open  issues  to  be  discussed  and  concrete  steps  to 
implement  would  therefore  undermine  the  protection  of  public  security  and  the 
Commission's  on-going  efforts  to  prevent  and  combat  radicalisation,  terrorism  and 
violent extremism. 
In  light  of  the  above,  the  Commission  concludes  that  access  has  to  be  refused  to  the 
(redacted  parts)  of  the  above-mentioned  document(s)  (namely,  the  withheld  parts  of 
documents a, b and c and document d), as their disclosure would seriously undermine the 
decision-making  process  protected  by  Article  4(3),  first  subparagraph  of  Regulation 
1049/2001  and  the  public  interest  as  regards  public  security  protected  under  Article 
4(1)(a) of Regulation 1049/2001. 
2.2.  Protection  of  the  privacy  and  integrity  of  the  individual  and  of  the 
commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual 
property 

Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001  provides  that  [t]he  institutions  shall  refuse 
access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  privacy  and 
the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation 
regarding the protection of personal data. 

Article  4(2),  first  indent  of  Regulation  No.  1049/2001  stipulates  that  [t]he  institutions 
shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of 
(…)  commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual 
property,(…) unless there is an overriding public interest in disclosure. 
 
 
 


 
The  Court  of  Justice  has  confirmed  that  where  a  request  based  on  Regulation  No 
1049/2001 seeks to obtain access to documents including personal data, the provisions of 
Regulation  45/2001  become  applicable  in  their  entirety,  including  Articles  8  and  18 
thereof
.4  Pursuant  to  Regulation  45/2001,  personal  data  must  be  processed  fairly  and 
lawfully. Any processing must  be  necessary for a specific purpose and proportionate to 
this purpose.  
Several of the withheld parts in documents a), b), c) and d allow for the identification of 
companies  and  reveal  their  views  and  actions  taken  against  terrorist  content  on  the 
internet.  Public  disclosure  of  these  parts  would  undermine  the  protection  of  their 
commercial  interests  in  a  reasonably  foreseeable  and  not  purely  hypothetical  way, 
because  it  would  expose  them  to  terrorist threats  and  possible  attacks.  This  has  already 
been  the  case  for  some  of  the  companies  as  reported  in  the  press5.  At  the  same  time, 
public  disclosure  of  the  withheld  parts  described  above  would  risk  undermining  the 
integrity of the companies' managers, as they can personally become the targets of threats 
and possible attacks of terrorist groups. This has already been the case, as reported in the 
press6.  
In light of the above, the Commission concludes that access to parts of the documents a, 
b,  c  and  d  shall  be  refused  as  their  disclosure  would  undermine  the  protection  of  the 
commercial interests of the companies involved in the EU Internet Forum and jeopardise 
the  protection  of  integrity  of  their  managers  according  to  Article  4(2),  first  indent  and 
Article 4(1)(b) of 1049/2001. 
3. 
NO OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
The  exceptions  laid  down  in  Article  4(2)  and  4(3)  of  Regulation  1049/2001  must  be 
waived  if  there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure.  Such  an  interest  must, 
firstly, be public and, secondly, outweigh the harm caused by disclosure. 
By your confirmatory application, you object to the application of the exceptions under 
Article 4
 because you consider that there is an overriding public interest in disclosure of 
the requested documents. In your view, [a]ctions taken by private companies to remove 
or  block  access  to  communications  directly  affect  the  right  to  freedom  of  expression  of 
over  500  million  European  citizens.
  In  your  view,  encouraging  private  companies  to 
impose  restrictions  on  communications  in  order  to  achieve  various  political  or  public 
policy  goals  (like  the  fight  against  terrorism  or  hate  speech  online)  bears  the  risk  of 
undermining basic human rights principles. 
You argue that [a]ccording to Article 52 of 
                                                 
4   Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010 in case - C-28/08 P, Commission v Bavarian Lager, 
para. 63. 
5   See e.g. article in the Independent about Isis hackers threatening Facebook and Twitter founders for 
shutting  accounts:  http://www.independent.co.uk/news/people/isis-hackers-threaten-facebook-and-
twitter-founders-for-shutting-accounts-a6894921.html, 
 
http://money.cnn.com/2016/02/29/technology/mark-zuckerberg-threat-isis/ 
6   See  e.g.  http://www.theguardian.com/technology/2016/feb/24/isis-video-targets-twitter-and-facebook-
ceos-over-suspended-accounts,http://money.cnn.com/2016/02/24/technology/isis-mark-
zuckerberg/?iid=EL 



 
the Charter of Fundamental Rights, whenever a state or a public body acts in a way that 
interferes  with  the  human  rights  of  citizens  that  interference  has  to  be  based  on  law. 
However,  if  a  private  entity  is  asked  to  decide  over  the  blocking  and  taking  down  of 
potentially illegal material, this is not the case; can thus easily lead to legitimate speech 
being limited and undermines the possibility for appeals processes. 

The  EU  Internet  Forum  builds  on  cooperation,  exchange  of  best  practices  and 
development of concrete deliverables as part of a broader endeavour to counter terrorism 
bringing together internet companies, civil society and law enforcement authorities. The 
framework of action of the EU Internet Forum is the EU and national law. I understand 
that  you  disagree  that  work  within  the  EU  Internet  Forum  builds  on  voluntary 
engagement  with  the  industry  and  better  collaboration  with  the  different  stakeholders. 
However,  the  argument  put  forward  by  you  reflects  your  opinion  on  the  content  of  the 
policy pursued by the Commission as regards the EU Internet Forum.  
It  does  not  demonstrate  in  any  way  the  existence  of  a  public  interest  in  disclosing  the 
(withheld parts of) the documents that form the subject of your request for access under 
Regulation 1049/2001.  
Nor  have  I,  based  on  my  own  analysis,  been  able  to  identify  any  elements  capable  of 
demonstrating  the  existence  of  a  public  interest  that  would  override  the  need  to  protect 
the  Commission's  decision-making  process  and  the  companies'  commercial  interests  in 
the framework of the EU Internet Forum.  
Therefore,  I  consider  that  in  the  present  case,  the  prevailing  interest  is  to  secure  the 
effective  organisation  and  follow-up  of  the  EU  Internet  Forum  and  ultimately  the 
Commission's efforts to address violent extremism and terrorism-related activities in the 
Internet and social  media,  as  part of the overall fight against terrorist radicalisation and 
recruitment. 
Please note that Article 4(1)(a), first indent and Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 
do  not  include  the  possibility  for  the  exception  defined  therein  to  be  set  aside  by  an 
overriding public interest.  
4. 
PARTIAL ACCESS 
In  accordance  with  Article  4(6)  of  Regulation  1049/2001,  partial  access  is  granted  to 
documents  a),  b)  and  c).  However,  for  the  reasons  explained  above,  no  further  partial 
access  is  possible  neither  to  these  documents  nor  to  document  d)  without  undermining 
the  Commission's  on-going  decision-making  process  and  the  protection  of  public 
security. 
 
 



 
5. 
MEANS OF REDRESS 
Finally,  I  would  like  to  draw  your  attention  to  the  means  of  redress  that  are  available 
against  this  decision,  that  is,  judicial  proceedings  and  complaints  to  the  Ombudsman 
under the conditions specified respectively in Articles 263 and 228 of the Treaty on the 
Functioning of the European Union. 
 
Yours sincerely,  
 
 
For the Commission 
Alexander ITALIANER 
Secretary-General 

 
 


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